档案工作标准与标准化.ppt

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,档案工作标准与标准化,第一节,档案工作标准概述,一、档案工作标准涵义,二、档案工作标准的种类、属性与作用,一、档案工作标准涵义,1,标准的涵义,标准：标准是对重复性事物和概念所,做的统一规定。,它以科学、技术和实践经,验的综合成果为基础，经有关方面协商一,致，由主管机构批准，以特定形式发布，,作为共同遵守的准则和依据。,（国家标准,GB,T 3935.1,83,定义）,中国标准定义：,为了在一定范围内获得,最佳秩序，经协商一致制定并由公认机构,批准，共同使用的和重复使用的一种信息,化文件。,具体包含五个方面含义：,第一，标准的本质属性是一种,“,统一规定,”,，,这种统一规定是作为有关各方,“,共同遵守的准则和,依据,”,。,第二，标准制度的对象是重复性事物和概念。,“,重复性,”,指的是同一事物或概念反复多次出现的,性质。,第三，标准产生的客观基础是,“,科学,、技术和,实践经验的综合成果,”,。,第四，制定标准过程要,“,经有关方面协商一,致,”,，即制定标准要发扬技术民主，与有关方面协,商，做到三稿定标：,“,意见稿、送审稿、报批稿,”,。,第五，标准文件有其自己一套特定格式和颁布,的程序。,现存最早的标准：,1500,年，古埃及纸草档案中有关古医方计量方法的标准。,1901,年，,英国,成立,第一个全国性标准化机构,，同年，,第一个具有现代意义的标准,问世。,1957,年，我国成立国家标准局，并于,1958,年，颁布了第一批标准。,1947,年，国际标准化组织成立，,ISO,。,1906,年，国际电工委员会成立，,IEC,。,2,档案工作标准,含义,：是以档案工作领域中的重复,性事物和概念为对象而制定或修订的各,种标准的总称；它是档案工作中有关单,位和个人应当遵守的共同准则和依据。,目前，我国公布的档案工作标准中，,包括,国家标准、地方标准和行业标准,。,3,与档案工作法规的联系与区别,相同之处：,第一，都是国家权威机构发布的，,均是档案事业建设中各有关方面需要共,同遵守的行为准则；,第二，强制性标准与法规一样，需,要借助国家强制力来保证其实施。,区别：,产生基础,性质,强制力,内容等。,产生基础和性质：,档案工作标准是,以科学、技术以及普遍性的档案工作经,验的综合成果为基础，在各方面协商一,致的前提下制定并实施的；档案法规往,往是统治阶级利益的反映，并以确认、,保护和发展对统治阶级有利的社会关系,和秩序等为目的。,强制力：,档案法规在法定范围内是,强制执行的行为规范；档案工作标准依,据标准法的规定精神，大多是推荐,性标准，即国家鼓励、自愿采用的具有,指导作用的行为准则。,对象和内容：,档案工作标准的主要,对象与内容侧重于业务性、技术性领域，,注重操作性、技术性行为的统一和规范；,档案法规的对象和内容侧重于较宏观方,面，原则性和稳定性较强。,4,复审周期：,根据标准法规定，有关标准的,主管部门应定期对所制定的标准进行复,审，复审周期一般,不超过,年。,二、档案工作标准的种类、属性与作用,（一）档案工作标准的种类,第一，按照标准的性质，可以分为,管理标准和技术标准。,目前，我国及国际档案工作标准,大,多数,属于技术标准。,第二，按照标准的实际法定效力，,可分为强制性标准和推荐性标准。,强制性标准：,指保证国家档案财富安全的标准和国家通过法律、行政法规规定强制执行的标准；其他标准均为推荐性标准。,强制性内容的范围,国家档案局规定：,全部档案工作的国家标准和行业标准定为,推荐性,标准，并规定今后通过全国档案工作标准化技术委员会审查上报的档案工作标准都作为推荐性标准。,第三，按照标准的相关程度，可分,为正式标准和参照标准。,正式标准：,指档案工作标准中同档案、档案管理直接相关的标准。,参照标准：,指由于目前尚无正式的档案工,作,标准可循，而不得借鉴其他行业制定的相关工作标准。