第一章秘书工作.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,秘书学与秘书实务,主讲,魏晓彤,根据法国职业研究中心统计，全世界目前有,1600,余种职业，秘书排在第,6,位。,在美国的,41,种职业大类中，秘书从事的职业人数占据第,3,位。,日本的一项抽样调查显示，日本高中女生把秘书作为理想职业的占,35,，,目前我国秘书从业人员约近,1000,万,人,我国持有秘书资格证书的人数就已经达到,30,万,以上,一、秘书的职业发展情况,有专家认为，,20,世纪最大的职业群是会计，,而,21,世纪最大的职业群是秘书。,秘书的职业发展方向,行政类：行政管理、办公室主任、综合管理部主任等职位,助理类：总经理秘书，总经理助理,人事类：发展为人力资源主管。,公关类：从接待、协调工作过渡到公关经理、客户经理,业务类：平时跟着老板抓业务，可以发展为商务主管，业务经理等。,综合秘书 行政秘书 销售部总监秘书 人事主管,HR,经理,3000,元,3500,元,6000,元,12000,元,25000,元,二、秘书的人才需求预测,我国随着国家经济的发展，秘书人数如果达,到总人口的,1.5,，就会有,1800,万人，因此秘书,岗位的缺口很大。,外资企业，如制造、,IT,、贸易、金融业占秘书需求前四位。初级秘书占总需求的,60,，,中高级秘书则占,40,。涉外公关与高级秘书、法律秘书等复合型的专业人才将继续走俏,在以后相当长的一段时间里秘书仍将是个热门职,业，社会需求量大。,三、秘书的任职条件,“,硬件,”,要求毫不含糊,:,年龄、学历、性别、工作经历、专业技能等。如对英语、计算机应用能力提出具体要求。,“,软件,”,要求绵里藏针,:,个性修养、心理品质、职业道德等,“,第二专业,”,不可或缺：,强调本行业所需的业务知识,广州伟森机电科技有限公司,招聘秘书,1,、女性，年龄,22-30,岁，大专或以上学历，人力资源、汉语言、行政管理、管理类等相关专业毕业,2,、工作态度细致又不失开拓性；,3,、熟练操作相关办公软件；,4,、有较强的语言表达能力及组织、沟通能力；,5,、对工控产品相关知识有一定了解；,6,、有会,Coreldraw,（图形图像软件,）,、,Cad,（计算机辅助设计）经验者优先；,本课程具有理论与实践相结合的特点，其教学分为理论环节和实训环节，理论环节主要讲授秘书工作所需要的基本知识和方法，实训环节主要,通过观看录象、情景模拟、案例分析来掌握秘书的,基本职业技能，为今后胜任秘书工作奠定良好的,基础。,秘书学与秘书实务,是文秘专业的主干课程，是培养学生必要的秘书理论、业务素质和较强的秘书实践能力的一门课程，也是国家秘书职业鉴定的核心内容。,四、课程性质,教学方法,上编 秘书学原理,秘书学是秘书工作的理论表现,第一章 秘书与秘书工作,第二章 秘书工作者的素质要求,第三章 秘书与领导的关系,下编 秘书实务,秘书实务指秘书所从事的日常业务活动,第四章 日常事务工作,第五章 接待工作,第六章 信息工作,第七章 调查研究工作,第八章 会议组织工作,第九章 协调工作,第十章 信访工作,(,注：公文写作与文书档案管理另设专门课程）,第一章,秘书与秘书工作,第一节 秘书,一、我国,“,秘书”名称的演变,1,、最早是指人,-,从事预测占卜的文官,2,、西汉时指能够作出预言的谶纬、图箓之书,3,、宫中秘藏之书。,4,、东汉时指掌管朝廷图书典籍的官员职务,此后历代封建王朝虽然大都设有“秘书”的官职（如 “秘书监”、“秘书郎”、“秘书丞”等），但其职能主 要是掌管图书典籍，都不是现代意义上的秘书。,历史上那些真正从事秘书工作的官员，却不冠以“秘书”的称谓，而分别冠以“尚书”、“中书令”、“记室史”、“掌书记”、“主簿”等称谓,真正使秘书名实相符的是辛亥革命之后，孙中山领导的中华民国临时政府设秘书处，秘书室，秘书科和秘书官；各省都督府也设秘书。这时的秘书才真正成为现代意义的秘书职务了。,国际秘书联合会对,“,秘书,”,下的定义是：秘书应是主管人员的一位特殊助手，他们掌握了办公室工作的技巧，能在没有上级过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确的判断能力，并且在所给予的权力范围内作出决定。