公文写作教材.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,豫光金铅集团有限责任公司公文写作教案,集团办公室,2007年9月,前言,各位同事：,非常高兴能够有机会与大家共同交流，公文写作是岗位练兵的一项重要内容。去年公文写作培训班后，感觉效果不错。所以今年继续开展这项工作。和大家共同探讨如何搞好公文写作，不是说我比大家水平高多少，而是我也把这次交流也作为自己学习提高的一个机会，希望能够借此机会能够于大家共同交流，如果在其间有不正确的地方恳请大家批评指正。,从事文秘写作已经有10多年的时间，坦诚的讲，我没有很高的理论水平，我所有的只是一些在长期实践中积累的一些点滴心得。因此，我和大家交流的也是我自己总结的一些心得体会。我至始至终都认为，公文写作绝不是一蹴而就的事情，需要自己在长期实践中不断摸索、总结和提高。但是，如果能够掌握公文的基础知识，加上自己平时的不懈努力，写作水平就一定会有较快提高。,为什么要学习公文写作。有些同事和我探讨时曾经说：自己干好自己的工作就是，没有必要把每一个人都培养成为多面手。,对于这一观点，我的看法是：,1.公文写作时一个人应该具备的基本素质。在工作中，公文时我们 每一个人不可避免要遇到的东西。大家回想一下，自己在一年当中会有多少次接触到公文。如果对公文写作的一些基础性的东西都不甚了解，从大的方面讲，会影响工作；从小的方面讲，会影响领导对自己的看法，影响自己的成长。,2.实用性。大家都是管理人员，刚刚经历过管理人员竟聘。应该对最后一道题目记忆犹新。可以说，那样一道题目，是最基本、最简单不过的题目，可是有必要指出的是：几乎没有人全部答对。,目 录,第一章 对公文写作的认识,第二章 公司公文写作工作应该注意的共性问题,第三章 国家行政机关公文处理办法以及格式,第四章 通知的写作要点,第五章 请示的写作要点,第六章 计划的写作要点,第七章 总结的写作要点,第八章 讲话稿的写作要点,第九章 行文规则的含义,第十章 公文标题中常见病例分析,第十一章 公文写作中的一些细节问题,第十二章 怎样提高文字综合写作水平,第一章 对公文写作的认识,想使写作水平不断提高，要做到“六要”,1.要端正态度，培养兴趣，自觉学习摸索公文写作,2.要善于借鉴，敢于实践,。,3.要作好准备工作。,4.条理层次要清晰。,5.语言要精练。,6.要养成精思细改的良好习惯。,1.要端正态度，培养兴趣，自觉学习摸索公文写作,公文写作，是一向非常细致的文字工作，是一项思想性、政策性、业务性都很强的工作，一个单位文秘工作水平的高低，在一定程度上可以反映出一个单位（无论大小）的精神面貌、政策水平以及指挥和执行能力。因此，必须切实重视文秘工作。,而要想有效地提高文秘写作的能力，,就要端正态度。不管干什么事情，必须有正确的态度和浓厚的兴趣，这样才有动力，才,乐于去干，并想方设法去把工作干好。学习文秘写作也是如此。写作，是一种复杂、精细的精神生产，是一项十分严肃而艰苦的创造性脑力劳动，不是轻而易举、一蹴而就的事情。美国著名的未来学家约翰奈斯比特在大趋势改变我们生活的十个新方向一书中指出：“在工业社会向信息社会过渡中，有五件最重要的事情应该记住，而其中的一件就是：在这个文字密集的社会里，我们比以往任何时候都更需要具备最基本的读写技能。这里所说的读写技能，首先就是足以应付日常工作和生活所需的写作能力，也就是应用写作能力。”,对待写作。特别是公文写作，不要怕，不要繁，要摆正心态，公文写作都是一些背后工作，很苦、很累，你做的工作，绝大多数人都看不到，甚至认为你工作轻松，无所事事。有时候越是加班加点越需要一个隐秘安静的的环境，别人更始无法看到，因此，只有心态正，才能沉下来，才能做好这项工作。,要努力培养自己学习公文写作的浓厚兴趣，变被动为主动，变要我学为我要学。,2.要善于借鉴，敢于实践,写作有没有规律可循、方法可求呢？我们的回答是肯定的。古人说：“写作无秘雇作文有要道”，“定体则无，大体须有”，这种认识是符合辩证法的。我们所学的文秘写作教材，就是前人文秘写作经验的科学总结，就是揭示文秘写作的一般规律、引导人们掌握文秘写作方法和技巧的理论。,要提高文秘写作能力，应该有意识地选读一些范文，以作借鉴。鲁迅说过：“凡是已有定评的大作家，他的作品，全部就说明着应该怎样写。只是读者很不容易看出，也就不能领悟。我们也应认识到：读书是读他人之书，作文是作自己之文；借鉴只是从中汲取营养，经消化后成为自己的东西；而不是生搬硬套，模仿抄袭，“依葫芦画瓢”；,要提高写作能力，要敢于动手。写作是一种技能，技能的提高要靠实践。实践出真知。立足于多写多练，这是提高写作能力最有效的途径。这里我想说的是大家不要把新闻写作和公文写作混为一谈，新闻写作，有自己的体裁，自己的规律和写法，能够写好新闻并不代表就能够写好公文，两者有着很大的不同之处。,3.要作好准备工作,作为公文的撰写者，要想在公文中正确领会领导意图，首先在起草前能够正确领会领导的意图。,意图包括三个方面：即制文原委、目的以及中心思想，提炼出主旨。之后，谋篇定局、列出提纲，明确先写什么，再写什么，最后写什么，明确每一个层次的中心以及每一个段落的段旨，明确在什么段落内下使用什么材料。在做好上述工作的基础上，才能够落笔起草，拟稿。明白了领导交办的公文协作的目的、主旨、要解决的主要问题、主要依据，以及收文的对象，这就完成了公文写作的第一步。,之后，自己认真领会领导意图，进一步深入化、具体化和条理化，例如：文章的基本观点通过那几个分观点来阐述，这几个分观点顺序如何排列，针对这些观点，怎样去分别阐述，阐述的理论依据是什么，等等都要有一个清晰的思路，这样，领导的意图就转化为公文撰写人员的思想，这样才能够真正动笔写作。,我们举个例子，比如写一个活动的讲话稿，如果有可能，最好和讲话者直接进行沟通，以便了解讲话人的思路和侧重点，如果没有机会，比如领导忙没时间思考，这个时候你就需要大胆工作，根据自己的思路来写作。首先要搜集资料，要根据自己平时掌握的资料，收集和本任务相关的材料；要在动笔前要对任务有一个比较全面的了解，比如要举办一个活动就要了解情况，时间、地点、目的、意义、活动的方式参加人员等等，在此基础上，就需要认真进行思考，在脑子里大致形成一个思路，然后列出提纲，确定标题，确定篇幅长短和字数，然后才可以动笔。绝对不能街道任务就盲目动笔。另外，在领导没有时间和你交流的情况下，初稿一定要尽快成文，经过修改后要尽快提交领导审阅，决不要拖着等快到时间再交给领导，让领导没有时间在对稿子进行修改，这种做法是文秘的大忌。,4.条理层次要清晰,层次混乱是公文写作的大忌。