文档管理系统介绍(英文版).ppt

广州润普文档管理方案 File Management Solution 公司简介 Company Introduction石家庄广州广州GuangZhouGuangZhou headquarter headquarter 上海重庆贵州北京2002年成立于上海，2010年迁至广州，多地有办事处。100+技术人员占武汉福州60%荣誉资质国家认定双软企业国家认定双软企业10+10+年经验积累10+10+个领域产品50+50+行业实际应用1000+1000+客户成功实施60000+60000+在线用户主持Software Certificates公司产品 Business Scope自主研发自主研发Software copyrightSoftware copyright专注专业专注专业Professional experienceProfessional experience行业领先行业领先Field Leader档案管理 Archives management 文档管理 File management知识管理knowledge management 敏感信息防泄密information security合同管理Contract management ISO文控客户案例 Key Clients 综合集团政府房地产军工部队国税、地税航天物流媒体出版社医药器械能源金融投资ISO文控客户案例 Key Clients电子互联网/通信广告策划IT软件制造业教育学校营销贸易工程研究院文件管理常见问题文件管理常见问题File Mgt.File Mgt.C Common Problemsommon Problemsl文件分散,无法集中管理 files are stored separately;Lack of centralized managementl格式不规范,编号重复等 No uniform standards;duplicate file Num.etc.l 查找不便，耗时耗力 Inconvenient file searchl版本管理混乱，新旧版本混淆 Messy file versions l审批过程繁琐，效率低下Low efficiency Doc.approval l纸质文档，浪费资源，难以保存Paper files save risk&waste resourcel存在文件丢失，损坏，信息泄密风险 Doc.lost&damage&Info.leaked解决方案 Solution知识文档 knowledge日常文件 Daily Regular files档案Archives受控文件Controlled files解决方案 Solution 日常文档管理 Daily Regular files Mgt.文档收集File Collect文档组织 File Organization文档展现 File View文档获取 File Obtain文档协作 File Collaboration文档统计File Statistics功能详解功能详解 文件收集文件收集 文档管理系统 DMS 手机平板邮箱OA等其他系统Windows 文件夹传真机扫描仪FTP/WebDAVIMAPIMAPWebDAVWebDAVwebdavhttpwebdav电脑Fuctionsfile CollectionFuctionsfile Collection 文档收集-网页上传l 单个，多个文件网页上传l 文件夹批量上传 Upload filesl Upload multiple files by browser l Upload large size file or folders by assistant tool功能详解功能详解 文档组织文档组织 文档 组织 文档分类classification 文档标签 File Tag文档编号 File number文档属性File attribute文档附件Attachments文档引用Associated file快捷方式Shortcut文档状态 StatusFile OrganizationFile Organization文档组织文档分类File classification文档组织文档属性File attributes标签l 按多个分类维度，标识文件标签l 按照标签可检索文件File Tagl various tagsl select files by 文档管理-1.7自动编号l 根据编号规则，上传的自动生成编号。l 可以定义至任意文件夹。File auto-generated serial No.lGenerat serial number duiring uploading by rule automaticallyl Set different numbering rule for each folder文档组织文档关系l文档关系包括参考的文档、附件、引用和被引用。l 可快速查看引用或被引用的文档或流程。Associated FileslAdd attachment&associate relative fileslShortcut to view relative files文档组织快捷方式l 通过文档快捷方式和文档收藏功能，实现文档引用，便于更新和查询搜索。l 部门文档共享技术部 维护的技术文档和方案 提供给销售部的同事使用File Shortcutl only 1 script in syetem;Avoid duplicate storagel Interdepartmental file sharing l ensure shortcut file is updated&correct文档管理-1.8文件排序File sortl Sort by file ID number文档组织文档状态l 文档分成多种状态：包括草稿、待审、发布、存档等。File StatuslFile status：Draft,approving,published,archived文档管理-1.5文件导出l 可根据实际情况选择档案属性，按需导出档案清单，用于案卷目录等。