某公司2012公司例会管理制度.doc

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*******有限公司例会管理制度
文件名称
公司例会管理制度
编 号
HR–GL–011112301
日 期
2012年06月15日
版 本
B
部门经理签字

总经理审批

编 制
人力资源/行政部
公司例会管理制度
为了全面提升公司综合治理的管理水平，加强企业内部各项管理质量，保证企业对外竟争力，使各部门的工作紧紧围绕公司产品、服务满足市场以客户需求为主题，充分利用周间、月间例会的沟通时机，总结分析改进企业运行中存在的问题，现依据本公司的具体情况，特制定例会管理制度。
一、例会形式
1. 生产管理会议
2. 周例会
3. 月例会
二、各例会时间
会议名称
时 间
地 点
备 注
生产管理会议
每周六13：30分
二楼会议室

周例会
每周一13：30分
二楼会议室

月例会
每月与最后一个周会同时举行（时间：13：30分）
二楼会议室

三、各例会要求：
1. 生产管理会议要求：
1) 会议主持：制造部负责人
2) 参会人员：与生产、质量相关的部门负责人
3) 会议内容：
A. 各相关部门应在会前准备会议对上周发现的产品质量问题，及客户反映的相关问题进行汇总，
B. 与会人员对出现问题进行原因分析
C. 共同讨论改进对策，落实责任人及改善完成时间，
4) 会议纪要：次日上午12：00时前下发相关部门，
2. 周例会要求：
1) 会议主持：总经理（总经理若因公出差无法主持时，则由副总经理或指定公司高级管理人员代行职权）
2) 参会人员：公司高管、人力资源／行政部、财务部、制造部、品检部、接单部、资材部负责人、各车间主任、统计室及与本月会议内容中涉及主要问题的部门相关人员
3) 参会人员不得在会议规定的时间请假，经总经理批准不参加会议的，需至人力资源／行政部备案，不执行者按旷工处理
4) 周例会议汇报程序、内容、要求，

