易飞购系统.ppt

单击编辑母版标题,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,部门：,讲师：,易飞管理软件,采购系统培训,(,PUR,),1.,前言,2.,系统架构,3.基,础,信息创建及信息字段说明,4.,日常,交易,作业程序及报表管理,5.,批处理,6.,异常管理报表,7.,期初上线及信息搜集,8,测验及问卷,课程大纲,一,、教育训练课程,的,目的,二,、系统功能及效益,前言,了,解系统,的,效益及功能。,了,解信息搜集及整理重点。,熟悉系统,的,操作方式。,了,解系统例行作业程序。,了,解系统上线的步骤及导入程序。,一.,教育训练课程,的,目的,供应厂商价格管理。,提供料件,的,请购、采购、进退货管理。,提供四种采,购,预计进货报表。,供应厂商进货评核。,二.,系统功能及效益介绍,二.,系统功能及效益介绍,提高料件采购流程,的,效率与正确性。,降低生产停工待料,的,异常发生。,加强供应厂商,的,评核管理提升采购质量。,采购异常管理,有,助于降低成本。,(,二,),、系统,效益,1.,前言,2.,系统架构,3.,基础,信息创建及信息字段说明,4.,日常,交易,作业程序及报表管理,5.,批处理,6.,异常管理报表,7.,期初上线及信息搜集,8,测验及问卷,课程大纲,一、,系统主画面,二、系统功能图,三、系统主作业程序概述,四、采购系统与其他系统的关联,系统架构,(一),、系统主画面,基本信息,录入,采购人员,.,供应商,创建与列表,.,采购单据性质,厂商料件,管理 品号厂商信息及,交易,信息,录入,价格,交易,管理,录入核价单,日常,交易,处理,录入,采购单.采购变更,.,进货及退货作业,采购进度管理 预计进货表,.,采购,明细,表,收料验退管理 进货明细表,.,进货统计表,.,料件,历史,进货,记录表,.,验退,件,退回,细表,交易,管理 采购价格,调幅,表.,供应商供,货,明细,表,厂商评核,供应商,交货,/,质量评等,.,供应商,ABC,分析表,批处理,重新计算,采购已交量.,更新供应商月统计信息。结束采购单。,厂商信息查询 应付帐款,.,应付票据,.,采购明细,.,进退货明细,.,商品计价,.进,货统计,.,每月统计,(二),、系统功能图,基本信息规划,日常,交易,登录,应付票据管理,信息创建与核对,期初余额导入,应付帐款管理,采购人员、厂商、单据性质,未结案采购单,.,品号厂商信息输入,基本信息列表,录入,请购单,录入,采购单,进货,.,验收单,退回验退件,录入,退货单,请购单凭证,采购单凭证,进货单凭证,验退单凭证,退货单凭证,(,三,),、,系,统,主,作,业,程,序,采购系统,存货管理系统,物料需求计划,工单管理系统,应付账款系统,自动分录系统,批次需求计划,产品结构系统,基本信息系统,进口管理系统,（四）与其他系统的关联性,1.,前言,2.,系统架构,3.基,础,信息创建及信息字段说明,4.,日常,交易,作业程序及报表管理,5.,批处理,6.,异常管理报表,7.,期初上线及信息搜集,8,测验及问卷,课程大纲,1,、前序作业,2、采购管理系统基础信息创建,基本信息创建及信息字段说明,录入工厂信息,录入仓库信息,录入部门信息,录入币种汇率,设置编码原则,录入职务类别,录入交易对象分类,录入页脚,/,签核,录入程序页脚,/,签核,前序作,业,基本信息管理信息系统,1,、前序作业,2、采购管理系统基础信息创建,基,础,信息创建及信息字段说明,一、供应厂商信息字段说明,二、,品号厂商的价格管理,三、,设置采购单据性质,建议及信息字段说明,采,购管理系统基础信息创建,一、,供应厂商信息字段说明,.,采购厂商,、,托工厂商,、,生产线的编,码原则应分开设定,。