销售与配销模组.PPT

,銷售與配銷模組Sales並且同時支援後續的銷售活動，成為其主要的資料來源。一般而言，在銷售資訊系統中，會接收一些由銷售主檔資料所傳過來的資料，然後加以分析形成以下的報表:銷售彙總(SalesSummary)銷售活動清單(ListsofSalesActivities)銷售交易清單(ListofSalesDeals)促銷清單(PromotionsList)項目提議清單(ListofItemProposals)競爭性產品(CompetitiveProducts)交互分析比較(CrossMatching),要項協議,要項協議(OutlineAgreement)是一種總括性的文件與長期性的約定,用來詳細而且具體地說明某些產品或服務將在某一特定的期間內，需交貨至顧客處。要項協議通常可以讓企業有較長的時間來從事物料規劃，因此同時企業也會提供較好的價格優惠給予簽訂要項協議的顧客。在ERP系統中，要項協議又可以再區分成兩類:出貨協議(SchedulingAgreements)與顧客契約(CustomerContract)。,顧客契約,顧客契約是一種特別指定產品數量與價格的要項協議，顧客會以開出顧客訂單(SalesOrders)的方式來以履行契約。一張顧客契約可以成為多張顧客訂單產生的依據，然後再將這些訂單於適當時間轉換成出貨文件。而當這些訂單產生後，系統會同時更新該特定顧客契約之剩餘約定數量。顧客契約可以再更細分為主檔契約(MasterContract)、數量契約(QuantityContract)、數值契約(ValueContract)與服務契約(ServiceContract)等。,出貨協議,相較於顧客契約，出貨協議是特別指明出貨數量與日期的一種要項協議。在出貨協議中，依照顧客的需求，建立了多項的出貨排程，然後企業根據這些排程，產生出貨文件來履行這些出貨協議。在產生出貨文件後，同時系統也會更新出貨協議中的剩餘約定數量。如果企業本身在產業中是扮演零組件供應商(ComponentSupplier)角色，則通常會和下游顧客簽訂長期的出貨協議，用以取代顧客訂單。,顧客詢價單,顧客詢價(Inquiry)與報價(Quotation)皆是所謂的售前文件(Pre-saleDocuments),用來記錄顧客正式下訂單前的交易行為。當顧客要求知道關於產品或服務的相關資訊時，即對於可以提供該產生或服務的企業組織發出詢價請求，要求企業組織對該顧客回覆報價單。而企業組織在收到詢價要求後，便在系統中建立顧客詢價單，以記錄顧客詢價的相關資料。這些相關資料包括:顧客對於該產品或服務的詳細規格以及產品結構。顧客對於該產品或服務的訂購數量。顧客對於該產品或服務的要求交貨日期。顧客對於該產品或服務所認定的價格水準。,顧客報價單,如果接受顧客的詢價要求，則企業組織在系統上建立詢價單後，並於有效的期間內轉建成報價單(Quotation)，同時提交報價資料給予顧客。而報價單上的資料內容，並不需要使用者逐筆地輸入每項資料，因為其中一部份是由詢價單上轉置而成，即前述的產品詳細規格、訂購數量、交貨日期與價格水準等另一部份的資料，則是由系統還自動地產生於報價單中，這包括了:該產品或服務的替代項目(AlternativeItems)預期可以得到的利潤在倉庫中該產品或服務的可用數量該產品或服務的可交貨日期該產品或服務的訂價條件,顧客訂單,顧客訂單(CustomerOrder)是一種契約性的確認協議，用來約定賣方在既定的數量、價錢與時間內，將指定的產品或服務運送給買方。