企业档案管理工作.ppt

Page,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,*,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,企业档案管理工作课件,企业档案管理工作课件企业档案管理工作课件企业档案管理的必要性02认知企业档案管理01公司档案管理制度简介03目 录Page 2,企业档案管理的必要性,02,认知企业档案管理,01,公司档案管理制度简介,03,目 录,Page 2,档案及企业档案,电子文件及电子档案,企业档案构成类型,企业档案业务流程及方式,认识企业档案管理,Page 3,档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史纪录。,?档案工作根本术语?,档案&企业档案,企业档案是企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的文件。,?企业档案工作标准?,Page 4,电子文件&电子档案,电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。,?电子文件管理暂行方法?,Page 5,电子文件&电子档案,电子档案是具有保存价值的归档电子文件和相应元数据、背景信息和支持软件。,?企业档案工作标准?,Page 6,企业档案构成类型,Page 7,企业档案业务流程及方式,Page 8,企业档案管理的必要性,02,认知企业档案管理,01,公司档案管理制度简介,03,目 录,Page 9,良好的档案管理的作用,档案管理的意义,档案管理对企业的价值奉献点,企业无视档案工作可能引发的主要风险,企业档案管理的必要性,Page 10,良好的档案管理的作用,良好的档案管理,有助于企业增加技术和知识储藏，促进企业保护好知识产权和商业秘密，为企业的可持续开展提供强有力的保障；,有助于企业在市场竞争中增强抵御风险的能力，并在关键时刻发挥档案的依据和凭证作用，维护企业的经济利益和合法权益；,Page 11,良好的档案管理的作用,良好的档案管理续,有助于企业构筑企业信用体系，提高企业诚信度，树立企业形象；,有助于企业加强自身文化建立，利用丰富生动的档案素材，展示企业创业开展的历程，培养员工的认同感和归属感，创新企业经营理念，提升企业的文化品位。,Page 12,档案管理的意义,企业档案是企业在生产经营和管理等各项活动中直接形成的，对企业开展和国家、社会具有查考和保存价值的各种文字、图表、声像、电子、实物等不同形式的历史记录。是记录和反映企业各项活动和历史面貌的第一手材料，反映了企业成长与开展的历程，是企业的重要资产和信息资源，也是企业文化的积淀。,Page 13,档案管理对企业的价值奉献点,Page 14,企业无视档案工作可能引发的主要风险,企业核心成果流失,企业权益失去保障,企业历史失去记忆,知识资产无法积累,Page 15,企业档案管理的必要性,02,认知企业档案管理,01,公司档案管理制度简介,03,目 录,Page 16,公司档案管理,类目体系,档案,的移交归档,档案,的利用,企业档案管理制度简介,Page 17,公司档案管理制度简介,第一章 总那么,第二章 归档范围及保管期限,第三章 归档时间及质量要求,第四章 档案的整理,第五章 档案室的管理,第六章 档案利用制度,第七章 档案保密制度,第八章 档案人员的岗位职责,Page 18,公司档案管理,类目体系,我公司档案类目体系采用两级类目的形式将公司档案分成了6个一级类目，各一级类目下设了总计29个二级类目，该类目体系表达在?归档文件类目、归档范围及保管期限表?中，档案的归档、分类整理工作以此表为依据开展。,Page 19,公司档案管理类目体系续,行政人事类XZ,经营管理类JY,产品科研类CP,工程工程类GC,图书资料类TS,实物档案类SW,一级类目,规章制度01,公务文件02,质量管理07,其它文件08,空调工程01,消防工程02,水处理工程03,除尘工程04,二级类目,法规标准01,行政人事02,样本资料05,其它,二氧化氯发生器01风电润滑系统02,矿井救生03,荣誉类01,纪念品02,印信类03,归档件,文,类目,归档范围,Page 20,档案,的移交归档,归档程序,一,日常,积累,填写?文件移交清单?,档案交接,签字确认,分类,整,理,Page 21,二档案的移交归档,日常积累,在日常工作中应根据公司档案归档范围，将能反映公司科研、生产、经营、管理等活动及岗位工作真实情况的、对将来工作具有查考利用价值或指导意义的文件资料按照能表达事务开展规律的顺序集中留存下来。,归档程序续1,一,Page 22,二档案的移交归档,分类整理,所有归档文件以反映一个完整问题、事件、工程为一件卷进展整理，并根据文件的内容参照?档文件材料范围、保管期限表及分类编号方案?进展一级类目和二级类目年度/产品型号/工程的归类。,归档程序续2,一,Page 23,二档案的移交归档,填写?文件移交清单?,填写?文件移交清单?