档案工作制度.doc

-精品word文档 值得下载 值得拥有-档案保管制度一、严格执行档案收集、整理、保管、鉴定、提供利用与销毁等有关制度和规定，确保其完整、系统和安全。二、档案按档号排放，档案柜编顺序号，库房内悬挂相关档案资料管理规章和制度。三、借出的档案须按时归还，利用后的档案应随即放回原处。四、不得窃取、出卖和涂改档案，违者追究法律责任。五、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。六、做好库房温湿度的监控与登记工作。七、定期对库房档案进行全面检查、清点，发现问题及时处理。档案保密制度一、高度认识档案保密工作的重要性，严格遵守有关法规和制度。二、查阅涉密档案或内部材料，须经有关部门和办公室负责人批准，必要时报请有关校领导审批。查阅时须严格履行登记手续，注明查阅目的和内容。三、未经批准，任何人不得私自带档案出馆；档案工作人员不得私自摘抄、复制、传播具有保密性质的档案内容 。四、因需要经批准摘录或复制涉密档案材料的，须妥善保管，用后销毁，如发生涉密问题，后果由利用者负责。五、不归档的重份文件及内部材料，须交由学校集中销毁。六、在校保密委员会的指导下，做好档案密级变更和解密工作。 七、档案馆工作人员或利用者，如有违反保密规定的，视情节轻重按有关规定处理。档案利用制度一、查阅利用本馆开放档案、资料者，须持身份证（或工作证、学历证书）等有效证件，同时填写查阅登记表；受他人委托者，还须出具他人上述任一证件(含复印、传真件)及委托查阅申请书。二、查阅重要的或密级档案，按档案保密制度办理；查阅本职范围外的重要档案，须经办公室负责人批准；查阅珍贵档案时，以复印件代替原件利用。三、档案、资料一般不外借。确因工作需要外借的，除出具所在单位证明外，须经办公室负责人或学校分管领导批准，并办理外借手续（限5天内归还）；若续借，需办续借手续。四、提供利用档案时，按单位有关规定收费。五、外国组织和人员利用开放档案、资料，按国家有关规定办理。六、查阅利用档案时不得随意涂改、拆卷或损毁。本室工作人员对违规者，有权给予劝告、责令赔偿或其它处置，直至追究法律责任。七、未经主管领导批准或办公室授权，任何单位、个人无权公布档案内容。档案室人员岗位职责一、积极宣传党和国家关于档案管理的法规、条例。二、遵守各项档案业务规章制度。三、维护档案的完整、系统和安全，定期检查档案保管情况，改进档案保护技术，严守国家机密。四、积极开展咨询服务；热情接待档案利用者，迅速、准确提供所需档案和资料。五、深入基层，开展对兼职档案员的业务培训和指导工作。档案鉴定、销毁制度一、在主管校领导主持下，由校办、档案室及有关部门负责人与负责该门类的专、兼职档案员组成鉴定组，按照分工，个人初鉴、集体审查，具体工作由档案室组织。二、对在整理的归档材料，要以全面的、历史的和发展的观点鉴定其价值，准确把握归档范围和保管权限，有异议时由鉴定组裁定。三、档案达到开放期，由鉴定组作出是否向社会开放的决定。四、档案保密期满，由鉴定组作出是否变更密级或解密的决定。五、档案存留期满，由鉴定组提出销毁或延长保管期限的意见，经主管领导批准后，方可存、毁。六、销毁档案前登记造册(注明题名、数量、鉴定时间、参加鉴定人员)；销毁时由3人执行；事后在清册上注明销毁日期并签字；清册归档。安全与消防制度一、库房重地，非本室工作人员不得擅入。二、严禁烟火、易燃、易爆及腐蚀物品进室。三、做好安全巡查工作，下班时关好水电、锁好门窗。四、档案工作人员应熟悉消防器材的性能及使用方法；做好消防器材的保养更新工作，使之可靠有效。五、发生火警、火灾要迅速报告，并全力扑救。立卷归挡制度一、负责本校各类档案的收集、积累、整理、分析、保管、利用，为学校工作，提供有关信息，当好参谋。二、按有关规定修订立卷类目及保管期限，供各科室立卷时参考，以利于有计划、有条理进行平时归卷工作。三、档案室管理人员，要主动协助、督促各科室内勤人员完成归卷工作。四、按国家的档案法及有关上级规定，严格把好组卷关，案卷达到标准化、规划化。五、归档案时间定为：当年的文书档案，应在次年6月底以前完成立卷归档。档案室管理制度一、档案室是开发利用档案资料信息的窗口，储存档案史料的要地，无关人员不得随便进入。