,第四，按照标准的适用范围，可分为国,际标准、区域性标准、国家标准、专业或,行业标准、企业标准。,国际标准：,指经过国际上的权威性组,织制定，在国际上得到普遍承认和通过的,标准。,区域性标准,：也称,“,国际区域性标,准,”,，指适用于世界某一区域的、经过世,界区域性标准化组织通过的标准。,国家标准：,指对全国经济、技术发展有,重大意义，必须在全国范围内统一的标准。,专业标准（行业标准）：,指由专业主管,部门批准、发布，在该部门范围内统一的标,准。在特定行业内具有一定的约束力。,企业标准：,指在企业内部遵守的技术标,准。各企业对,未发布,有国家标准和专业标准,的产品、工程等，就其有关质量、规格和检,验方法等作出的技术规定，经主管部门审批,实施，其内容服从于国家标准和专业标准，,也可以高于国家标准或行业标准要求的技术,标准。,（二）档案工作标准的属性,第一，标准的制定与审核或批准等工作程序，,有专门的规定。,第二，标准都有固定的代号，,格式,整齐划一。,第三，档案工作标准是从事文件管理和档案,管理的共同依据，在一定条件下具有法律效力，并,具有一定的行为约束力。,第四，档案工作标准的时效性较强，它以某,一个历史阶段的档案工作实践水平为基础的，一般,同当时的最先进的技术和管理方式存在一定的距,离，随着档案工作实践的发展，应不断进行修订、,补充、替代或废止。,DA,T 36.pdf,第五，标准内容有相对专一性，一,个档案工作标准一般只解决一个实践性,的问题，文字要求准确简练。,第六，标准依据其不同的种类和级,别在不同的范围内贯彻执行，具有较强,的可操作性。,第七，档案工作标准多数属于推荐,性标准，各地各部门在采用标准的时候，,具有更大的灵活性。,（三）档案工作标准的作用,1,协调作用,2,简化作用,3,统一与优选作用,统一就是为了保证事物发展所必须,的秩序和效率，对事物的形成、功能或,其他特性，确定,适合于一定时期和一定,条件的一致规范,，并是这种一致规范与,被取代的对象,在,功能上达到等效,。,第二节,档案工作标准化的涵义与形式,一、标准化的涵义,二、档案工作标准化的认识,一、标准化的涵义,A,标准化：,是指在技术、经济、科学及管理等,社会实践中，对重复性事物和概念通过,制定、实施标准，达到统一，以获得最,佳秩序和社会效益的过程。,它包括制定、发布及实施标准的过,程。标准化的重要意义是改进产品、过,程和服务的适用性，防止贸易壁垒，促,进技术合作。,标准化的,实质,是,“,通过制定、发布,和实施标准，达到统一,”,；,目的,是,“,获,得最佳秩序和社会效益,”,。,标准化对象一般可分,为两大类,：,一类是标准化的,具体对象,，即需要,制定标准的具体事物；,另一类是标准化,总体对象，,即各种,具体对象的总和所构成的整体，通过它,可以研究各种具体对象的共同属性、本,质和普遍规律。,B,标准化涵义的主要内容,第一，标准化工作的范围广泛，涉,及技术、科学、管理等各个社会工作领,域。,第二，标准化是一种特定的社会活,动。,第三，制定标准往往具有十分现实,的目的性。,C,档案工作标准化涵义的主要内容,第一，档案工作标准化是一个工作活,动过程，就其整体意义讲，它是一项智力,性的系统工程。,第二，档案工作标准化是通过实行简,化、统一、协调、选优等管理控制活动，,以节约经费、提高效率、获得效益。,第三，档案工作标准化追求档案管理,获得的最佳效果。,第四，档案工作标准化是一种需要不,断补充、完善其标准的工作活动过程。,从微观和宏观看：,微观上，档案工作标准是通过制定标准,和实施步骤，对档案和档案管理实行实现统,一、简化、协调和优选等有序化管理控制，,以获得最佳档案管理效益的活动；,宏观上，档案工作标准化是一项系统工,程，它不仅包括档案工作标准的制定、实施,等内容，还包括标准制定前的调查研究工作、,补充、完善、修订、废除等项管理与维护工,作，还包括标准化体系的设计，执行情况反,馈信息的搜集、处理等具体工作。