,.,有类别厂商评核,需求者，,同类厂商,编号应归纳同区间,。,.,厂,商有加工亦有,采购供货者,，,为区,分应付帐款,科目,的,管理,应区别编号,。,(一)、,厂商编号注意事项,X,X,XX,1.,供应商,2.,国外厂商,3.,托外厂商,1.,五金,2.,电子,3.,包材,4.,印刷,9.,其他,序号,：,01-99,厂商编号范例,參考,(10,码,),核准状况,:,已核准,.,尚待核准,.,不准交易,允许分批交货,:,如“,Y”,一张采购单可分多笔进货单进货,随货附发票：,如“,Y”,进货单输入时，发票号码不可空白,最近交易日期,:,由最近一次进货单回写,单价管制,:,可设置“单价超限率”,以控管采购之单价,(二),、供应厂商信息字段说明,ABC,等级,可,通过供应商,ABC,分析表更新,交货评等,可,通过供应商评级,作业更新,质量评等,可,通过供应商评级,作业更新,以上三字段亦可由人工自行输入与维护,4.,加工费用,:,加工费用,的,明细科目,(,自动分录系统使用,),5.,应付帐款,:,应付帐款,的,明细科目,(,自动分录系统使用,),6.,应付票据,应付票据,的,明细科目,(,自动分录系统使用,),7.,付款条件,:,可开窗选择在基本信息管理,系统中建立的付款条件,8.,结帐日,:,验收后,1,个月逢,30,日,以上两个字段均为,票据管理,系统的,资金预估,及,应付系统,所需求的信息,例如,:,验收日期为,2001/07/05,则结帐日期,为,2001/08/30,结帐,应付凭单,进货单,退货单,结帐作业的概念,整,批结帐,进货单,退货单,应付凭单,一对一,进货单,应付凭单,应付凭单,结帐作业的概念,直,接结帐,品号厂商信息,甲厂商,=,A,品号,100,元,B,品号,200 元,采购单,进货单,1,2,(一),、单价默认来源,二、品号厂商,的,价格管理,品号厂商信息,采购单,进货单,更新核价,Y,当单据核准时，该单,据之新单价将保存于,品号厂商档中,(二),、更新商品计价,(,现行单价制,),优点：,保留变更记录,统一议价,单价权限,Y,优点：,采购权限弹性化,将来可追加比较差异分析表,品号厂商档,采购单,进货单,输入及更改权限管制,核价单,(三),、标准单价制,报价日期,/,生效日期失效日期,核价日期,4/1 4/25 6/10,生效日期,4/1 5/1 7/1,失效日期,6/30 5/31,单价 元,100 99 105,采购日期 采购单价,4/10,5/20,8/10,100,元,99,元,105 元,分量计价,数量,PC,单价,0-100 5,元,101-500,PCS,4.8,元,501-,以上,4.5 元,单头信息,单身信息,101,以上,单身信息,501,以上,1.由,“,录入供应商料件价格,”,中直接输入及维护,2.,由更新核价的核价单更新,：厂别区分,：系统性质代码,(2碼),：序号,:,三、单据性质,的,设置建议及信息字段说明,单别代号：,不可重复,，,请以数字组合编码,。,2.,单据性质,:,请购单,进货单,核价单,退货单,采购单,3.,编码方式：,码号共有,11码,年码数及流水数的位,数可自行设置,(1).,日 编,:,YYMMDD99999,(2).,月 编,:,YYMM9999999,(3).,流水号,:99999999999,(4).,手动编号,:,在异动作业中自行输入编号,4.,自动确认：,单据凭证输入完成后，是否马上进行库存帐,务之更新,(,库存,的,增减,),或者承认单据生效性,.,单据如果输入完成还须第二人审查核准后，,才可更新库存者，应设为,【,N】,确认,=,凭证核准,交易异动时点,5.,自动打印：,凭证每输完一张是否马上打印出来。多人或多机共用打印机时应设置为批次打印。