程序
汇报部门
汇报人
汇报内容
要　求
1
总经理
会　议
主持人
1. 组织与会人员回顾上次会议需改善的问题进行汇总
1. 历时5分钟
2
人力资
源部
负责人
1. 上周招聘及人员入职情况
2. 周内离职人数，
3. 周内入职人数，
4. 离职率：离职原因分析及离职高危部门分析
5. 上周奖惩执行情况
6. 现场管理5Ｓ执行情况及出勤情况分析
7. 本周人力资源工作计划及行政方面的工作安排
1. 汇报内容必须形成书面形式
2. 汇报要真实，具体，准确
3. 总结要有实例，分析，解决方案及结论
4. 计划要有可操作性，
5. 历时5分钟，
3
财务部
财　务
负责人
1. 汇报上周部门资金使用情况
2. 汇报上周成本控制及资金使用情况
3. 做本周财务管理计划陈述
1. 汇报内容必须形成书面形式
2. 汇报要真实，具体，准确，
3. 计划要具可操作性，
4. 历时3分钟
4
接单部
负责人
1. 上周客户反映（投诉）时间、原因、客户姓名及详细地址，
2. 投诉不良品类别、型号款式和数量，
3. 不良品造成的直接（间接）损失（客户罚款，退货费用，处理费用），
4. 本周接单率、下单出错率、原因及问责情况，
5. 下单及时性及客户改单的情况处理、
6. 客户满意度、电话回访率、客户流失及重点客户的稳定情况，
7. 本周工作计划及存在问题的改进措施
1. 汇报内容必须形成书面形式
2. 质量问题形成图片做投影演示
3. 汇报要真实，具体，准确，
4. 计划要具可操作性，
5. 历时5分钟
5
制造部
负责人
1. 上周作业达成（钢木门、强化门）率，拖单原因，未达成订单原因分析及改进方案
2. 产品合格率、不合格项（按车间、工序分开陈述）、重复出现的质量问题的工序需加以说明、原因分析、责任人问责情况、改进期限，
3. 生产原材料（辅助材料）的管理流程执行情况，物料的请购、跟踪、来料检验监督及物料到位情况，欠料种类、欠料时间、欠料原因及物料损耗情况分析及改善建议，
4. 上周不合格品的生产单号、生产单位、型号款式、报废、特采及返工数量，相关责任人及处罚情况
5. 员工管理、人员流失的主要原因及改进方案
6. 安全生产的监督执行、机械设备的使用、保养维护情况，
7. 本周工作计划、存在问题的改善方案、改善期限、相关负责人
1. 汇报内容必须形成书面形式
2. 汇报要真实，具体，准确
3. 总结要有实例，分析，解决方案及结论
4. 计划要有可操作性，
5. 历时5分钟，
6
生产车间
车间
主任
1. 上周作业达成（钢木门、强化门）率，拖单原因，未达成订单原因分析及改进方案
2. 产品合格率、不合格项（各工序分开陈述）、重复出现的质量问题的工序需加以说明、原因分析、责任人问责情况、改进期限，
3. 生产原材料（辅助材料）的请购、跟踪、来料检验监督及物料到位情况，欠料种类、欠料时间、欠料原因及物料损耗情况分析及改善建议，
4. 上周不合格品的生产单号、生产单位、型号款式、报废、特采及返工数量，相关责任人及处罚情况
5. 员工管理、人员流失的主要原因及改进方案
6. 安全生产的监督执行、机械设备的使用、保养维护情况，
7. 本周工作计划、存在问题的改善方案及改善期限
1. 汇报内容必须形成书面形式
2. 汇报要真实，具体，准确
3. 总结要有实例，分析，解决方案及结论
4. 计划要有可操作性，
5. 历时20分钟，
7
质检部
负责人
1. 上周来料检验不合品的种类、名称、规格型号、数量及供应商名称
2. 不合格物料原因分析、相关责任人，处理对策和完成期限，
3. 上周抽查产品批次、数量、产品合格率及不合格品数量，
4. 不合格品的生产单号、生产单位、型号款式、报废、特采及返工数量，相关责任人及处罚情况，
5. 与部门沟通处理的投诉件数、品名款式及达成情况
6. 本周工作计划、存在问题的改善方案及改善期限
1. 汇报内容必须形成书面形式
2. 汇报要真实，具体，准确
3. 总结要有实例，分析，解决方案及结论
4. 计划要有可操作性，
5. 历时5分钟，
8
采购部
负责人
1. 上周原材料（辅助材料）采购计划达成率，未按规定的时间入库的物料种类、型号规格、数量、及原因分析
2. 来料检验不良品种类、批次、数量、原因及处理措施
3. 物料请购、审核程序，议价比价、采购合同签订、供应商开发、产能评估、信誉评估以及供货时间、供货质量的跟踪
4. 物料供应的及时性、质量的稳定性，造成物料供货不及时的原因及改善对策
5. 本周工作计划及存在问题的改进期限
1. 汇报内容必须形成书面形式
2. 汇报要真实，具体，准确
3. 总结要有实例，分析，解决方案及结论
4. 计划要有可操作性，
5. 历时3分钟，
9
资材部
负责人
1. 上周申购原材料（辅助材料）入库情况、入库达成率，未按规定时间入库的物料种类、型号规格、数量、及原因分析
2. 来料检验不良品种类、批次、数量、原因及处理措施
3. 物料供应的及时性、质量的稳定性，造成物料供货不及时的原因及改善对策
4. 欠料跟踪、来料检验不合格物料的处理
5. 结合订单生产模式，紧缺物料、频繁使用物料的安全库存情况，
6. 仓库管理台帐建立、盘存制度、报表制度的落实情况，
7.
8. 本周工作计划及存在问题的改进期限
1. 汇报内容必须形成书面形式
2. 汇报要真实，具体，准确
3. 总结要有实例，分析，解决方案及结论
4. 计划要有可操作性，
5. 历时5分钟，
10
统计室
岑义忠
1. 上周实际下单数量，订单作业达成率（钢木门和强化门分开陈述），订单生产未达成数量、原因及改进建议，
2. 产品生间合格率、不合格率、报废率所占的比例，
3. 各车间（部门）不良品、报废率出现的比率、重复出现问题的工序、相关责任人，
4. 各车间（工序）原材料的控制标准及损耗率
5. 本周工作计划及各车间（部门）存在问题的改进提案。
1. 汇报内容必须形成书面形式
2. 汇报要真实，具体，准确
3. 总结要有实例，分析，解决方案及结论
4. 计划要有可操作性，
5. 历时3分钟，
11
总经理

1. 汇总本次会议需要改进问题
2. 会后次日上午12：00时前整理会议纪要存档并发放相关部门备忘，
1. 行政部进行会议记录，会后负责会议纪要整理并下发至各部门，
2. 会议纪要由人力资源／行政部备案，
3. 会议计划部署计入各级部门绩效考核中
4. 历时6分钟，
5. 会议全程65－70分钟，

3.月例会要求：
1) 会议主持：总经理（总经理若因公出差无法主持时，则由副总经理或指定公司高级管理人员代行职权）；
2) 参会人员：公司高管、人力资源／行政部、财务部、制造部、销售部、品检部、接单部、资材部负责人、各车间主任、统计室及与本月会议内容中涉及主要问题的部门相关人员，
3) 参会人员不得在会议规定的时间请假，经总经理批准不参加会议的，需至人力资源／行政部备案，不执行者按旷工处理，
4) 当月最后一个周会可以同月例会一同举行，内容为月度工作总结及次月工作布署，
5) 月例会议汇报程序、内容、要求

