【12】AIP管理.ppt

AIP管理管理日期：11月26日Actions In Process ManagementActions In Process Management(AIP(AIP管理管理-1-1)本次学习的主要目的了解AIP管理工具的应用和基本的方法了解这种工具对于工作管理和流程改进的优点理解AIP管理对于产品发展过程的重要性1.1.什么是什么是Actions In Process(Actions In Process(AIPsAIPs)?)?AIPs 是整个流程中需要被完成的部分任务或措施,它可以被分为几类:Actions-in-Process=AIPs1、个人个人 AIPs 2、部门部门/团体团体AIPs 几乎所有的企业或员工都有很多的几乎所有的企业或员工都有很多的AIPs,过多的过多的AIP会导致很多流程麻会导致很多流程麻痹痹,瘫痪瘫痪!但太匮乏的但太匮乏的AIP又会让企业或部门乃至个人的进步缓慢又会让企业或部门乃至个人的进步缓慢,滞后滞后!1.1过多的 AIPs!AIP 过多的原因:经常失败,受挫效率和生产工作能力低下质量差,太多回修 老实讲,更主要是因为:流程中存在不明确和不完善的分流程没有按照制定好的时间表完成任务降低绩效混淆混乱无法接受的太长的CT不理想的FPY艾森豪威尔艾森豪威尔:“我总是很忙去应付处理紧急的事情我总是很忙去应付处理紧急的事情,以至没有时间做以至没有时间做那那 些重要的事情些重要的事情!”1.1.什么是什么是Actions In Process(Actions In Process(AIPsAIPs)?)?影影响响力力R R紧紧 迫迫 性性T T1、碎石型的事务、碎石型的事务l危机危机l急迫的问题急迫的问题l有期限压力的计划有期限压力的计划3、石块型的事务、石块型的事务l发掘新机会发掘新机会l规划规划l改进产能改进产能l建立伙伴关系建立伙伴关系l防患于未然防患于未然4、水型的事务、水型的事务l可做可不做的杂事可做可不做的杂事l不必要的应酬不必要的应酬l有趣的活动有趣的活动2、细沙型的事务、细沙型的事务l不速之客的接待不速之客的接待l日常来往信件、文件、电日常来往信件、文件、电 话的处理话的处理l例常会议的出席例常会议的出席l必要而不重要的会议、活必要而不重要的会议、活 动动0待办AIP排序对待办事务进行对待办事务进行优先排序：必须按照某种标准进行选择，确保优先排序：必须按照某种标准进行选择，确保重要事项、或财务影响最大的事项能够得到优先解决。重要事项、或财务影响最大的事项能够得到优先解决。1.1.什么是什么是Actions In Process(Actions In Process(AIPsAIPs)?)?如何处理四类事情根据事情的重要性来决定花多少时间做，根据事情的重要性来决定花多少时间做，根据事情的紧急性来决定什么时候开始做。根据事情的紧急性来决定什么时候开始做。影影响响力力R R紧紧 迫迫 性性T T1、碎石型的事务、碎石型的事务多留一些时间做，可以多留一些时间做，可以取得显著效果。取得显著效果。压力压力救火救火3、石块型的事务、石块型的事务多做一些，防患于未然，多做一些，防患于未然，注重长期效果。注重长期效果。从容从容防火防火4、水型的事务、水型的事务不要做，或等其他三类不要做，或等其他三类事情做完后，随你兴趣事情做完后，随你兴趣做。做。无聊无聊无效无效2、细沙型的事务、细沙型的事务用最短的时间做好，注用最短的时间做好，注重效率。重效率。辅助辅助勤快勤快01.1.什么是什么是Actions In Process(Actions In Process(AIPsAIPs)?)?80/20规则在AIP管理中的启示：l80%的价值都存在20%的AIP之中l每天优先完成具有80%价值的20%AIPl在所有的AIP上花费同样的时间并同时开始所有的AIP，将浪费80%以上的时间不应该忽略其他80%的AIP，因为：你需要将重点放在需要优先处理的AIP上，并将其他的AIP列为待办事务，等处理完需要优先处理的AIP后，再来处理这些待办事务。我们在AIP管理中的角色：分配者（提前沟通）接受者（接受的三种态度）管理者（AIP管理流程：筛选、排序、载入规则）执行者（分析现实的状况和理想的状况，制定行动计划，遵照AIP管理原则，达到理想的工作状态）控制工作流程!什么是AIP管理?