Export/Import file listl Select the file attributes to export the file listlBatch update file attributes 文档获取Obtain Files文档分享 Share文档检索及时搜索l 输入关键词可以自动推送可能需要找找的文件Recommend searchl Recommend newly or hot files文档检索全文检索l 可根据文件正文内容信息精确搜索到相关文档：搜索“易度”l 支持全文检索的类型：.doc,.rtf,.xls,.csv,.ppt,.pdf,.txt,.htm,.html,.xml,.rstKeyword Searchl keyword is included in tittle/content/tag/attributesl support.doc,.rtf,.xls,.csv,.ppt,.pdf,.txt,.htm,.html,.xml,.rst keyword search组合检索l 可根据文档的标题、正文内容、文档标签、创建人、创建时间、修改时间、文档编号、关键字、格式、状态等进行组合搜索。Conditions searchl search file according to conditions such as title/tag/content/time/size/creator/storage location etc.文档分享文档内部分享l 可关注文档，或者将文档分享给其他用户（系统内分享）l 分享文档时，可同时赋予文档权限。l 可直接分享，也可以复制内链发送给接收对象Files internal sharinglShare file to internal person or grouplSet file view pesission文档分享文档外部分享l 外发链接可设置 查看密码 有效期 权限：查看、打印、下载l 可增加文件外发审批流程Files external sharinglShare files to external stafflSet permission/deadtime/passwordlShare after approval文档关注定向关注文档l 用户可主动关注多个文档。l 关注的文档修改、评注留言之后，系统会自动推送消息通知给您。File/Folder subscriptionlFile/folder update notice文档收藏常用文档快速入口l 用户可收藏文档。l 收藏的文档可进行个人知识管理。FavoritelAdd files or folders to favorite lShortcut to view fileslCustomize tags for favorites文档展现 File online viewPDFOffice filesPictureAudio and videoCADzip3D drawingsOnline viewl supports more than 100 format files online view100 formats。多种视图页面Display in multiple view lUser an select file display mode,such as by content/summary/category/recent update/etc.Multiple view display Multiple view display Multiple view display Multiple view display 自定义显示字段Customize metadate display Document related work cooperation评注留言comment消息通知Notice 在线创建onlie create在线修改onlie edit部门部门协同协同Interdepartment项目项目协同协同Project team工作组工作组协同协同Work group版本管理Multi-version版本比较Content comparison文档协作文档流程Doc.approving文档协作在线创建l 无需安装程序，可在系统中直接创建office、html、txt等文档,可使用文档模板。Online create Doc.lCreat office、html、txt onlinel Doc.template文档协作在线修改l 只需要安装易度的外部编辑器插件就可以在线修改文档l 文档修改时自动加锁自动加锁，防止多人同时修改的情况l 保存后，文档会自动上传至服务器中，并覆盖原文档或创建新版本文档锁定功能Online editl Edit Doc.by assistant tooll Automatically uploaded to system and create a new version文档协作版本管理l 系统自动保存文档的历史版本，可直接查看和提供下载。l 可直接上传新版本。历史版本可回滚、可删除。文档协作版本比较l系统支持随意两个版本的版本比较，用显著的颜色标识出差异。Multi-version Managementl Save historical versions automatically lContent comparisonlUpload new version/View/Delete/Restore/etc all versionscommentsl Add file commentsl Add attachmentl Sent updated notice automatically文档协作消息通知l 系统内置消息系统，支持消息推送，即时提醒显示。