,6.,更新核价：,针对料件厂商,交易,单据，如采购单、收,料单及料件厂商,交易,单,的,性质单别才有,效用。,7.,核对采购：,针对收料单是否一定要输入采购单才可,办理收料，目的乃避免无采单,的,收料发,生。,3101,核价单,N N N Y N,3201,请购单,N N N N N,3301,采购单,N N N N N,3302,服务性采购,N N N N N,3401,进货单,(采),N N Y N N,3402,紧急进货单,N Y N N N,3403,服务进货单,N N N N N,3405,赠品进货单,N N N N N,3501,退货单,N N N N,N,单别 单据名称 自动 自动 核对 更新 直接,确认 打印 采单 核价 结帐,单别示范,为配合信息的管理请将采购单,的,编码方式设为自动编号,紧急进货单：为紧急采购,的,需求，尚未有正式采,购,单，但已有非正式,的,通知收料者。,服务进货单,:,费用类的进货,(,请款时记录,),若服务性商品必须要采购行为，可另辟服务采购单,.,若进货商品赠品部份不计费，另外仓库管理数量，则可设赠品进货单，或从库存系統做其他入库。,说明：,1.,前言,2.,系统架构,3.基,础,信息创建及信息字段说明,4.,日常,交易,作业程序及报表管理,5.,批处理,6.,异常管理报表,7.,期初上线及信息搜集,8,测验及问卷,课程大纲,一、采购核价作业程序,二、请购作业程序及信息字段说明,三、采购作业程序及信息字段说明,四、采购变更作业程序及信息字段说明,五、进货验收作业程序及信息字段说明,六、验退件退回作业程序及信息字段说明,七、退货单作业程序及信息字段说明,日常异动作业程序及报表管理,书面核准或计算机核准,一、采购核价作业程序,品号厂商异动,核价单,核价单确认,更新,供应商料件,信息,核准,录入,核价单作业,1.,单据若为更新核价者将更新供应商料件信息。,2.,若采购商品有分量计价的需求,，,则直接,由核价单来更新供应商料件。,1.,内部需求,的,凭证,2.,审查内容为,.,品号、数量及需求日期,的,合理性,.,需求来源正确性,(,MRP,LRP,再补货建议表,BOM,自动请购,其他,),二、,请购作业程序及信息字段说明,(一),、请购作业,的,目的,1.计划,采购时所遗漏的需求。,2.,超耗用料,的额外零星,需求。,3.,非正常需求,的,其它需求，如客户,的,额外,订单或代购品。,(二),、一般请购作业,的,时机,录入请购单,主管核准请购单,请购单,采购询价确认,请购单生成采购,录入采购单,书面核准或,计算机确认,1.,请购明细表,2.,请购状况表,3.料,件,已请未购明细表,4.,供应商,已请未购列表,(三),、请购作业程序,需求部门：于基本信息管理系统进行,录,入,需求日期：系统默认，由,录入品号信息的,前置天数推算而得,采购单别单号：由请购更新后生成,Q:,想一想！前置时间在,哪个,系统,设,定呢,?,(,四,)、,录入请购单,的,字段说明,采购人员,:,由品号信息中设置,供应厂商,:,即主要供应厂商,采购单价,:,即品号,供应商,单价,采购码,:,该请购已生成采购单则系统自,动,更新,(,五,)、,录入请购信息,字段说明,5.,锁定码,的,意义,:,当采购人员收到请购信息时，必须针对,此请购信息进行审查，选择厂商、确定,单价、数量及交期，当信息确定后表示,即将要发出采购单，如此步骤完成采购,人员必须将锁定码,锁定,。,将完成,的,请购信息依,供应,商,分,别产生采购单，更新后请,:,1.,查询,录入采购单,作业，您将可看到采购单据,的,完整信息。,2.,请查询,录入请购单作业,将会看到采购单号。