数据库与外部数据的交换及Excel应用.pptx

第第1212章章AccessAccess数据库与外部数据的交换数据库与外部数据的交换及及ExcelExcel应用应用AccessAccess数据库与外部数据数据库与外部数据v 本章主要讨论本章主要讨论AccessAccess数据库表和外部数据库表和外部数据之间的关系数据之间的关系。通过链接或者导入方法使外部数据能够通过链接或者导入方法使外部数据能够在在AccessAccess数据库中使用；数据库中使用；将将AccessAccess数据库中数据导出到外部格式数据库中数据导出到外部格式的文件中，在其它系统中对导出的数据进的文件中，在其它系统中对导出的数据进行利用，尤其将行利用，尤其将AccessAccess数据导出到数据导出到ExcelExcel文文件中来应用。件中来应用。AccessAccess数据库与外部数据数据库与外部数据Excel表的表的数据数据类型型结构化构化导出到出到外部格式外部格式导入入外部数据外部数据链接接外部数据外部数据Access和和外部数据外部数据Access数据数据库学习目标与要求学习目标与要求 v通过本章学习，读者应达到以下通过本章学习，读者应达到以下要求要求：1.1.了解什么是了解什么是AccessAccess外部数据，及常用外部数据类型。外部数据，及常用外部数据类型。2.2.理解理解AccessAccess数据库中使用外部数据的两种方法：数据库中使用外部数据的两种方法：“链接链接”和和“导入导入”的概念和特点。的概念和特点。3.3.掌握链接、导入外部文件的操作方法；掌握链接、导入外部文件的操作方法；4.4.掌握导出掌握导出AccessAccess数据库表对象中数据的方法。数据库表对象中数据的方法。5.5.了解了解ExcelExcel工作表和工作表和AccessAccess数据库表异同点，数据库表异同点，“数数据列表据列表”和和“数据清单数据清单”的含义。的含义。6.6.了解了解ExcelExcel表数据类型结构化方法：表数据类型结构化方法：“设置单元格设置单元格格式格式”和和“数据有效性数据有效性”。7.7.学习学习ExcelExcel中数据的合并统计、高级筛选、相关性中数据的合并统计、高级筛选、相关性分析等。分析等。12.1 Access12.1 Access和外部数据和外部数据v不同的软件一般都规定了本系统中数据的不同的软件一般都规定了本系统中数据的格式。在实际应用时，为了充分利用不同格式。在实际应用时，为了充分利用不同软件的优势功能，需要在不同软件之间移软件的优势功能，需要在不同软件之间移动数据。动数据。v在在AccessAccess应用时，凡是不以应用时，凡是不以AccessAccess数据库数据库存储格式存储、在其它程序中的数据就称存储格式存储、在其它程序中的数据就称为外部数据。为外部数据。外部数据外部数据 112.1 Access12.1 Access和外部数据和外部数据vAccessAccess可以和数十种不同文件类型交换数据，包括：可以和数十种不同文件类型交换数据，包括：AccessAccess不同版本数据、不同版本数据、SQL ServerSQL Server数据库、数据库、dBASEdBASE数据、数据、FoxProFoxPro数数据、文本文件、据、文本文件、ExcelExcel文件等，以及文件等，以及HTMLHTML、XMLXML表，表，OutlookOutlook格式数据格式数据等。等。vAccessAccess能够通过链接、导入和导出的方式使用外部数据资源。能够通过链接、导入和导出的方式使用外部数据资源。链接链接：与另一个：与另一个AccessAccess数据库表或不同格式的数据建立链数据库表或不同格式的数据建立链接。接。导入导入：将其它程序中的数据转换到：将其它程序中的数据转换到AccessAccess数据库中，称为数据库中，称为导入。导入。导出导出：将：将AccessAccess数据库表中的数据转换到其它应用程序中，数据库表中的数据转换到其它应用程序中，称为数据的导出。称为数据的导出。外部数据的类型外部数据的类型212.1 Access12.1 Access和外部数据和外部数据链接和导入方式使用外部数据时的区别：链接和导入方式使用外部数据时的区别：v链接以数据的当前文件格式使用它，即保链接以数据的当前文件格式使用它，即保持原文件格式不变，在持原文件格式不变，在AccessAccess中使用外部中使用外部数据。