高级文秘职业化课件.ppt

单击此处编辑母版样式,单击此处编辑幻灯片母版样式,第二层,第三层,第四层,第五层,*,*,*,高级文秘职业化训练,君成企业顾问有限公司,君成人力资源管理有限公司,主讲人：刘 峰,3/3/2026,1,横批（）,说你行你就行不行也行,？,3/3/2026,2,渣子洞的启示,想,做,看,3/3/2026,3,介绍,秘书的概述,秘书礼仪举止,秘书必备口才,秘书工作中的人际关系,秘书的工作,秘书文员的金牌形象,3/3/2026,4,第一个主题：什么是秘书,什么是秘书？,具备一定的素质、知识和技能,在各个部门里的对内对外方面都起着上传下达的功能的一个岗位,秘书的分类,文字秘书（助理）,行政秘书（助理）,销售秘书（助理）,公关秘书（助理）,生产秘书（助理）,文本,文本,文本,文本,文本,文本,文本,文本,文本,3/3/2026,5,讨论：,衡量职业化秘书的标准有哪些？,3/3/2026,6,敬业精神,正直,-,公平，坚持既定政策和原则,表率作用,诚实,-,实事求是,领导风范,敬业,-,设定高的工作水准,业务能力,守信,-,不失约、不违约、不泄密,控制能力,勤奋,-,努力工作，不断学习,合作精神,有序,-,利落，有条不斋,学习与创新能力,高效,-,追求效率和效益,知人善任的能力,对待意见与批评,大局观,3/3/2026,7,第二主题：秘书礼仪举止,礼仪是人际关系中的润滑剂,。优秀秘书必须,具备一定的礼仪素质：了解礼仪，掌握礼仪；,恰倒好处地运用礼仪，才能胜任自己的工作,3/3/2026,8,第二个主题：秘书礼仪举止,（一）秘书必备礼仪的意义,礼仪是个人素养的综合体现,礼仪是建立人际关系的基石,礼仪是国际交往的通行证,礼仪是文明的标志,3/3/2026,9,礼 仪 的 定 义,礼仪说法一：,礼仪是一种典章、制度，包括人的仪表、仪态、礼节等，用以规范人的行为、举止，调整人与人之间的关系。,3/3/2026,10,礼仪是一门综合性较强的行为科学，是指在人际交往中，自始至终地以一定的、约定俗成的程序、方式来表现的律己、敬人的完整行为。人和人之间有接触才有了解，有了解才能沟通，有沟通才会互动，这是三个重要的程序。,3/3/2026,11,要求与理念,宏观上礼仪有三个基本要求：第一个要求尊重为本，要强调自尊自爱，要尊重自己的职业，要尊重自己的单位。,第二个方面的理念就是要善于表达。在交往中，接待客人，要强调接待三声：“来有迎声，问有答声，去有送声”；,3/3/2026,12,第二个主题：秘书礼仪举止,礼仪的种类,称呼礼仪,对领导、长辈、客人的称呼,对相交不深或初次见面的客人的称呼,对一般交往对象的称呼,握手的礼仪,握手的规矩,握手应注意的事项,3/3/2026,13,第二个主题：秘书礼仪举止,秘书电话商务礼仪,（一）,办公室电话要则,1,、,态度要积极,2,、,回答清楚有内容,3,、,巧用电话应酬,4,、,善用电话会议,（二）,电话礼仪很重要,1,、体态礼仪,1,）体态,2,）表情,3/3/2026,14,第二主题：秘书礼仪举止,2,、语言及时间礼仪,1,）,语言,2,）,时间,3,、打电话礼仪,4,、接电话礼仪,5,、商务电话须知,6,、处理问题电话,1,）,让人等待的电话,2,）,如何应对电话对面的发怒者,3,）,如何摆脱电话推销者,3/3/2026,15,第二个主题：秘书礼仪及仪表举止,（一）仪表举止要得体,1、讲究仪容,1）,打扮要与个人体征相协调,A、,确立服饰风格,B、,确立发型风格,2）,打扮要与周围环境相协调,3）,打扮要符号你的职业身份,4）,打扮要符号你的个性,3/3/2026,