二、经常检查室内、箱内的防火、防潮用品，切实做好“七防”工作。三、档案管理人员对室内实行天天小扫除、一周大扫除制度，保持室内的整洁和档案的质量。四、档案管理人员下班时，必须把放案卷的箱柜上锁。做到离室随手关门、关闭电源、锁好房门。五、档案库房内严禁吸烟，杜绝明火入室，确保档案室的安全。1、分管领导职责2、档案人员岗位责任制3、兼职档案员工作职责4、档案整理归档制度5、档案借阅保密制度6、档案鉴定销毁制度7、档案库房管理制度8、档案安全制度9、声像档案管理制度10、实物档案管理制度11、计算机使用管理制度12、资料室管理制度13、电子文件归档及管理制度二四年五月二十八日附件1：分管领导职责一、加强对档案工作领导，对本局档案管理工作负分管领导责任。二、认真学习中华人民共和国档案法、江苏省档案管理条例以及上级档案部门的各项规定，并在局内组织贯彻执行。三、积极宣传档案法规和档案工作的重要性，确保档案管理工作在财政工作中的重要地位和作用得以充分发挥。四、制定档案管理规章制度，定期检查本局各项档案制度的执行情况。五、领导并监督本局各处室文件材料的收集、整理和归档等项工作。六、对在档案管理工作中做出显著成绩的人员给予奖励，对违反档案管理法规的人员给予处罚。附件2：档案人员岗位责任制一、认真贯彻执行国家档案法和上级有关档案工作的各项规章制度。二、热爱本职工作，有强烈的事业心和责任感。努力学习档案管理的基础理论和业务知识，不断提高管理水平。三、负责本局文件材料的收集、整理、保管、复制、借阅工作，对档案资料进行分类、编目、登记。四、熟悉和掌握本单位档案的种类、数量、内容、重要程序和完整准确程度，对库存档案定期检查、整理、调整和统计，做到帐物相符。五、根据需要编制各种检索工具，积极提供利用，并及时填写利用效果登记簿。六、组织兼职档案人员和专业技术人员做好应归档文件材料的积累、立卷、归档、修改和补充工作。七、对到期的档案会同有关部门和技术人员进行鉴定、销毁。八、严格执行保密规定，非经分管领导及处室主要负责人批准，不得扩大档案的利用范围，不得擅自销毁档案材料，认真做好档案室的安全保卫工作。附件3：兼职档案员工作职责一、认真学习档案法和江苏省档案管理条例，了解、掌握有关档案工作的专业知识，增强贯彻执行档案法和江苏省档案管理条例的主动性和自觉性。二、负责收集本部门列入局归档范围的文件材料，保管暂存的上级来文，对文件材料按期进行整理，立卷并移交局档案室归档，做好本部门的资料管理工作，在业务上接受档案室的指导。三、保证各种不同载体档案的完整齐全，对本部门工作中形成的录像（照片、录音、录像）档案，及时移交档案室统一保管。四、严格档案管理制度，严守党和国家机密，检查、监督本部门做好档案工作，确保档案资料万无一失。附件4：档案整理归档制度一、按照中华人民共和国档案法的规定，档案和档案工作实行集中统一管理，成立局档案管理工作领导小组，由局长任组长，副局长任副组长，各处室主要负责人任成员，由分管局长任分管领导，下设办公室，由分管主任具体负责档案管理工作。建立综合档案室，集中管理本局的全部档案资料，并负责组织规划、指导和监督本局的档案工作。各处室设兼职档案员，形成本局档案管理网络。二、本局党务活动、行政管理、业务建设和各项工作中形成的文件材料，由各处室的兼职档案员负责收集，整理归档。三、归档文件材料要齐全、完整、准确。做到纸质优良、字迹工整，禁用圆珠笔、纯蓝墨水书写。四、对上级规定的应立卷归档的文件材料，必须按规定整理后向档案室移交，任何人不得据为已有。五、凡应归档的文件材料应及时归档，会计档案隔年三月十日前归档，并由有关领导和档案人员会同确定密级和保管期限。六、档案人员要对归档材料做好必要的加工整理、编目、统计工作。七、本局人员因公外出参观学习，参加会议带回的重要文件材料，应及时向本局档案室移交。附件5：档案借阅保密制度一、凡本局人员因工作需要查阅档案，应在档案室查阅，并办理登记手续，如确需借出须办理借阅手续，并及时归还。二、凡查阅密级档案，须经分管领导批准、部门主要负责人签字后方可现场阅档，同时不得摘录、复印和外借。三、凡查阅或借阅档案资料者，均要注意安全保密，不得擅自复制、转借他人或其他单位，更不得涂改、损坏、裁剪、拆散、抽页等，违者按规定追究当事人的责任。