程序
汇报部门
汇报人
汇报内容
要 求
1
总经理
会　议
主持人
1. 组织与会人员回顾上次会议需改善的问题进行汇总
1. 历时5分钟
2
人力资
源部
负责人
1. 本月招聘及人员入职情况
2. 月内离职人数，
3. 月内入职人数，
4. 离职率：离职原因分析及离职高危部门分析
5. 上周奖惩执行情况
6. 现场管理5Ｓ执行情况及出勤情况分析
7. 下月人力资源工作计划及行政方面的工作安排
1. 汇报内容必须形成书面形式
2. 汇报要真实，具体，准确
3. 总结要有实例，分析，解决方案及结论
4. 计划要有可操作性，
6. 历时8分钟，
3
财务部
财　务
负责人
1. 本月部门资金使用情况
2. 本月成本控制及资金使用情况
3. 本月销售总额以及产品质量等原因所造成的资金损失，
4. 物料盘存、物料管理、库存情况分析及应对方案
5. 下月财务管理计划陈述
1. 汇报内容必须形成书面形式
2. 汇报要真实，具体，准确，
3. 计划要具可操作性，
4. 历时5分钟
4
销售部
负责人
1. 本月新增客户数量，
2. 本月累计客户总数，与上月同期相比呈上升（或下降）、原因及改进方案
3. 本月合同成交量（订单数量）、订单达成率、销售总额，未达成率原因分析及改进，
4. 本月客户投诉次数、受理解决次数，未解决次数的原因及处理对策，
5. 客户设诉不良品的种类（钢木门和强化门分开陈述）、款式、规格型号、数量，造成直接经济损失总额，
6. 本月客户流失情况，流失率以及造成客户流失的原因及应对办法，
7. 相关部门的生产计划达成及质量管理建议，
8. 下月工作计划及存在问题的改进措施
1. 汇报内容必须形成书面形式
2. 质量问题形成图片做投影演示
3. 对下月需改善的问题落实需会前跟进，
4. 对新发生需要改善问题需会前提出改善对策，落实责任人，计划完成时间，
5. 汇报要真实，具体，准确，
6. 计划要具可操作性，
7. 历时8分钟
5
接单部
负责人
1. 本月客户反映（投诉）时间、原因、客户姓名及详细地址，
2. 投诉不良品类别、型号款式和数量，
3. 不良品造成的直接（间接）损失（客户罚款，退货费用，处理费用），
4. 本月接单率、下单出错率、原因及问责情况，
5. 下单及时性及客户改单的情况处理
6. 客户满意度、电话回访率、客户流失及重点客户的稳定情况，
7. 下月工作计划及存在问题的改进措施
1. 汇报内容必须形成书面形式
2. 质量问题形成图片做投影演示
3. 汇报要真实，具体，准确，
4. 计划要具可操作性，
5. 历时5分钟
6
制造部
负责人
1. 本月作业达成（钢木门、强化门）率，拖单原因，未达成订单原因分析及改进方案
2. 产品合格率、不合格项（按车间、工序分开陈述）、重复出现的质量问题的工序需加以说明、原因分析、责任人问责情况、改进期限，
3. 生产原材料（辅助材料）的管理流程执行情况，物料的请购、跟踪、来料检验监督及物料到位情况，欠料种类、欠料时间、欠料原因及物料损耗情况分析及改善建议，
4. 本月不合格品的生产单号、生产单位、型号款式、报废、特采及返工数量，相关责任人及处罚情况
5. 员工管理、人员流失的主要原因及改进方案
6. 安全生产的监督执行、机械设备的使用、保养维护情况，
7. 下月工作计划、存在问题的改善方案、改善期限、相关负责人
1. 汇报内容必须形成书面形式
2. 对下月需改善的问题落实需会前跟进
3. 对新发生需要改善问题需会前提出改善对策，落实责任人，计划完成时间汇报要真实，具体，准确
4. 总结要有实例，分析，解决方案及结论
5. 计划要有可操作性，
6. 历时10分钟，
7
生产车间
车间
主任
1. 本月作业达成（钢木门、强化门）率，拖单原因，未达成订单原因分析及改进方案
2. 产品合格率、不合格项（各工序分开陈述）、重复出现的质量问题的工序需加以说明、原因分析、责任人问责情况、改进期限，
3. 生产原材料（辅助材料）的请购、跟踪、来料检验监督及物料到位情况，欠料种类、欠料时间、欠料原因及物料损耗情况分析及改善建议，
4. 本月不合格品的生产单号、生产单位、型号款式、报废、特采及返工数量，相关责任人及处罚情况
5. 员工管理、人员流失的主要原因及改进方案
6. 安全生产的监督执行、机械设备的使用、保养维护情况，
7. 下月工作计划、存在问题的改善方案及改善期限
1. 汇报内容必须形成书面形式
2. 汇报要真实，具体，准确
3. 总结要有实例，分析，解决方案及结论
4. 计划要有可操作性，
5. 历时24分钟，
8
质检部
负责人
1. 本月来料检验不合品的种类、名称、规格型号、数量及供应商名称
2. 不合格物料原因分析、相关责任人，处理对策和完成期限，
3. 本月抽查产品批次、数量、产品合格率及不合格品数量，
4. 不合格品的生产单号、生产单位、型号款式、报废、特采及返工数量，相关责任人及处罚情况，
5. 与部门沟通处理的投诉件数、品名款式及达成情况
6. 下月工作计划、存在问题的改善方案及改善期限
1. 汇报内容必须形成书面形式
2. 汇报要真实，具体，准确
3. 总结要有实例，分析，解决方案及结论
4. 计划要有可操作性，
5. 历时6分钟，
9
采购部
负责人
1. 本月原材料（辅助材料）采购计划达成率，未按规定的时间入库的物料种类、型号规格、数量、及原因分析
2. 来料检验不良品种类、批次、数量、原因及处理措施
3. 物料请购、审核程序，议价比价、采购合同签订、供应商开发、产能评估、信誉评估以及供货时间、供货质量的跟踪
4. 物料供应的及时性、质量的稳定性，造成物料供货不及时的原因及改善对策
5. 下月工作计划及存在问题的改进期限
1. 汇报内容必须形成书面形式
2. 汇报要真实，具体，准确
3. 总结要有实例，分析，解决方案及结论
4. 计划要有可操作性，
5. 历时6分钟，
10
资材部
负责人
1. 本月申购原材料（辅助材料）入库情况、入库达成率，未按规定时间入库的物料种类、型号规格、数量、及原因分析
2. 来料检验不良品种类、批次、数量、原因及处理措施
3. 物料供应的及时性、质量的稳定性，造成物料供货不及时的原因及改善对策
4. 欠料跟踪、来料检验不合格物料的处理
5. 结合订单生产模式，紧缺物料、频繁使用物料的安全库存情况，
6. 仓库管理台帐建立、盘存制度、报表制度的落实情况，
7. 下月工作计划及存在问题的改进期限
1. 汇报内容必须形成书面形式
2. 汇报要真实，具体，准确
3. 总结要有实例，分析，解决方案及结论
4. 计划要有可操作性，
5. 历时8分钟，
11
统计室
岑义忠
1. 本月实际下单数量，订单作业达成率（钢木门和强化门分开陈述），订单生产未达成数量、原因及改进建议，
2. 产品生间合格率、不合格率、报废率所占的比例，
3. 各车间（部门）不良品、报废率出现的比率、重复出现问题的工序、相关责任人，
4. 各车间（工序）原材料的控制标准及损耗率
5. 下月工作计划及各车间（部门）存在问题的改进提案。
1. 汇报内容必须形成书面形式
2. 汇报要真实，具体，准确
3. 总结要有实例，分析，解决方案及结论
4. 计划要有可操作性，
5. 历时5分钟，
12
总经理

