费用报销管理制度(财务制度).doc

*费用报销管理制度（试行） 1. 编制目的 为相关业务部门熟悉报销流程，建立标准化操作规范，编制本流程。 2. 员工借款及报销时间的规定2.1 大于500元的款项方能预借现金，借款时需标明还款日期（一般在费用发生后当月内报销），不得拖欠，若费用发生后一个季度内尚不报销或未还清余款，财务部将在其本人次季度第一个月工资中扣还。2.2 员工借款应提前一天通知财务，以便财务计划库存现金，个人借款原则上次借款未结清，不允许再借款，特殊情况需总经理批准，到期未还，从工资中扣回。如遇支付保证金等款项需提前三天通知财务，以便财务报备并通知银行支付款项。2.3 公司员工报销费用，财务每月16-25日为报销日，因财务月末结账，每月25号后到次月5号期间财务部不接受任何报销单据（季度末可适当放宽）。本月报销款全部在本月发放完毕。 2.4 未借款费用报销周期为30天，从报销事项发生之日起算，原则上当月费用当月报销完毕，全部费用必需在季度内报清，过期不报所产生的损失由个人自行承担。特殊情况总经理批准例外。2.5 财务开具发票时间：当月6日到25日销售均可到财务开具发票。当月26号至次月5日为财务结账期不再开具发票。3. 差旅费报销制度3.1 差旅费报销标准岗位城市类别交通工具住宿标准（元/晚）通讯餐补贴（元/天）交通费标准总经理一类城市飞机500100实报实销二类城市飞机26080实报实销三类城市飞机26060实报实销副总经理、总编辑、总监、副总监等其他经理级员工一类城市火车3008080二类城市火车2606060三类城市火车2006050其他员工一类城市火车2508050二类城市火车2006050三类城市火车2006050注：A、员工在出差期间，享受通讯餐补贴、交通补贴的同时不再报销通讯费（包括长途漫游费），餐费，交通费；B、享受出差补贴的天数按实际出差天数计算。C、出差期间交通费标准不包含机场大巴费用。D、特殊差旅报销事宜以总经理批示为准。3.1.1 城市类别 一类城市包括：北京、上海、广州、深圳 二类城市包括：除一类城市以外的直辖市及省会城市以及计划单列市 三类城市包括：除一类、二类城市以外的城市3.1.2 出差期间交通费报销，标准内凭出差当地交通发票据实报销。销售人员一般差旅费、交通费、招待费等公司不予报销（销售员有佣金与销售提成）；特殊情况下，通过直属经理上报至总经理批准后除外。3.1.3出差需填写出差申请单，部门主管、总经理审批后，方可借款或报销。3.1.4国内路程超过1500公里的总监级（含）以下员工亦可乘坐飞机。若国内路程在1500公里以内且机票价格低于火车票也可选择乘坐飞机。3.1.5购买火车票的订票费最高不得超过20元，订票费的原始凭据上注明盖章有效的，须是订票中心公章或财务章。3.1.6 如因个人原因产生的退票费，公司将不予以报销。3.1.7普通员工原则上为火车硬卧，特殊情况需要乘坐飞机的，需经总经理审批。3.1.8 出差人员如出现机票票根涂改、丢失的现象，公司将不予以报销。3.1.9 员工趁出差之便，事先经批准就近回家探亲办事的，绕道和在家期间发生的一切费用自理，且在绕道和在家期间不给任何补贴。3.1.10出差参加培训、会议期间，培训方或主持会议方（包括公司内部、外部培训、会议）提供全天用餐的，出差人员将不再享受餐补贴。4. 交通费及通讯费报销制度4.1因公外出市内交通、远途出差原则上不得乘坐出租车，交通方式以公共交通为主，如遇特殊情况需要打车，需经部门总监审批后，方可报销。出租车费报销时票据背面应注明事由、到达地点。4.2通讯费报销（严格按照各部门及岗位费用额度执行）。5. 其他日常费用报销财务管理制度5.1 2000元以上的市场、服务费用要提供三方报价并签定合同，合同要提供对方四证（年检过的营业执照、组织机构代码证、税务登记证、银行开户许可证）。