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会议管理制度
第一章 总则
第一条 为使公司的会议管理规范化、制度化,提高会议的行政决策效率,特制定本制度。
第二条 本制度适用于全公司范围。
第二章 组织及会议分类
第三条 会议按性质可分为公司会议、专业会议、部门会议三类。
(一)公司会议(包括董事会、监事会、股东大会、总经理办公会等)。公司会议由行政人事部负责组织;
(二)专业会议系全公司性业务综合会(如投资项目分析会等),由分管副总经理批准,主管业务部门负责组织。必要时行政人事部可协助组织;
(三)部门会议系各部门的工作会,由各部门领导决定召开并负责组织。
第四条 会议按召开的时间可分为定期会议和不定期会议二类。
(一) 定期会议系公司按规定时间召开的会议(如周例会、月例会等);
会议名称
时间安排
参加人员
会议内容
召集/主持人员
业务诊断会
每周一下午16:30
各部门人员
对外服务中相关问题讨论、日计划
各部经理/主管
月总结/计划会
每月一日上午9:00
总经理 /各部门经理/主管
上月工作总结月度工作规划报告
各部经理
经理例会
月底上午9:00
总经理/各部经理
月度工作计划协调
人事行政经理
员工大会
每季度,月底
总经理/全体员工
经营总结、工作安排、其他内容
人事行政经理/总经理
总经理办公会
临时通知
总经理/各部经理
公司重大事项决议
总经理
(二)不定期会议系公司因各种需要不定期召开的会议。
第三章 会议安排
第五条 定期会议的安排
全公司例行性的会议一律纳入定期会议,原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。定期例会包括周工作例会及月度例会等。
第六条 其他会议的安排
凡涉及多个部门负责人参加的各种会议,均须于会议召开前由召集部门及分管领导批准后报行政人事部,并由行政人事部统一安排。
第七条 行政人事部应将公司例会和各种临时会议,统一平衡编制会议计划并印发到公司领导和各相关部门。
第八条 凡行政人事部已列入会议计划的会议,如需改期,或遇特殊情况需安排新的其他会议时,召集单位应提前3天报请行政人事部调整会议计划。
第四章 会议议程
第九条 会前准备
(一)会议组织部门需提前做好会议准备工作,包括确定会议主题、议程、相关会议文件资料、会议场所的安排与布置等,提前报公司领导审阅;相关会议费用,需要提前报公司领导审批;并且发送会议通知,确认参加会议的人员及时间,并做出相应安排。具体内容见附表《会议议程表》
(二)对于专业会议,如有必要,行政人事部可协助做好会议的组织工作。
第十条 会中准备
(一)要严格遵守会议的开始时间;
(二)要在开头就主题、议题和会议目标作简洁的说明;
(三)要把会议事项的进行顺序预先告知与会者;
(四)在会议进行中要做好会议记录。
第十一条 会后管理
(一)会议组织部门应指定人员整理会议纪要,撰写实施决议的办法和程序,并报公司领导审阅。具体内容见《会议记录表》
(二)会议组织部门负责会议相关记录、资料和文件的归档工作。
第五章 会议室管理
第十二条 会议室日常管理
行政人事部指派工作人员对会议室的清洁卫生、电器设施的使用状况、办公用品的摆放和补充的情况负责,行政人事部需对负责人进行监督和指导,定期对会议室使用状况实施检查。
第十三条 会议室使用管理
会议地点:三楼会议室需提前申报使用;公司领导或公司下属部门召开会议期间,应当维持会议室内的整洁,爱惜办公用品,保持会议室内井然有序。会议结束后,由开会人员负责,行政人事部负责监督工作。
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