l 分成：发送给我的、流程处理、订阅、评注、其他几个消息分类Noticel Sent system notice automaticallyl Notify by system message/e-mail/mobilephone文档协作文档流程l 系统内置多个常用流程，包括文档审批、文档借阅、文档外发、文档提醒等文档协作自定义流程l 自带常用的审批、外发、借阅等流程l 按需自定义流程l 可定义审批步骤l 可定义审批人l 可定义审批范围l 可定义审批权限l 可定义并审、串审Define approval process文档协作文件审批l 流程自动提醒，催办，可打回或修改继续运行，查询审批状态，委托审批人。Doc.approval文档协作工作协同l 提供协同空间，可通过部门、项目、工作组进行协同工作。Project collaborationl Project management/Collect project Doc.文档协作个人工作处理l 个人工作台，工作可委托，自定义显示项目，排序和通知方式文档协作个人工作处理l Personal workdesk,work commission,custom display items/sorting/notification methods文档统计 Doc.statistics新增文档统计Newly created日志统计System operation登录统计Login record贡献统计storage capacity数量统计Number of files文档统计报表中心l 系统自带报表中心，可对文档数量、贡献、最近更新、日志、登录等进行统计移动端平台提供移动版本的常用使用界面，可在微信或其他移动中嵌入使用。可查看文档、视频，上传文件等，同时也提供表单、计划、图片浏览图片浏览个人工作台个人工作台文件查看文件查看移动端平台提供移动版本的常用使用界面，可在微信或其他移动中嵌入使用工作计划工作计划上传文件上传文件视频播放视频播放文档安全管理文档安全管理Doc.Doc.security managementsecurity management全面防护 安全无忧文档文档存储存储备份恢复备份恢复backup recovery权限控制权限控制安全策略安全策略permission control传输加密传输加密动态动态密码密码Confidential transmission动态水印动态水印下载加下载加水印水印dynamic watermarkIP限制限制限时登限时登出出Log out control集成其他集成其他加密加密软件软件Integrate security system文档安全管理可靠存储l 系统采用简单存储、集中存储的方式直接把文档存储至服务器硬盘中。l 不依赖系统和第三方软件，安全可靠。得到众多军方部队的认可。文档存储文档存储海量存储，无限扩容自动备份RAID容错磁盘阵列集中存储，分区管理简单存储简单存储 直接采用文件系统存放文件储存越复杂，风险越高数据不会被软件锁定数据不会被软件锁定文档安全管理备份恢复l 系统采用每日自动增量备份和每周归档备份的形式进行备份。l 同时支持手动备份和30天内的系统恢复。文档安全管理权限控制l 系统采用6角色7级别的权限控制体系，包括文件夹和单个文档的权限控制。l 角色授权、权限自动继承、群组授权、个人授权、组合授权等。l 严格控制每一个文档的访问、查看标题、展现、打印、下载、修改、删除等。File permission controll Controls the permissions of folders and filesl Files and folders can automatically inherit parent folder permissions lStrict control of each file access,view the title,view content,print,download ect modify,delete and so on.按组织架构，人员，群组授权细粒权限分配文档安全管理安全策略l 更加灵活的设置系统安全策略，可实现公司外访问时禁止下载文档，技术资料仅仅在技术部门的网段内可以访问。限制单个或多个IP的操作权限。Security strategyl Limit the operation permisson by IP range&userlDifferent user has different permission in the sam IP ranglUser has different permission in different IP rang文档安全管理动态密码l 安装Google的身份验证器开启登录安全之门。（类似将军令）l 支持ios、andriod、windows phone等移动设备。l系统自动添加 动态水印l哪个公司 哪个人 什么时间 什么IP地址文档安全管理动态水印lAdd Dynamic watermark automaticallyDynamic watermarklCustomize watermark,such as IP,usuer name,userID,time,site name ect.操作历史Operation record l 可查看文件操作历史file operation recordl 个人账户操作历史，账户操作历史Users operation recaord,system operation record定制开发平台应用市场自定义扩展属性自定义规则自定义表单流程自定义登录背景集群、分站点部署快速开发脚本开发系统集成开放APISoftware Development PlatformCustomize process/rules/forms/attributes/Display view/Login background/sub-site installationRapid developmentScript development System integrationOpen API interfaceTHANK YOU广州润普网络科技有限公司广州润普网络科技有限公司