会议管理和邮件管理.ppt

会议管理和邮件沟通Meeting Management and Email CommunicationMeeting Management and Email Communication1第二第二单单元元 会会议议前的准前的准备备 -会议目的 -会议日程表 -会议日程表练习课课程内容程内容第三第三单单元元 会会议议的召开的召开 -什么是会议主持人 -会议主持人的职责 -会议主持人的相关技能 -会议主持练习课程介绍第一第一单单元元 会会议议管理的再管理的再认识认识 -会议现状评价 -会议的重要性 -哪些会议可以取消 -会议模拟:大客户会议第四第四单单元元 会会议议后的管理后的管理 -会议纪要 -项目进度报告2第一第一单单元：会元：会议议管理的再管理的再认识认识会会议议管理管理Meeting Management1 1、评评价目前的会价目前的会议议状状态态2 2、会、会议议的重要性的重要性3 3、哪些会、哪些会议议可以取消可以取消4 4、会、会议议模模拟拟：大客：大客户户会会议议3Your top five pains in meeting？4会会议议的重要性的重要性n据调查，经理级和专业人员每周约花1/4的时间在开会上。n美国权威机构的统计表明，1996年美国企业因不当的会议管理导致的损失高达60亿美圆。n另一项调查表明，企业80%的员工提升来源于其在会议上的表现引起上司的注意和赏识。5为为何开会何开会传达信息解决问题进行决策团队建设/营造氛围6这样这样的会的会议议可以不开可以不开没有明确主题没有充分准备重要人士未出席可以有替代方案会而不议议而不决7如果想开好会如果想开好会议议KISSKeep it simple and short!8练习练习#1#1：大客：大客户联谊户联谊会会背景时间安排每人5分钟每组15分钟请找出一位主席主持会议请共同找出团队答案9会会议议管理管理价价值观值观/文化文化团队团队合作原合作原则则会会议议程序程序PDCAPDCA管理循管理循环环/会会议实议实施管理施管理硬硬环环境境会会议议管理管理规规定定/表格表格/信息管理信息管理会会议议目的目的软环软环境境人人际际沟通，冲突管理，沟通，冲突管理，领导领导模式模式10会会议议管理前的再管理前的再认识认识请想一想关于这一部分您的三点收获是什么?11第二第二单单元：会元：会议议前的准前的准备备会会议议管理管理Meeting Management1 1、会、会议议目的目的2 2、会、会议议日程日程3 3、练习练习：会：会议议准准备练习备练习12What Why WhoWhenWhereHow5W1H5W1H13如何开会如何开会会议之前这次会议打算实现什么目的？为什么要开会?邀请谁参加?何时?在哪里召开最好?应该先准备哪些资料给参加开会的人参考?是否要求开会者事先准备某些特定资料?14安排会安排会议议日程日程确定会议的目的，方式，时间，场地确定需要参加会议的合适人选制定议程表避免使会避免使会议议日程表日程表过过于于简单简单或是模棱两可或是模棱两可确定确定议题议题是是“用来用来传递传递信息信息”、“用来用来讨论讨论”，还还是是“用来决策用来决策”的的就有关信息和就有关信息和议议事日程提事日程提请请参与会参与会议议者注意者注意议题的的顺序序/时间安排安排如果可能的如果可能的话，尽量将会，尽量将会议控制在两个小控制在两个小时之内之内会会议日程表上日程表上标上开始和上开始和结束束时间为了避免会了避免会议超超时，可以将其，可以将其结束束时间安排在午餐前或是一天的工作安排在午餐前或是一天的工作结束之前束之前将所有的将所有的议题都事先考都事先考虑一遍一遍15会会议议日程表日程表应该应该包括包括用一句话来阐述会议的主题的标题对会议要达到的目的进行阐述的一句标题对会议所需时间的估计参加会议的合适人选会议的开始和结束时间会议地点16会会议议日程表日程表简单简单范例范例目的：针对销售人员配备汽车的问题进行讨论。目标：决定是让销售人员租用、购买公司的还是他们按行驶里程付费。所需时间：60分钟到会人员：财务经理、销售经理、行政经理、销售副总裁时间/地点：上午 9:00-10:00；董事会办公室日程安排：1718练习练习#2#2公司拟发展XYZ公司做为明年的战略性客户，并争取到了邀请他们要来工厂参观，他们此行的目的是来做第一次的供应商评估，以筛选出可以考虑的生产工厂，你们是负责此次工作的人，你们会如何召开准备会议？请发出会议邀请通知请做出会议前准备工作清单时间：20分钟19Guideline for Meeting ManagementBefore Meeting1.Use calendar to schedule meeting 2.Use Meeting Request to send meeting invitation3.Choose right person and confirm attendance for meeting4.Good preparation of meeting organizer and participants,and detail agenda with clear role and responsibility.5.Make clear arrangement of logistics supports in meeting notice.20会会议议前的准前的准备备请想一想关于这一部分您的三点收获是什么?21第三第三单单元：会元：会议议的召开的召开会会议议管理管理Meeting Management1 1、什么是会、什么是会议议主持人主持人2 2、会、会议议主持人的主持人的职责职责3 3、会、会议议主持人的相关技能主持人的相关技能4 4、会、会议议主持主持练习练习22Engagement RelevancyPrepareSafety会会议议主持人的角色主持人的角色23EngagementRelevancyPrepareSafety需要被需要被积积极地参与到会极地参与到会议议中中Need to be actively involved in the meetingSo what can we do?