减少AIP的关键因素 为你要落实的措施制定明确要求,以保证你的项目可以在尽可能短的时间内完成 为你要落实的措施制定明确要求,有利于改进你的措施CT,FPY和OTD你为什么需要AIP管理方法并开始控制?因为要统筹你的改进计划和生产,你必须确保你的员工受计划控制!AIP管理能够带给我们什么?将混乱转变为秩序将改进措施相关联以便着眼于整体组织能够让管理者制定改进措施的先后落实顺序提高你的绩效:产品质量最大价值生产能力(每个人的工作产出)最短期限内完成紧迫的改进和控制措施改进整个组织的沟通和交流让你节省1525%的时间,即提高个人或团队1525%的工作效率Yes!所以,你需要AIP管理吗?通过AIP管理学习,我们要实现以下方面的内容理解AIP的重要影响认识到AIP是可以管理受控的掌握流程并管理和成功完成AIPs知悉AIP管理的成功要素学会如何快速减少AIP,并因此避免在正在进行的障碍清除工作中增加时间AIP管理工具的作用AIP管理筛选出重要的、影响大的事管理筛选出重要的、影响大的事情，保证其优先完成，节省时间情，保证其优先完成，节省时间2AIP管理工具将战略计划从上到下进管理工具将战略计划从上到下进行分解、分配，保证公司战略计划行分解、分配，保证公司战略计划的上下一致的上下一致13通过通过AIP的管理过程，分配者和被分的管理过程，分配者和被分配者进行充分的沟通，减少信息沟配者进行充分的沟通，减少信息沟通成本。通成本。4AIP是日常工作安排的工具，有利于是日常工作安排的工具，有利于自上而下的工作辅导与跟踪，提高自上而下的工作辅导与跟踪，提高执行力。执行力。个人AIP的来源你的上级你的同事自己你的员工顾客我们的AIP是怎么来的？首席执行官首席执行官CEO部门总监部门总监董事会董事会首席运营官首席运营官COO部门总监部门总监总经理总经理总经理总经理战略计划战略计划分解/分配分解/分配总监总监AIPCEOAIPCOOAIP总经理总经理AIP员工员工AIP备注：备注：个人AIP管理工具介绍待办事务列表待办事务列表1.2.3.4.5.其他其他新的新的AIP现行事务现行事务列表列表1.2.3.4.已完成事务已完成事务列表列表 XXXXX排排序序排排序序AIP筛筛选标准选标准载入规则载入规则AIP的产生流程No是是有有是是无无开始控制开始控制形成形成/识别新识别新的的AIP，包括包括目标成目标成果，果，完成衡完成衡量指标，量指标，和完和完成的时成的时间期限间期限接受人接受人的的AIP管理流程管理流程AIP有没有有没有实质性的目实质性的目标成果标成果清除清除AIP是否符合是否符合战略和附加价战略和附加价值的衡量值的衡量标准？标准？给给接受接受人的人的说明说明待办事务管理待办事务管理按照附加价值排序按照附加价值排序高高中中低低其它其它是否分派是否分派合适、精干合适、精干的接受人的接受人否否范围范围学习周期学习周期否否筛选标准筛选标准排排序序现行现行事务事务列表列表已完成已完成事务事务的的列表列表1.2.3.载入载入规则规则载入规则载入规则接受他人分配的AIP管理流程开始控制开始控制现行事务列现行事务列表表待办待办事务事务列表列表排序排序/仅留仅留最前最前面三面三项项已完成已完成事务事务的的列表列表1.2.3.4.5.载入载入规则规则可能可能予以清除予以清除新新的的AIP/最终成果最终成果根据战略根据战略和附加价值的和附加价值的筛选标准筛选标准可能可能予以清除予以清除AIP有没有有没有实质性的成果实质性的成果回回到产生者到产生者载入规则载入规则否否否否否否是是是是是是是是为什么要控制AIP?明确他们的影响:如果AIP不受控,则CT会变长,如果CT变长,就需要更多的资源,因此,匮乏的AIP控制直接导致更多成本的投入!