行政文秘人员管理讲述.PPT.pptx

行政文秘人员管理讲述.PPT,课程目标,学会如何保持专业形象及商务礼仪,掌握沟通、时间管理、缓解工作压力等职业技巧,掌握公文写作、会议筹划与管理的基本方法,学会如何高效处理办公室事务,2,精品资料网,课程简介,第一讲 你适合做行政文秘人 员吗,第二讲 行政文秘人员职业形,像设计,第三讲 现代商务礼仪,第四讲 沟通技巧训练,第五讲 文秘的时间管理,第六讲 如何缓解工作压力,第七讲,办公室事务,第八讲 口才训练与电话技巧,第九讲 会议的筹划与管理,第十讲 公文写作技巧,第十一讲 办公室沟通,第十二讲 接待工作技巧,3,精品资料网,上课守则,积极参与，勇于发问,细心聆听，不要忙于做笔记，会有时间安排或会派发相关资料,要守时,将手机、BB机调至静音状态,4,精品资料网,第一讲 你适合做行政文秘吗？,5,精品资料网,课程安排,什么样的人员适合做行政文秘人员,行政文秘人员需要具备什么样的能力,行政文秘人员需要掌握的专业技能,行政文秘人员的主要工作,6,精品资料网,所谓“行政文秘人员”,包括机关、企业、团体等内部负责管理、服务工作的行政人员、文秘人员等,7,精品资料网,游戏：心目中的你,请评出我们班里你认为最适合做行政文秘人员的同学,至少列出五条原因,8,精品资料网,什么样的人适合做行政文秘人员,个人条件,个性要求,品质要求,9,精品资料网,（一）个人条件,学历,性别,年龄,外貌,体质,视力,听力,10,精品资料网,男人适合做行政,文秘工作吗？,讨论：,11,精品资料网,形式：自由组合，两组辩论,时间：3-5分钟,步骤：,自愿组合成“正方”与“反方”,先请双方各派代表阐述论点,然后，双方自由辩论,每人发言时间限制在2-3分钟,讨论,12,精品资料网,（一）个人条件,学历,性别,年龄,外貌,体质,视力,听力,13,精品资料网,（二）个性要求,守时,谨慎,热情,合群,服从,自信,机智,勤快,整洁,自制,兴趣,14,精品资料网,（三）品质要求,忠诚,负责,正派,廉洁,诚实,谦逊,15,精品资料网,行政文秘人员需要具备什么样的能力,办事能力,沟通能力,16,精品资料网,（一）办事能力,操作能力,写作能力,阅读概括能力,编辑校对能力,统计分析能力,17,精品资料网,（二）沟通能力,交际能力,口头表达能力,协调能力,组织能力,18,精品资料网,行政文秘人员需要掌握的专业技能（表一）,序号,专业技能名称,具体解释,1,秘书必须掌握的最基本的技能，是使用打字机或电脑等设备的必备能力。,2,用各种记音符号和缩写符号代替字母、词或短语迅速记录语言的一种方法。,3,是秘书必须掌握的一种最重要的技能。可以体现秘书的文字功底和驾驭语言的能力。,4,在文稿正式付印之前对文稿做的各种整理和加工,。,5,按照一定的要求和方法把具有保存必要的文件归入档案，包括分类、立卷、编制索引等工作。,打字,速记,写作,编辑,归档,19,精品资料网,行政文秘人员需要掌握的专业技能（表二）,序号,专业技能名称,具体解释,6,运用定量研究的方法，其中包括运用数字来说明问题。,7,处理书面信息经常需要若干份副本，所以要求秘书掌握此项技能。,8,主要指使用电话、电传和传真设备,。,9,使用办公领域最先进、最重要的设备的能力，主要用于处理信息。,统计,复制,使用电信设备,操作电脑,20,精品资料网,行政文秘人员的主要工作,辅助决策工作,信息工作,文书工作,会务工作,文书立卷和档案管理工作,查办工作,行政事务工作,上司交办的其他工作,21,精品资料网,行政文秘人员的主要工作（表一）,工 作,具 体 内 容,辅助决策,决策是上司的责任，秘书不可替代，但是在上司决策过程中，秘书要发挥辅助作用。,信息工作,秘书必须建立自己的信息网络，保持畅通的信息渠道，必须善于广泛地从多方面收集信息，并对信息及时整理、筛选、加工、利用和储存。,文书工作,文书是单位行使职权、进行指挥管理、联系洽商工作的重要工具，也是秘书重要的经常性工作，包括收文的处理和发文的撰拟。,会务工作,凡有一定规模的会议，都有大量的会务工作，通常由秘书部门承办。大型会议则可设专门的会议机构，原有的秘书部门参与其中，常成为会务机构的组织者。,公关工作,这是一项直接与人打交道的工作，包括来信的处理，来访的接待，对报刊上的批评、投诉、建议的处理等。,22,精品资料网,工 作,具 体 内 容,档案工作,单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕的文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。,查办工作,单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕的文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。,行政事务工作,包括财务管理、生活管理、环境管理、车辆管理及接待工作。,上司交办的其他工作,这种工作带有临时性和偶发性，有时也有突发性。如协助上司找人找资料，代表上司接待客人，探望、慰问生病员工，了解、处理某些临时任务等。这也是秘书的经常性工作之一，不可视为额外任务。,行政文秘人员的主要工作（表二）,23,精品资料网,小测试：你适合做行政文秘吗？（表一）,序号,检测内容,良,一般,差,1,良好的文字处理能力，字体优美，书写工整。,2,良好的口头表达能力，如得体地应对电话。,3,善于与人沟通。,4,随机应变能力强。,5,能严守秘密谨慎处理保密文件。,6,能准确理解上司的意图。,7,能沉着处理紧急事件。,24,精品资料网,小测试：你适合做文秘吗？（表二）,序号,检测内容,良,一般,差,8,能代表经理出席员工大会并讲话，准确恰当地表达经理的意见。,9,10,经理外出时能主动主持办公室工作。,11,良好的职业道德和强烈的进取心。,12,精力充沛。,13,良好的安排时间的能力（如出差计划与安排）,14,良好的记忆力，尤其对人名、地名、电话号码反应迅速。,及时将企业内外部信息传递给经理。,25,精品资料网,小测试：你适合做文秘吗？（表三）,序号,检测内容,良,一般,差,15,有组织观念和团队精神。,16,与同事及上司能融洽相处，并能从中协调作用。,17,能参与企业具体项目的开展。,18,积极主动而非被动工作。,19,懂办公室内财务管理。,20,知错能及时纠正。,21,知道何时征求上司的意见和给上司建议。,26,精品资料网,小测试：你适合做文秘吗？（表四）,序号,检测内容,良,一般,差,22,能以最佳的方式管理文件（归档、保存、查找）,23,有一定数学头脑。,24,会多种语言并且能适应多国文化环境。,25,求知欲强。,26,掌握先进计算机软件应用。,27,能代替上司处理日常事务。,28,独立工作能力强。,27,精品资料网,行政文秘,年轻貌美身体好,能干会说不贪功,28,精品资料网,