会会议议主持人的角色主持人的角色24EngagementRelevancyPrepareSafety不喜不喜欢欢浪浪费时间费时间希望知道随后会希望知道随后会发发生什么生什么希望知道每一个步希望知道每一个步骤骤的目的的目的So what can we do?会会议议主持人的角色主持人的角色25考虑一种最有效的会议形式以尽可能最少的资源达到最大的产出；所有可在会前进行的工作应在会议之前准备好So what can we do?EngagementRelevancyPrepareSafety26需要感需要感觉觉受受欢欢迎并在迎并在过过程中感程中感觉觉到舒适到舒适需要有信任需要有信任不想被判断不想被判断需要被需要被认认可和被肯定可和被肯定So what can we do?EngagementRelevancyPrepareSafety27如何开会（如何开会（续续）会议进行时确保所有的人员能够理解这个议题，以及他们为何要对此进行讨论控制讨论标题与进度针对要点做阶段性总结在协议已经达成一致时应该及时结束讨论在结束每个议程项目的讨论时，主席应对已达成的一致意见做出简洁明了的总结28会会议议主席的八大主席的八大职责职责1.营造和谐气氛2.照议程主持会议3.正确总结会议讨论内容4.引导发言者解释令人困惑的发言5.帮助与会者理清不假思索的想法6.尊重少数人的意见，避免发生一面倒情形7.减少与议题无关的争辩与讨论8.保持中立态度29会会议议主持人的相关技能主持人的相关技能PresentationGroup Mind-mapActive ListeningConflict Resolution30如何做好会如何做好会议议上的上的发发言言做好发言前准备果断陈述主要问题有效控制发言时间抓住沟通重点 333原则（30秒，3分钟，3小时）31做好做好发发言前准言前准备备与人交谈知道他们对具体问题的态度 争得他们的支持 分配使用人力资源 进行集中汇总，并确保这些事实不能相互矛盾或对你的论点不利 使同事保持对你的忠诚 32果断果断陈陈述主要述主要问题问题不要人云亦云 用事实和数据来支持你的观点 把你的观点清楚地传达给大家表明看法表明看法阐阐明明问题问题分析可能性分析可能性提出建提出建议议33抓住沟通重点抓住沟通重点知道对方的沟通需求不要情绪化赞扬别人的发言先处理情绪，再谈事情异中求同，寻求双赢注意对方的肢体语言 34 会会议议主持人的相关技能主持人的相关技能PresentationGroup Mind-mapActive ListeningConflict Resolution35u身体参与身体参与 (Attending Physically)u言言语语参与参与 (Attending Verbally)u心理参与心理参与 (Attending Psychologically)积积极极倾倾听的技巧听的技巧36补补 充充那么，当时他有什么反应？你能给我举个例子吗？鼓鼓 励励真有趣，后来怎么样了？确确 认认你的意思是？总总 结结所以如果用一句话来总结您的观点一般言一般言语语参与有以下三种情况：参与有以下三种情况：积积极极倾倾听的技巧听的技巧言言语语参与参与37了解全意了解全意 问问题重复/解释“你的意思是”反馈意思“听起来你做了大量工作，而且一直忙到现在。”不要批不要批评评沉默认同 点头、附和声反反应应情情绪绪反射感觉“那一定让你很生气。”“是的，真是够烦的。”表示关心表示关心 问问题综合处理“让我们小结一下 ”大胆设想“假如我处在你的位置上.”积积极极倾倾听的技巧听的技巧38会会议议主持人的相关技能主持人的相关技能PresentationGroup Mind-mapActive ListeningConflict Resolution39常常见见的的问题问题行行为为阻碍寻求权力寻求确认支配行为扮小丑闷不吭声台下悄悄说40处处理人的理人的问题问题准时开会可把迟到（和早退）几分钟的人员名单列出来巧妙的座位安排控制喋喋不休打破沉默保护弱者鼓励思想的碰撞提防建议压制反映把资深高级成员放在最后发言记录成果，结束会议41妥妥协协竞竞争争迁就迁就协协作作回避回避HLH关关系系事情事情双双赢赢五种五种处处理冲突的方式理冲突的方式42处处理困理困难难情境情境(7A)阶段一：处理人的情绪吸收 Absorb表示理解 Acknowledge同意某些事 Agree with something阶段二：处理特定问题询问 Ask增加 Add建议 Advise一起的行动计划 Action plan together43业务业务会会议议参考程序参考程序1.主席说明会议目的，进行方式与时间限制2.定义问题/困难点/挑战/机会3.分析现状4.找到问题的根本与表面原因5.寻找对策，并有风险管理方案6.发表个人感受7.获得共识8.总结44会会议记录议记录会议召开的日期、时间、地点和主持人所有到会者的名字以及未到会者的理由所有经讨论的议程表内议题(或其它议题)以及做出的决策。