数据。v导入是对外部数据制作一个副本，并将副导入是对外部数据制作一个副本，并将副本移动到本移动到AccessAccess中，成为中，成为AccessAccess中的表来中的表来使用。使用。链接还是导入数据的选择链接还是导入数据的选择 312.1 Access12.1 Access和外部数据和外部数据（1 1）运用链接方式使用外部数据）运用链接方式使用外部数据v在在AccessAccess中，运用链接方式使用其他应用程序中中，运用链接方式使用其他应用程序中的数据，可以和其他应用程序共享数据文件。在的数据，可以和其他应用程序共享数据文件。在AccessAccess中可以使用和修改其他程序中建立的数据中可以使用和修改其他程序中建立的数据文件，同时，原来的应用程序仍然能够使用这个文件，同时，原来的应用程序仍然能够使用这个数据文件。数据文件。（2 2）运用导入方式使用外部数据）运用导入方式使用外部数据vAccessAccess的数据导入功能能够将外部数据源从物理的数据导入功能能够将外部数据源从物理上放进一个新的上放进一个新的AccessAccess表中。以后使用这些数据表中。以后使用这些数据就在就在AccessAccess中使用。导入不会改变原来的数据源中使用。导入不会改变原来的数据源格式和内容。格式和内容。12.2 12.2 链接外部数据链接外部数据 vAccessAccess链接了一个外部文件，在链接了一个外部文件，在AccessAccess的的“数据库数据库”表窗口中就会显示文件名和相表窗口中就会显示文件名和相应图标（应图标（如图如图）。）。v但是和表关联的图标有所不同，它始于一但是和表关联的图标有所不同，它始于一个从左指向右的箭头，箭头指向某个图标，个从左指向右的箭头，箭头指向某个图标，图标的右边是文件名，图标说明了被链接图标的右边是文件名，图标说明了被链接文件的类型。文件的类型。如图如图。12.2 12.2 链接外部数据链接外部数据vAccessAccess可以链接许多不同的可以链接许多不同的DBMSDBMS数据库表，数据库表，主要有：主要有：其它其它AccessAccess数据库表，数据库表，DbaseDbase、FoxProFoxPro（通过（通过ODBCODBC驱动程序）数据库表，驱动程序）数据库表，SQL ServerSQL Server、SybaseSybase、OracleOracle数据库表数据库表等。等。v将外部表链接到将外部表链接到AccessAccess数据库中后，不能数据库中后，不能将被链接的表再移到其它驱动器或目录中。将被链接的表再移到其它驱动器或目录中。如果移动了外部表，则必须使用如果移动了外部表，则必须使用“链接表链接表管理器管理器”刷新链接。刷新链接。链接数据库表链接数据库表 112.2 12.2 链接外部数据链接外部数据（1 1）链接其他）链接其他AccessAccess数据库表数据库表v链接其他链接其他AccessAccess数据库表操作如下。数据库表操作如下。v在在AccessAccess中打开数据库，进入数据库窗口中打开数据库，进入数据库窗口的表对象界面。选择的表对象界面。选择“文件文件”菜单中菜单中“获获取外部数据取外部数据”项下项下“链接表链接表”命令（或单命令（或单击右键，在快捷菜单上选择击右键，在快捷菜单上选择“链接表链接表”命命令）。令）。v打开打开“链接链接”对话框，确定文件位置，选对话框，确定文件位置，选择要链接的择要链接的.mdb.mdb文件，单击文件，单击“链接链接”按钮按钮（或者直接双击某个文件），选中的表就（或者直接双击某个文件），选中的表就链接到当前数据库中。链接到当前数据库中。12.2 12.2 链接外部数据链接外部数据（2 2）链接）链接dBASEdBASE数据库表数据库表v链接操作如下：按照上面的操作，在启动链接操作如下：按照上面的操作，在启动“链接链接”对话框后，在对话框中对话框后，在对话框中“文件类文件类型型”的下拉列表中选择的下拉列表中选择dBASE 5dBASE 5类型文件。类型文件。v双击某个双击某个dBASE 5dBASE 5类型文件（或选中它并单类型文件（或选中它并单击击“链接链接”按钮），选中的表就链接到当按钮），选中的表就链接到当前数据库中。前数据库中。v（3 3）链接其他数据库）链接其他数据库v如果某个数据库管理系统支持如果某个数据库管理系统支持ODBCODBC，那么，那么就可以通过就可以通过ODBCODBC定义数据源（定义数据源（DSNDSN），然后），然后通过通过DSNDSN链接即可。