采购申请表(采购流程-采购计划).doc

采购申请表

申请部门： 申请日期： 年 月 日
品 名
数 量
需要使用时间
规格型号等其他要求
（可另附页）

用途：

申请人签字：

部门意见：
总经理审批：

采购计划表

申请部门

联系人

递交时间

采购项目
品名
参考型号
规格配置
数量
单位
预算单价（元）
需求时间

预算合计（元）

询价比价记录
品名：
供应商名称
规格型号
价格
交货时
间方式
付款
方式
税票
情况
联系信息

采购人员建议：

公司领导意见;

采购执行情况

验收签字

采
购
作
业
细
节
说
明

A：1）材料需求申请：各部门根据需求和工作计划，填写采购申请表，经财务部门和公司领导审核批准后，办公室采购人员联络采购事项。
B：1）查询库存：办公室在接到采购申请表后查询库存量，如有类似规格物料可征求部门意见可代用的就代用，最终采购数量需扣除库存数量。
C： 采购员根据签批后的采购申请单项目内容要求，填写采购计划表并进行询价。
1） 采购员填写采购计划表进行比价，，选择至少三家供应商比较（单价、质量、付款周期、服务等），优选合格供应商。
2）比价时，需求部门根据需求，提供专业和技术支持。
3）日常需开发各种物料的供货商，经送样确认合格，实地考察符合公司合作条件的列入合格供应商名录，以备后用。
4） 采购计划表审批：制表（办公室采购人员）— —审核批准（公司领导）
D：1）办公室采购员依据批准后的采购计划表进行采购，采购时需要明确货品规格型号、名称、单价、付款及结算方式、交货期、品质要求、包装要求及违约责任等
E：1）采购订单下发后办公室采购员每天需密切跟催货品交货期。
2）供方所供货品不能按期交付于我司时，采购员需提前与需求部门联系沟通，落实情况。
F：1）供方按约定交期送货至我司，办公室采购人员依据采购表 《送货单》核对实物是否相符（规格型号、名称、颜色、数量、单价）并办理入库手续。
2）收货时发现所送货品不符我司订购货品要求的，立即要求供方当时拉回。
G：1）货品到经初验符合后，由办公室采购人员及时通知需求部门检验，经检验合格的物品需由需求部门签字认可。
2）所供货品经检验不合格时，由需求部门填写原因， 通知采购部、供货商，限期（3天内）要求整改并回复处理措施及改善措施。
H：1）经检验合格的货品由办公室管理人员办理入库手续，并将物品入库或发放需求部门。
内部控制文件

文件名称： 采购管理规定、采购作业流程
文件编号： J 发文日期： 年 月 日
持有部门/编号（人）： 行政办公室 页码： 4 页
分发指引
□ 办公室
□ 人力资源部
□ 财务部
□ 贸易部
□ 技术中心
□ 物流公司
□
□
批准：
日期：

审核：
日期：

拟稿： 办公室
日期： 2010年 1 月

文件修订记录

章节 页/次 内容摘要 批准日期

采购管理规定
一、公司所有采购事项由行政办公室统一执行，管理，特殊情况需报分管领导批准后可直接采购。
二、所有采购事项都应进行审批，由需求部门填写《采购申请表》，经公司领导签字后，办公室统一执行采购。
三、工程、设备、生产原材料等重大采购事项应进行相应的市场调查和招标。
四、常用办公物品的采购应经过比价筛选后确定固定的合作商，签订长期的供货协议。
五、临时性物品的采购应进行性价比询查，做到货比三家，以确保采购到质优价廉的物品。
六、采购执行完毕后应及时履行入库手续，由保管员进行验收并登记。
七、采购人员应保存好询价记录以便日后进行查阅参考；
八、涉及售后的物品，应将产品说明书、保修单据等相关资料交有关部门保存。
九、因未履行公司采购管理规定给公司造成损失的，要追究相关责任人的责任，并视损失程度要求责任人进行赔偿，未进行三家比价的按采购额10%予以处罚。
十、坚决杜绝在采购中收受回扣、损公肥私等违法行为，一经查实除要承担赔偿外一律开除。

采购作业流程

采购作业流程
流程图 责任部门 责任人

A：材料需求申请
各部门 需求部门员工/各部门主管

B： 查询库存
办公室 办公室采购人员

C：制定采购计划并比价
办公室 办公室采购人员 需求部门
需求部门 公司领导

D：下发采购订单

办公室 办公室采购人员
需求部门
E：采购跟催交期

办公室 办公室采购人员

F： 供方交货

办公室/供货商 办公室采购人员/供货商

G：检验
NG

办公室/需求部门 需求部门人员
OK
H： 入库

办公室 办公室采购人员