如果会议决定采取某些行动，记录下负责人的名字会议结束的时间下一次会议的日期、时间和地点45练习练习#3#3：会：会议议主持主持练习练习经过大家的努力之后，你们公司的产能已经提高20%,但是配合客户所调整的质量管理系统却碰到很多问题，很多生产工序必须改变，工人的技术也许要进一步提升，生产材料的质量也有问题，测试方法也变得更复杂，更麻烦的是很多工人还不愿意配合工作要求，他们认为只有这家客户的要求是如此苛刻，别的客户都没有这么麻烦，为什么要这样一味的配合客户的要求？请问如何在会议中处理这样的后续追踪问题？46Guideline for Meeting ManagementDuring Meeting1.Attend meeting on time.2.Make sure everyone understand the goals of meeting and provide necessary information to everyone.3.Define and obey discipline for the meeting.4.Arrange time keeper and for preset agenda and recorder.5.Prioritize the issues at the beginning of meeting.47Guideline for Meeting ManagementDuring Meeting6.Have the chairmans authority to manage the meeting efficiently and handle issues with no conclusions or deal with conflict between participants.7.Take meeting minutes and record what are agreed and what are not agreed by different participants.Record the appropriate roles and responsibilities for action plans and escalation process to what are not agreed.8.In the end of meeting the chairman may check the degree of completion to the meeting goals.(option)48会会议议的召开的召开请想一想关于这一部分您的三点收获是什么?49第四第四单单元：会元：会议议后的管理后的管理会会议议管理管理Meeting Management1 1、会、会议纪录议纪录2 2、项项目目进进度度报报告告50会会议议后的追踪后的追踪按照行动计划追踪重点要项（里程碑，关键绩效指标）让行动责任人对你汇报以事实作为决策的依据如有未完成事项，责任人必须提交改善计划协调相关事项的变更安排记录必要的改变行动51会会议评议评估表估表 52Guideline for Meeting ManagementAfter Meeting1.Send out the meeting minutes after 1 working day.If the participant do not reply his/her different opinions after receiving meeting minutes,it means that the participant agree what have been recorded in meeting minutes.2.Use CI(Continuous Improvement)tracker for key action.3.Review open items in the next meeting.4.The participant should report progress back to meeting organizer during the execution of action plan.5.Acknowledge person who have action plan well done.53会会议议后的管理后的管理请想一想关于这一部分您的三点收获是什么?54第二第二单单元元 邮邮件的件的书书写技巧写技巧 -邮件的主题 -邮件的主体 -邮件书写练习课程内容第三第三单单元元 邮邮件管理相关件管理相关规规定定 -如何减少不必要的邮件 -发送给正确的收件人 -有效的邮件书写课程介绍第一第一单单元元 邮邮件的再件的再认识认识-邮件的一般使用规则-何时不应使用邮件第四第四单单元元 复复习习回回顾顾/行行动计动计划划 -复习回顾 -制定行动技巧55第一第一单单元：元：邮邮件管理件管理邮邮件管理件管理Email Management1 1、邮邮件的一般使用原件的一般使用原则则2 2、何、何时时不不应应使用使用邮邮件件56邮邮件的再件的再认识认识善用邮件让你的邮件容易看见感觉作为解决问题的沟通辅助工具特别注意与顾客利益相关的邮件 切忌随意转发邮件如有附件应该要让阅读者可以容易读取内容57邮邮件的再件的再认识认识（续续）邮件的一般使用原则 作为人际交流的简单辅助工具，但应该适当表现个人感觉有比较多补充信息而无法在电话中交流避免打扰他人工作计划作为双方交流的证明需要符合一般书信的礼仪符合国际通用字体编码58什么什么时时候不用候不用EmailEmail1.你的信息非常重要或机密，不应该冒风险2.你要传递一条不愉快的消息，又不想显得冷漠3.