一般而言，顧客訂單產生的方式有兩種一是由報價單(Quotation)轉置而來另一種來源是為了履行要項協議中的契約文件而產生除了從報價單或是契約文件中轉置相關的資料到顧客訂單外，系統也會同時參考一些在主檔資料上的其他相關的資料，包括:從顧客主檔所轉置而來的資料從物料主檔所轉置而來的資料從產品-物料資訊主檔所轉置而來的資料,顧客訂單之自動功能,當顧客訂購產品的品名、規格、數量與日期輸入完成後，系統便會自動地執行以下的標準功能:訂價(Pricing)可用量查核(AvailabilityChecking)更新物料需求規劃(UpdateMaterialrequirementsPlanning,MRP)出貨排程(DeliveryScheduling)出貨點與運輸路線之決定(ShippingPointandRouteDetermination)顧客信用查核(CreditCheck)出口執照查核(ExportLicenseCheck),執行可用量查核,出貨時程是一項影響顧客購買決策的重要因素。除了要能快速地提供顧客正確的可出貨時間外，更需將顧客的需求轉置至其他的模組，以做為物料規劃的依據。會即時地參考物料管理模組和生管規劃模組的相關資料，當建立顧客訂單時，立即地執行可用量查核(AvailabilityCheck)與出貨排程(DeliveryScheduling)。可用量查核判斷被訂購的產品是否可用(Available),以確定能夠準時地依照顧客要求的交貨日，將該產品運送至其手中。這項功能也提供了有關於存貨水準(Stocklevel)的資訊，找出交貨瓶頸所在。,承諾可用量之計算,交貨排程,交貨排程(DeliverySchedule)規劃了所有包含訂購產品被運送至顧客手中的相關作業活動。當輸入顧客要求交貨日期後，系統會參考產品主檔資料與顧客主檔資料上的相關資訊，自動的計算所有有關於出貨排程作業的期限。,配銷作業(distribution)交貨(dilivery),交貨之核心企業流程,交貨文件,在銷售與配銷模組中，交貨文件(Delivery)啟動並且支援了整個出貨(ShippingProcess)的流程。它提供了執行相關交貨規劃所需的資訊，同時追蹤出貨作業的狀況，並且建立了出貨過程中所需的資料。因此這項文件是確立高品質顧客服務和有效率作業流程之來源。交貨文件產生的來源，可分為三種:從出貨協議轉置而來(WithReferencetoSchedulingAgreement)從顧客訂單轉置而來(WithReferencetoSalesOrder)手動產生交貨文件(ManualDeliveryCreation),交貨文件之自動執行功能,而當交貨文件建立時，系統會自動地執行以下的功能:查核顧客訂單及其產品以決定建立交貨文件是否可行。決定出貨的產品以及數量。再一次的查核可用量。決定產品重量與體積。計算出貨的工作量。更新運輸路線資訊。加入相關的出口資訊。查核並調整出貨排程。指定挑料地點。決定批次(如果該產品是被指定為批次管理)。品質檢驗。更新顧客訂單資訊以及訂單狀況。,交貨文件產生之方式,挑料,挑料是一項需要系統與實體倉儲作業相互配合的功能，其為從倉庫中挑撿出數量正確與品質良好的顧客訂購產品，並且搬運至指定之出貨點，以執行包裝、裝載等後續出貨功能。而啟動挑料功能之來源，即為交貨文件。在交貨文件中，系統參考相關的主檔資料與設定，針對每一出貨項目，自動地執行了下列的判斷:是否該出貨項目需要執行挑料。何時挑料需開始進行，以符合該出貨項目所要求的出貨期限。該出貨項目需從那一個倉庫(Warehouse)、那一個儲存位置(StorageLocation)與那一個儲格(StorageBin)中挑撿出來。,挑料作業,一張交貨文件可以產生一張或多張對應的挑料清單(PickingList)，上面詳細的記載即將被執行挑料的產品、規格、交貨數量與其目前所放置的儲存倉庫。倉管人員依據清單上的交貨數量，將貨品從倉庫中運送至出貨點，並且同時確認所挑的數量，將結果輸入至挑料清單與交貨文件中。,運輸規劃,不論是在進料物流(InboundLogistics)或是出貨物流(Out-boundLogistics),運輸都扮演了一個極為重要的角色。而在銷售與配送模組中，對於運輸之最基本要求，在於必須將顧客所訂購的產品準時地送至其所指定的地點。一般而言，運輸規劃包含下列的功能:將合適的交貨文件結合一併出貨。定義最適的出貨期限。決定運輸工具與設備。