,(,六,)、,从请购单生成采购单,1.,请购明细表,2.,请购状况表,3.,品号,供应商,已请,购,未,采购,明细表,4.,厂商别已请未购列表,(,七,),、请购管理报表说明,录入,采购单,采购单进度追踪,采购单,采购单确认,需求确认,核准,供应商,预计进,货,表,料件,预计进,货,表,工单,预计进,货,表,采购预计进,货,表,供应商料件交货排程表,采购需求,书面或计算机,1.,现有库存可用量,2.,品号库存状况表,三、采购作业程序,参考单别,.,参考单号,.,参考序号,.,来源单号,:,输入时可为订单、工,单,单号或其他备注之有意义单号。,已交数量：由进货单及退货单所更新,，,无须输入。,采购单价：,1.,供应商料件价格,2.,最近进价,3.,标准进价。,(一)、,录入采购单,的,字段说明,4.,结束采购单作业,：应定期运行本作业,对于,过,期未交,的,采购件采购人员应定期检视交,货,的,需求性，,过,期未交者确定要交货时，应以,变更交期方式更改采购单据，如果确定不交货,时，应要指定结案，避免收料单位又进行收料,作业，您可透过采购预计进料表协助进行指定,结,束,作业。,Q:,想一想这些作业在哪些系统,?,(二),、采购单信息来源,采购计划发放,从请购单生成采购单,MRP,采购发放,录入采购单,从订单自动转成采购单,四、采购变更作业程序,录入,采购变更,单,采单进度追踪,采购变更单,采购变更确认,变更,CFM,变更核准,采购单,供应商,预计进,货,表,料件,预计进,货,表,工,单,预计进,货,表,采购预计进,货,表,供应商,供货统计表,直接更改采购单,。,通,过,录入,采购变更单处理。,将原采购单指定结案,另开一张新的采购单。,(一),、采单变更处理,的,方式,1.,采购变更单,的,单据特性同原采购单别。,2.,未确认,的,采单直接从采单更改，无须新,增采购变更单。,3.,已确定,的,采购单且已经发出采购者，应,保留变更信息且藉由采购变更通知单通,知相关单位处理变更事宜。,(二),、采,购,单变更处理,的,特性,五、进货作业程序,录入,进货单,进货记录,进货单,进货单确认,到货检验,进料检验货,供应商供货统计表,料件历史进货记录,供应商,进,货,明细表,供应商,进,货,汇总表,采购单,取回,验退,验退件未退,明细表,发票与送货文件,N,Y,N,Y,(1).,到货登记,(2).,质量检验,(3).,货款输入,资材收料,IQC,采购或会计单位,权,责,(一)、,录入进货单,字,段说明,(1).,到货日期,预交日,过,期码,=,Y,(2).,运行验退件退回 验退码,=,Y,(3).,结帐单确认 结帐码,=,Y,(一)、,录入进货单,字段说明,(,1).,将纳入存货价值,(2).,不纳入厂商之应付帐款,(3).如:,运费,.,扣款金额,(1).,不纳入存货价值,(2).,将纳入厂商之应付帐款,(3).如:,损坏扣款,.,此收料单,的,应付帐款将无限期冻结,依,供应厂商基础信息设置可以管制是否,分批交货。,可设置料件,的,允超收率，超额数量禁止到货。,可设置收料单是否一定要有采购信息。,提供提前交货之预警。,依,供应厂商基础信息,設置可以管制是否,随,货,附发票。,(二)、,录入进货单,主要功能,(三)、,进货,单确认后对信息有何影响,?,进货记录,采购单,进货单,库存数量,批号信息,已交数量,?,供应商供货统计表,供应商供货明细表,料件历史进货记录表,料件历史进货汇总表,进料记录管理报表,名词定义：,验退,：验收前退货,退货,：验收后退货,退货单,信息,字段,说明,验退件退回明细表,.,验退件未退明细表,六、退回验退件作业,七、退货单作业程序,录入,退货单,采购进度追踪,退货单,退货单确认,核准,不良检验,退货单,供应商,采购进货表,料件历史进货记录,供应商,进货明细表,供应商,进货汇总表,1.,决定是否冲销已交货,2.,是否要指定结案,Y,(一)、,销,货单,录入,字段说明,进货单如进行核对采购管理者，采购单号务必输入。