关于对明清档案数字图像计算机输出缩微工作的审视与思考.pdf

数字与缩微影像DIGIITAL&MICROGRAPHIC IMAGING读者论坛332023.4 数字与缩微影像摘 要：本文阐述了中国第一历史档案馆明清档案计算机输出缩微（COM）的工作基础和明清档案 COM 工作标准、流程、模式，从政策面和业内工作角度、技术角度和业务角度审视了明清档案 COM 工作，并提出了对 COM 工作的展望。关键词：明清档案；数字图像；计算机输出缩微；COM计算机输出缩微（Computer Output Microfilm，简称 COM）是利用计算机等设备将数字信息输出到缩微胶片上制成缩微品的技术。1档案资源可通过此项技术进行异质备份工作。因此，近几年，在图书、档案等文献领域的应用越来越广泛。明清档案承载着国家的记忆，是中华民族宝贵的历史文献遗产。2中国第一历史档案馆（以下简称“一史馆”）是馆藏明清档案数量最多的中央级国家档案馆，馆藏量达 1000 万余件，承担着保存明清档案的重要职责。一史馆新馆于 2021 年建成，并已向社会开放。随着新馆的业务开展，越来越多的历史档案涌向大众。为了更好地保护档案文献，馆藏档案异质备份工作势在必行。笔者结合一史馆明清档案馆藏的实际情况，并针对如何能更好地保护明清档案馆藏和数据信息安全，提升馆藏档案数据安全管理水平，进行了近两年的深入调研、探索和研究。调查结果显示，可以将一史馆明清档案的数字图像转化为缩微胶片，用以长期保存。1 明清档案COM工作的基础1.1 明清档案数模资源自 1973 年起，为保护和抢救馆藏明清档案，完成异质备份等工作，一史馆开展了馆藏明清档案缩微拍摄工作，截止至 2011年，共完成馆藏明清档案缩微拍摄 190 余万件，12726 盘。20 世纪 90 年代后，一史馆引进数字设备，对部分馆藏明清档案进行数码拍照和平板扫描。2011 年 5 月馆藏档案大规模整理数字化项目开始后，馆藏档案数字图像数据大量增长，目前已达8,443.25 万画幅，其中缩微胶片数字化还原数字图像数据 2,727.78万画幅，数码拍照和扫描形成的数 字 图 像 数 据 5,715.47 万 画 幅（扫描图像分辨率 300dpi）。数模资源丰富，高分辨率数字图像为开展 COM 工作奠定了资源基础。1.2 数字图像 COM 工作设备设备是明清档案数字图像COM 工作开展的必备条件，是硬件基础。一史馆基于新馆建设购置了一批新设备，现有柯达i9610 型数字存档机 1 台、赛数OP 800 型 数 字 存 档 机 1 台，FP 505 型冲洗机 2 台，密度仪、阅读器、拷贝机、电脑等，并根据新馆工作计划完成了数据处理工作间、胶片打印工作间、冲洗工作间、胶片质检工作间的二次装修，占地面积约 200 平方米，为COM 工作的开展夯实了设备和场地基础。1.3 COM 工作人员及知识储备人员和知识储备是数字图像COM 工作开展的主要条件。一史馆经过多年的缩微拍摄和数字化工作，现从事缩微、数字化的工作人员具备高级职称的 3 人，中初级职称的 5 人，并且近两年开展了数字图像 COM 工作学习、调研、研究和多场次的业务培训与交流。业务骨干在中国档案 档案学研究 档案与建设 缩微与数字影像等多家期刊上发表了多篇有关数模工作研究的文章，具备良好的知识储备和业务能力，能够满足数字图像 COM 工作需求。2 明 清 档 案 COM 工 作 标准、流程、模式2.1 数字图像 COM 工作标准明清档案数字图像 COM 工作的开展，基于目前数字档案的实际情况要符合国家档案局制定的以下相关规范、标准和要求。（1）数字图像 COM 工作流程和制作胶片符合 DA/T 44-2009数字档案信息输出到缩微胶片上的技术规范。（2）数字图像 COM 工作记录符合 DA/T 29-2002档案缩微品制作记录格式和要求。（3）数字图像 COM 图形符号制作符合国家标准 GB/T 7516-关于对明清档案数字图像计算机输出缩微工作的审视与思考徐杰朱玥张颖中国第一历史档案馆北京100062数字与缩微影像DIGIITAL&MICROGRAPHIC IMAGING读者论坛34数字与缩微影像 2023.42008缩微摄影技术缩微拍摄用图形符号。（4）数字图像测试标板制作符 合 国 家 标 准 GB/T 19474.1 2004缩微摄影技术图形 COM记录仪的质量控制第 1 部分：测试画面的特征或 OP800 设备配套标板要求。