16,第二个主题：秘书礼仪举止,2,、讲究举止,1,）,坐姿要端正大方,2,）,站姿要自然随和,3,）,走路要富有韵律,4,）,手势也宜自然,3/3/2026,17,第二个主题：秘书礼仪举止,（四）办公室的日常礼仪,1、和同事之间的礼仪,1）沟通，当同事需要你的意见时,2）当同事冒犯你时,3）当大家在工休时间时,4）多说赞美、鼓励的语言,5）当同事提升时,6）当你有了资历时,7）利用午餐时间,3/3/2026,18,第二个主题：秘书礼仪举止,2、在办公室交往守则禁忌守则,1）不背地乱说,2）不讲无根据的谣传,3）不在公司外议论工作,4）在客户单位不谈自己公司的事,5）不要认为上司请客理所当然,6）不打私人电话,7）爱护公司物品,8）在公司内谈恋爱要节制,3/3/2026,19,第二主题：秘书礼仪举止,3,、办公室着装礼仪,1,）男性秘书着装礼仪,A、,西装的选择,B、,衬衫的选择,C、,领导与衬衫的搭配要求,D、,脚上无鞋穷半截,E、,别忘了不起眼的袜子,2,）女性秘书的着装要求,A、,西服套裙,B、,连衣裙或两件套裙,基本服饰：黑色或灰色西装套裙、藏青色西装套裙、三套相互搭配的上衣或裙子、连衣裙或两件套裙、三件单衬衫、两件米色或粉红色衬衫、金、银或优质的时装耳环、项链、手镯和饰针、优质美观的手表、含套裙颜色的围巾、黑色女鞋、藏青色或灰褐色鞋、黑色、藏青色或灰色皮包，黑色、藏青色皮带，黑色、宗色或暗红色手提箱，四季皆宜的短大衣,3/3/2026,20,分解：（一）,男秘书,男人看腰”，看什么呢？不是看我们腰粗不粗，也不是看腰带是什么品牌，而是看这样一个细节，腰上挂不挂东西。我们说句涉外交往中的行话，一个有社会地位的人，一个有层次的人，在大庭广众之前腰上是不挂任何东西的。,3/3/2026,21,（二）,男秘书,男秘书穿西装高水准三要求：1、三色原则：全身不要超过三个色系，尽量少，但别完全一样。否则我也成咖啡了。2、三一定律：鞋子腰带公文包一个颜色。最好皮鞋黑色系带表庄重。3、三大禁忌：穿尼龙袜的都是大陆表叔（会臭），不穿白袜子，鞋子袜子浑然一色最好看；穿甲克打领带是业余华侨基本装，等同外国的裤衩背心；袖子商标不拆代表未启封。盲流基本特征,3/3/2026,22,（三）,男秘书,男士穿西装三大精品标志：1、领带压槽：男人的酒窝。李总你这条领带不错（尼龙的抗不住），特别是你的这种打法，叫做“男人的酒窝”，讲主席都是这种打法。2、不要用领带夹：除非,VIP（,经常要挥手不方便掉出来放进去）和制服（标志，,CIS,企业可识别系统）否则只要不是自己吹，领带飘起来还是满酷的。3、领带的大箭头在皮带的正上端。站起来西装都是扣好的。最后一个扣子不扣，把皮带头露出来。,3/3/2026,23,男人要整洁，脏西西就完了。长胡子不是我们长项，肯定赶不上马克思。好似胎毛，又如鼠需。刮干净他，你也不知俺长几根。无异味（大蒜葱和后劲足的韭菜），无异物，头发，毛发，体毛（鼻毛）,（四）,男秘书,3/3/2026,24,分解：（一）,女秘书,女人看头,女人看头是看什么呢？看发型，比如染不染色，长度如何等等。像我们服务行业，政府机关一般是不染彩色发的，除非把花白的头发染黑。另外头发不宜过长，作为女性，一般工作岗位上不长于肩部。,3/3/2026,25,分解：（二）,女秘书,正规场合穿裙子最正式1、不是不短，而是不能穿黑皮裙。职业服装，不是说你是不是真皮，不要不划一套拳。2、不光腿：双包鞋把易磨的前后都包住。我们是图凉快，另外袜子（内衣）贵不穿不破省！3、可识别标志：三截腿。术语叫恶意分割。不能在裙子下加健美裤，静脉曲张。