文章写作一定要作到条理清晰，条理清晰并不是仅仅针对段落，而是包括段落，以及段落内的语句层次，都要作到清晰，要作到这一点并不容易。最简单的方法就是运用公文的结构层次序数，有其特定的规范要求即:,第一层为一；第二层为（一）；第三层为1；第四层为（1）。,要注意严格按照这样四个层级使用。还要注意一般不要用首先、其次；第一、第二、此其一，此其二等结构层次表述法。,相同的内容要放在一起表述，不要这里讲一下，那里提一下。提到过引用过的话决不要在同一篇文章中出现2次。,5.语言要精练,如何作到精练？一是要忌怕，怕自己的提法引不起领导重视，怕听众不明白不理解，就反复去讲解；二是忌删。公文草稿形成后，要通过修改，把可用可不用的字、次句段删去，作到字斟句琢，力求简练。,有写作经验的同志往往喜欢在网络上下载一些东西穿插到文章中，这一点并不是坏事，关键是必须把整整容进自己的文章中，对资料中的东西，有时后自己认为写的很精彩，自己很想把他用到自己的文章中，但怎么看都有别扭的感觉，这个时候要坚决拿掉，一如曹操的鸡肋。要精练语言，能够一句话表达的决不要用两句。,6.要养成精思细改的良好习惯,多写多练固然重要，但每次拟稿时，还要进行仔细的修改。多修改自己的文章也是提高文秘写作能力的一个重要环节。多改符合人们认识客观事物由浅入深、由片面到全面的规律，也是写文章责任心强的一种表现。文章频改，工夫自出。事实上，多一次认真修改，就多一份写作的体验，就多一点收获。作为称职的文秘人员，要有高度的责任感，养成修改文章的良好习惯，虚心听取领导和同志们的意见，克服怕人挑“刺”的思想，对每一篇文章反复推敲，精思细改，这样写作能力才能迅速地提高。,第二章 公司公文写作工作应该 注意的共性问题,一、对公文写作和处理重视程度不够,二、公文写作格式不够规范,一、对公文写作和处理重视程度不够,公司发展到现在，已经成为一个大的集团公司，公司的形象已经不能只包括企业规模、产值利税、技术水平方面，还应该包括企业包装、宣传等一些软件建设。而其中，公文写作和公文处理是软件建设极其重要的一个方面。我们需要经常性和上级机关通过公文进行一些业务关系，解决一些问题，每一件公文都直接体现公司的整体水平和整体形象，体现公司的实力。一件错误百出的公文，会让上级单位、或者客商对公司产生不良的印象。作为豫光的一分子，都要注重公文写作和公文处理工作。,领导的讲话可能会因为一个词的运用后者读写错误，而成为笑柄，因此，不仅文秘人员，每一位领导都应该高度重视文秘工作。,从我们公司各单位上报的上半年工作总结来看，可以看出有的单位十分重视，对自己半年来的工作进行了认真的分析和总结，对存在的问题进行了认真分析，从总结中就可以看出来，对自己的工作思路清晰，有措施，有方法，自然会让读者对这样一个单位产生好感，认同和肯定工作。,而同时，有些单位，三言两语，仅仅写一些数字，或者记一些流水帐，如果领导看到，甚至会对单位负责人的工作能力和水平产生怀疑。,我刚到公司的时候，就听到有一个部门的负责人说，集团年终工作报告对本部门的工作只字未提。可以看出，大家都希望领导对自己部门工作的肯定，你是否应该从自身找一下原因，你单位所报的总结是否认真进行了总结，有没有亮点的东西，如果仅仅记一些流水帐，那是不行的。,二、公文写作格式不够规范,可以这样说：这是公司公文处理中存在的最大的共性问题，很多同事根本不考虑格式。而国家对公文处理的格式是有严格规定的。（共14条）,1.公文的正标题要求使用宋体二号字体，正文一级标题使用黑体三号字体。正文内容使用仿宋三号字体。第一个层次的达标体后面是不能加标点符号的。,2.文件处理流程。本单位需要以公司名义下发后者上行的公文，需要办公室文秘人员拿出初稿，然后由本部们负责人审核，进行修改后者提出修改意见，在进行修改后，按照程序到集团办公室进行审核，由分管领导签字，最后在由公司主要负责人签字。尽量不要前边程序还没有进行，就找总经理签字，领导是只把大原则关，对具体的细节是不会去深究的，这样会给后面的工作造成被动。,3.文种的选择。法定公文规定了18种名称，适合公司使用的只有决定、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等11种，不要随心所欲使用文种。,报告，是下级机关向上级机关汇报工作情况的陈述性公文。报告的主要特点是重陈述和有主见。报告的类型：按照内容涉及的范围，报告可分为综合报告和专题报告。按照行文的目的的不同，可将报告分为呈报性报告和呈转性报告。报告的写作要求：陈述事实要清楚扼要；表述观点要精练清晰;语言要简洁朴实。请示，是下级机关向上级机关请求指示或批准的报请性公文。请示的特点有超前性、说明性和单一性，请示的类型：根据行文目的的不同，请示可分为三大类：请求批准类、请求帮助类，请求批转类。请示的写作：总的说来，要注意这样几点：要遵守行文规则；理由要充分，要求要合理，格式要正确，语言要得体。文种的确定和使用，要依据行文的关系，考虑与受文单问的组织关系，对上级用请示、意见、报告，下属用通知、决定、决议、通报、会议纪要，平级或者不相隶属的单位使用函，不要并用文种，如请示报告。批复，是答复下级机关请示事项的指示性公文。批复的主要特点有针对性和指导性。批复的类型：针对请示的内容主要是请求批准和请求帮助两方面，批复也可以分为两类：表态性批复和指示性批复。批复写作要注意这样三点：要先回应后批复：态度要鲜明，措辞要明确；要及时批复。函，是机关之间办理日常公务的交往性公文。函的特点主要有二：形式灵活，适应性强；务实性强。函的类型：根据内容性质，函大体可分为四类:商洽函、问复函、请准函和知照函。函的写作总的来说，要注意：一事一“函”，直陈其事，语言要平实、亲切，自然。,4.层次序号的使用。一、（一）1.（1）,5数字的使用。对于时间的表述，要用具体日期，不要用今天，去年，本月等；年份一定使用大写全称年份，不要用阿拉伯数字表述年份，也不要用省略。,6.语言的锤炼、标题的提炼。开头一段要简明扼要，精练概括，条理要清晰。,7.要进行排版、不要套用自动格式。,8.不要对一个名词进行专门解释。,9.文章格式的规范性。一份公文的标题怎样写，开头、主体、落款早有格式，不能随心所欲。,10.表格的应用。在正式文件中，要尽量避免使用表格，必须使用表格，就要作为附件使用。,11.数字的应用。公文中的数字，除了成文日期、部分结构层次顺序和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩的语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。,12.文章大标题后不加标点。,13.