,若该品号进行批号管理者，批号栏位务必输入。,退,货单为应付帐款,的,减项。,一般退货品应输入原采购单号。如果该采购单已经结案，退货品已经确定不再进货者，采购单应指定结案。,如无采购单者，退货单价来自品号,供应商,信息。,进行批号管理者，批号一定要输入。,(二),、退货作业,的,注意事项,1.,前言,2.,系统架构,3.基,础,信息创建及信息字段说明,4.,日常,交易,作业程序及报表管理,5.,批处理,6.,异常管理报表,7.,期初上线及信息搜集,8,测验及问卷,课程大纲,一.,重新计算采购已交量,二,.,更新供应商月统计信息,三,.,供应商评级,四,.,供应商,ABC,分析表,批次作业,1.,此为信息维护,的,程序，无须定期运行。当您,通过厂商采购交货状况表,发现您采购单,的,已交数量异常，而进货作业及退货凭证信息均正常且正确时，可运行本作业。,造成异常,的,原因为,:,机器不正常,DOWN,机或关机造成数据库更新不正常所导致。,(一),、重新计算采购已交量,更新,的,时机：当该月份应付帐款已经结算完成后,信息更新后,您可,于厂商信息查询作业,中查看,统计结果,(二),、,更新供应商月统计信息,本作业应先行运行后才可运行,ABC,分析，因为,ABC,分析表将会将此两种评等显示于报表中，以便参考。,信息统计完成将更新,供应商,基本信息 之,交货评等,及,质量评等,字段,。,(三),、,供应商评级,0%-75%-90%-,1,00%,A E F D O P H F G C L I,累计进货百分比,厂商,进货金额,%,A,级,B,级,C,级,100%,(四),、供应,商,ABC,分析表,1.,前言,2.,系统架构,3.基,础,信息创建及信息字段说明,4.,日常,交易,作业程序及报表管理,5.,批处理,6.,异常管理报表,7.,期初上线及信息搜集,8,测验及问卷,课程大纲,1.,采购价格异常表,2.,供应商,收料异常表,异常管理报表,采购厂商非主要厂商,(,P),采购厂商不存在料件,供应商,(),采购单价不等于,料件供应商,之单价,(),采购进价不等于标准进价,(),周期：一个月一次,（,一,）,、采购价格异常表,异常种类：,早交、迟交、短交、超收,溢价、低价、不良、扣款,（,二,）,、,供应商,收料异常表,1.,前言,2.,系统架构,3.基,础,信息创建及信息字段说明,4.,日常,交易,作业程序及报表管理,5.,批处理,6.,异常管理报表,7.,期初上线及信息搜集,8,测验及问卷,课程大纲,1.,未结束采购单信息录入,2.,品号厂商信息录入,期初上线及信息搜集,在系统上线时，可能手头上有许多已发的采购单，但尚未进货完毕，必须对这些信息加以 收集整理，然后利用“采购单录入流程”输入，如此，才能在系统上线后对这些采购单纳入进货的管制。,期初上线及信息搜集,在系统上线,前,，,收集目前,供应商商品计价信息，利用“核价单,”或,“供应商料件价格”输入，如此，才能在系统上线后对这些厂商发采购单时单价作预设。,（二）、供应商商品计价信息登,入,1.,预计进货的追踪信息将会有所遗漏,2.,对所产生的生产计划,或,采购计划,量,将产生预估,供,给,的低估。,3.,收料货单无法追溯采购单来源,。,期初余额不导入,可不可以？,期初資料不導入可不可以？,3.,因无标准单价可参考,，,主管对于,单价审查必须更加仔细与小心,。,1.,重新,输,入,料件厂商的交易单据更新,2.,采购单录入时由采购人员逐笔输入,单价后更新成标准的厂商料件单价,。,1.,请所有学员参与测验,2.,测验内容有不清楚者请发问,课后测验,谢谢您的参与，期待下一次与您再相逢,