档案工作制度.doc

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档案保管制度
一、严格执行档案收集、整理、保管、鉴定、提供利用与销毁等有关制度和规定，确保其完整、系统和安全。
二、档案按档号排放，档案柜编顺序号，库房内悬挂相关档案资料管理规章和制度。
三、借出的档案须按时归还，利用后的档案应随即放回原处。
四、不得窃取、出卖和涂改档案，违者追究法律责任。
五、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。
六、做好库房温湿度的监控与登记工作。
七、定期对库房档案进行全面检查、清点，发现问题及时处理。

档案保密制度
一、高度认识档案保密工作的重要性，严格遵守有关法规和制度。
二、查阅涉密档案或内部材料，须经有关部门和办公室负责人批准，必要时报请有关校领导审批。查阅时须严格履行登记手续，注明查阅目的和内容。
三、未经批准，任何人不得私自带档案出馆；档案工作人员不得私自摘抄、复制、传播具有保密性质的档案内容 。
四、因需要经批准摘录或复制涉密档案材料的，须妥善保管，用后销毁，如发生涉密问题，后果由利用者负责。
五、不归档的重份文件及内部材料，须交由学校集中销毁。
六、在校保密委员会的指导下，做好档案密级变更和解密工作。
七、档案馆工作人员或利用者，如有违反保密规定的，视情节轻重按有关规定处理。

档案利用制度
一、查阅利用本馆开放档案、资料者，须持身份证（或工作证、学历证书）等有效证件，同时填写查阅登记表；受他人委托者，还须出具他人上述任一证件(含复印、传真件)及委托查阅申请书。
二、查阅重要的或密级档案，按《档案保密制度》办理；查阅本职范围外的重要档案，须经办公室负责人批准；查阅珍贵档案时，以复印件代替原件利用。
三、档案、资料一般不外借。确因工作需要外借的，除出具所在单位证明外，须经办公室负责人或学校分管领导批准，并办理外借手续（限5天内归还）；若续借，需办续借手续。
四、提供利用档案时，按单位有关规定收费。
五、外国组织和人员利用开放档案、资料，按国家有关规定办理。
六、查阅利用档案时不得随意涂改、拆卷或损毁。本室工作人员对违规者，有权给予劝告、责令赔偿或其它处置，直至追究法律责任。　
七、未经主管领导批准或办公室授权，任何单位、个人无权公布档案内容。
档案室人员岗位职责
一、积极宣传党和国家关于档案管理的法规、条例。
二、遵守各项档案业务规章制度。
三、维护档案的完整、系统和安全，定期检查档案保管情况，改进档案保护技术，严守国家机密。
四、积极开展咨询服务；热情接待档案利用者，迅速、准确提供所需档案和资料。
五、深入基层，开展对兼职档案员的业务培训和指导工作。

档案鉴定、销毁制度
一、在主管校领导主持下，由校办、档案室及有关部门负责人与负责该门类的专、兼职档案员组成鉴定组，按照分工，个人初鉴、集
体审查，具体工作由档案室组织。
二、对在整理的归档材料，要以全面的、历史的和发展的观点鉴定其价值，准确把握归档范围和保管权限，有异议时由鉴定组裁定。
三、档案达到开放期，由鉴定组作出是否向社会开放的决定。
四、档案保密期满，由鉴定组作出是否变更密级或解密的决定。
五、档案存留期满，由鉴定组提出销毁或延长保管期限的意见，经主管领导批准后，方可存、毁。
六、销毁档案前登记造册(注明题名、数量、鉴定时间、参加鉴定人员)；销毁时由3人执行；事后在清册上注明销毁日期并签字；清册归档。

安全与消防制度
一、库房重地，非本室工作人员不得擅入。
二、严禁烟火、易燃、易爆及腐蚀物品进室。
三、做好安全巡查工作，下班时关好水电、锁好门窗。
四、档案工作人员应熟悉消防器材的性能及使用方法；做好消防器材的保养更新工作，使之可靠有效。
五、发生火警、火灾要迅速报告，并全力扑救。
立卷归挡制度
一、负责本校各类档案的收集、积累、整理、分析、保管、利用，为学校工作，提供有关信息，当好参谋。
二、按有关规定修订立卷类目及保管期限，供各科室立卷时参考，以利于有计划、有条理进行平时归卷工作。
三、档案室管理人员，要主动协助、督促各科室内勤人员完成归卷工作。
四、按国家的档案法及有关上级规定，严格把好组卷关，案卷达到标准化、规划化。
五、归档案时间定为：当年的文书档案，应在次年6月底以前完成立卷归档。
档案室管理制度