,3/3/2026,26,分解：（三）,女秘书,化妆：淡妆上岗。自尊自爱对别人尊重。女人不化妆就象没洗脸（不要脸）,化不好的效果：腮红：我们不认识，猴子认识；眼影太重：学盼盼不用过渡；香水：腋窝如蚊香，掩饰气味。（正确用法：女点耳垂，男点脉搏）,最最重要的是不留腋毛！,3/3/2026,27,分解：（三）,女秘书,化妆三原则：1、自然：没有痕迹，别让人觉得你长的快。2、美化：注意嘴彩甲彩和高领颜色搭配。不要把眉毛剃掉当妖怪，骗死专家。3、避人：北京武术队女孩当众化妆，被踩在脚下的老外喊：你不讲职业道德！,3/3/2026,28,分解：（四）,女秘书,戴首饰原则：,1、数量：以少为佳，漂亮女孩不戴。不多于三种，每种不多于三样。新娘例外可以蛮干。2、同质同色：首选白金，再选白银，最后选不锈刚3、习俗规矩：男戴观音女戴佛。讲究女人不带十字架（犹如白花）,（远看近看）,3/3/2026,29,分解：（五）,女秘书,戴戒指：,戒指戴左手，不干活不丢不磨。中国人不讲究，哪个能戴戴哪。食指：求爱，你知道我在等你吗？中指：热恋（没对象不想谈），他比你先到！无名指：已领取营业执照，已经婚过去小指：宣布独身四个全戴：想找找到昏过又想单身了，招贼（对香港朋友讲代表富有，他说难怪见过四个了）,3/3/2026,30,秘书着装职场六忌：,1、过分鲜艳：三色原则（越少越好）2、过分杂乱3、过分暴露：不露胸肩。一字领，不看更糟 糕就意味着我们什么都看到了。4、过分透视：大家是成年人应该知道效果，不要主动提供学习思考的机会。5、过分短小：买童装6、过分紧身：你没有权利对所有同事狂轰乱炸,3/3/2026,31,第三主题：秘书必备口才,“,钟不敲不,响，理不辩不明”现实生活中，尤其是,秘书的工作，你 将发现拥有金口才在起着愈来,愈重要的作用。更生动、更直接、更出色的口,才，将是秘书成功的必备能力,3/3/2026,32,第三主题：秘书必备口才,（一）听比说重要,1,、会说的不如会听的,1,）,可以及时捕捉宝贵信息，获取重要知识和见解,2,）,可以了解谈话者的意图和个性特点,3,）,可以给自己争取到足够的思考时间,4,）,倾听是解决冲突、矛盾，处理抱怨的最好方法之一,5,）,倾听可以取人之长，补己之短,6,）,少说多听，可以保护自己必要的秘密,2,、,聆听,的技巧,1,）专心聆听,2,）情绪配合,3,）避免某些不良的习惯,4,）适时进行鼓励和表示理解,5,）适时得作出反馈,3/3/2026,33,第三主题：秘书必备口才,二）说话培养良好的说话方式,1、,学会优美地,1）,发出明确的声音,2）,用明快的语调说话,3）,掌握头和胸的共鸣,4）,要使耳朵有好的环境,2、,讲究说话的方式,1）,说话要适度,2）,说话要有分寸,3）,说话要和逻辑,3、,听话要分析,1）,听领导的话要领会其意图，听从但不盲从,2）,听基层呼声，要寻根究底，问个明白，不要以偏概全,3）,听社会舆论，要分析筛选，及时向领导反映，不得听之任之,4、,传话要准确,1）,及时干练,2）,忠于事实,3）,把握尺寸,3/3/2026,34,第三主题：秘书必备口才,（三）掌握说话的技巧,1、,运用形象性语言,2、,让旧话题生出新意,3、,熟语的感染力,4、,数字在言谈中的威力,（四）把握说话的时机和分寸,1、,巧妙掌握说话的时机,2、,说话要注意环境和对象,3、,表达意见会暗示,1）,要学会“听话听音”,2）,要善于察颜观色,3）,要有一点灵气,4、,选择向领导进言的最佳时机,5、,使用积极的态度及语言,1）,说话要真诚,2）,不要说对方不爱听的话,3）,对方的优点马上要夸奖,4）,积极对待领导的指示和命令,3/3/2026,35,五不问,：,第一不问收入问题，,第二不问年纪大小，,第三不问婚姻家庭，,第四不问健康状态，,第五不问个人经历。