尽量减少异号的使用，如2005-2006，等。,14.用印。其一要正，其二要骑年盖月，其三尽量不压成文日期以外的文字。,其实，要提高写作水平，重要的是多锻炼，多写、多看、多改，多了自然就会容易一些。公文写作是一个大的课题，由于时间关系，仅将涉及公司的一些共性问题提出来，供大家参考。,第三章 国家行政机关公文处理办法以及格式,国家行政机关公文处理办法,国家行政机关公文格式,国家行政机关公文处理办法,第一条,为使国家行政机关（以下简称行政机关）的公文处理工作规范化、制度化、科学化，制定本办法。,第二条,行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。,第三条,公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。,第四条,公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全.,第五条,公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,确保国家秘密的安全。,第六条,各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作,模范遵守本办法并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。,第七条,各级行政机关的办公厅(室)是公文处理的管理机构,主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。,第八条,各级行政机关的办公厅(室)应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。,第九条,行政机关的公文种类主要有:,(一)命令：适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。,(二)决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。,(三)公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。,(四)通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。,(五)通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。,(六)通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。(七)议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。,(八)报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。,(九)请示：适用于向上级机关请求指示、批准。,(十)批复：适用于答复下级机关的请示事项。,(十一)意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。,(十二)函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。,(十三)会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。,第十条,公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。,(一)涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限、其中、“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。,(二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。,(三)发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。,(四)发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。,(五)上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中：“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。,(六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。,(七)主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。,(八)公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。,(九)公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。,(十)成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。,(十一)公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。,(十二)公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。,(十三)抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。,(十四)文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字(按其习惯书写、排版)。,第十一条,公文中各组成部分的标识规则，参照国家行政机关公文格式国家标准执行。,第十二条,公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm297mm),左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。,第十三条,行文应当确有必要,注重效用。,第十四条,行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。