,我国,2003,年国家劳动部修订的,秘书职业技能标准,中明确将,“,秘书,”,定义为：,从事办公室程序工作，协助上司处理政务及日常事务，为决策及实施提供服务的人员。,二、“秘书”的定义,三、,秘书的类别和层次,（一）秘书是一个统称，从不同的角度，可分为不同的类别。,1,、就服务对象：分为,公务秘书与私人秘书,公务秘书,是指为各级机关、企事业单位、社会团体服务的秘书，工资由上述部门支付。,私人秘书,指为个人服务的秘书，由个人出钱雇佣。,2,、就社会领域分：可分为,党政秘书、企业秘书、科技秘书、教学秘书等,。,3,、就工作性质分：可分为,机要秘书、行政秘书、文字秘书、事务秘书、生活秘书、信访秘书,等。,链接：周总理秘书分类,赵 炜,周恩来的生活秘书 越茂峰,周恩来的机要秘书 李越然,周恩来的俄文秘书 雷英夫,周恩来的军事秘书 马 列,周恩来的外事秘书 韦 明,周恩来的文教秘书 李 岩,周恩来的经济秘书 顾 明,周恩来的工业秘书 杨 纯,周恩来的农业秘书,（二）秘书的层次,1,、按秘书人员担任的职务划分：,分为秘书长、办公厅主任、秘书处长、秘书科长、秘书股长、秘书科员和秘书办事员七个层次。,2,、职业资格等级划分：,分为四个等级，分别为国家职业资格五级（原初级）、国家职业资格四级（原中级）、国家职业资格三级（原高级）和国家职业资格二级，,初级秘书办事跑腿子，中级秘书动手摇笔杆子，,高级秘书动脑子出点子,第二节 秘书工作,导入案例,刚刚大学毕业的女孩小黄幸运地被一家大型外资企业,录用为部门经理秘书。在小黄看来，工作内容应该是写商业信函，安排日程，陪同经理参加商务活动等。,然而事情是是她想象的那样，第一天上班报到后，,经理只看了她一眼，就对她说：“黄小姐，请你先把办,公室打扫一下，房间两天没人有些脏乱。”小黄只好按,要求把办公室清洁一遍。刚想回座位休息一下，经理,又叫：“黄小姐，麻烦你帮我泡杯咖啡。”,一天下来小黄做的都是一些端茶倒水接电话处理信,件之类的琐碎小事。接下来天天如此。小黄开始困惑了：,这是经理秘书应该做的事情吗？,（一）秘书工作的主要内容,综合服务工作,：,处理信件、接听电话、接待访客、公文撰写、档案管理、日程及差旅安排、会议管理、值班工作、办公室管理等；,辅助管理工作,：,信息工作、调查研究、媒体应对、公关策划、沟通协调、信访工作等,某外企总经理办公室秘书一天的工作,8,：,40,到达自己的办公室,8,：,45,打扫上司的办公室、接待室等房间，查点备用物品,9,：,00,为上司冲咖啡，确认当天日程安排,9,：,30,信件处理，传真或电子邮件的回复；,10,：,00,将前一天来访客人的数据输入电脑中的顾客名录,10,：,30,接待客人，给客人沏茶等,11,：,30,将上司交待的文件打完,13,：,30,核算上司上次出差时的单据及费用,14,：,00,根据总经理办公室主任的指示，复印并打印文件,14,：,30,招待客人,15,：,25,继续起草报告（计划明天写完）,16,：,00,打印第二天上司的工作日程表，交给上司,17,：,30,上司出门办事，整理未完成的文件,除此以外，秘书还经常要预订饭店、准备客户礼品、打扫办公室、给会议准备茶水等。,二、秘书工作的性质,1,辅助性,辅助性是现代秘书工作最根本的属性和特点，,秘书工作的其它特点都是由这一特点决定的。,辅助性主要体现在以下几个方面：,秘书工作不能脱离领导而独立存在，,应该围绕领导工作而开展的,（领导工作是轴心和核心）,秘书在处理任何问题时，只能,根据领导的意图和指示精神办理,，不能自作主张、自行其是，不能超越领导的主导地位；,秘书人员有时参与某些领导会议，与领导者共同研究各问题，但秘书人员,只有发言权，而无表决权,。,2,、服务性,这是由秘书工作的辅助地位决定的。秘书工作的出发点就是为领导的工作创造良好的环境和条件。,我国秘书工作的宗旨是,“三服务”,：,为本级领导服务,，为各部门服务，为人民群众服务。,3,、事务性,秘书工作绝大多数都是具体的事务工作，如收发文件、起草文件、接听电话、迎来送往、布置会场、派车买票、安排食宿等等。,4,、机密性,这是由秘书的特殊地位决定的。秘书身处领导的身边，不同程度的接触组织机密或重要事件，要养成自觉的保密思想、保密观念。