链接即可。12.2 12.2 链接外部数据链接外部数据vAccessAccess可以链接非数据库表数据，如可以链接非数据库表数据，如ExcelExcel、HTMLHTML文件、文本文件文件、文本文件等。链接操作如下。等。链接操作如下。v在在AccessAccess中打开数据库，进入数据库窗口的表对中打开数据库，进入数据库窗口的表对象界面。选择象界面。选择“文件文件”菜单中菜单中“获取外部数据获取外部数据”项下项下“链接表链接表”命令（或单击右键，在快捷菜单命令（或单击右键，在快捷菜单上选择上选择“链接表链接表”命令）。命令）。v打开打开“链接链接”对话框，确定文件位置，在对话框，确定文件位置，在“文件文件类型类型”的下拉列表中选择的下拉列表中选择ExcelExcel、HTMLHTML文档，或文文档，或文本文件等，然后直接双击要链接的文件（或者选本文件等，然后直接双击要链接的文件（或者选择要链接的文件，单击择要链接的文件，单击“链接链接”按钮），就会出按钮），就会出现现“链接数据表向导链接数据表向导”对话框。在向导对话框中对话框。在向导对话框中完成相关设置。完成相关设置。链接非数据库表数据链接非数据库表数据 212.2 12.2 链接外部数据链接外部数据（1 1）设置浏览属性）设置浏览属性v在在AccessAccess中可以对外部表的下列属性进行重新设置：中可以对外部表的下列属性进行重新设置：格式、小数位数、标题、输入掩码、显示控件等。格式、小数位数、标题、输入掩码、显示控件等。改变属性操作如下。改变属性操作如下。v在数据库窗口表对象界面，选中链接表，单击右键，在数据库窗口表对象界面，选中链接表，单击右键，在快捷菜单上选择在快捷菜单上选择“设计视图设计视图”命令。在打开的设命令。在打开的设计视图窗口中，选择要改变属性的字段，进行属性计视图窗口中，选择要改变属性的字段，进行属性的修改。的修改。v设置属性是浏览表时的属性。浏览属性与表本身的设置属性是浏览表时的属性。浏览属性与表本身的属性不一定一致，修改后的属性内容只在浏览数据属性不一定一致，修改后的属性内容只在浏览数据时表现出来。时表现出来。使用外部链接表使用外部链接表 312.2 12.2 链接外部数据链接外部数据（2 2）设置关系连接）设置关系连接vAccessAccess可以通过关系生成器对链接的外部可以通过关系生成器对链接的外部表和表和AccessAccess表构建关系，但不能进行参照表构建关系，但不能进行参照完整性设置。创建关系的操作如下。完整性设置。创建关系的操作如下。v在数据库窗口空白处单击右键，并在快捷在数据库窗口空白处单击右键，并在快捷菜单上选择菜单上选择“关系关系”命令。在打开的关系命令。在打开的关系窗口中，通过拖放的方法建立表之间的关窗口中，通过拖放的方法建立表之间的关系连接。系连接。12.2 12.2 链接外部数据链接外部数据（3 3）构建外部表的查询）构建外部表的查询vAccessAccess可以对链接的外部表建立查询。将可以对链接的外部表建立查询。将一个外部表和另一个链接到数据库中的表一个外部表和另一个链接到数据库中的表连接起来。连接起来。（4 4）对表重命名、删除对链接表的引用）对表重命名、删除对链接表的引用v 外部表的重命名外部表的重命名v重命名外部链接表时，重命名外部链接表时，AccessAccess没有重命名没有重命名实际的原文件名，它只在实际的原文件名，它只在AccessAccess数据库的数据库的表对象列表里使用新名称。表对象列表里使用新名称。操作方法操作方法如下。如下。12.2 12.2 链接外部数据链接外部数据v选择外部表。选择选择外部表。选择“编辑编辑”中中“重命名重命名”命令；或单击外部表名；或单击右键，在命令；或单击外部表名；或单击右键，在快捷菜单中选择快捷菜单中选择“重命名重命名”命令。这些操命令。这些操作都进入名称编辑状态，燃火输入新的表作都进入名称编辑状态，燃火输入新的表名。名。v 删除外部表的链接删除外部表的链接v选择要删除的外部表，按选择要删除的外部表，按DeleteDelete键，或选键，或选择择“编辑编辑”中中“删除删除”命令。命令。12.2 12.2 链接外部数据链接外部数据v对外部链接如果进行了移动、重命名、修改等操对外部链接如果进行了移动、重命名、修改等操作后，再对链接表进行查询等操作时，作后，再对链接表进行查询等操作时，AccessAccess提提示找不到外部链接表。