,第十五条,政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文;除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外,一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文。,第十六条,同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文;政府与同级党委和军队机关可以联合行文;政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文;政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。,第十七条,属于部门职权范围内的事务,应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项,经政府同意也可以由部门行文,文中应当注明经政府同意。,第十八条,属于主管部门职权范围内的具体问题,应当直接报送主管部门处理。,第十九条,部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。如擅自行文,上级机关应当责令纠正或撤销。,第二十条,向下级机关或者本系统的重要行文,应当同时抄送直接上级机关。,第二十一条,“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。,“报告”不得夹带请示事项。,第二十二条,除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。,第二十三条,受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。,第二十四条,发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。,第二十五条,草拟公文应当做到：,(一)符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等,要切实可行并加以说明。,(二)情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。,(三)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。,(四)拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。,(五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。,(六)结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。,(七)应当使用国家法定计量单位。,(八)文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。,(九)公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。,第二十六条,拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧,主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。,第二十七条,公文送负责人签发前，应当由办公厅(室)进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。,第二十八条,以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发，以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。,第二十九条,公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是:审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。,第三十条,收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。,第三十一条,收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。,第三十二条,经审核，对符合本办法规定的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文，经办公厅(室)负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。,第三十三条,承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。,第三十四条,收到上级机关下发或交办的公文，由文秘部门提出拟办意见，送负责人批示后办理。,第三十五条,公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致。可以报请上级机关协调或裁定。,第三十六条,审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。,第三十七条,送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。,第三十八条,公文办理完毕后，应当根据中华人民共和国档案法和其他有关规定，及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。,第三十九条,归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷)，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。,第四十条,联合办理的公文，原件由主办机关整理(立卷)、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。,第四十一条,本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理(立卷)、归档。,第四十二条,归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。