文书管理制度.doc

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文书管理制度

第一章 总则

第一条 为确保文书事务正常顺利进行，促进与提高组织管理工作的效率，特制定本制度。

第二条 所谓“文书”是指日常工作上往来的公文、报告、会议决议、规定、合同书、专利许可证书、电报、财务预算、财务决算等一切的公文和用书。

第三条 文书的收发、领取与寄送，原则上由院长办公室负责。其他部门的文书管理，也应参照本制度。

第二章 文件的收发和催办

第四条 对文件、信凼的处理，必须做到及时、准确、安全、保密。凡属上级机关、兄弟单位发来的文件及学院的文件或信凼，均由学院机要员统一签收、登记、传递、催办或承办。

第五条 文件登记后，机要秘书应即编号登记并在文件首页加盖收文印件，粘贴“文件批阅单”，由院办主任根据文件内容和性质签送院领导批阅。为避免文件、电报积压，延误工作，一般应在当天批阅完，紧急文件要速阅速办。

第六条 学院外出开会人员带回的文件及资料统一由机要秘书登记，按文件的要求进行传阅不得个人保存。

第七条 为加速文件流传，提高工作效率，机要员一般应在当天或第二天将文件送至院领导和承办部门，承办部门接到文函件、电报后应立即指定专人办理。如关系到二个以上业务部门，按批示次序依次传递，最迟不超过二天（特殊情况除外）。如经办需备查的，主办部门经办人员要征得院长办公室同意后予以复印和摘抄，原件应及时周转归档。

第八条 各部门要指定专人负责收交、保管文件并负有催办、督促、保密、检查的责任，各部门承办的文件均需在文件批阅单上签注承办意见和结果，承办人要签注姓名及年、月、日，以示负责并备查考。

第九条 机要员对文件负有催办检查督促的责任，承办部门对学院统一编号的文件要及时处理、归档，不得分散或自行保存，所有附件不得抽存，以防丢失。

第三章 文件的借阅和清退

第十条 各部门有关人员因工作关系需借阅、查阅文件，需经本部门领导签字同意，有密级的文件，需经院长办公室处长同意后方可借阅。

第十一条 借阅文件应严守登记、签收手续，遵守借阅时间，按期归还，以免影响文件的使用和保管。

第十二条 严格文件清退制度。机要员除对承办的公文进行日常催办外，实行月终一小清，季末一中清，年终总清。每年的第一季度将上年的文件进行一次清理后全部立卷归案。上级限期清退的文件及时催交上报，不得延误积压。如文件丢失，必须查明原因和责任者，写出书面报告，按情节轻重，给予必要的处分。

第四章 文件的保管和归档

第十三条 凡下列文件统一由学院档案室保管归档：

（1）上级机关来文，上级对学院报告、申请的批复；

（2）学院发出的报告、指示、决定、决议、纪要、规定、重要通知、生产计划、总结、领导发言、人事、组织、各类年报等；

（3）学院党代会、团代会、学代会、学院党政办公会、学院党、政、工联席会、学院行政办公例会、学院中层干部扩大会及各种专业会议记录；

（4）参加上级召开的各种会议所携带回学院的文件、资料及本学院在会上汇报发言材料等；

（5）反映学院先进人物、事迹及学院领导工作等；

（6）反映学院有关奖惩的材料；

（7）学院日志、南广大事记和工作简报；

（8）向上级请示批复的文件及上报的有关材料等；

（9）上级部门直接发至学院各单位的文件，如涉及到学院全局的，应交院长办公室由机要员登记，由分管院领导批示后再下发办理。

第五章 文件立卷与销毁

第十四条 立卷要求

（1）文件立卷应按内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档；

（2）按立卷要求分卷装订，写明案卷标题，卷内文件以时间顺序排列，列好案卷目录，清点案卷无误后方可归档；

（3）立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性；

（4）要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档；

（5）上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案室移交，清单一式两份（接交单位各留存一份备查）。

第十五条 文件的销毁

（1） 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，院长办公室机要员应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续；

（2） 经审核同意销毁的文件，应由机要员和院办主任在场负责销毁。

第六章 文件传阅

第十六条 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所。

第十七条 阅读文件应抓紧时间，不影响他人传阅，当天阅后应签名以示负责。如有：“提示”、“拟办意见”，院长办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求办理有关事宜。

第十八条 阅文时不得抄录全文，以防泄密。

第十九条 不得任意取走文件夹中任何文件，如确工作需要，要办理借阅手续。

第二十条 文件阅完后，应送交机要员，避免横传，以便保管。

第二十一条 对于紧急文件要速阅速办

一、中国传媒大学南广学院院长办公会议定于每周一上午9：00召开，参加人中国传媒大学南广学院院级领导。

二、凡涉及中国传媒大学南广学院运行与发展中重大的、带有全局性的问题，如中国传媒大学南广学院各项规章制度的制定，以中国传媒大学南广学院名义对外发出的重要文件、公函，财务预算、财务决算、资金支出计划、大额经费例外支出，主要人事任免、奖惩，以及其他需要在院长办公会议上沟通、协调和决定的事宜，均应在院长办公会议上集体研究、讨论，通过后方可实施。

