GPC_CRP_物资供应业务_v2.ppt

*,Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,中国石化,ERP,推广项目,中石化上海高桥分公司,物资供应流程系统演示,200,4,年,6,月,演示日程,业务设计概述,系统演示,总结,2,现有业务模式,分公司目前实行二级采购和二级储备模式,设有供应销售部,负责归口管理,和,集中采购,4,7,个大类物资，同时各二级单位（炼油事业部和化工事业部）亦各自采购其他,9,大类物资；,供应销售部和二级单位均设有仓储库存点；,工单需求计划的提报采用手工申报的方式；,物资编码不符合总部标准代码要求，对于总部统一编码的,10,个大类物资存在自编码现象；,对零库存物资的补库处理仍然采用手工记账方式。,3,中石化物资供应推广模板要求要点,分公司必须实行,一级采购一级储备模式,，,系统中的架构应具备单一的采购组织,物资库存采用移动加权平均法计价；,严格实施一物一码和,10,大类总部统一编码的物资管理制度；,区分总部集中采购、组织采购物资和企业自采物资的范围，实现自动上报电子商务网站，自动回传,SAP,系统的在线采购模式；,对于除总部集中采购的物资必须采用规定的采购方式，由计划员在资源市场内选择供应商范围，采购员议价采购的互相监督方式。,分公司,将采用股份公司物资装备部总结去年的试点实施经验所制定的,物资供应推广,模板。实施这模板的前提，首先各实施单位应当评估各自的业务管理体制和组织情况，进行相应的组织重组，以及规范相关业务流程。,4,未来业务模式,现今业务,采购,/,储备模式,二级采购和二级储备模式,分散采购，分散储备,一级采购和一级储备模式,一级物资：集中采购，统一储备,需求上报方式,传真和文本等手工方式,检维修需求通过系统集成,其他需求采用电子表格,物资主数据,部分编码没有按照总部,16,位编码原则,总部统一的,10,大类物资是自定义给码。,必须按总部统一编码规则。,总部规定的大类物资全部规范化,库存平衡,只能平衡到非限制库存这一级,对代储代销库存也可以综合考虑,暂估入库,只有等发票校验之后才可以作入库处理，无法反映真实的库存状况,可以采用暂估入库的方式处理未到发票的业务,SAP,系统物资供应模块流程,采用上述的推广模板为前提下，分公司物资供应业务将有显著的改变，特别是在组织结构和业务流程等方面。,5,采购组织设计,采购组,化工组,辅料组,炼油组,机电仪组,设备组,中石化上海高桥分公司,(1670),材料组,采购组织,公司代码,根据总部推广模板要求，未来高桥的采购组织架构实现了一级采购模式；同时为了避免交叉采购和越级采购的原则按照物料类别设定如下多个采购组以规范管理。,物资供应采购组织（,GQM1,）,6,库存管理组织架构,中高路仓库,化工备品仓库,综合消耗仓库,电器仪表仓库,港城路钢材仓库,管道配件仓库,炼油备品仓库,建材仓库,中石化上海高桥分公司（,1670,）,工厂,仓储地点,公司,凌桥设备仓库,物资炼油工厂（,GQM1,）,根据总部推广模板要求，并结合高桥实际情况，高桥未来库存组织架构采用双工厂；并按照实际地点分别在两个工厂下设定了专业仓库。,物资化工工厂（,GQM2,）,原料危险品仓库,7,财务部分总体设计思路,遵照,国家及中国石化的各项管理制度及行业最佳业务流程,依靠,ERP,系统的先进理念及强大功能，结合上海高桥分公司业务管理流程,参照中国石化,ERP,推广项目实施模板并结合高桥分公司优化的业务流程,高桥的业务主要以事业部为基础，设计上体现了高桥的核算需求，将炼油和化工通过业务范围进行帐务处理和报表出具,满足企业内控管理和扁平化运作的要求,统一核算：单一帐套体现了帐务扁平化的需求，所有财务人员在一个帐套中操作,并可以时时更新资产负债的余额情况,注重系统,的高度集成和实时性.,业务部门的业务操作直接产生财务凭证,，,体现了系统的集成性,，,一方面及时更新业务数据,，,另一方面时时更新财务数据,财务可以实时查询到业务部门产生的数据,8,财务,核算现状和未来目标,财务,核算方式：,财务体系上采用二级核算体制、在分公司帐套下设有7个二级帐套，月末对二级帐套进行并表上报总部。