,3/3/2026,36,五不谈：,1、不非议国家政府和党（职业道德、大是大非）2、不涉及行业和国家机密3、不随便非议交往对象：不要问日本人：太子妃怀孕没4、不背后说领导同事同行5、不涉及格调不高的谈话,3/3/2026,37,第四主题：秘书在工作中的人际关系,秘书通常要求具备良好的社交能力，因为秘书总是伴随在领导左右，是沟通上下、协调左右的桥梁纽带；秘书经常能最早、最多地接触客户，几乎是一个公司的整体的代表。所以一个秘书交际能力如何，不仅关系到其自身前途，甚至还影响到一个公司的全局,3/3/2026,38,第四主题：秘书在工作中的人际关系,（,一）秘书人际关系概述,1、秘书人际交往的类型,1）公务交往和私人交往,2）与领导的交往和与群众的交往,3）上行交往、平行交往、下行交往,2、秘书人际关系的特征,）广泛性特征,）强制性特征,3、人际关系对秘书工作的意义,1）正确处理好人际关系有利于提高工作效率,2）广泛的人际交往可以帮助秘书不断扩大视野，便与收集各方面的信息情报，以充分发挥文员的咨询参谋作用,3）行人际交往活动有利于秘书的身心健康,3/3/2026,39,第四主题：秘书在工作中的人际关系,（二）秘书与同事,1、同事关系的处理,1）同事关系的处理原则,A、,尊重原则,B、,信任原则,C、,自制原则,D、,宽容原则支持原则,2）同事关系的处理艺术,3/3/2026,40,第四主题：秘书在工作中的人际关系,1,）处理矛盾的艺术,A、,要“治人，先治己”,B、,居中，,C、,适时回避，能起到“釜底抽薪”的作用，使对方头脑冷静，便于问题的解决,D、,取长补短，增强团结,E、,以德报怨，以情感之,（2）增进同级间感情的艺术,A、,主动沟通,B、,善于制怒,C、,相逢开口笑,D、,关键时刻送温暖,E、,求同存异,（3）运用心理战的艺术：要注意三点,A、,对于无关紧要的敌意，要宽宏大度，不予理睬,B、,对于有辱人格，有伤大体的讥讽攻击，应当予以还击，,C、,发现并抓住时机，向对方表示关怀，给予帮助，促进和解,3/3/2026,41,2、,秘书与同事成功交际的十大原则,1）切忌背后议论人,2）说话要有分寸、有条理,3）不显露有恩于别人,4）不忘别人的恩德,5）做不到宁可不说,6）不说穿别人的秘密,7）要注意谦虚待人,8）不要憨言直语,9）要有助人为乐的强烈道德感,10）要有理解、宽容的态度,第四主题：秘书在工作中的人际关系,3/3/2026,42,第四主题：,秘书在工作中的人际关系,3、秘书与同事相处大忌,1,）,不可有亲疏远近,1）,不可在同事面前批评领导,1）,不可有过多的金钱往来,2）,不可加入传播流言的队伍,3）,不可命令别人,4）,不可过于张扬,5）,不可轻易上“贼船”,3/3/2026,43,第四主题：秘书在工作中的人际关系,（三）工作中的朋友关系,1,广交天下友,2、,三人行，必有我友,3、,赢的朋友的办法,4、,别忘了经常联络新朋友和老朋友,（四）客户永远是上帝,1、,秘书如何与客户交往,1）,态度,2）,学会倾听,3）,恰当交谈,4）,记住名字,3/3/2026,44,第五主题：秘书在工作中的人际关系,1、与客户交谈禁忌,1）,打断别人谈话或抢接别人话题,2）,突略了使用解释与概括的方法，使对方一时难以领会你的意图,3）,象连珠炮般地连续发问,4）,对待他人的提问，漫不经心,5）,随便解释某种现象，轻松下结论,6）,自己注意力分散，迫使对方再次重复谈过的话题,7）,避实就虚，含而不露,8）,不适当地强调某些与主题牛马不相及的细枝末节,9）,当别人对某些话题兴趣不减时，你却感到不耐烦,10）将正确的观点，忠肯的劝告佯称是错误的和不适当的,3/3/2026,45,第五个主题：秘书的工作,秘书工作的意义,对内：,代表个人,代表部门,对外：,代表公司,3/3/2026,46,讨论：,秘书应该具备什么样的职业态度？