指定運輸服務代理商。產生運輸相關文件。決定最適之運輸路線。出貨成本之計算與管理。監控整個出貨流程。,運輸規劃所界定之問題,而以5W1H來介定運輸規劃所決定的問題，則如下圖所表示:,運輸規劃之關係圖,包裝,在挑料完成後，根據企業本身的需求，即對於出貨項目執行包裝作業。而在ERP系統中，包裝這項功能支援了整個有關於包裝流程之規劃、執行與追蹤。系統中會針於不同的出貨項目，根據包裝資訊來決定其相對的包裝方式。而包裝資訊之內容，即包括了出貨項目、包裝材料與出貨單位之組合。決定這項資訊的來源，主要是根據出貨項目的主檔資料，包括物料的型態、重量、體積等;另外，顧客先前所訂定的交貨計劃(DeliveryPlan)，以及針對不同倉庫所訂定的包裝提議(PackingProposal)，也是其可能的來源。而參考相關的包裝資訊決策來源，並且經由包裝規則(PackingRule)之制定，企業本身可以針對不同的情境執行最適的包裝作業。,ERP包裝功能對企業的利益,和挑料相似，傳統上，出貨的包裝作業需要大量的人力來執行，而且不納入系統規劃與控管，常常造成企業整體人力與時間的浪費。而ERP系統提供了有效率的功能與工具來支援包裝作業，可以為企業組織帶來下列的好處:經由包裝資訊來更新包裝材料的存貨狀況。監控可歸還包裝材料(ReturnablePackagingMaterial)之使用情形。將提供包裝資訊視為一種顧客服務。可以追蹤每一出貨項目所對應的包裝貨櫃之所在。可以確認每一出貨項目符合其重量與體積之限制。可以確認每一出貨項目是否適當地被包裝。,裝載,根據企業本身的需求，可以在每個出貨點(ShippingPoint)中，再制訂出不同的裝載點(LoadingPoint)。而裝載點之所在，即為將包裝完成之產品搬運至運輸工具的位置。而在執行裝載作業之前，必需確認運輸規劃已完成，並且根據運輸規劃的結果，參考相關的資料，系統會自動地決定最適合之裝載點。這些資料包括:出貨點之所在出貨方式運輸工具裝載設備,列印交貨清單與出貨通知,當交貨文件建立後，經由生產之流程，如果顧客訂購之物料已取得，並且通過品質檢驗，同時包裝與裝載完成，出貨控制者便可以執行列印交貨清單(DeliveryNotes)之功能。這項文件便可同時經由出貨程序遞交給顧客，以做為顧客清點訂購產品之依據。而在ERP系統中，交貨清單之建立，是以交貨文件為基準。也就是說，不論顧客訂單之多寡，每張交貨文件只會產生一張交貨清單。,交貨清單與出貨通知之內容,一般而言，交貨清單之內容，包含了下列幾項:對應的顧客訂單與交貨文件交貨的日期顧客之名稱、地址與聯絡方式。產品之品名、規格與交貨數量。負責交貨之組織與配送管道出貨之地點而出貨通知的內容，則包括了:該次出貨所包含的交貨文件出貨日期出貨地點出貨路線目的地運輸工具,扣帳,當顧客的訂購產品已包裝完畢並且準備出貨，則此時在企業組織內的出貨流程已完成，出貨控制人員便可以接著進入系統執行扣帳(GoodsIssue)的動作。而在ERP系統中，與其他傳統企業資訊系統不同的，當執行扣帳時，以下屬於其他模組的功能也會同時被啟動:倉庫中的存貨數量會根據出貨數量而減少。(MM)會計科目中的存貨價值同時減少。(FI/CO)MRP中的需求量根據出貨數量而減少。(PP)物料扣帳文件同時產生。(MM)總帳會計文件同時產生。(FI/CO)成本會計文件同時產生。(FI/CO)利潤分析文件同時產生。(FI/CO)請款到期清單(BillingDueList)同時產生。(SD),請款作業(billing),請款之企業流程,請款,請款是銷售與配銷模組中最後一項交易流程，其提供了下列多項功能:根據交貨文件而核發發票根據借貸項通知單請求而核發借貸項通知單根據交貨文件而核發暫時性發票廢除請款交易並且執行適當的會計沖帳作業根據售回訂單而產生貸項通知根據退款同意書而核發退款文件立即更新財務會計之資料當請款文件被釋出後，相關的資料會即時地被傳送到財務會計模組，以執行現金管理(CashManagement)、利潤分析(ProfitabilityAnalysis)與顧客關係管理(CustomerCreditManagement)等相關功能。