遇到此类情况时，就要通示找不到外部链接表。遇到此类情况时，就要通过过AccessAccess提供的提供的“链接表管理器链接表管理器”这个工具来修这个工具来修正。使用正。使用“链接表管理器链接表管理器”的的操作如下操作如下。v在数据库窗口表对象界面，选择在数据库窗口表对象界面，选择“工具工具”菜单中菜单中“数据库实用工具数据库实用工具”项下的项下的“链接表管理器链接表管理器”命命令，或选择外部链接表，单击右键，在快捷菜单令，或选择外部链接表，单击右键，在快捷菜单中选择中选择“链接表管理器链接表管理器”命令。命令。“链接表管理器链接表管理器”查看或改变查看或改变412.2 12.2 链接外部数据链接外部数据v启动启动“链接表管理器链接表管理器”对话框，在对话框中选择对话框，在对话框中选择需要改变信息的链接表，单击需要改变信息的链接表，单击“确定确定”按钮，然按钮，然后在弹出的对话框中，再选择改变后的外部链接后在弹出的对话框中，再选择改变后的外部链接表的位置或重命名的外部链接表。表的位置或重命名的外部链接表。v“链接表管理器链接表管理器”的刷新过程是由用户手动完成的刷新过程是由用户手动完成的，系统不会自动对重命名、或移动过的外部链的，系统不会自动对重命名、或移动过的外部链接表自动更新引用，这点与接表自动更新引用，这点与AccessAccess数据库的内部数据库的内部表对象处理是不同的。表对象处理是不同的。AccessAccess数据库的内部表进数据库的内部表进行重命名、移动等操作后，行重命名、移动等操作后，AccessAccess会自动更新所会自动更新所有对该内部表的引用。有对该内部表的引用。12.3 12.3 导入外部数据导入外部数据 v导入文件操作实际上是将外部文件存储格式转换导入文件操作实际上是将外部文件存储格式转换为为AccessAccess表格式，再将外部文件的内容复制到表格式，再将外部文件的内容复制到AccessAccess表中保存。表中保存。AccessAccess从外部导入数据时，并从外部导入数据时，并不删除或破坏外部文件。不删除或破坏外部文件。v导入的数据可以存储到新表中，或存储到已存在导入的数据可以存储到新表中，或存储到已存在的表中，这取决于要导入的数据类型。但是，所的表中，这取决于要导入的数据类型。但是，所有类型的数据都可以被导入到新表中，而只有电有类型的数据都可以被导入到新表中，而只有电子表格和文本文件才可以被导入到已存在的子表格和文本文件才可以被导入到已存在的AccessAccess表中。表中。v导入的文件名与导入的文件名与AccessAccess数据库中的某个数据库中的某个AccessAccess表表同名，同名，AccessAccess将在导入文件的文件名后加一序号，将在导入文件的文件名后加一序号，直到重命名具有惟一性。直到重命名具有惟一性。12.3 12.3 导入外部数据导入外部数据v导入对象可以是其它导入对象可以是其它AccessAccess数据库中的数据库中的表表，或者是或者是查询、窗体、报表查询、窗体、报表等对象。等对象。v导入其它数据库表的基本导入其它数据库表的基本操作过程操作过程如下。如下。v在数据库窗口表对象界面，选择在数据库窗口表对象界面，选择“文件文件”菜单中菜单中“获取外部数据获取外部数据”项下的项下的“导入导入”命令；或在空白处单击右键，在快捷菜单命令；或在空白处单击右键，在快捷菜单中选择中选择“导入导入”命令，启动命令，启动“导入导入”对话对话框。框。导入其它导入其它AccessAccess数据库中的对象数据库中的对象 112.3 12.3 导入外部数据导入外部数据v在在“导入导入”对话框中选择要导入的对话框中选择要导入的AccessAccess数据库文件，单击数据库文件，单击“导入导入”按钮，启动按钮，启动“导入对象导入对象”对话框。在该对话框中，有七对话框。在该对话框中，有七个选项卡，分别是：个选项卡，分别是：表、查询、窗体、报表、页、宏、模块。表、查询、窗体、报表、页、宏、模块。v也就是说，七种不同的数据库对象都可以也就是说，七种不同的数据库对象都可以实施导入操作。选中要导入的对象，单击实施导入操作。