,经典案例,美国总统罗斯福曾经当过海军部长的秘书。有位好友来访，谈话间问及海军在加勒比海建立基地之事。“我只要你告诉我，我听到的传闻是否属实？对于军事机密不便相告，但又如何拒绝呢？,罗望望四周，压低嗓子问朋友：“你能对不便外传的事保密码？”“能”好友急切回答。“那么，我也能。,”,罗微笑地说。朋友只好作罢。,案 例 分 析,刘丽是千里贸易公司的总经理秘书，工作能力强。,有一天，接待了同是贸易公司的朝日公司销售经理。,对方问：“你们公司生意怎样？还没有什么起色吗？”,刘丽为了炫耀实力，说：“你也小瞧我们了，今天上午,我们公司便和日本一家公司签了意向书，可以赚,100,万,呢。”二天后，刘丽陪总经理到宾馆与日本公司签订,正式合同，左等右等不见对方踪影，最后对方驻日代,表打来电话，公司昨日上午以低于千里公司,10%,的价,格与朝日公司签订协议，公司代表已经回国了。刘丽,傻眼了，没想到自己随便一句话会给公司带来如此损失。,分析：刘丽的话传递出哪些机要的商业信息？,副局长秘书因泄密落马,-,国际金融报,2011,年,06,月,29,日,近两年中，路透社曾七次精确“预测”到中国,CPI,数据。这七次报道中，路透社均使用了“官方消息人士”或“一位关键部门的中国政府官员”等语言来显示其数据来源，,有媒体报道，国家统计局一名副局长的秘书孙振因涉嫌泄露国家统计局,CPI,数据而被调查。,作为副局长秘书，孙振可以接触到诸多敏感数据，比如,GDP,、,CPI,等。,2011,年,4,月接受调查。,5,、综合性,由领导工作的综合性决定，凡是领导工作所涉及的范围，秘书工作也必然要涉及，,由秘书部门的特殊地位决定。作为综合性的办事机构，秘书部门要综合处理来自各方面的信息，要了解各个方面的工作情况，要协调各方面的关系,案例分析：杨修之死,杨修是曹操的行军主簿，典领文书、掌管印鉴、参与机要，在今天可以说是高层秘书工作。,曹操平汉中时，连吃败仗。欲进兵，怕马超拒守。欲收兵，又恐蜀兵耻笑，心中犹豫不决。适逢庖官进鸡汤，操见碗中鸡肋，沉思不语。这时有人入账，禀请夜间口令，操随口答“鸡肋！”杨修见令传鸡肋，便让随行军士收拾行装，准备归程。杨修说：“鸡肋者，食之无味，弃之可惜。今进不能胜，退恐人笑，在此无益，不如早归。”结果军士们各准备行装。曹操得知大怒以扰乱军心定罪，杀了杨修，死时年仅,34,岁,从秘书工作性质角度谈谈曹操为什么杀杨修？杨修之死对于秘书工作有什么启示？,三、秘书工作的作用,1,参谋助手作用,领导者的主要职责在于决策和管理。秘书既要为领导办事，当领导的助手，又要为领导出谋献策，当领导的参谋。,情景练习,新星公司张总经理突然收到一封非常无礼的来信，信是由一家平时交往很深的协作单位的厂长写来的。总经理怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室，让他记录自己口述的回信：“我实在没有料到会收到这样一封来信，尽管我们之间已有那么长时间的往来，但事到如今，我不得不中止我们之间的往来，并且按照惯例，我要将此事公布于众。”总经理命令秘书立即将信抄写好寄出。对于这位总经理的命令，秘书该采取什么行为？,对于这位总经理的命令，秘书可以采取三种行为：,（,1,）“是，马上办理！”说完，秘书马上回到自己办公室，立即将信抄好寄走。,（,2,）秘书不仅没有退下去抄写，反而直言相劝：“总经理，请您三思，给对方回这样的信，后果将不堪设想。在这个问题上，难道我们没有需要反省的地方吗,？这封信不能发,”,（,3,）当天下午快下班的时候，秘书将抄写好的信递给已心平气和的总经理，问：“总经理，这信可以寄走吗？,请问，这三种行为究竟哪种较为正确呢？,本题的关键：有责任及时向上司提供正确的建议，但绝对不能干预上司的决策。,2,协调作用,秘书部门作为综合办事部门，是承上启下、沟通左右的桥梁和枢纽，部门与部门、单位与单位、单位与社会的联系都需要秘书去沟通协调和协作。,3,信息枢纽作用,信息是管理和决策的基础。领导决策的整个过程都离不开信息活动。准确地提供信息有利于领导决策的科学化。,4,公共关系作用,秘书工作是一个组织与各方面联络、接洽的窗口和门面，它反映了这个组织的工作作风和领导水平的高低，对于树立组织的良好形象影响很大。,