,二、档案工作标准化的认识,第一，动态的相对的概念，包含两层,意思：,一层：指提高档案工作标准的制定水,平和贯彻深度。,二层：不断扩大档案工作保障的制定,与实施范围。,第二，档案工作标准化的形式包括：,1,简化,在档案管理实践中应用较广的一种标,准化,初级形式,。,2,统一化,统一化是标准化的,主导形式与手段,。,其主要内容与范围包括：,一定范围的统一,；,一定程度的统一,；,一定级别的统一,；,一定水平的统一,；,一定时间的统一,；,一定合理多数的统一,。,3,系列化,所谓标准的系列化，是档案工作标准的,高级形式,。,4,通用化,指不同的标准化对象之间可以相互通,用的档案工作标准。,5,典型化,它,可逐步实现档案管理水平的整体优化。,6,格式化,两个目的：,一是保证各个部门联机处理,数据过程的统一性；二是满足各种联机分析,处理信息的需要。,第三节,制定档案工作标准的原则、要求与方法,一、制定档案工作标准的原则,二、档案工作标准制定的一般要求,三、档案工作标准的立项与标准的制定,一、制定档案工作标准的原则,1,统一性原则：,每一项标准内容前后一致；内容与技术协调一致。,2,优化原则,3,适时性原则,4,继承性原则,二、档案工作标准制定的一般要求,第一，标准编写应注意贯彻国家法令并,与有关标准相协调。,第二，文字表达要准确、简明。,第三，技术内容应当正确无误。,第四，术语、符号、代号应统一。,第五，编排格式和细则应当符合规定。,标准化工作导则标准编写的基本规定。,三、档案工作标准的立项与标准的制定,A,立项过程,1,、项目安排：,国务院标准化行政主管部门；,上报批准：,全国档案工作标准化技术委员会,上报行业标准；,国家档案局,批准立项；,有关组织、单位、部门、个人均可依据立项指南,承担、研制项目，填报,国家档案局标准项目计划任务书；,全国档案工作标准化技术委员会召开会议集中,论证和审查，,并向国家档案局,提出,是否批准立项的,建议；,国家档案局根据标准化委员会建议，正式发文通知被批准的立项建议，同时划拨标准补助费；,承担者按标准化工作导则规定和编写要求，认真草拟。,出版发行,B,编制程序,1,、标准的征求意见阶段。,一定范围；,全国范围；,分类整理；,汇总处理意见。,2,、标准的送审阶段,项目承担者起草后及时送审；,国家档案局政策法规处研究司的法规标准化处，负责组织或委托起草单位组织专家进行技术审查（会审或函审）；,审查后形成会议纪要或函审结论；,项目承担者修改，报批。,3,、标准的报批阶段,报批的行业标准的,正式公文；,行业标准报批稿,20,份，有图的应另附符制版要求的黑线图,1,份；,标准的编制说明及有关附件、征求意见稿的意见汇总处理表、审查会会议纪要或函审结论,各,3,份；,被采用的国际标准或国外先进标准的原文（复印件）和译文各,1,份。,第四节,档案工作标准体系,一、我国档案工作标准体系的建设历程,1,、草创阶段,2,、发展阶段,3,、法制化建设阶段,1,、草创阶段,背景：,我国档案管理工作具有较强封,闭性，档案成分比较单一，社会对档案的,管理标准的客观需求也较弱，仅有的标准,文件以政府规章形式出现。如，新中国成,立后第一份档案工作标准化文件：,1950,年,4,月,26,日，中共中央办公厅制定了关于统,一文件纸形与格式的规定。,2,、发展阶段,1979,年,12,月，全国文献工作标准化技,术委员会组织召开全国文献检索标准化工,作会议，国家档案局提出在档案工作领域,实行检索标准化,建议。,1982,年，全国档案工作会议，国家档,案局正式提出在三年内对档案全宗划分、,分类、编号和案卷封面、目录格式、卡片,规格等实行规范化，并组织制定档案管理,标准方案。,1983,年，国家档案局成立全国档案工,作标准化领导小组，下设档案著录、档案,分类检索、名词术语三个工作小组，分别,负责起草有关标准。,1986,年，国家档案局在档案科学技术,研究所专门设立标准化研究室，协助领导,小组对标准化工作进行协调和组织管理。