,采购收货、发票入帐、发货、销售发货以及开销售发票全部由财务进行入帐处理。,物资数量等信息需要从相关业务部门取得,现状,未来,结合现有业务操作模式，基于总部推广模板的要求，将对于未来业务流程进行相应的设计：,财务,核算方式：,扁平化：采用一级核算体制、在,SAP,系统中只设立一个公司代码、单一帐套,集成性：采购收货、供应商发票、发货、销售发货以及开销售发票等业务处理，采用集成的方式，自动生成会计凭证。,量价合一，可以在系统中实时查询到数量的信息,9,财务组织架构设计,炼油事业部,2000,中石化上海高桥分公司（,1670,）,业务范围,公司代码,根据总部推广模板要求，未来上海高桥分公司采用一级财务核算，整个分公司共用一个财务帐套。同时通过业务范围实现分事业部的财务核算。,化工事业部,3000,10,物资供应整体业务流程示意,计划科,计划控制,业务科,采购执行,仓库,实际记账,财务处,财务核算,需用单位,招投标、询比价、框架协议等,维修工单领料,供应商发票校验,向供应商付款,设备维护,创建销售合同,销售合同发货,关联交易,需求计划平衡,采购合同收货,创建采购合同,总账,建设项目,工程项目领料,出具客户发票,收款清账,物料耗用,创建预留,预留发货,11,整体业务流程关键设计点,利用库存的实时查询功能，使公司领导和物装公司以及需用单位能够获得各个物装仓库及时和准确的库存变化信息（入库、出库、转运、调整和盘点等），尤其可以全面掌握供应商寄售库存的情况，不但大大增强了对于企业决策的信息支持，而且减少了目前手工数据的汇报和汇总工作,利用物料需求综合平衡功能，将来自各种业务的需求计划做集中平衡统一采购，实现了资源利用的最大化，有利于科学的采购决策,通过流程的关联关系，规范了采购方式招投标、询比价、框架协议,利用采购申请、采购订单的审批功能，加强了计划性，有效加强了内部控制,利用计划和采购员角色的区分，有效加强了预选供应商范围的控制，规范采购行为,优化代储代销物资出库的流程，采用采购合同管理属于代储代销范围内的物资，减少储备资金的占用；,新增付款申请功能进一步集成了与财务的联系，做到实时查看付款状态信息,物料出入库过帐操作自动生成的财务凭证加强了实物流和资金流的集成,基于总部模板要求，和物装实际业务的需要；系统设计突出了如下特点：,库存管理,采购管理,财务,12,演示日程,业务设计概述,系统演示,总结,13,演示内容,维修工单流程,创建维修工单,审批维修工单,下达维修工单,采购流程,执行物资需求平衡（,MRP,）,采购申请审批,进行询,/,比价,创建采购合同,采购订单审批,库存管理流程,按采购合同收货入库,按维修工单发货,付款申请流程,申请付款,财务结算流程,采购发票校验,付款清帐,整个流程从设备部门下达工单，到物装采购，收,/,发货以及发票校验等五个流程,15,个子流程,:,14,演示情节,根据设备实际损坏情况，设备管理人员将炼油事业部催化三车间,3#,催化装置列入月度维修计划。,设备人员根据故障通知单创建系统,维修工单,，计划维修的内容和需要更换的物料等，工单经设备管理部门审批后下达。系统自动对该所需物料产生,预留,（即需求计划）。,物资部门计划员接到需求计划后，平衡库存发现此物资库存不足需要及时采购以满足大修的需要。计划员查询修改系统平衡自动创建的,采购申请,并报由领导,审批,通过，随之在选定的供应商范围内做,询价,。,采购员与指定的几个询价供应商进行协商,比价,，最终选择一家价格、服务、信用和到货时间均合适的供应商作为购买对象，同时拒绝另外两家的询价。采购员与供应商签订,采购合同,，并以报价的结果作为采购价格。,相关领导对采购订单进行,审批,，确认价格和供应商都符合要求。,在交货期范围内供应商供货，保管员经过检验后作物资,入库,操作。并在设备部门领料时作发货,出库,。,收货后采购员即可向财务作,付款申请,，并三单匹配到财务部门做,发票过帐,处理。,财务付款后作应付账款,清帐,处理。