选中要导入的对象，单击“确定确定”按钮按钮 12.3 12.3 导入外部数据导入外部数据v在在“导入对象导入对象”对话框提供了许多导入时的对话框提供了许多导入时的附加选项：附加选项：“导入导入”复选中有复选中有“关系关系”、“菜单和工具栏菜单和工具栏”、“导入导入/导出规范导出规范”。v“导入表导入表”单选中有：单选中有：“定义和数据定义和数据”、“只导入定义只导入定义”。v“导入查询导入查询”单选中有：单选中有：“作为查询作为查询”、“作为表作为表”。12.3 12.3 导入外部数据导入外部数据v从非从非AccessAccess类型数据库中导入数据，要根据不同类型数据库中导入数据，要根据不同的非的非AccessAccess数据库特点进行操作。数据库特点进行操作。v在导入操作时，在在导入操作时，在“导入导入”对话框中的对话框中的“文件类文件类型型”下拉列表框中列出了不同的类型，如果是下拉列表框中列出了不同的类型，如果是dBASEdBASE类型的数据库，直接选择即可。类型的数据库，直接选择即可。v若要导入其他类型数据库，只要该数据库是支持若要导入其他类型数据库，只要该数据库是支持ODBCODBC的，那么选择的，那么选择“ODBCODBC数据库数据库”类型，将弹出类型，将弹出“选择数据源选择数据源”对话框，如果用户对要导入的数对话框，如果用户对要导入的数据库已经建立了数据源据库已经建立了数据源DSNDSN，选择即可；若还没有，选择即可；若还没有建立建立DSNDSN，可以临时新建，在对话框中单击，可以临时新建，在对话框中单击“新建新建”按钮，就进入建立数据源的操作中。按钮，就进入建立数据源的操作中。导入非导入非AccessAccess数据库表数据库表 212.3 12.3 导入外部数据导入外部数据v导入非导入非AccessAccess类型数据库的数据时，类型数据库的数据时，AccessAccess会自动完成数据类型转换，并生成会自动完成数据类型转换，并生成AccessAccess数据库表。数据库表。v在多用户环境中导入数据库文件时，必须在多用户环境中导入数据库文件时，必须对文件以独占方式打开。如果有用户正在对文件以独占方式打开。如果有用户正在使用被导入的数据库文件，该文件不能被使用被导入的数据库文件，该文件不能被导入。导入。12.3 12.3 导入外部数据导入外部数据v从从ExcelExcel表导入过程就是将表导入过程就是将ExcelExcel数据表转换为数据表转换为AccessAccess数据库中的表数据库中的表。v导入导入ExcelExcel电子表格的电子表格的操作步骤操作步骤如下。如下。在数据库窗口表对象界面，选择在数据库窗口表对象界面，选择“文件文件”菜单菜单中中“获取外部数据获取外部数据”项下项下“导入导入”命令；或在空命令；或在空白处单击右键，在快捷菜单中选择白处单击右键，在快捷菜单中选择“导入导入”命令，命令，启动启动“导入导入”对话框。对话框。在在“导入导入”对话框中选择对话框中选择“文件类型文件类型”为为ExcelExcel，然后选中要导入的对象，单击，然后选中要导入的对象，单击“确定确定”按按钮，弹出钮，弹出“导出数据表向导导出数据表向导”对话框，按照向导对话框，按照向导的指引进行必要的设置即可。的指引进行必要的设置即可。导入导入ExcelExcel电子表格电子表格 312.3 12.3 导入外部数据导入外部数据v在数据库窗口表对象界面，选择在数据库窗口表对象界面，选择“文件文件”菜单中菜单中“获取外部数据获取外部数据”项下项下“导入导入”命令；或在空白命令；或在空白处单击右键，在快捷菜单中选择处单击右键，在快捷菜单中选择“导入导入”命令，命令，启动启动“导入导入”对话框。对话框。v在在“导入导入”对话框中选择对话框中选择“文件类型文件类型”为为“文本文本文件文件”，然后选中要导入的对象，单击，然后选中要导入的对象，单击“确定确定”按钮，弹出按钮，弹出“导入文本向导导入文本向导”对话框。对话框。v对于文本文件的数据，有两种分隔方式：对于文本文件的数据，有两种分隔方式：“带分带分隔符隔符”的文本的文本和和“固定宽度固定宽度”文本文本。导入文本文件数据导入文本文件数据 412.3 12.3 导入外部数据导入外部数据（1 1）带分隔符的文本导入）带分隔符的文本导入v带分隔符的文本文件也可以称为以逗号或制表符带分隔符的文本文件也可以称为以逗号或制表符分隔数据的文件。每条记录都是文本文件中的单分隔数据的文件。每条记录都是文本文件中的单独一行，这一行上每个字段值不包括尾随的空格，独一行，这一行上每个字段值不包括尾随的空格，通常以逗号作为字段值的分隔符。