,各地档案工作标准化工作积极开展。,3,、法制化建设阶段,1989,年，国家档案局综合科教司法规,标准处成立，专门负责全国档案工作标准,化行政管理工作的机构。,1991,年,3,月，经国家档案局批准，全国,档案工作标准化技术委员会,正式成立。主,要职责受国家档案局委托，对档案工作领,域内的国家标准、行业标准的立项进行评,议，对标准的送审稿进行审核。,DA/TXX,XX,和,GB/T,标准编号。,二、我国档案工作标准体系的构成,1,、,基本概念,体系：,若干有关事物互相联系、互相,制约而成的一个整体。,档案工作标准体系：,由若干档案工作,基础标准,以及,业务技术标准构成的相互联,系、相互制约的一个动态性、指导性的文,件整体。,档案工作标准,体系,的,基本结构和内,容：,档案工作标准化的整体设计、目标、,范围、内容，制定标准的程序、方法，组,织领导，分工协作及各项工作之间的关系,等。,基础标准：,对档案工作标准化具有指,导作用、并在制定标准时广泛应用的标准,;,业务技术标准：,指专门对某一方面的,档案管理对象所制定的档案工作标准。,2,、档案工作标准体系的组成部分,档案工作基础标准,5,种,档案,专业基本,术语词汇,档案馆代码编制细则,档案种类划分标准,档案计量单位,标准,档案统计工作标准,档案业务技术标准六类,档案收集标准,档案整理标准,档案编目与检索标准,档案统计标准,档案鉴定标准,档案保管与保护标准,3,、制定和颁布档案标准体系表的原则,必要性原则,科学性和可行性原则,全面性原则,预见性原则,4,、与档案工作标准相关的标准,与档案工作关系密切，但又不完全,属于档案管理领域的有关国际标准、国,家标准、行业标准、企业标准等。,5,、档案工作标准体系横向结构划分：,国际标准,区域性标准,国家标准,行业或专业标准,地方标准等,中华人民共和国国家档案局,.mht,中华人民共和国国家档案局,1.mht,三、档案工作标准体系与档案工作标准化文件体系的联系与区别,1,、联系,根本目标相同：,都为档案工作现代化建设奠,定基础，为有效提高档案管理水平和管理质量,服务，为人类社会的存在和发展创造更多的经,济效益和社会效益。,档案工作标准化文件体系建设应以档案工作,标准体系为,导向。,档案工作标准体系的建立为各有关方,面制定档案工作标准提供了一个可供遵循,的,基本逻辑框架,，可以有效避免档案工作,标准制定过程中的重复立项和重复性内容,的出现，从而提高标准质量和标准制定工,作的效率。,档案工作标准化文件体系的建设，也,不断完善和提高人民对档案工作标准体系,的整体设计水平，使之在内容结构上更具,科学性和实践指导价值,。,2,、区别,两者建设重点不完全一致：,档案工作标准体系侧重,为档案工作标,准的建设工作提供,整体性,设计方案，以便,有效协调各个标准制定者之间的关系，提,高国家档案工作标准化建设的整体水平；,档案工作标准化文件体系侧重,具体标,准的制定、修订、补充与废止等,实际工作,，,强调每一项档案工作标准的科学性、可操,作性及其相互协调性。,档案工作标准体系的,实践工作结果是,一个国家档案工作标准,体系表,；,档案工作,标准化,文件体系,的实践结果具体表现为各,种标准化,文件的集合,。,第五节 档案工作标准的贯彻实施,一、重要原则及其贯彻要求,1,原则：宏观管好、微观搞活。,2,贯彻要求：,关系国计民生及国家根本利益的：实,行时采用强制性措施和手段；,对于其他方面的标准：采用较为灵活,的实施措施和手段。,3,作用,有助于促使标准制定部门和单位不断,根据档案工作实践的客观发展需要，改进,和提高档案工作标准的制定水平，有利于,档案工作现代化管理水平的提高。,4,标准性质的转化,：推荐性 强制性,二、档案工作标准实施的指导思想,第一，档案工作标准的实施必须坚持全面、,系统的指导思想。,第二，档案工作标准要依靠有关方面的努力,才能顺利实施。,一方面，要依靠有关部门或单位运用有效的,法律手段、政策手段、经济手段、行政手段等来,保证；,