,15,演示数据,业务情节数据,设备维护数据,设备：,3号催化装置T1201分馏塔,物料：,2301020010002006,“,单,级离心清水泵,IS150-150-150,”,维修工序：更换零件,2301020010002006,10,台,组织数据,维修工厂：上海高桥分公司物资炼油工厂（,GQM1,）,仓储地点：（,S001）,采购组织：,上海高桥物资,采购组织,（,GQM1,）,采购组：,材料组（,G01,）,供应商报价,数据,大,连大耐泵业有限公司,50000001,每台￥,1930/-,沈阳市工业泵厂（有限公司）,50000005,每台￥,1900/-,大连深蓝泵业有限公司,50000006,每台￥,2000/-,16,整体演示流程,17,流程演示基本角色对照表,角色,物料管理,/,库存管理,车间设备员,创建工单,设备部门各级领导,审批工单、下达,供销部计划员,查看预留,运行,MRP,查看或修改采购申请,创建询价单,供销部计划组长,审批采购申请,供销部采购员,维护报价,进行比价,更新信息记录,创建采购订单,付款申请,供销部采购组长,审批采购订单,供销部保管员,收货,根据预留发货,分公司财务人员,根据付款申请处理发票过帐,付款清帐处理,18,采购流程演示角色与操作对应关系示例,岗位,供,应,商,收到供应商,报价,询价单,报价单,打印询价单,(ME9A),传送询价单,收到询价单,并报价,比价表,报价单资料,输入,(ME47),产生比价表,(ME49),框架协议,采购流程,创建框架,协议？,选择合适,供,应,商,创建采购,合同,(ME21N),是,否,供,应,商,历史信息,采购申请列表,ME5A,领导审批决定,供应商范围,结束,业务科室,专业,计划,员,业务科室,专业,采购,员,建立询价单,(ME41),示意,19,物资综合平衡,MD03,供应商询价,ME41,维修工单,物资需求,维修工单的物资需求经物资综合平衡后，自动生成采购计划,供应商报价,ME47,比价,ME49,创建采购合同,ME21N,业务科室采购员根据询比价后的供应商范围创建采购合同,供应商,报价单,物资采购流程,维修工单流程,业务科室计划员进行询比价,业务科室采购员将供应商的报价维护到系统中。,业务科室采购员对供应商的报价进行比较,库存管理流程,采购合同,审批采购合同,ME28,检查物资综合平衡结果,MD04,分配和处理,ME57,业务科室采购员在指定的范围内为采购申请分配供应商,20,采购合同收货,MIGO,对维修工单发货,MB1A,采购合同,供应商送货过来后，仓库保管员根据采购合同对货物进行收货,物资,发货单,物资采购流程,财务结算流程,结束,仓库保管员根据维修工单的需求进行发货,库存管理流程,请款单,预制付款,MIR7,收货后，采购员向财务提出付款申请,21,输入发票,MIRO,请款单,库存管理流程,结束,应付账款会计接到请款单，确认三单匹配后，批准付款申请,财务结算流程,入库单,供应商,发票,付款清账,F-53,应付账款会计根据发票金额进行部分或全额付款,22,演示日程,业务设计概述,系统演示,总结,23,总结,物料管理方面的特点,通过,SAP,系统，实现物资供应业务进销存信息的集成。其中包括：,信息的纵向集成：单据交易报表；,信息的横向集成：信息流物流资金流；,充分体现了中石化对物资供应“归口管理，集中采购，统一储备，统一结算”的总体要求；,利用系统规范制度，通过流程控制供应商范围，严格采购流程,在单一管理平台上实现多项系统管理功能，大力提升物资供应业务管理运作效率,需求平衡：需求计划管理、供需综合平衡；,采购环节：采购合同管理、物资采购管理、供应商管理；,库存管理：库存出入库管理、物资统计；,其他：资金支付管理、物资编码管理等内容；,实现物资数量管理和资金财务管理的同步，加强了物资管理两个方面的集成；,系统提供了非常强大的业务数据查询工具；,质量和入库的关联关系不能在线上体现。,24,总结,财务管理方面的特点,通过,SAP,系统，实现财务信息同业务信息的集成，避免数量帐同金额帐的差异。,通过与,MM,模块的集成，由系统自动生成应收、应付以及收付款的系统凭证，降低财务人员系统录入的工作量，使财务人员从日常繁琐的凭证录入工作中解放出来，转向财务信息的审核工作。,财务人员能够通过系统的集成和强大查询功能，方便地了解到物资供应业务信息，降低企业内部财务部门和业务部门信息交换的工作量，有利于工作上的进一步整合。,25,