三、院长办公会议实行民主集中制，由院长或常务副院长主持。在院长缺席的情况下所做出的决议，原则上应报院长同意后方可执行。

四、在院长办公会议召开前，先由院长办公室征询并汇总各位院领导的上会议题，并由常务副院长确定。需要决策的议题在上会前应经有关部门协商提出解决议案。

五、院长办公室负责院长办公会议的安排、记录和文字整理工作，院长办公室负责人列席办公会议。

六、院长办公会议研究、讨论的议题涉及到相关部门有必要到会的，经分管副院长提出，由院长办公室通知该部门负责人参会。

七、如遇突发事件，按突发事件预案的规定办理；其他急办事件先由分管副院长和其他副院长沟通，达成一致意见后办理，并于事后向院长汇报，在下次院长办公会议上追加议题。

八、每周一下午14：00时（夏季为13：30）在会议室召开中国传媒大学南广学院行政工作例会，参加人包括中国传媒大学南广学院各位院级领导、各系主任、各部门负责人以及各系党总支书记。

行政工作例会的议题为：由各部门、各系负责人通报上周的主要工作、部署本周重点工作、公布院长办公会议做出的有关决议。行政工作例会由各位常务副院长或其他院领导主持。院长办公室负责行政例会的安排、记录和文字整理。

九、中国传媒大学南广学院教学工作例会、学生工作例会、总务工作例会及各系工作例会原则上每周召开一次，由各分管副院长或部门负责人主持。

《z学院报》学生记者团是在中国共产党广州z理工职业学院委员会领导下，由院报编辑部指导的学生记者团体。为了规范记者团的管理，促进学生记者全面发展，依据《中国新闻工作者职业道德准则》，结合我们学生记者的实际情况，特制订此准则。

《z学院报》是学院宣传阵地的重要窗口，学生记者要坚持以马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论和”三个代表”重要思想为指导，以贯彻学院的各项方针政策为精神动力，以传播校园动态，倡导和谐校园，营造校园文化氛围，树立z形象为目的，弘扬校园建设主旋律，以“团结、热情、主动、负责”为工作精神，继承和发扬新闻工作优良传统，恪守新闻职业道德，自觉承担记者责任，敬业奉献、诚实公正、团结协作、严守法纪校规。

第一条 热爱z，积极为院报、师生、学院服务，遵守党的领导，坚持正确的舆论导向，唱响校园文化建设的主旋律，关注校园动态，传承校园文明

1、紧密配合学院中心工作，贯彻学院的各项方针政策，把校园文化建设与党的主张统一起来，坚持正面宣传为主。

2、牢固树立学院观点，把师生、教学、就业为报道主体和服务对象，深入各系部，挖掘师生中的先进事迹和先进人物，关注同学们所关注的现象和问题并进行深入调查，反映学生心声，记录学院向前迈进的历程，关注校园动态，反映校园生活。

3、宣传科学理论、传播先进文化、以正确的舆论引导师生，陶冶师生情操，弘扬校园正气， 传承校园文明，营造良好的校园文化氛围。

4、采访报道事件要坚持导向正确、及时准确、公开透明，全面客观报道事件动态。

第二条 坚持新闻真实性原则。要把真实作为新闻的生命，坚持深入调查研究，报道做到真实、准确、及时、全面、客观。

1、参加校内外的新闻采访活动，要通过正确的途径获取新闻素材，新闻采访要出示院报记者证。活动必须认真核实新闻信息来源，确保新闻要素和情节准确。

2、报道新闻不夸大不缩小不歪曲事实，客观对待采访报道对象，严禁虚构或制造新闻。新闻报道类稿件必须署学生记者的真实姓名。

第三条 发扬优良作风，加强思想道德修养，提高学生记者综合素质。

1、强化学习意识，养成学习习惯，加强新闻业务理论学习，同时增强政治意识、大局意识、责任意识。

2、深入系部、贴近师生、体验校园生活，在深入中了解学生生活，反映校园动态。

3、坚决反对和抵制各种有偿新闻，不利用学生记者职务之便谋取不正当利益，不利用新闻报道发泄私愤，不以任何名义索取、接受采访报道对象或利害关系人的利益，不向采访报道对象提出工作以外的要求；

4、尊重他人的着作权益，引用他人的作品要注明出处，反对抄袭和剽窃行为；

5、不以新闻报道形式做任何广告性质的宣传。

第四条 坚持改革创新。要遵循新闻传播规律，提高舆论引导能力，创新观念、创新内容、创新形式、创新方法、创新手段，做到体现时代性、把握规律性、富于创造性。

1、深入探讨校园生活，主动发现新闻线索，发现学生生活问题，因势利导，不断提高舆论引导能力和新闻影响力。

2、认真学习新闻工作艺术，增强新闻策划能力以及报道的亲和力、吸引力、感染力。

第五条严守法纪校规。要增强法治观念，遵守党的新闻工作纪律和校报工作纪律，维护学校利益。

1、严格遵守法律和校纪校规，以记者团的章程严格要求自己，做好校园新闻报道工作。

2、维护采访报道对象的合法权益，尊重采访报道对象的正当要求，不揭个人隐私，不诽谤他人；

3、禁止采访需要保密的事件。

第六条 本准则适用于记者团全体学生记者（见习记者）。

第七条 本准则参照《中国新闻工作者职业道德准则》制定，最终解释权归《z学院报》编辑部和记者团。

《z学院报》学生记者团

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