你的信息可能会被误解4.你需要对方立即答复5.无法形成共识6.你已经“感觉”有情绪问题/冲突了59第二第二单单元：元：邮邮件的件的书书写技巧写技巧邮邮件管理件管理Email Management1 1、邮邮件的主件的主题题2 2、邮邮件的主体件的主体3 3、练习练习60练习练习周三会议上很可能讨论流程更改和需要多少新员工来执行新策略的事宜，我想就此与你商讨一下。我希望你能事先收集足够的信息。今天下午三点钟之后你方便讨论吗？如果可以的话，到时我将在会议室等你。61邮邮件件书书写技巧写技巧选择好邮件接收对象创建合适的标题好的标题产生的效果比那些“加急”邮件好有助收件人决定应该立刻查看哪些邮件提炼好主题句 采用方便易读的格式电子邮件中的常规礼仪62选择选择恰当恰当邮邮件接收件接收对对象象分清楚目的并决定邮件接收对象直接相关,需要采取行动者 To:抄送 CC:盲送副本 BCC:除非必要，不要越级汇报非工作需要信息，不要用公司邮箱不要随意转发邮件，特别是在未经原始发件者的同意下回复邮件时不要轻易选“回复所有人”63精精练练的主的主题题句句抓住阅读者的注意力清晰地描述事实人物时间地点事件程度64示示 例例季度销售数据截止三月份的季度销售数据更多信息需要有关桥梁项目的更多信息65邮邮件件书书写原写原则则4C4C CorrectClearConciseComplete66方便易方便易读读的格式的格式尽量使用短句可能的话，将所有信息集中到一页当中使用小标题，并适当留点空白，方便他人阅读考虑列出多个选项或问题，这样可能会得到他人更多的回复信息。67练习练习-之后之后 我们能在今天先讨论一下流程更改和员工需求这两个话题吗？我会给你更多这方面的信息。下午三点以后你方面讨论吗？如果方便的话，我到时会在会议室等你。68示示 例例 最近我正在做有关客户要求方面的调查，并考虑将报告通过电子邮件的方式发送出去。以前我们一直使用FedEx，但我觉有点贵。你可能会知道目前的确切价格，麻烦告知一下。谢谢！琼69示示 例例 关于最近正在做的调查报告，我需要你的帮助：1.我们能通过电子邮件的方式发送吗？2.你知道我们上次使用FedEx发送的具体价格吗？谢谢琼70邮邮件沟通原件沟通原则则1.慎重选择发信对象 2.注意撰写信件内容 3.养成良好传送习惯 4.三思回复内容71练习练习经过大家的努力之后，你们公司的产能已经提高20%,但是配合客户所调整的质量管理系统却碰到很多问题，很多生产工序必须改变，工人的技术也许要进一步提升，生产材料的质量也有问题，测试方法也变得更复杂，更麻烦的是很多工人还不愿意配合工作要求，他们认为只有这家客户的要求是如此苛刻，别的客户都没有这么麻烦，为什么要这样一味的配合客户的要求？请问如何发出一个会议通知来处理处理这样问题？72邮邮件管理的行政件管理的行政规规定定73Guideline for Email CommunicationReduce unnecessary email:Dont use email under the following situations:1)Very important or confidential information2)Bad news but cant be transferred too coldly3)Issues cant reach consensus4)Information easy to be misunderstood5)Need others to reply immediatelyUse alternative tools according to different conditionsFeedback to senders when receiving inappropriate emails74Guideline for Email CommunicationSend email to right person:1.choose appropriate receiversa)to:take action/information exchangeb)cc:inform without taking action/no need to replyc)bcc:dont want others to know/not to take action2.check receiver list before sending3.for problems can be solved among peers,no need to copy to receivers immediate supervisor75Guideline for Email CommunicationEffective Contents of email:1.Use update subject2.Write email complying to SMART principle3.Specify actions required in the first few sentence4.Assign appropriate language5.Make clear and reader friendly format6.Breakdown long story into strong lead sentences and critical points7.When attach enclosure,use bullet points to emphasis key points for eye catching76