（5）数字图像 COM 打印片密度和解像力遵循国家标准 GB/T 19474.2-2004缩微摄影技术图 形 COM 记 录 仪 的 质 量 控 制第 2 部分：质量要求和控制。（6）数字图像 COM 胶片的冲洗与保存符合国家标准 GB/T 15737-2005缩 微 摄 影 技术银明胶型缩微品的冲洗与保存。2.2 数字图像 COM 工作流程数字图像 COM 工作流程分为图像数据下载接收、图像数据处理转换、胶片打印冲洗、质量检查、档案部门抽检验收和成品移交等六个环节，具体操作步骤如下所示。（1）图像数据接收。按批次从数据管理部门下载接收 JPEG图像，根据档案卷级和文件级目录核对图像数量，确认无误后签字并登记，再将图像数据分配给处理转换的人员。（2）图像数据处理转换。对图像数据的完整性、顺序号进行检查，按缩微胶片容量分配图像、整合编排、添加电子标板、文字说明和电子目录登记；并对接收的电子图像进行色彩转换、参数调整，形成待打印图像数据。（3）胶片打印冲洗。工作人员操作数字存档机，按要求安装胶片、预留护片、设定打印参数和打印模式，打印输出和冲洗缩微胶片。（4）质检检查。工作人员根据工作要求，按比例对胶片密度、图像质量等进行质检，质检合格的缩微胶片提交档案部门进行抽检验收。（5）档案部门抽检验收。按20%比例完成质量抽检，并根据抽检结果确定此批次是否合格。（6）成品移交。装盒贴签后的缩微胶片、电子目录、打印前图像数据移交馆方并入库保管。2.3 数字图像 COM 工作模式一史馆的数字图像 COM 工作，以招投标的方式，选择具有实操经验的专业公司，将加工环节整体外包，并效仿国家图书馆和中国第二历史档案馆的数字图像 COM 工作模式，以确保工作质量和执行度。档案部门提供 COM 工作所需场地、专业设备、计算机、用水、用电，并负责制定工区监管、成品质检、抽检和验收、胶片移交等工作标准；服务方提供工作所需缩微耗材，并负责 COM工作图像处理、胶片打印、冲洗、质检以及设备维护、保养和后期的废水处理等工作。3 明清档案 COM 工作审视通过笔者实地调研了国家档案局档案科学技术研究所、中央档案馆、北京市档案馆和国家图书馆的 COM 工作，以电话的形式多次咨询了中国第二历史档案馆、上海市档案馆、深圳市档案馆的 COM 工作，并结合一史馆馆藏实际情况，笔者认为开展明清档案数字图像 COM 工作是推进档案异质备份、保存的重要手段，是一史馆完善明清档案战略储备资源的有效措施，可行性高且势在必行。3.1 从政策面和业内工作角度上看2021 年 6 月中办国办印发的“十四五”全国档案事业发展规划第 15 条中指出：“扎实做好档案数字资源备份工作，完善备份机制，实现馆（室）藏全部档案数字资源完整备份，重要电子档案异地异质备份，积极探索备份新途径，加强备份工作全过程安全监控，切实保障档案数字资源安全。”32023 年 2 月16 日国家档案局局长陆国强在全国档案局长馆长会议上的报告中强调：“抓好档案实体和信息安全，坚持底线思维，增强忧患意识加大传统载体档案抢救性和预防性保护力度，做好档案数字资源安全管理，开展异质异地备份，探索建立档案容灾备份机制，以确保重要档案信息系统在遇到重大灾害时，能做到数据不丢、业务不断。”4馆藏档案数字图像 COM 异质备份工作得到了全国各级档案馆的重视，很多单位已将 COM工作纳入常规工作之列。馆藏档案数字图像 COM 转换工作既可以确保档案实体安全，又可以作为战略资源、容灾备份，最大程度地减少档案文献在极端情况下的损失，并能快速恢复利用。3.2 从技术角度上看当前，社会信息化程度已经很高，随着电子信息技术的发展，缩微胶片虽已不再是主要的档案信息利用资源，但由于缩微胶片具有物理特性稳定、对环境依赖性小、利用方式简单直接等特点，已成为档案信息长期安全保存的一种方式。另外，与传统的复印、数字化、仿真复制相比，缩微胶片异质备份具有存储寿命长、存储密度高、技术易于掌握、有良好的标准规范基础且具有法律凭证作用等优势。通过 COM 技术实施数字图像转缩微胶片工作，不仅制作过程人工操作少，自动化程度高，规范性强，还可以发挥出计算机网络技术方便快捷的处理优势，大大提高了档案数字图像信息COM 工作的效率和标准化程度。