一、档案室是开发利用档案资料信息的窗口，储存档案史料的要地，无关人员不得随便进入。
二、经常检查室内、箱内的防火、防潮用品，切实做好“七防”工作。
三、档案管理人员对室内实行天天小扫除、一周大扫除制度，保持室内的整洁和档案的质量。
四、档案管理人员下班时，必须把放案卷的箱柜上锁。做到离室随手关门、关闭电源、锁好房门。
五、档案库房内严禁吸烟，杜绝明火入室，确保档案室的安全。
1、分管领导职责
2、档案人员岗位责任制
3、兼职档案员工作职责
4、档案整理归档制度
5、档案借阅保密制度
6、档案鉴定销毁制度
7、档案库房管理制度
8、档案安全制度
9、声像档案管理制度
10、实物档案管理制度
11、计算机使用管理制度
12、资料室管理制度
13、电子文件归档及管理制度

二○○四年五月二十八日

附件1：
分管领导职责

一、加强对档案工作领导，对本局档案管理工作负分管领导责任。
二、认真学习《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》以及上级档案部门的各项规定，并在局内组织贯彻执行。
三、积极宣传档案法规和档案工作的重要性，确保档案管理工作在财政工作中的重要地位和作用得以充分发挥。
四、制定档案管理规章制度，定期检查本局各项档案制度的执行情况。
五、领导并监督本局各处室文件材料的收集、整理和归档等项工作。
六、对在档案管理工作中做出显著成绩的人员给予奖励，对违反档案管理法规的人员给予处罚。
附件2：
档案人员岗位责任制

一、认真贯彻执行国家《档案法》和上级有关档案工作的各项规章制度。
二、热爱本职工作，有强烈的事业心和责任感。努力学习档案管理的基础理论和业务知识，不断提高管理水平。
三、负责本局文件材料的收集、整理、保管、复制、借阅工作，对档案资料进行分类、编目、登记。
四、熟悉和掌握本单位档案的种类、数量、内容、重要程序和完整准确程度，对库存档案定期检查、整理、调整和统计，做到帐物相符。
五、根据需要编制各种检索工具，积极提供利用，并及时填写利用效果登记簿。
六、组织兼职档案人员和专业技术人员做好应归档文件材料的积累、立卷、归档、修改和补充工作。
七、对到期的档案会同有关部门和技术人员进行鉴定、销毁。
八、严格执行保密规定，非经分管领导及处室主要负责人批准，不得扩大档案的利用范围，不得擅自销毁档案材料，认真做好档案室的安全保卫工作。
附件3：
兼职档案员工作职责

一、认真学习《档案法》和《江苏省档案管理条例》，了解、掌握有关档案工作的专业知识，增强贯彻执行《档案法》和《江苏省档案管理条例》的主动性和自觉性。
二、负责收集本部门列入局归档范围的文件材料，保管暂存的上级来文，对文件材料按期进行整理，立卷并移交局档案室归档，做好本部门的资料管理工作，在业务上接受档案室的指导。
三、保证各种不同载体档案的完整齐全，对本部门工作中形成的录像（照片、录音、录像）档案，及时移交档案室统一保管。
四、严格档案管理制度，严守党和国家机密，检查、监督本部门做好档案工作，确保档案资料万无一失。

附件4：
档案整理归档制度

一、按照《中华人民共和国档案法》的规定，档案和档案工作实行集中统一管理，成立局档案管理工作领导小组，由局长任组长，副局长任副组长，各处室主要负责人任成员，由分管局长任分管领导，下设办公室，由分管主任具体负责档案管理工作。建立综合档案室，集中管理本局的全部档案资料，并负责组织规划、指导和监督本局的档案工作。各处室设兼职档案员，形成本局档案管理网络。
二、本局党务活动、行政管理、业务建设和各项工作中形成的文件材料，由各处室的兼职档案员负责收集，整理归档。
三、归档文件材料要齐全、完整、准确。做到纸质优良、字迹工整，禁用圆珠笔、纯蓝墨水书写。
四、对上级规定的应立卷归档的文件材料，必须按规定整理后向档案室移交，任何人不得据为已有。
五、凡应归档的文件材料应及时归档，会计档案隔年三月十日前归档，并由有关领导和档案人员会同确定密级和保管期限。
六、档案人员要对归档材料做好必要的加工整理、编目、统计工作。
七、本局人员因公外出参观学习，参加会议带回的重要文件材料，应及时向本局档案室移交。

