秘书的社会活动与人际关系.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,*,第五章 秘书的社会活动与人际关系,第三节 秘书人际关系的内容、方式与准则,一、人际关系的内容与方式,1、人际关系的涵义与内容,这里所讨论的人际关系是指人与人之间在学习、工作、生产、交际等社会活动中所发生的交往关系。这是一种社会性、职业性的关系，被称作“业缘关系”；而不是指亲属邻里间的感情与道德关系（也就是所谓“血缘关系”及“地缘关系”）。,人际关系的内容主要是通过人们在社会生活中的行为交往、语言交流等方式，达到彼此了解、融洽，在各种社会活动中互相合作、帮助、促进。这就需要考虑到人际关系的各种因素，克服人际关系中的障碍，采用适当的人际交往的方式、方法。,2、影响人际关系的因素,因素很多，主要有：,（1）距离的远近。但也有“距离产生美感”之说。,（2）交往的频率。,（3）态度的相似性。,（4）需要的互补性。,（5）情景因素。,（6）中介因素。,4、人际关系的方式,（1）语言。口头语言和书面语言。,（2）体态或身势。“体态语言”或“身势语言”。,（3）物质。物质交往也是一种方式，即所谓“礼尚往来”。“入乡随俗”。,5、人际关系中的自主性,表现为主动性和独立自主。,自主性是指在人际交往中要主动去接近人，了解人，主动去争取合作与支持；又指在人际关系中要独立自主。,6、人际关系中的适应性,为了达到一定的行为目的，要善于在行为方式上适应社会习俗的要求，适应各种不同的交往对象的要求，适应特定环境与场合的要求，包括遵守礼貌、行为规范和各种礼节礼仪。,适应性和自主性的辩证关系：两者是主观与客观的统一，目的与行为的统一，内容与形式的统一。,二、秘书处理人际关系的准则,1、尊重,2、礼貌和礼仪,3、乐于助人,4、赞美他人,5、宽容与体谅,6、公允,2、秘书与上司关系的处理原则,（1）主动配合适应,（2）服从，但不盲从。,（3）委婉提醒，适时规劝。,（4）维护上司间的团结。,民主型领导,，凡事愿意听听下属的意见，你不妨适当提一些与公司、单位的意见、建议，表现出自己的能力。但要注意不要因为他作风民主就随便跟他开玩笑甚至践踏他的权威。,威慑型,（冷面杀手，无情打击），不好惹，要夹着尾巴过日子，千万不要领导看你不顺眼。否则不会有好日子过。,交易型领导,，信奉你为我干活，我为你办事。赏罚分明，按规章办事，不讲人情。一切以实力为原则。人际关系简单明了。,（2）服从，但不盲从,尊重和服从是处理领导关系的基础与上级说话要尊重、谨慎，但不要采用过分胆小、拘谨、谦恭、服从甚至唯唯诺诺诚惶诚恐的态度，同时注意不能一味附和，“抬轿子，吹喇叭”那样只能事与愿违。有损于自己的人格到很可能引起领导及其他人的反感轻视，,在保持人格独立的前提下，活泼大胆自信与不卑不亢是应有的心理态度。,上级也是人，可能许多方面不如你，无能、不负责任又大权独揽，或者比普通人强不了多少，完美的领导世上少有。人都有一种不愿服从别人的心理，对比自己强的人能够接受，但作为下级应该认识到，组织的秩序是靠服从得以建立，随意反抗必然会使各种秩序遭到破坏，服从要从自己的自觉态度中来，不能依赖外界。,（3）委婉提醒，适时规劝,首先，当领导犯错误时，要想到犯错是人之常情，领导也是人，存一颗平常心。,其次要,注意策略与方法,，要了无痕迹。能不批评的尽量不批评，尽量以表扬代批评，以提醒代批评，以关心照顾代批评。,批评尽可能单独进行。,四适：适时、适地、适人、适言,（4）维护上司间的团结,尽力消除分歧，,巧妙回避,不要参与个人意见和态度,淡化低调处理矛盾,对领导说不的艺术,譬如领导信任你重视你不知不觉中把大量的工作交给你，使你不胜负荷。怎么办?,你可以将领导交给你的工作，向领导请教一下，请领导给你一个轻重缓急的计划表，如果这些工作必须同时完成，等于已经向领导表明了你的困难，他会懂得你的处境和谨慎态度，自然会把细枝末节的事情交给别人处理。,另外的情况是领导的器重让别的同事无事可干或者已经对你有些意见，而且总是让你干如此重要的工作，你也压力重重，得不到很好的充电。这种情况最好对领导说不，而非在别人面前诉苦，良好的同事关系是今后展开工作的基础。,关键是你要注意策略，既要让领导觉得你不是偷懒，又要同时领情。你可以告诉领导，这个活动真得很重要，对单位意义重大，你担心做砸了，辜负领导期望。同事某某学的正是这方面专业，以前也有过处理这方面的经验，是不是可以让他试试。我全力配合，随叫随到。然后你可以告诉你的同事，你觉得他在这方面很有能力，特地向领导推荐他来完成这件事情。