定义定义:AIP s=改进过程中正在实施的措施数量改进过程中正在实施的措施数量 PS =处理速度处理速度,即在给定期限内成功完成的措施即在给定期限内成功完成的措施处理速度可以通过减少改进措施或减少障碍来提高处理速度可以通过减少改进措施或减少障碍来提高 但是安排的改进措施不足够时你存在的障碍可能就越多但是安排的改进措施不足够时你存在的障碍可能就越多CT=AIPsPS一个强有力的公式提高处理速度组建有能力和资格的管理团队经常开展每次几个月的团队文化转变CFT 工具的应用根据客户的需求改进流程一个较差的流程或者根本没有流程一个相应好的流程CT=CT=CT=AIPsPS AIPsPS x 2 0.5 x AIPs PS50%90%减少的潜力减少的潜力 处理速度有增加一倍的潜力处理速度有增加一倍的潜力=0.5 CT 通过增加一倍的通过增加一倍的PS=0.5 CT 通过减少一半的通过减少一半的AIPsCycle Time 改进的潜力AIP的主要特征一个AIP有几个基本的特征:需要完成什么(what)什么时候完成(when)谁来完成(who)成功完成的标准(why).AIP管理示范AIP管理表格过多的AIPs的征兆产品生产发展能力羸弱问题解决周期长按期交货能力差Cycle time变长,FPY下降工作中充满抱怨,职责,过错做事的优先顺序经常打乱讨论（10分钟）：我们12月份，作为一名质控员、质控班长、检验员、检验班长在工作中应该做些什么事情？大家试一下写下自己的AIP进集团三个月要做的事情参考指引：参考指引：1.参加人力资源部统一组织的职前培训，如考试不合格将不予转正2.熟悉本部门组织架构、人员情况及基本业务流程3.熟悉本岗位基本职责、要求及沟通关系，掌握岗位技能4.在本部门寻找一名引导员（师傅），带自己溶入公司的工作和生活中5.与直接上级、同事、下级（如管理人员）尽快熟悉，确立无障碍的沟通关系6.将日常生活中需要的用品购置齐全7.熟悉集团提供的生活及娱乐设施（食堂、员工活动室等）8.每天准时上班、下班9.调整好身体、情绪，以饱满的精神状态投入到工作当中10.每月定期写工作总结11.到转正期之前，写好员工转正工作报告12.打电话问问老乡在公司所在地还有没有其他自己认识的老乡，并利用休息时间去拜会他们13.尽快了解在公司内部有没有来自同一个地方的老乡，以防在自己遇到困难时可以去请教。练习：做进司后三个月的AIP利用前面所学习到的利用前面所学习到的AIP管理工具，通过团管理工具，通过团队讨论的方式，确定进司前三个月的队讨论的方式，确定进司前三个月的AIP。15分钟时间。分钟时间。进恒安前三个月的AIP我们现在面临的？和我们未来会面临的？形势危急 学历贬值、钱途渺茫、竞争激烈看不见的危机，看不见的危机，步步紧逼！步步紧逼！学历贬值国家统计局数据：2002年，全国在校大学生已达903万人；2003年，北京高考录取率已达70%，上海更高达81%，超过中等发达国家的平均水平。靠一纸大学文凭靠一纸大学文凭靠一纸大学文凭靠一纸大学文凭就高枕无忧的日子就高枕无忧的日子就高枕无忧的日子就高枕无忧的日子,已经一去不复返！已经一去不复返！已经一去不复返！已经一去不复返！金钱压力大养老：养老：3636万（退休后再活万（退休后再活1515年，每月与老年，每月与老伴开销伴开销20002000元）元）房子：房子：5050万（连买房带装修）万（连买房带装修）车子：车子：9090万（普通汽车万（普通汽车1515万，万，1010年换一年换一次，开次，开3030年车）年车）孩子：孩子：3030万（培养一个孩子到大学毕万（培养一个孩子到大学毕业的平均费用，不包括出国留学，业的平均费用，不包括出国留学，2020年，年，1500015000￥/年年）父母：父母：28.828.8万（四位老人每人每月万（四位老人每人每月300300元，元，2020年）年）家用：家用：7272万（三口之家每月开销万（三口之家每月开销15001500元元,40,40年年）￥3000/月月28.3Y28.3Y36.3Y36.3Y46.3Y46.3Y60.2Y60.2Y85.2Y85.2Y以你目前的状态，你要多少年？以你目前的状态，你要多少年？普通员工晋升至经理的比率为45%，经理至总监的晋升率13%，总监至副总经理的晋升率3%，副总经理晋升至总经理不足0.2%你面对的，是迅速成长的群体，是整个新生代的挑战！竞争激烈竞争激烈三年以后，三年以后，你的位置在哪里？你的位置在哪里？把一只青蛙放进装有沸水的把一只青蛙放进装有沸水的杯子，它会马上跳出来。杯子，它会马上跳出来。把一只青蛙放进温水并慢慢加热，把一只青蛙放进温水并慢慢加热，开始它很舒适，等到发现水太热时，开始它很舒适，等到发现水太热时，却已没有能力跳出。却已没有能力跳出。我们是否正在漠视威胁？我们是否正在漠视威胁？你现在是否已经你现在是否已经在温水中了？在温水中了？想想未来，我们准备好了吗？比别人学得更快比别人学得更快 才能更好地生存才能更好地生存!我们应该如何在恒安学习？讨论：10分钟。