,第四十三条,拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。,第四十四条,公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。,第四十五条,文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。,第四十六条,上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人或者办公厅(室)主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。,第四十七条,公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。,第四十八条,公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。,第四十九条,公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。,第五十条,不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公厅(室)负责人批准，可以销毁。,第五十一条,销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。,第五十二条,机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。,第五十三条,密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。,第五十四条,行政法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。外方面的公文，按照外交部的有关规定处理。,第五十五条,公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。统一规定发布之前，各级行政机关可以制定本机关或者本地区、本系统的试行规定。,第五十六条,各级行政机关的办公厅(室)对上级机关和本机关下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度。有关规定另行制定。,第五十七条,本办法自2001年1月1日起施行。1993年11月21日国务院办公厅发布，1994年1月1日起施行的国家行政机关公文处理办法同时废止。,国家行政机关公文格式,1范围,本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。,本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关公文可参照执行。,使用少数民族文字印制的公文，其格式可参照本标准按有关规定执行。,2引用标准,下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。,GB/T 148-1997 印刷、书写和绘图纸幅面尺寸,3定义,本标准采用下列定义。,3.1,字word,标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。,3.2,行,标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行；公文标题以2号字高度加2号字高度7/8倍的距离为一基准行。,4公文用纸主要技术指标,公文用纸一般使用纸张定量为60g/m280 g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%90%，横向耐折度15次，不透明度85%，PH值为7.59.5。,5公文用纸幅面及版面尺寸,5.1,公文用纸幅面尺寸,公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm297mm,尺寸的允许偏差见GB/T148。,5.2,公文页边与版心尺寸,公文用纸天头(上白边)为：37mm1mm,公文用纸订口(左白边)为：28mm1mm,版心尺寸为：156mm225mm(不含页码),6公文中图文的颜色,未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。,7排版规格与印制装订要求,7.1,排版规格,正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。,7.2,制版要求,版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。,7.3,印刷要求,双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色油墨应达到色谱所标Y80%，M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。,7.4,装订要求,公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm5mm；无坏钉、漏钉、重钉、钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。,裁切成品尺寸误差1mm，四角成90，无毛茬或缺损。,8公文中各要素标识规则,本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。,置于公文首页红色反线(宽度同版心，即154mm)以上的各要素统称眉首；置于红色反线(不含)以下主题词(不含)之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。,8.1,眉首,8.1.1,公文份数序号,公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。,8.1.2,秘密等级和保密期限,如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。,8.1.3,紧急程度,如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。,8.1.4,发文机关标识,由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。