如果某字段值通常以逗号作为字段值的分隔符。如果某字段值的字符串中包含有空格字符时，就要将该字段值的字符串中包含有空格字符时，就要将该字段值的字符串加定界符（单引号或双引号）。导入带的字符串加定界符（单引号或双引号）。导入带分隔符的文本文件时，在分隔符的文本文件时，在“导入文本向导导入文本向导”对话对话框中选择单选按钮框中选择单选按钮“带分隔符带分隔符用逗号或制表用逗号或制表符之类的符号分隔每个字段符之类的符号分隔每个字段”，选择一种分隔符，选择一种分隔符（可供选择的有：（可供选择的有：制表符、分号、空格、逗号、制表符、分号、空格、逗号、其它其它），按向导要求完成相关设置。），按向导要求完成相关设置。12.3 12.3 导入外部数据导入外部数据（2 2）固定宽度的文本导入）固定宽度的文本导入v固定宽度的文本每个记录是定长的。每条记录都固定宽度的文本每个记录是定长的。每条记录都是文本文件中的单独一行，如果每个字段内容不是文本文件中的单独一行，如果每个字段内容不够长，尾随的空格被加入到字段中。在每条记录够长，尾随的空格被加入到字段中。在每条记录里每个字段不是被分隔符分隔的，而是从同一位里每个字段不是被分隔符分隔的，而是从同一位置开始，每个记录的长度相等。置开始，每个记录的长度相等。v导入固定宽度的文本时，在导入固定宽度的文本时，在“导入文本向导导入文本向导”对对话框中选择选择单选按钮话框中选择选择单选按钮“固定宽度固定宽度字段之字段之间使用空格使所有字段在列内对齐间使用空格使所有字段在列内对齐”，调整字段，调整字段分隔线到正确的位置，按向导要求完成相关设置。分隔线到正确的位置，按向导要求完成相关设置。12.4 12.4 导出到外部格式导出到外部格式 v与与导入操作相反导入操作相反，将，将AccessAccess数据库中数据复制到数据库中数据复制到一个新的外部文件的过程叫做导出。一个新的外部文件的过程叫做导出。v导出的对象可以是导出的对象可以是AccessAccess数据库中的一个表对象，数据库中的一个表对象，也可以是查询、窗体、报表、宏或模块对象。当也可以是查询、窗体、报表、宏或模块对象。当AccessAccess向外部文件导出时，原有的向外部文件导出时，原有的AccessAccess对象没对象没有被删除或破坏，产生的是原对象的一个副本。有被删除或破坏，产生的是原对象的一个副本。v导出是一种重要的功能。数据库可以有效地存储导出是一种重要的功能。数据库可以有效地存储数据、具有强大地查询功能。而其它软件也有其数据、具有强大地查询功能。而其它软件也有其自身优势，导出可以利用其它软件的优势，来对自身优势，导出可以利用其它软件的优势，来对数据库中的数据进行处理。数据库中的数据进行处理。12.4 12.4 导出到外部格式导出到外部格式v当向其它当向其它AccessAccess数据库导出对象时，目的地的数据库导出对象时，目的地的AccessAccess数据库应处在非打开状态，否则，无法完数据库应处在非打开状态，否则，无法完成导出过程。可导出对象类型可以是：成导出过程。可导出对象类型可以是：表、查询、表、查询、窗体、报表、宏或模块对象窗体、报表、宏或模块对象。v导出操作导出操作基本步骤基本步骤如下。如下。打开数据库，在数据库窗口中进入要导出对象打开数据库，在数据库窗口中进入要导出对象的界面，选择要导出的对象（表、查询、窗体、的界面，选择要导出的对象（表、查询、窗体、报表、宏或模块），单击右键，在快捷菜单中选报表、宏或模块），单击右键，在快捷菜单中选择择“导出导出”命令。在命令。在“导出导出”对话框中选择文件对话框中选择文件类型为类型为“AccessAccess”，然后确定导出的目的数据库，然后确定导出的目的数据库文件。文件。向其它向其它AccessAccess数据库导出对象数据库导出对象 112.4 12.4 导出到外部格式导出到外部格式v向向外部数据库、外部数据库、ExcelExcel、HTMLHTML、文本文件、文本文件等类型导等类型导出对象时，可导出的对象类型主要是：表、查询。出对象时，可导出的对象类型主要是：表、查询。v导出导出基本操作步骤基本操作步骤如下。如下。在数据库窗口中进入要导出对象的界面，选择在数据库窗口中进入要导出对象的界面，选择要导出的对象（表、查询），单击右键，在快捷要导出的对象（表、查询），单击右键，在快捷菜单中选择菜单中选择“导出导出”命令。