市场费的报销，需提供相关的活动佐证，例如活动照片、小礼品制作小样（照片）等；5.2 办公用品、资产购置报销时除经手人签字，要求必须由另外一人验收并签字确认“已验收无误”（即入库单）。达到固定资产标准的需在费用报账说明中标明固定资产编码，单笔费用超过2000元以上的需要提供三方报价。5.2.1年度末与行政部进行固定资产盘点核对实存数量。季度末与行政部进行物资及办公用品盘点核对实存数量。保证账实相符。5.3 招待费报销：5.3.1销售部门的招待费n 原则上不报销招待费用，需要报销招待费的需提前报备总经理，总经理签批后方可提报。n 如果客户最终确认下单，并有效回款后，且无客户其他费用产生，过程中公关费用（之前报备总经理和销售总监的）可报销部分（原则上不超过合同金额的1%），由总经理确认审批发放。5.3.2运营部门的招待费n 原则上不报销招待费用，需要报销招待费的需提前报备总经理，总经理签批后方可提报。5.3.3市场部招待费用n 原则上不报销招待费用，需要报销招待费的需提前报备总经理，总经理签批后方可提报。n 公关费每季度市场部提报公关预算，媒体公关费用一般以现金形式给到对方，但需评估落稿效果，连续2个月落稿情况不理想，公关费用取消。5.3.4公司管理部门的招待费和市场推广费由总经理控制。5.3.5所有的招待项目都要事先报备，说明招待对象、原因、标准通过总经理批准后由财务部留档，最后实报实销。业务招待餐费报销时，发票背面应注明事由、参与人姓名、招待时间。5.5 加班餐费及加班打车费标准加班餐费：晚8点后，10元/人，标准内凭发票报销； 公司也会在茶水间为员工提供方便面、饼干等应急食品。加班交通费：晚9：30后，以打卡机考勤为准，报销时需行政部签字确认打卡时间，方可报销。5.6 邮寄费发票报销：邮寄费用报销需邮寄费用发票、邮件存根联。 （邮寄前需由行政人员确认物品及邮寄地点后方可邮寄,报销时需由行政人员确认签字,未经行政人员确认不予报销。）5.6.1公司日常物品采购由行政部统一采购，邮寄、报修设备等也由行政部统一管理。财务仅认行政部相关人员报销相关费用，不得由其他部门员工报销采购、办公用品、维修等办公费用。5.7报销发票需注意事项：5.7.1所有报销必须是公司全称，不得简写、错写和漏写。涉及我方公司名称必须是：江苏新浪互联信息服务有限公司。5.7.2因个人原因不及时报销，导致开具错误又不能重新开具发票的，财务有权不予报销。5.7.3所有报销发票均应加盖发票专用章：机打发票不能涂改、手写无效；手写发票字迹清晰且无涂改项目；收据、假发票等非正规发票不得报销，对于发票不合规者财务有权拒绝报销。5.7.4报销金额：发票金额与报销金额不符时，以孰低的原则进行报销(发票票面不允许用笔随意更改)。5.7.5时效性：发票具有一定的时效性，发票不能跨年使用（费用发票要求在发生后及时报销，费用发生一个月后因个人原因未报销的财务有权不予报销，年末11、12月份费用发票要求在12月31日前全部报销完毕）。5.7.6报销单据要求：所有的发票必须票面整洁、字迹清楚、大小写金额一致、发票上盖有发票专用章。6. 流程和审批权限：根据ERP系统流程审批。7. 财务付款方式：转账或现金(筹备期付款方式：现金)。8.真假发票的简单辨认 8.1 发票头加盖“全国统一发票监制章-国家/地方税务局监制”；8.2 收款单位发票专用章；8.3 有密码区的发票，连续发票密码区是否不同；8.4 上网查询真伪，如：江苏省地方税务局网站-发票查询；8.5 带有热感应区的发票，可以直接试一下；8.6 拔打12366 ，进行人工查询。或登录 查询真假票。*财务部2012年8月20日此文档可自行编辑修改，如有侵权请告知删除，感谢您的支持，我们会努力把内容做得更好最新可编辑word文档