,3/3/2026,47,主动性,适应性,团队精神,尊重他人,创新精神,坚持原则,服务与贡献,认同与分享,双赢与相互依存,温柔的心和自省,3/3/2026,48,第五个主题：秘书的工作,四、成为领导的好下属,（一）秘书与领导关系的实质,1、,政治上的同志关系,2、,组织上的上下关系,3、,地位上的从属关系,4、,工作上的服务关系,5、,人格上的平等关系,3/3/2026,49,第五个主题：秘书的工作,（二）成为上司的最爱,1、,忠于上司，才能成为上司的最爱,2、,精明强干，才能得到上司的器重,3、,向上司请教，才意味着“孺子可教”,4、,关键时刻要为上司挺身而出,5、,在上司面前不要“吹牛皮”,6、,在上司面前不要计较个人得失,7、,不要当面顶撞上司,8、,与上司交谈时，不要锋芒毕露,9、,提建议时，不要急于否定上司原来的想法,10、体会上司处境，理解上司难处,11、要主动找机会与上司交往,12、慎重对待上司的失误,13、不要在背后议论上司的长短,3/3/2026,50,第五个主题：秘书的工作,14、咨询上司,15、适当顺从并认同你的上司,16,、掌握上司的好恶（工作上）,17、把功劳让给上司,18、不可张扬你对上司的善事,（三）与领导共舞的通行证,1、把握交往的时机与场合,3/3/2026,51,第五个主题：秘书的工作,1）,从时间的选择来看，你与老板的交往最好在上午或下午一上班的时间,2）,在老板空闲，心绪较好的时侯跟他谈,3）,开会时要积极发言,4）,有些小事可随时打招呼,5）,在老板遇到困难时，可与他交谈，帮助出注意,）,老板在兴趣正浓时，你最好不要去打扰他,）,区区小事不要去麻烦老板,）,注意在众人面前与老板的交往,3/3/2026,52,第五个主题：秘书的工作,2、从容与各种上司打交道,与冷静的上司打交道，不可自作主张,与热忱的上司打交道，要采取不即不离的方式,与豪爽的上司打交道，要突出自己的能力,3,、上司面前的通行策略,1）,了解你的上司,A、,了解上司的类型,B、,了解上司的好恶,C、,了解上司 的寻求，了解上司关心的对象,3/3/2026,53,人际风格沟通,支配,型,和蔼型,表现型,分析型,内向,被动,主动,外向,3/3/2026,54,工作方式.,严肃认真,有条不紊,有计划有步骤,合乎逻辑,真实的,寡言的缄默的,面部表情少,动作慢,准确语言,注意细节,语调单一,使用挂图,分析型,3/3/2026,55,工作方式.,果断,独立,有能力,热情,审慎的,有作为.,有目光接触,有目的,说话快且有说服力,语言直接,使用日历,计划.,支配型,3/3/2026,56,工作方式.,合作,友好,赞同,耐心,轻松,面部表情和蔼可亲,频繁的目光接触,说话慢条斯理,声音轻柔,抑扬顿挫,使用鼓励性的语言,办公室里有家人照片,和 蔼 型,3/3/2026,57,工作方式.,外向,直率友好,热情的,令人信服的,幽默的,合群的,活泼的,快速的动作和手势,生动活泼的,抑扬顿挫的语调,有说服力的语言,陈列有说服力的物品,表 达 