附件5：
档案借阅保密制度

一、凡本局人员因工作需要查阅档案，应在档案室查阅，并办理登记手续，如确需借出须办理借阅手续，并及时归还。
二、凡查阅密级档案，须经分管领导批准、部门主要负责人签字后方可现场阅档，同时不得摘录、复印和外借。
三、凡查阅或借阅档案资料者，均要注意安全保密，不得擅自复制、转借他人或其他单位，更不得涂改、损坏、裁剪、拆散、抽页等，违者按规定追究当事人的责任。
四、外单位借阅档案资料，须持单位介绍信，经分管领导、处室主要负责人批准后方可接待。
五、凡未经整理、登记完毕的档案材料，一律不得借出。
六、提高警惕，加强库房安全管理，查阅档案资料严禁吸烟，严防坏人盗窃国家秘密。
七、档案管理人员要做好保密工作，对已划分密级的档案，在案卷上标记，不准私自摘录和利用机密性内容的档案。
八、档案管理人员要及时做好档案借阅利用的统计工作，并做好利用效果的整理工作，编制出更高层次的档案信息。

附件6：
档案鉴定销毁制度

一、本局档案鉴定工作由分管领导、有关处室主要负责人和档案管理人员组成鉴定小组。
二、根据国家有关档案保管期限的规定，结合本局的实际情况，确定档案的保管期限。
三、对确无保存价值的档案，由档案室提出销毁申请，鉴定小组审核，按规定报主管机关批准后方可销毁。
四、对确定销毁的档案应逐件登记造册，并在销毁清单上注明销毁原因、日期和鉴定意见。
五、销毁档案时，应由鉴定小组指定专人销毁，监销人在销毁清册上签字，档案室对已销毁的档案应及时在各种登记簿和检索工具中注销。

附件7：
档案库房管理制度

一、库房内档案、资料须按类别存放，并编制档案存放索引。
二、库房内做到柜架排列整齐，档案存放有序，环境整洁，不得存放杂物，并达到“七防”要求，以确保档案材料绝对安全。
三、定期进行室藏档案的核对工作，每半年逐卷检查一次，做到帐物相符，对破损或载体变质的档案，应及时进行修补和复制。
四、适时开窗通风，保持库内温湿度正常。
五、保持库房整洁，每周保洁三次，每月进行一次大扫除。

附件8：
档案安全检查制度

一、库房系机要重地，非经同意，严禁入内。
二、库房内严禁吸烟，各种易燃、易爆物品和食品一律不得进入库房。
三、零散文件材料和杂物一律不得存放库房，杜绝昆虫危害档案。
四、进库的档案、资料必须认真检查，凡不符合保管要求的一律不得入库。
五、工作人员离开办公室应随手熄灯、关门，下班时必须关闭门窗。
六、库房钥匙由专人保管，钥匙一律不得借给他人使用。
七、本局人员必须学会使用消防器材，档案管理人员应熟练掌握使用消防器材，同时对消防器材每年检查两次，对失效的要及时调换更新。
八、对档案安全工作进行定期检查，发现问题及时汇报并采取应对措施。
附件9：
声像档案管理制度

一、任何单位和个人不得私自翻拍、复制、剪接、销磁、涂改声像资料。
二、查阅声像档案必须有完备的审批手续，对照片只提供正片，不提供负片，如因工作需要借用原件，需经分管领导批准。
三、对声像档案的鉴定、统计和销毁，要根据声像档案的特点结合其他类别档案管理的有关规定执行。

附件10：
实物档案管理制度

一、实物档案包括奖状、奖牌、锦旗等，应按年度分类排放。
二、各处室所获得的奖状、奖牌等，应及时移交档案室，档案管理人员应及时编目、上架。
三、保持室内整洁，严禁吸烟。

附件11：
计算机管理使用制度

一、定期进行计算机设备的维护。
二、定期进行数据的备份工作，未经许可不得修改任何数据。
三、充分利用计算机查阅档案，做好调档登记和统计工作。
四、做好计算机数据的安全保密工作。
五、定期进行机房的清扫、除尘，保持室内卫生。

附件12：
资料室管理制度

一、期刊资料按年度装订成册，分类存放。
二、凡借阅资料者，不得涂改、损坏、裁剪、拆散、抽页等，年鉴、政策性文件汇编等工具书可现场查阅，原则上不外借。
三、定期清扫、除尘，保持室内卫生。
附件13：
电子文件归档及管理制度

一、电子文件是指以数码形式存储于光盘、磁带、磁盘等载体，并可在通信网络上传送的文件。
二、归档电子文件，应及时做好登记工作。电子文件一旦定稿，应设置为只读形式，一律不得修改。凡己移交给办公室的电子文件，应一式二套，一套封存保管，一套提供利用。并要在本部门保留一年后方可删除或销毁。
三、归档电子文件的保管除应符合纸质档案要求外，还应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层。单片载体应装盒，竖立存放。“四防”。保持室内整洁。
四、查阅有密级的电子文件，须经分管领导批准，有完备的审批手续。并按档案借阅保密规定执行。未经批准，任何人不得擅自复制电子文件。
五、档案人员应忠于职守，并具备必要的计算机知识，认真编写归档电子文件的各种检索工具，积极主动提供服务。
六、归档文件的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行。