,当你因为个人原因是再不能应付额外工作时，最好是在任务确定以前向领导说明情况让领导及时安排别人，不至于影响工作。,领导要求你作违法或昧着良心的事，你更要拒绝了。,2、秘书处理与一般同事关系的原则和要求,（1）尊重同事,（2）勤于沟通,（3）及时化解冲突,尊重同事,如果只有领导表扬你，而同事却经常在背后诋毁你，这表明你可能是个能干的个人英雄主义者，你应认识到缺乏同事的配合，个人英雄主义做不长久，,年轻人很容易想到什么就说什么，想做什么就做什么，有人认为这样很自然真实，没有丝毫的虚伪，但却可能事与愿违，被人认为莽撞、无礼、不成熟，结果好心办坏事，好事多磨。,因为年轻人的眼里心里只有自己的世界，很少考虑到别人的想法。这可能也是第一次当秘书的你的特点，缺乏人际交往的经验，急于求成，想用简单方式解决问题，如果没有一个正确的方式，只是一个好的出发点，很难达到预期的效果，甚至会走向反面。,及时化解办公室的冲突,了解同事的潜在语言，技巧性的回答不能回答的问题，及时化解办公室的冲突。,有些同事讲话尖酸刻薄，把他当作无知或把他拉到一边：“你这人这么好，不应该说这种话。”或者直接了当地告诉他：“你这样说冒犯到我了”但表现自己时不要愤怒，否则只能表现自己的软弱，你的毫不动气，可以在相形之下显示出对方的态度很不成熟，而且你的镇定会避免冲突，使对方镇定下来。,三、秘书的其他业缘关系。,1、秘书与其他业缘关系的范围与特征,除了与上司和同事外，秘书还有其他的业缘关系，如政府机关部门涉及的公共关系，工商企业与顾客、客户的关系，组织与新闻媒介的关系，组织与社区公众的关系，企业与政府部门的关系，企业与股东的关系等等，这些业缘 关系可以概称为公众关系或公共关系。,特征：具有广泛性，复杂性，灵活性，变动性,2、秘书处理这些业缘关系的原则与要求,（1）广结善缘。,（2）区分主次。,（3）一视同仁，以礼相待。,（4）发挥微笑的魅力。,（5）记住别人的姓名。,案例二,假如星期五的会议公司几个副总裁参加，你通知他们并分发一本会议讨论的问题文本，并说明开会时带来，结果几个忘带了，他们生气的指责你为什么不通知他们，这是你的总经理在身后看在眼里却不发言，你该怎么办？,案例三,你的老板告诉你无论如何也不要去打扰他，而这时企业的一位重要顾客来电话要求立刻同你的老板通话。你知道这位顾客很可能会给你们一份很重要的订单。你该怎么处理。,案例四,某公司经理和秘书去局里参加房改工作会议，开会时经理说说笑笑，不认真听，对文件不仔细研读，没有完全理解基本精神就回去传达，员工提出问题，他无法解释清楚，有些地方他自己也不理解，有人问在场的刘秘书，场面尴尬，假如是你应该怎么办？,案例五,张秘书工作非常勤恳，也很有效率，虽然老板脾气不好，他也应付的来，深得老板喜欢。但是老板很令啬，只肯口头上表扬她，从来不肯给她来点实惠的，如加点工资。张秘书向老板提过好几次加薪的事，老板总是推说下个月。他想跳槽，但又不甘心，因为好不容易在一个单位干得比较熟练了。请为张秘书出个主意。,案例六,某经理因为公司合作伙伴的无礼行为大光其火，要你立即为他写一封绝交信，宣布与该公司断绝一切来往。你知道如此缺乏冷静思考的行为将会为公司带来什么，也许不堪设想，作为秘书，你会 简要说明理由。,当场批评领导与对方绝交的做法，太意气用事，显然是火上浇油；,附和几句，“真是太过分了”听话照办，立刻写信发出；,倒一杯茶，安慰几句，“经理，您这样做不妥吧，要三思而后行啊！”,写好信但不立即发出，下班前把信放到经理桌上，“信写好了，您看是现在就发吗”,挑战1,假如你的领导出差去了另一个城市，本应12：30回来，因为13：00要开一个会议。将近13：00还不见他的身影，电话也联系不上。尽管他是一个非常准时的人，但这次他肯定不能准时赶到。你不得不将他的缺席以及预计到达的时间告诉员工。当你回到办公室时发现老板刚走出汽车。你该如何？,挑战2,你正忙着写一封要紧的信，一个重要的生意伙伴打电话给你的老板，老板要你为他去拿一份重要的文件。此时一些重要的客人又比约好的时间早到达了十几分钟。要紧的客人、必要的文件、重要的客人，你必须同时处理三件事情。,挑战3,假定你是张经理的秘书，星期一上午你接到一位客户来电，说有要事与张经理面谈，你认为这位客户的要求是合理的，就为他安排了一个时间，星期三上午10：00，地点是公司会客室。放下电话后被另一来访者打断，忘记了记录约会。一直到星期三上午9：55分，客户来到办公室时，才想起那个约会，而此时根本不知道有约的张经理正在公司会议室主持一个员工会议，要到11点才能结束。你该怎么办？,