型,3/3/2026,58,第五个主题：秘书的工作,2）,善于领会上司的意图,A、,真正心领神会,B、,考虑上司的处境,3）,善与理解上司,A、,理解上司的苦衷,B、,理解上司的人事安排,C、,理解上司对你的评价,D、,理解上司的情感,E、,不企求上司理解你,4）,别抖露上司的隐私,5）让上司做主角以低姿态出现在上司面,3/3/2026,59,第五个主题：秘书的工作,4、与老板相处的禁忌,1）,不做老板的情人,2）,不做老板的哥儿门,3）,不做老板的保姆,4）,不做老板的密友,5）,不越位,A、,决策越位,B、,表态越位,C、,工作越位,D、,社交越位,6）,不重权,3/3/2026,60,第五个主题：秘书的工作,五、老板的左膀右臂,（一）热情主动参与工作,1、,热情,2、,主动,（二）做老板的缓冲器,1、,做好老板的挡箭牌,A、,“,引导”要得法,B、,“,提醒”要自然,C、,“,挡驾”要巧妙,D、“,灭火”要耐心,E、,“,答复”要果断,3/3/2026,61,第五个主题：秘书的工作,2,、,负好把关责任,1）,关于活动的把关,2）,关于信息的把关,3）,为领导者的压力把关,3、,大胆提建议,1）建议方式,A、,直言建议,B、,抓住要害，婉言建议,C、,设置悬念，巧言建议,D、,将意见变通成问题提出来,E、,提出几个方案供老板选择,F、,向领导提供坏消息,3/3/2026,62,第五个主题：秘书的工作,2,）向领导提供建议,A、,准备工作,B、,提供建议,3）提供建议的技巧,A、,留有余地，适可而止,B、,适可而止,C、,投石问路,D、,见好就收,E、,曲径通幽,F、,少说为佳,G、,主动开口,H、,借机发问,I、,针锋相对,J、,以弱克刚,3/3/2026,63,第五个主题：秘书的工作,六、,成为领导的信息库（,收集、整理、过滤、传递,）,（一）秘书信息概述,1,、秘书信息工作的内容,1）,主动收集信息,2）,归纳整理信息,3）,筛选信息,4）,利用信息,2、秘书信息工作的基本要求,1）,及时,2）,准确,3）,充分,4）,实用,5）,经济,3/3/2026,64,3、秘书信息工作的任务,1）,筛选分类信息,2）,明确各方面的信息,3）,整理与保管,4）,力求广闻博见,第五个主题：秘书的工作,3/3/2026,65,第五个主题：秘书的工作,（二）多方面收集信息,1、信息来源和收集方法,1）,报刊杂志,A、Z,注意各种杂志和广告,B、,剪贴和复引,C、,标记重点,D、,请人帮忙,E、,说明和注释,A、,情报的来源和去处,2）,内部资料,2、收集信息的巧门,1）,熟悉自己的领导,2）,实事求是,3）,搞好人际关系,3/3/2026,66,第五个主题：秘书的工作,（三）整理与保存信息,1、,整理与保存信息的方法,1）,迅速处理,2）妥善存放,3）没有价值的资料就早毁,2、,保存哪些资料,1）,属公司共用的资料,2）,归秘书个人专用的资料,A、,老板指示的记录,B、,老板的材料,C、,秘书个人的材料,3/3/2026,67,第五个主题：秘书的工作,3、资料的编排,1）,使用文件夹,2）,文具,3）,文件夹的排列方法,4）,写标签,4、信息保密工作要点,1）,要克服高人一筹的优越心理,2）,要经得起诱惑,3）,老板要求保密的事一定要保密,4）,秘书要善与只听不传,3/3/2026,68,第五个主题：秘书的工作,七、培养良好的工作习惯,（一）秘书办公室须知,1、,保持良好的工作习惯,1）,桌面要干净,2）,备用品不要私用,3）,缺勤、早退要提前联系,4）,带工资休假要提前打招呼,2、,警惕不良习惯,1）,不要当众大哈欠,2）,不要当众掏耳或挖鼻,3）,不要当众剔牙,3/3/2026,69,第五个主题：秘书的工作,1）,不要当众搔头皮,2）,不要留长