在命令。在“导出导出”对话框中对话框中选择指定的文件类型，然后单击选择指定的文件类型，然后单击“确定确定”按钮，按钮，完成导出过程。完成导出过程。v导出到导出到ODBCODBC数据库需要进行必要的设置。数据库需要进行必要的设置。向其它外部数据库、向其它外部数据库、ExcelExcel导出导出212.5 12.5 将将AccessAccess导出到导出到ExcelExcel的应用的应用 vAccessAccess数据库中的表是一种结构化的二维表，表数据库中的表是一种结构化的二维表，表的每一列为一个的每一列为一个字段字段，字段必须是不可分的，字，字段必须是不可分的，字段具有同质性（同一个字段名、相同数据类型、段具有同质性（同一个字段名、相同数据类型、相同数据存储宽度等），可定义字段属性来描述相同数据存储宽度等），可定义字段属性来描述字段的其他一些特性。表的基本单位是行（记录，字段的其他一些特性。表的基本单位是行（记录，即元组），所有记录都是同样的结构。理论上表即元组），所有记录都是同样的结构。理论上表中的记录是不允许重复的中的记录是不允许重复的 AccessAccess与与ExcelExcel表的比较表的比较 112.5 12.5 将将AccessAccess导出到导出到ExcelExcel的应用的应用vExcelExcel表存储于表存储于ExcelExcel工作簿中，一个工作簿中，一个ExcelExcel工作簿工作簿可以创建多个可以创建多个ExcelExcel工作表。工作表。ExcelExcel工作表类似于工作表类似于AccessAccess数据库表，但两者又有许多的差异。数据库表，但两者又有许多的差异。vExcelExcel表的基本单位是单元格。在表的基本单位是单元格。在ExcelExcel表中，每表中，每一列数据可以是相同数据类型的数据，也可以是一列数据可以是相同数据类型的数据，也可以是不同数据类型的数据。不同数据类型的数据。ExcelExcel表对于数据存放没有表对于数据存放没有象数据库中表的规定那么严格。象数据库中表的规定那么严格。vExcelExcel表可以导入到表可以导入到AccessAccess数据库中，以数据库中，以AccessAccess数数据库表的形式存储。据库表的形式存储。12.5 12.5 将将AccessAccess导出到导出到ExcelExcel的应用的应用v为了能与数据库的表结构对应，可以在为了能与数据库的表结构对应，可以在ExcelExcel表中表中创建创建“数据列表数据列表”或或“数据清单数据清单”。v“数据列表数据列表”或或“数据清单数据清单”，是指，是指ExcelExcel工作表工作表中包含相关数据的一个二维表区域，中包含相关数据的一个二维表区域，“数据列表数据列表”中的列称为字段，列标识（列标题）作为列的中的列称为字段，列标识（列标题）作为列的字段名，字段名，“数据列表数据列表”中中“列列”数据应有同质性数据应有同质性（否则，在转换时会当成文本型数据）。字段名（否则，在转换时会当成文本型数据）。字段名应在应在“数据列表数据列表”的第一行。除的第一行。除“数据列表数据列表”的的字段名所在的行以外，其他的每一行称为一个记字段名所在的行以外，其他的每一行称为一个记录，记录是录，记录是“数据列表数据列表”的数据集合。的数据集合。ExcelExcel表中数据列表或数据清单表中数据列表或数据清单212.5 12.5 将将AccessAccess导出到导出到ExcelExcel的应用的应用（1 1）使用）使用“单元格格式单元格格式”对话框结构化列的数据类对话框结构化列的数据类型型v结构化结构化操作基本方法操作基本方法如下：如下：v单击要结构化的列标题，选中一列，单击右键，单击要结构化的列标题，选中一列，单击右键，选中快捷菜单中选中快捷菜单中“设置单元格格式设置单元格格式”命令，打开命令，打开“单元格格式单元格格式”对话框，在此对话框中选择与字对话框，在此对话框中选择与字段要求一致的数据类型。段要求一致的数据类型。（2 2）使用）使用“数据有效性数据有效性”结构化数据类型结构化数据类型 指定有效性条件及输入信息和出错信息。指定有效性条件及输入信息和出错信息。ExcelExcel表的数据结构化和属性设置表的数据结构化和属性设置 312.5 12.5 将将AccessAccess导出到导出到ExcelExcel的应用的应用基本操作如下。基本操作如下。