,发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm15mm（高宽）。,联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。,8.1.5,发文字号,发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下代2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位(即1不编为001)，不加“第”字。,发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。,8.1.6,签发人,上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。,如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。,8.2,主体,8.2.1,公文标题,红色反线下空2行，2号宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。,8.2.2,主送机关,标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识文法同抄送。,8.2.3,公文正文,主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。,8.2.4,附件,公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。,附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1.”)；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一直装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一直装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。,8.2.5成文日期,用汉字将年、月、日标全；“零”写为“0”；成文日期的标识位置见8.2.6。,8.2.6公文生效标识,8.2.6.1单一发文印章,单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。,当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；,当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。,8.2.6.2特殊情况说明,当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。,8.2.7附注,公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。,8.3,版记,8.3.1,主题词,“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。,8.3.2,抄送机关,公文如有抄送机关，在主题词下1行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识文法同抄送机关。,8.3.3,印发机关和印发日期,位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。,8.3.4,版记中的反线,版记中各要素之下均加一反线，宽度同版心。,8.3.5,版记的位置,版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。,9页码,用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页面标识页码。,10公文中表格,公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。,公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四(可放分送，不放页码)应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页(封四)上。,11 公文的特定格式,11.1,会议纪要格式,会议纪要标识由“会议纪要”组成。其标识位置同8.1.4，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素从本标准相关要素说明。,第四章 通知的写作要点,一、通知的概念,通知适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免或聘用干部。通知大多属下行公文。,二、通知的种类,印发、批转、转发性通知。用于印发本级机关，批转下级机关，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文以及发布某些行政法规等。,指示性通知。上级机关对下级机关某一项工作作出指示和安排，而根据公文内容又不必用“命令”或“指示”时，可使用这类通知。,知照性通知。用于告之各有关方面周知的事项等。这种通知发送对象广泛，对下级、平级均可发送。,事务性通知。用于上级机关对下级就某一具体事项布置工作，交待任务；同级机关及不相隶属的单位之间就某一项具体工作的进行或某一具体问题的解决要求对方配合、协助办理等。,任免、聘用通知。用于任免或聘用国家机关工作人员职务等。,三、通知的写作格式,通知的写作形式多样、方法灵活，不同类型的通知使用不同的写作方法。,（一）印发、批转、转发性通知的写法。标题由发文机关、被印发、批转、转发的公文标题和文种组成，也可省去发文机关名称。正文须把握三点：对印发、批转、转发的文件提出意见，表明态度，如“同意”、“原则同意”、“要认真贯彻执行”、“望遵照执行”、“参照执行”等；写明所印发、批转、转发文件的目的和意义；提出希望和要求。最后写明发文日期。,（二）批示性通知的写法。标题由发文机关、事由和文种组成，也可省去发文机关名称。正文由缘由、内容包括要求等部分组成。缘由要简洁明了，说理充分。内容要具体明确、条理清楚、详略得当，充分体现指示性通知的政策性、权威性、原则性。要求要切实可行，便于受文单位具体操作。,（三）知照性通知的写法。这种通知使用广泛，体式