管理秘书第二章.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,第二章 秘书机构的设置和职能,第一节 秘书机构的设置,一、秘书机构的组织形式,影响秘书机构组织形式的主,要因素是机关单位的性质和规模,中央办公厅，下设部门为局。,各省、自治区、直辖市及中央各部、委，设办公厅，下设部门为处。,各市及省、自治区、直辖市所属各厅、委，设办公室，下设部门为科。,各县及市属各局、委，设办公室，县机关办公室的下设部门为股，而市属局、委的办公室大多不设下属部门。,市和市级以上的党政机关一般都设秘书长，秘书长的职责就是负责整个机关的秘书工作，但党中央不设秘书长：群众团体一般都设秘书长，负责处理该团体的日常事务和会议的准备工作。企业单位不设秘书长。,有些级别较低的机关，如地级市的区以及乡镇，大多采取党委办公室和政府办公室合署办公的形式，即“两块牌子，一套班子”。,二、秘书机构的设置程序,（一）确定组织框架,定编定岗，三方面内容：一，工作人员,总数。二，确定是否需要设下设分支机,构。三，确定岗位,（二）规定职权责任,职责及职责所赋予的职权,（三）配备工作人员,人选、知识结构、能力结构、学缘结构、,年龄结构,（四）规定规章制度,照章办事，有章可循。责任制度、考核,制度、奖惩制度、晋升制度、请示报告制,度、工作规程，使工作标准化和规范化。,三、秘书机构的设置原则,（一）精简原则,设立最小限度的必要部门，发挥其最佳 效,益。精兵减政、减少财政开支，使企业降,低成本。,（二）稳定性原则,稳定的重要性；工作需要，新老交替。,（三）正确用人原则,一是坚持任人唯贤，反对任人唯亲。,二是坚持因才使用（根据不同特点）,（四）讲求效益原则,一秘书机构设置应有利高效率的工作,二是尽可能做到低投入、高产出,（五）适应发展原则,办公设备，办公自动化,第二节 秘书机构的特点,一、地位的依附性,依附性和接受领导的单一性，秘书部门只接受本机关领导层和领导人的领导，而不接受上级机关秘书部门的领导，同时也不对下级机关秘书部门行使领导权。,二、工作的辅助性,与依附性直接相关，围绕领导的需要而展,开。,三、联系的中介性,沟通,上情下达、下情上达、左右通气、内外联络,四、设置的普遍性,国家机关、企事业单位和社会团体，不论其规模的性质，都设有办公室。基本职能是相同的。,第三节 秘书机构的职能,一、秘书机构的办事职能,处世之道、人事交往,（一）办事是秘书部门的基础职能,1,、文书管理、信息搜集、会议筹办、信访接待、督查督办、公关活动、信息传递、人际交往,2,、职责范围的不确定性,主动承担更多工作、多部门的协调、临时,性工作,3,、工作时间的双重性，即经常性与随机性 “办公室工作无小事”的观念,（二）提高办事效率的途径和方法,一是迅速，二是准确。,提高办事效率的两个因素：一秘书的自身条件，二是客观条件，工作任务的难易、工作手段、社会和自然环境的影响。,1,、统一指挥，步调一致,2,、因事设岗，明确职责,3,、提高人员素质，适应管理需要,4,、合理安排，环环相扣,5,、精简文件，严控会议,6,、坚持催办制度，做好督察工作,7,、改善工作条件，提高办事效率,二、秘书机构的参谋职能,（一）秘书机构参谋职能的实质和特点,1,、参谋内容的综合性,2,、参谋活动的受限性,3,、参谋工作的随机性,4,、参谋性工作和事务性工作的相关性,（二）秘书机构参谋职能的基本内容,1,、起草文件和领导讲话稿,2,、核搞,3,、信息处理,4,、调查研究,5,、督察,6,、议事制度,7,、预案和信访,