v选择单元格或区域，选择选择单元格或区域，选择“数据数据”菜单中菜单中“有效性有效性”命令。命令。弹出弹出“数据有效性数据有效性”对话框。对话框。v选择选择“设置设置”选项卡，从选项卡，从“允许允许”下拉列表中选择一个选下拉列表中选择一个选项（任何值、整数、小数、序列、日期、时间、文本长度、项（任何值、整数、小数、序列、日期、时间、文本长度、自定义）。若要指定一个公式，选择自定义）。若要指定一个公式，选择“自定义自定义”选项。选项。v从从“数据数据”下拉列表中选择设定条件（介于、未介于、等下拉列表中选择设定条件（介于、未介于、等于、不等于、大于、小于、大于等于、小于等于）。于、不等于、大于、小于、大于等于、小于等于）。v选择选择“输入信息输入信息”选项卡（可选设置），设定当用户选择选项卡（可选设置），设定当用户选择单元格时显示的消息（或提示性信息）。单元格时显示的消息（或提示性信息）。v选择选择“出错警告出错警告”选项卡（可选设置），设定当用户输入选项卡（可选设置），设定当用户输入一个无效的数据时显示的出错信息。一个无效的数据时显示的出错信息。“出错警告出错警告”选项卡选项卡中中“样式样式”可以有三种选择可以有三种选择“停止停止”、“警告警告”、“信息信息”。12.5 12.5 将将AccessAccess导出到导出到ExcelExcel的应用的应用 无效输入数据的审核。无效输入数据的审核。v对单元格或区域设置了数据有效性并不意味着这对单元格或区域设置了数据有效性并不意味着这些单元格不能输入无效数据，即使数据有效性起些单元格不能输入无效数据，即使数据有效性起作用，用户也可能输入无效数据。如果作用，用户也可能输入无效数据。如果“数据有数据有效性效性”对话框中的对话框中的“出错警告出错警告”选项卡中的选项卡中的“样样式式”设置为设置为“警告警告”或或“信息信息”时，无效的数据时，无效的数据也可以输入，同时，有效性也不能应用于一个包也可以输入，同时，有效性也不能应用于一个包含有公式的单元格。含有公式的单元格。v如果用户输入了无效数据，可以通过如果用户输入了无效数据，可以通过ExcelExcel工具栏工具栏中提供的中提供的“公式审核公式审核”中的中的“圈释无效数据圈释无效数据”来来指出不符合有效性规则的那些数据。单击指出不符合有效性规则的那些数据。单击“圈释圈释无效数据无效数据”按钮，工作表中在包含不正确的输入按钮，工作表中在包含不正确的输入项的单元格周围就会出现一个圈，如果校正了一项的单元格周围就会出现一个圈，如果校正了一个无效的输入项，圈就会消失。个无效的输入项，圈就会消失。12.5 12.5 将将AccessAccess导出到导出到ExcelExcel的应用的应用 使用使用“数据有效性数据有效性”创建下拉列表。创建下拉列表。v对数据有效性的重要应用之一就是创建下拉列表。就是选对数据有效性的重要应用之一就是创建下拉列表。就是选择择“数据有效性数据有效性”对话框中对话框中 “设置设置”选项卡中选项卡中“允许允许”中的中的“序列序列”来创建下拉列表。来创建下拉列表。v一种方法一种方法是在是在“来源来源”框中输入序列值，每个列表值之间框中输入序列值，每个列表值之间以逗号分隔；以逗号分隔；v第二种方法第二种方法是是“来源来源”中的序列值为一个指定区域的值，中的序列值为一个指定区域的值，区域中的可选择值与数据输入表为同一工作表区域中的可选择值与数据输入表为同一工作表v第三种方法第三种方法是是“来源来源”中的序列值是另一个工作表中指定中的序列值是另一个工作表中指定区域的值，在进行这个数据源设置前，一定要将另一个工区域的值，在进行这个数据源设置前，一定要将另一个工作表中数据源所在的区域创建作表中数据源所在的区域创建“区域名称区域名称”，然后才能使，然后才能使用已创建的区域名称作为数据源。用已创建的区域名称作为数据源。“来源来源”框内的内容是：框内的内容是：=。“来源来源”设置区域以设置区域以“=”开始。开始。12.5 12.5 将将AccessAccess导出到导出到ExcelExcel的应用的应用 使用使用“数据有效性数据有效性”公式创建接受特定数据输入公式创建接受特定数据输入。v选择选择“允许允许”列表中的列表中的“自定义自定义”,“公式公式”框中框中输入有效性设置的公式。在输入有效性设置的公式。在“公式公式”编辑框中，编辑框中，输入计算结果为逻辑值的公式。如果公式的值为输入计算结果为逻辑值的公式。如果公式的值为TRUE