1. 汇总本次会议需要改进问题
2. 会后次日上午12：00时前整理会议纪要存档并发放相关部门备忘，
1. 行政部进行会议记录，会后负责会议纪录整理并下发至各部门，
2. 会议纪要由人力资源／行政部备案，
3. 会议计划部署计入各级部门绩效考核中
4. 历时10分钟，
5. 会议全程100－120分钟，
4、其它要求：
1. 每月例会中各部门需提供工作任务达成情况分析及改善方案的范围为：达成率100%±10%。
2. 会议期间，与会人员应将随身携带手机关机或调至振动静音状态，做到善始善终，中途不得擅自离开会场。
3. 与会人员除公出或特殊情况外，一律不得请假，对于未经请假的无故缺席人员无论何人或职位高低每次处以50元现金罚款，迟到人员（或会场有手机齡声响的与会者）可按岗位职务给予相应的现金罚款（总经理、副总经理每次罚50元，人力资源部经理、销售部经理、制造部经理每次罚30元，车间主任、接单部主管、资材部主管、品检部主管、采购部主管、生产统计员每次罚20元），被罚款人员请将应罚现金数额自觉投入乐捐箱（凡是不自觉乐捐人员由行政部从该职员的上月工资中扣除），乐捐箱由行政部和制造部（两部门）掌管钥匙，每月开箱一次，所得现金由行政部统一支配。
4. 会议提出改善问题是考核各部门主管绩效工作能力评价的重要依据之一，对于会议中连续提出或提出三个月未有改善效果的，公司将对其责任人进行降职、降薪，绩效淘汰或劝退处理。
5. 本制度自下发之日起执行

2012年**月**日