的目的是便于档案交接双方确认交接文件的内容、数量以明确档案管理责任，因此移交人应根据文件内容详细填写文件移交清单。,归档程序续3,一,Page 24,二档案的移交归档,填写?文件移交清单?续1,归档程序续3,一,建立单位 ：工程名称 ,电 子 文 件 移 交 清 单,移交部门：,建立单位 ：工程名称 ,纸 质 文 件 移 交 清 单,移交部门：,Page 25,二档案的移交归档,填写?文件移交清单?续2,归档程序续3,一,合 同,文 件 移 交 清 单,移交部门：,Page 26,二档案的移交归档,档案的交接与签收,移交人将需移交的档案文件纸质、电子版连同相应的移交清单交档案管理员核对确认无误后再交交接双方部门负责人签字即完成档案移交工作。,归档程序续4,1,Page 27,二档案的移交归档,产品科研类：,在产品鉴定验收后1个月内归档，后期销售推广阶段的文件参照行政人事类文件进展进展收集归档；,工程工程类：,在工程验收后1个月内归档，工程时间较长的可以分工程阶段进展归档，工程交付使用后的售后效劳资料参照行政人事类文件进展进展收集归档；,归档时间,2,Page 28,二档案的移交归档,归档时间续1,2,行政人事类、经营管理类：,在文件材料办结后的次年3月底以前移交到档案室归档；,实物及声像档案：,贵重礼品和奖杯、奖牌等应及时向档案室登记造册，实物可由部门暂时保管；另外录音、录像、照片等随相关文件材料一同移交档案室,统一编号。,Page 29,二档案的移交归档,归档时间续2,2,其它文件,参加会议文件、国内外考察、学习与培训、谈判、技术交流、研讨会、鉴定会等带回来的各种技术文件材料，出差人员在报销差旅费之前将文件移交档案室归档；特殊情况下，对于有保存价值的信函、电传、电报、谈话备忘录等应加盖公章或由经办人签名后归档。,Page 30,二档案的移交归档,归档范围续3,3,以?归档文件类目、归档范围及保管期限表?为依据，因实际工作内容复杂多变，各部门需移交的文件范围不限于此表，各部门应本着负责任的态度，将所有有必要长期、永久留存的对公司有利用价值的文件材料主动移交到档案室。,工程工程类档案的详细归档范围参见?建立工程文件归档整理标准?GBT50328-2001中的“建立工程文件归档范围和保管期限表。,Page 31,二档案的移交归档,归档质量要求,4,归档的文件材料必须完整、准确、系统。具有长期保存价值的文件材料的归档率、完整率、准确率应到达100。,归档的文件材料必须准确反映公司各项活动的真实内容和历史过程。,归档的文件材料必须层次清楚，符合形成规律。,文字材料幅面尺寸规格宜为A4，图纸宜采用国家标准图幅。,Page 32,二档案的移交归档,归档质量要求续1,4,纸质文件应采用耐久性强的书写材料，和耐久性强的纸张、光盘等载体。,电子文件归档时，要使用耐久的载体，可根据实际情况采用光盘、硬盘等载体，制止用软盘等易坏载体，归档前要进展病毒的检测，并且要保证电子文件可读。,归档前由档案部门验收，文件材料在归档前遗失，文件形成部门或经办人应尽力弥补，并承担相应责任。,Page 33,三档案的利用,档案属于公司机密，未经许可不得外传。外单位人员未经公司分管领导批准不得借阅。,阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经部门领导批准。,利用公司绝密、机密的技术资料、科研成果、创造创造、新工艺等技术档案，未经分管领导批准，任何人严禁利用。,Page 34,三档案的利用,档 案 利 用 申 请 单,利用档案，必须履行审批、登记、签收手续。,Page 35,三档案的利用,借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管领导批准。,借阅档案者必须妥善保管档案，不得私自转借或复印，不得拍照、拆卸、损污，归还时保证档案材料完整无损，否那么，追究当事人责任。,Page 36,三档案的利用,借出档案材料，因保管不慎丧失时，要及时追查，并报告移交部门及档案室及时处理。,绝密文件、珍贵的实物档案等一律不准外借，否那么追究相关人责任。,凡重大工程的规划设计、方案设计、施工图设计等技术机密，涉及不宜公开的公司机密等档案，应做秘密保管并严格控制查阅范围，需要查阅者须经本单位主管领导批准。,Page 37,三档案的利用,凡作秘密和内部管理的档案，应严格履行查阅审批手续，严禁擅自复制，利用者应严格遵守保密规定，不得泄露公司秘密。,凡未经公布的统计数字，未做结论的内部调配、考察、评议，不宜公开的方针政策规定，个人隐私等档案，应做内部管理不得擅自扩散。,Page 38,篇 末 分 享,一个象样的人家都有一本家谱，一个具有长远开展能力的企业不可能不具有齐全完整的档案资料。,江泽民同志曾指出：“档案工作是各项事业开展的一个重要根底，这个根底不结实，将来我们要负历史责任的。,企业档案工作说到底，就是要通过这样一种记录的方式，使企业组织中个人的智慧变成组织的智慧，从而使企业不断传承下去，最后实现企业的可持续开展，打造百年企业。,Page 39,感谢您的关注!,Thank you!,谢谢大家！,