3.3 从业务角度上看第一，实施数字图像 COM工作，丰富了明清档案馆藏资源。自一史馆开展馆藏档案大规数字与缩微影像DIGIITAL&MICROGRAPHIC IMAGING读者论坛352023.4 数字与缩微影像模整理数字化工作以来，已有78%的明清档案馆藏完成了数字化扫描工作，形成 7600 多万画幅档案数字图像数据。而档案实体的异质备份工作则显得相对滞后，存量相对不足。利用现有的馆藏档案数字图像资源和近年来越发成熟的 COM 技术，可以快速实现档案实体的异质备份，以扩充档案资源。第二，一史馆现有技术人员，大多参与过 20 世纪 90 年代大规模的缩微拍摄工作和馆藏档案整理数字化工作。他们对缩微胶片特性、制作缩微品质量标准、冲洗方式、保存方法等有较深的知识储备和良好的技术基础，且具有丰富的外包工作流程管理、现场监管、质量管控等实践经验，为开展 COM 工作外包奠定了坚实的基础。第三，数字图像 COM 工作的外包服务模式成熟度高，可参考性强。我们可通过外包服务的方式，聘请专业团队开展流程化加工。这样既可以提升工作效率，又可以有效避免由于工作人员不熟悉设备而影响实际操作。第四，COM 工作作为缩微拍摄工作的有益替代，既避免了缩微拍摄过程中对档案实体的损害，又将高清晰度数字图像进行了异质保存。同时，通过 COM工作制作缩微胶片，形成了战略性档案实体异质备份，为档案数字图像资源的利用提供了多样化的选择。4 对 COM 工作的展望4.1 开展基于 COM 技术的科学合理推进馆藏全宗档案异质备份工作一史馆馆藏明清档案 77 个全宗，前后跨越 550 多年，是我国档案资源体系的重要组成部分，是研究社会历史的第一手资料。基于数字图像 COM 和全宗档案的实际情况、珍贵程度、利用率、社会效能以及数字图像COM 资金等，科学、合理、有效开展明清全宗档案异质备份，为明清档案的长期异质保存、容灾备份夯实基础，以确保重要档案信息在遇到重大灾害时数据不丢、业务不会断，为大众利用明清档案和数据资源保驾护航。4.2 基于 COM 技术，实现电子公文及个人档案电子数据异质备份随着办公自动化系统的广泛应用，以及电子公文单套制归档的全面实施，电子公文的备份显得极为重要；无纸化办公使得不再有纸质公文存档，电子数据一旦丢失或存储介质损坏，都会造成不可估量的损失。再者，目前部分军工企业和行政单位已采用将电子公文通过 COM 技术输出到缩微胶片上进行异质保存，以确保电子公文的安全。一史馆也可采取电子数据 COM 的方式，开展无纸化电子公文的异质保存，将干部人事档案信息 COM输出到缩微胶片上，在确保电子公文、人事档案安全的前提下，达到异质长期保存的目的。4.3 通过数字胶片技术革新实现档案电子数据异质备份数字胶片技术是近年计算机技术和缩微影像技术融合开展的一项新技术，直接在缩微胶片中保存数字信息，是缩微胶片技术的全新应用形式，代表了缩微胶片技术应用的最新方向。该技术既支持存储多种格式电子档案，解决了文本、音视频、数据库文件、三维 CAD 文件等电子档案的无损、缩微化长期保存问题，又保留了缩微胶片介质的各项特性，让数据输出与读取实现了全流程自动化。虽然现在该技术需要配套进口设备，价格高昂。但随着我国对数字胶片技术的深入研究，国产化设备的开发与上市，为档案电子数据异质备份创造了更多的可能和发展空间。5 结语通过 COM 技术将明清档案数字图像输出缩微胶片，从而实现档案异质备份和长期保存是一项意义重大、前景良好且亟待开展的工作，是实现档案异质备份、长期保存，同时扩充馆藏档案战略资源的重要手段和实现方式。根据明清档案的特点，制定适宜项目开展的工作模式和制度标准规范是未来需要继续研究的方向，我们也会在项目开展中，继续积累经验，将中华民族宝贵的历史文献遗产留存后世。参考文献：1段东升.数字档案信息缩微品输出M.北 京：中 国 文 史 出 版 社，2013：3.2徐杰，杨永.浅谈明清档案数字化图像加工的若干思考J.档案学研究，2016，（3）：82-86.3 中 办 国 办 印 发 “十 四 五”全国 档 案 事 业 发 展 规 划 EB/OL.2021-06-09.https：/ a0eb55c890762868683.shtml.4陆国强.全面贯彻落实党的二十大精神 奋力书写档案事业现代化和高质量发展新篇章 在全国档案局长馆长会议上的报告J.中国档案，2023，（2）：14-20.