指甲和有污垢,3）,拉链的鞋带不要松着,4）,不要当众双腿抖动,5）,当心放恶气,6）,不要以“喂”喊人,10）不要频频看手表,11）不要不守时,12）不要打听别人私事,13）不要借物不还,3/3/2026,70,第五个主题：秘书的工作,（二）制定有效的工作计划,1、,为制定计划做好准备,2、,制定计划要有张有弛,3、,制定日程表的方法,1）,时间上留有充分的余地,2）,提高效率,3）,内外兼顾,4、,日程安排表的变更与调整,3/3/2026,71,第五个主题：秘书的工作,5、,工作安排的六大原则,A、,尊重他人,B、,己所不欲，勿施于人,C、,分派不是放弃,D、,不看过程，只看结果,E、,不要总是分派给最有能力的雇员,F、,相信雇员,6、,计划办事,A、,灵活掌握,B、,情况发生变化,3/3/2026,72,第五个主题：秘书的工作,（三）新到秘书注意事项,1、收集各种信息,1）请教,2）查阅,3）倾听,2、开展微笑社交,3、,保持谦虚,4、,了解你的老板,3/3/2026,73,第五主题：打造秘书的金牌形象,优秀的秘书首先从气质形象着手，但一,个金牌秘书拥有较好的气质形象，离不,开个人的文化素质与休养；更重要的是,秘书还应有精明强干的办事作风，并掌,握与工作密切相关的专业知识和技能。,这样，你就打造出了作为秘书的金牌形,象,持续永恒的学习能力,3/3/2026,74,第五主题：打造秘书的金牌形象,（,一）仪表举止要得体,（二）优雅的气质和修养,1、秘书气质及其对工作的影响,1）,秘书气质对其活动效率的影响根据秘书的气质进行,2）,根据秘书的气质进行合理分工,2、秘书的气质修养,1）,了解自己的气质类型,2）,培养良好的气质品质,3/3/2026,75,第五主题：打造秘书的金牌形象,3、优雅气质的表现,1）迷人、优雅行为的表现包括,A、,为别人开门,B、,先替别人服务,C、,协助别人脱外衣和就坐,D、,稍作鞠躬以表示感谢他人到场,E、,主动把自己的座位让给别人,F、,客气地使用“请”“谢谢”“请劳驾”“请允许我。”等语言,G、,向听众使用亲切的词语，例如说：“我亲爱的朋友们”、“我的同事门”等等,3/3/2026,76,2,）具有个人魅力的人这样表现自己,A、,易于接近,B、,对别人报以关心,C、,在举止言行方面表现出自尊和信心,D、,不过分看重自己,E、,给别人以同情、温暖、关心和体贴,3）女性修养的表现,A、,别赶时髦,B、,要有点文学修养,C、,多用感情丰富的语言,D、,多展示笑容,E、,社交场合的自我约束,第五主题：打造秘书的金牌形象,3/3/2026,77,第五主题：打造秘书的金牌形象,（三）现代秘书的内在修养,1,、,知识修养,1,）,现代秘书必须具备,多种能力,2,）,现代秘书必须熟悉,经济知识,2,、,智能修养,1,）,秘书的观察力,2,）,秘书的记忆力,3,）,秘书的思维力,4,）,秘书的想象力,5,）,秘书的注意力,6,）,秘书的表达能力,A、,文字表达能力,B、,口头表达能力,7,）秘书的办事能力,8,）,秘书的管理能力,9,）,秘书的操作能力,3/3/2026,78,第五主题：打造秘书的金牌形象,3,、道德修养,（,四）专业的工作作风,1,、提高办事效率,1,）,“迷你裙文章”,和谈话,2,）,汇报时结果优先,3,）,会议上要耐着性子最后发言,2,、巧妙推销自己,1,）,展现你的才智,2,）,指向灵活,3,）,善于表现,4,）,控制情绪,5,）,展现忠诚,6,）,抓住时机，抬高身价,7,）,展现你的与众不同,8,）,展现你的美德,3,、表现精明强干的策略,3/3/2026,79,