公司投标管理办法.doc

公司-投标管理办法
一、 总则
为加强公司投标的管理，明确投标工作的职责和流程，确保投标文件的制作质量和投标活动的规范性，特制定本管理办法。投标工作必须遵守《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》等法律法规，执行国家和行业颁布的标准、规范。
二、 职责
2.1 投标总负责人
由分管高管指定投标总负责人，由投标总负责人指定投标的技术负责人、商务负责人，按计划分工进行具体投标活动，其主要职责为：
1）对具体实施的某次投标活动负总责，包括投标文件的定价、投标文件正式提交前的审核等；
2）组织投标活动的整体策划和资源协调，组建投标项目组，协调确认商务负责人、技术负责人，保证投标活动的有序进行；
3）组织投标项目组会议，统筹安排投标项目组成员工作，保证按期完成投标的各项工作；
4）投标工作中，遇到需要协调解决的问题，协调部门负责人及时给予解决。
2.2 投标项目组
投标项目组是根据公司投标项目需要，由相关部门配合而成立的阶段性项目团队。项目投标前，由投标总负责人成立投标项目组，项目组由商务负责人、技术负责人、商务编制人员、技术编制人员组成，各人员主要职责为：
1）商务负责人：按需组建商务小组，完成投标文件商务部分的编制与检查；配合投标总负责人，完成具体投标的组织、策划、实施、检查等。
2）技术负责人：按需组建技术小组，完成投标文件技术部分的编制与检查；配合投标总负责人，完成具体投标的组织、策划、实施、检查等。
3）商务部分编制人员：负责投标文件商务部分的编制与自查及整个标书的排版、打印、装订、密封。
4）技术部分编制人员：负责投标文件技术部分的编制与自查。
2.3投标协助部门
1）投标工作是一项综合活动，需要各部门的协助与配合，尤其是相关资质、信息的及时维护，以确保投标时的有效性，各相关部门的主要协助职责为：
2）科技发展部负责提供投标所需公司资质信息，并提前提醒相关部门维护资质的有效性；
3）财务部负责提供投标所需各类财务数据、财务报表、银行资信证明、纳税登记、信誉等级等证明材料，并负责办理投标保证金、履约保证金等支付手续；
4）人力资源部按需协助提供与核实投标所需人员资质信息。
三、 投标管理及相关责任人
序号
投标流程
工作内容
说明
责任人
1
投标前期运作
收集招标信息
负责公司的市场信息收集，按需告知商务部、业务部门有关招标信息。
市场负责人
2
投标申请签批
投标备案
在商务部进行项目备案。
市场负责人
购买招标文件
准备购买标书所需资料：1.报名费；2.根据实际情况准备介绍信、资质等资料（盖章）。
商务负责人
3
投标策划活动
投标总负责人指定商务、技术
由投标总负责人负责投标的具体策划工作，确定投标的商务负责人、技术负责人。
投标总负责人
确定关键时间节点和人员分工
明确投标文件的编制、定稿、审批、印刷、装订、封装、开标等关键时间节点和人员分工。
投标总负责人
4
编制商务部分
投标文件商务部分的编制与检查
商务负责人根据招标文件的要求，按需成立商务小组，负责投标文件商务部分的编制与检查，主要工作包括：1.熟悉招标文件的商务要求，明确内部分工与要求；2.整理商务要求，并按要求逐个准备相关材料；3.按招标文件要求准备所需公司资质证明材料，并检查其有效性；4.协助技术小组检查制造商委托授权书及产品证明材料。完成投标文件商务部分（参照投标文件格式）的编写，并逐一检查。
商务负责人
5
编制技术部分
投标文件技术部分的编制与检查
技术负责人根据招标文件的要求，按需成立技术小组，负责投标文件技术部分的编制与检查，主要活动包括：1.编制技术方案、实施方案、售后服务方案；2.根据招标文件要求进行设备选型，获取制造商委托授权书及产品证明资料；3.完成投标文件技术部分的编写与检查；4.按需编制技术偏离表，并逐一检查；5.招标文件要求的其他技术资料。
技术负责人
6
编制投标报价
投标报价部分的编制与检查
负责完成分项报价和总报价
投标总负责人
7
审核投标文件
对标书商务、技术进行评审
投标总负责人在形成投标文件评审稿后，负责组织投标文件的审批，主要活动包括：
1.组织相关人员讨论标书评审稿商务部分，关注与技术部分的一致性，提出修正意见；2.组织相关人员讨论标书评审稿的技术部分，尤其是对技术方案、技术部分的星号条款、技术应答表进行内部讨论，关注与商务部分的一致性，提出修正意见；3.单独组织人员对报价文件、单独封装的投标函、开标一览表等进行重点检查与评审，提出修正意见。
投标总负责人
技术负责人
商务负责人
8
后期制作活动
投标文件的印刷、装订与检查
按要求签字盖章并检查
投标文件封装
由商务负责人负责标书的印刷、装订、封装的同步检查与更正确认。主要活动包括：
1.负责编制投标文件内外封套文件，并进行检查；2.负责标书正式稿的打印，并检查其形式正确性；3.检查标书的印刷、装订、封套过程，并根据需要进行更正； 4.按招标文件要求对要提交的标书进行密封，注意正本、副本、电子版的数目和具体封装要求，并进行检查。
商务负责人
9
开标和答辩活动
按需准备演示与答辩
确定参与开标人员与安排
开标携带资料齐套检查
按规定参与开标和演示、答辩活动
负责开标和答辩活动，主要包括：
1.按需组织相关人员准备投标演示和答辩 PPT，并进行演练、改进；
2.负责落实参加开标人员及开标活动安排，并指定人员按需预定酒店和车辆，进行相关准备工作；
3.注意开标携带资料的齐套性检查，保证相关人员准时按规定出席开标仪式；
4.指定相关人员对唱标过程进行记录，结束后对各厂商报价进行归档管理，作为以后投标时分析竞争对手报价规律的依据。
5.按需组织后续的投标演示或答辩活动。
投标总负责人
商务负责人
四、 投标文件审核
1、投标总负责人负责投标文件的整体审核，包括商务、技术、报价部分。
2、商务负责人负责商务部分的审核，包括投标函、法定代表人授权书、商务偏离表、公司资质、人员资料等，配合投标总负责人进行投标文件的整体审核。
3、技术负责人负责技术部分的审核，包括技术方案、实施方案、售后方案、技术偏离表等，配合投标总负责人进行投标文件的整体审核。
五、 投标处罚
1、发生重大失误造成废标、有实质性影响的，根据具体情况，由公司进行处罚。原则上，投标总负责人为第一责任人，商务、技术负责人为第二责任人，具体负责该部分内容的人员为第三责任人。对该项目投标总负责人处以1000元的罚款；技术、商务负责人处以500元的罚款；具体负责该部分内容的人员（经办人）处以200元的罚款。
2、对于连续三次出现较大错误者，公司实行淘汰制，降职降薪或直接辞退。

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