,顧客發票,顧客發票(CustomerInvoice)是一種用來請求顧客付款的文件。而顧客發票建立的方式有兩種，一種是希望在送出貨品後即向顧客請款，則此依據顧客訂單以建立顧客發票另一種是經由交貨文件建立，即如果顧客在收到其所訂購的貨品後，並接受該貨品而且沒有任何報怨產生，則根據該出貨所對應的交貨文件產生顧客發票。而如果是經由交貨文件建立，則ERP系統同時也提供了不同的請款方式(BillingMethods)個別的顧客發票(IndividualBillingDocuments):即以交貨文件為根據，每一張交貨文件產生一張顧客發票。匯集的顧客發票(CollectiveBillingDocuments):即不論顧客訂單或交貨文件的多寡，只要符合先前定義之準則，即產生一張顧客發票。分離的顧客發票(SplitBillingDocuments):即將一張交貨文件分割而成多張顧客發票。,請款之方式,顧客發票之內容,在ERP系統中，顧客發票的內容，大都是從先前的顧客訂單或交貨文件轉置而來，並且參考相關的主檔資料而成。一般而言，一張正式的顧客發票必須包含下列的項目:付款對象(PaytoParty)請款日期(BillingDate)整張發票之淨價值(NetValueofEntireBillingDocument)請款貨幣別(BillingCurrency)付款條件與國際條規(PaymentTermsandIncoterms)請款物料(BillingMaterial)請款數量(BillingQuantity)重量與體積(WeightandVolume)每個請款項目之淨值(NetValueoftheIndividualItems)每個請款項目之價格(BillingPriceoftheIndividualItems),請款價格,而在顧客發票中，請款價格(BillingPrice)之決定，是一項重要的決策項目。當顧客訂單建立時，系統會參考相關的主檔資料，自動地執行訂價。而當顧客發票建立時，系統允許以下三種不同的訂價方式:直接轉置顧客訂單上的價格再次參考相關資料執行訂價手動輸入價格而當參考顧客訂單上的價格時，對於相關的訂價條件，例如賦稅和運費等，可以選擇性的決定是否要轉置至顧客發票上。,建立借項/貸項通知單,借項通知單(DebitMemo)與貸項通知單(CreditMemo)皆是因為顧客報怨所產生的請款文件。借項通知單產將會增加應收帳款(AccountReceivables)的數值。反之，貸項通知單則減少應收帳款的數值。而借項/貸項通知單建立的方式，可分為兩種，一種是直接由顧客發票轉置而成另一種是由借/貸項通知單請求(Debit/CreditMemoRequest)轉置而成。,回扣,所謂的回扣(Rebate)，是當顧客在某一特定期間內，購買了超過特定數量或金額的產品後，退還某一部份金額給予顧客的購物回饋。而回扣交易之產生，是根據回扣協議(RebateAgreement)而來。回扣協議的內容包含了:回扣付款的對象回扣準則協議的有效期限任何預付或初始的金額回扣之貨幣別目前狀況(例如是否已釋出準備結算)付款方式,回扣結算,當顧客的發票建立後，如果其符合回扣協議之準則，則可以執行回扣清算(RebateSettlement)之功能。回扣清算的方式有兩種:局部清算(PartiallySettle)全數清算(FullySettle)如果回扣的金額達到某一先前設定的額度後，系統會自動地產生貸項通知單請求(CreditMemoRequest)，並以此為依據轉置成貸項通知單。同時，系統會產生並更新所謂的回扣應計項目(RebateAccruals),企業可以隨時的追蹤這項資訊，並且如有需要，可以進一步的修正。而當該回扣清算全數執行完畢後，系統會將回扣應計項目傳送到財務會計模組，並且將其過帳到適當的會計科目。,