合同招标、评审和签定管理程序.doc

东莞市常阳物业管理有限公司程序文件 版号：A 修改状态：0 生效日期：2003年4月1日CY-QP-PR-37 合同招标、评审和签定管理程序 第 5 页 共 5 页1.0 目的加强公司合同制度化的质量控制，提高合同管理效率和效益，使其符合上级有关规定，达到预期的效果和目的。2.0 适用范围适用于公司5万元上的大型工程、装修、建安、采办项目的招商项目的合同管理。3.0 职责3.1 经理负责组建项目组，审批和签署合同。3.2 办公室负责合同报审程序、合同执行监督和跟踪管理及合同招标、评审和签定相关资料的归档。3.3 财务部负责生效合同的资金管理。3.4 项目组在经理授权下负责合同的发标、开标、评标、商议合同条款等事项。3.5 各部门根据各自的职责范围负责大型项目合同的策划管理。4.0 工作程序4.1 项目确定4.1.1 项目来源4.1.1.1常阳物业管理公司年度计划中确定的由公司负责执行的项目。4.1.1.2经公司会议讨论和经理批准的大型工程、装修、建安、采办和招商项目。4.1.1.3需公司审批，报批同意后的项目。4.1.2 由合同项目提出人提交项目的立项报告，经公司研究、通过经理审查批准。4.2 项目执行4.2.1 成立项目组项目组一般由办公室、财务部（派人参与）和经理授权委派的相关专业人员组成。4.2.2 标书编制项目组成员根据项目的内容和要求编制招标文件。4.2.3 供方调查、选择项目组成员根据项目的内容和要求编制招标文件。4.2.4 发放标书项目组组长指定专人（两名组员）按招标文件中所规定的时间和地点给审查合格的供方发放标书，并做好记录；在规定的时间内未到者，视为弃权。4.2.5 收标与截标项目组组长指定专人世间（两名组员）按招标文件中所规定的时间和地点接收供方的投诉文件，超出时间范围即截止收标，并做好封存和记录。4.2.6 开标与评标由项目组成员、有关技术专家和上级监察部门人员共同组成评审小组，对供方单位的投标文件同时开封，汇总整理开标比价文件，并进行公开评审。4.2.7 选标意见评审结束后由项目组组长将选标意见上报经理审批（属权限范围外的，经经理审核后上报公司批准）。4.2.8 合同谈判内部选标意见被批准后，由项目组成员、有关技术专家(或法律顾问)和上级监察部门人员组成的合同谈判小组与重点的供方进行谈判,确定公司关心的主要问题后,发中标通知书。4.2.9 拟写合同条款项目组成员负责起草合同条款并提交项目组组长确认；有标准合同文本的，要使用标准合同文本。4.2.10 合同审批项目组组长将合同文本上报经理审批。4.2.11 签订合同合同文本批准后，由经理与中标供方签订合同。并由办公室对合同进行盖章、登记、存档和分发到项目组及有关部门执行。4.2.12 合同执行合同签订后，由项目组及相关技术人员按合同的要求、国家规定的技术规范和安全措施监督供方落实合同条款。流程图：成立项目组标本编制项目确定 批准供方调查、选择签订合同发放标书合同审批收标与截标拟写合同文本开标与评标经理或上级机关审批合同谈判及条款确定选标意见4.3 合同管理4.3.1 合同文本管理合同生效后，由办公室和财务部各存档一份正式合同，办公室把该合同的相关资料（包括合同附件、招标过程纪要和合同谈判纪要）与正式合同一起归档，形成合同档案，并建立合同档案数据库，以备查阅。4.3.2 合同供方的信誉管理办公室应聘请内部有关人员（有必要聘请有关专家）定期对供方合同项目进行评价，并把评价结果记录于合同项目供方信誉表中。4.4 合同金额在5万元以下，可参照本程序执行。5.0 相关文件和记录5.1 供方控制程序 CY-QP-PR-045.2 经济合同管理暂行规定 CY-WI-PR35-015.3 合同评标记录表 CY-QR-PR35-015.4 合同谈判记录表 CY-QR-PR35-025.5 项目合同质量检查表 CY-QR-PR35-035.6 合同项目供方信誉表 CY-QR-PR35-045.7 常阳公司合同管理程序单 CY-QR-PR35-05编制： 审核： 批准： 日期：