四、外单位借阅档案资料，须持单位介绍信，经分管领导、处室主要负责人批准后方可接待。五、凡未经整理、登记完毕的档案材料，一律不得借出。六、提高警惕，加强库房安全管理，查阅档案资料严禁吸烟，严防坏人盗窃国家秘密。七、档案管理人员要做好保密工作，对已划分密级的档案，在案卷上标记，不准私自摘录和利用机密性内容的档案。八、档案管理人员要及时做好档案借阅利用的统计工作，并做好利用效果的整理工作，编制出更高层次的档案信息。附件6：档案鉴定销毁制度一、本局档案鉴定工作由分管领导、有关处室主要负责人和档案管理人员组成鉴定小组。二、根据国家有关档案保管期限的规定，结合本局的实际情况，确定档案的保管期限。三、对确无保存价值的档案，由档案室提出销毁申请，鉴定小组审核，按规定报主管机关批准后方可销毁。四、对确定销毁的档案应逐件登记造册，并在销毁清单上注明销毁原因、日期和鉴定意见。五、销毁档案时，应由鉴定小组指定专人销毁，监销人在销毁清册上签字，档案室对已销毁的档案应及时在各种登记簿和检索工具中注销。附件7：档案库房管理制度一、库房内档案、资料须按类别存放，并编制档案存放索引。二、库房内做到柜架排列整齐，档案存放有序，环境整洁，不得存放杂物，并达到“七防”要求，以确保档案材料绝对安全。三、定期进行室藏档案的核对工作，每半年逐卷检查一次，做到帐物相符，对破损或载体变质的档案，应及时进行修补和复制。四、适时开窗通风，保持库内温湿度正常。五、保持库房整洁，每周保洁三次，每月进行一次大扫除。附件8：档案安全检查制度一、库房系机要重地，非经同意，严禁入内。二、库房内严禁吸烟，各种易燃、易爆物品和食品一律不得进入库房。三、零散文件材料和杂物一律不得存放库房，杜绝昆虫危害档案。四、进库的档案、资料必须认真检查，凡不符合保管要求的一律不得入库。五、工作人员离开办公室应随手熄灯、关门，下班时必须关闭门窗。六、库房钥匙由专人保管，钥匙一律不得借给他人使用。七、本局人员必须学会使用消防器材，档案管理人员应熟练掌握使用消防器材，同时对消防器材每年检查两次，对失效的要及时调换更新。八、对档案安全工作进行定期检查，发现问题及时汇报并采取应对措施。附件9：声像档案管理制度一、任何单位和个人不得私自翻拍、复制、剪接、销磁、涂改声像资料。二、查阅声像档案必须有完备的审批手续，对照片只提供正片，不提供负片，如因工作需要借用原件，需经分管领导批准。三、对声像档案的鉴定、统计和销毁，要根据声像档案的特点结合其他类别档案管理的有关规定执行。附件10：实物档案管理制度一、实物档案包括奖状、奖牌、锦旗等，应按年度分类排放。二、各处室所获得的奖状、奖牌等，应及时移交档案室，档案管理人员应及时编目、上架。三、保持室内整洁，严禁吸烟。附件11：计算机管理使用制度一、定期进行计算机设备的维护。二、定期进行数据的备份工作，未经许可不得修改任何数据。三、充分利用计算机查阅档案，做好调档登记和统计工作。四、做好计算机数据的安全保密工作。五、定期进行机房的清扫、除尘，保持室内卫生。附件12：资料室管理制度一、期刊资料按年度装订成册，分类存放。二、凡借阅资料者，不得涂改、损坏、裁剪、拆散、抽页等，年鉴、政策性文件汇编等工具书可现场查阅，原则上不外借。三、定期清扫、除尘，保持室内卫生。附件13：电子文件归档及管理制度一、电子文件是指以数码形式存储于光盘、磁带、磁盘等载体，并可在通信网络上传送的文件。二、归档电子文件，应及时做好登记工作。电子文件一旦定稿，应设置为只读形式，一律不得修改。凡己移交给办公室的电子文件，应一式二套，一套封存保管，一套提供利用。并要在本部门保留一年后方可删除或销毁。三、归档电子文件的保管除应符合纸质档案要求外，还应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层。单片载体应装盒，竖立存放。“四防”。保持室内整洁。四、查阅有密级的电子文件，须经分管领导批准，有完备的审批手续。并按档案借阅保密规定执行。未经批准，任何人不得擅自复制电子文件。五、档案人员应忠于职守，并具备必要的计算机知识，认真编写归档电子文件的各种检索工具，积极主动提供服务。六、归档文件的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行。