采购业务流程及管理制度.doc

浙江虹达特种橡胶制品有限公司采购作业流程和管理制度编制： 审核： 批准：总则 第一条 采购部门的划分 1生产原材料采购：由采购部门负责办理批准然后采购员购买。 2日常办公用品采购：由采购部门负责办理批准然后采购员购买。 3对于重要材料的采购，必要时由总经理指派专人或指定部门办理采购作业。 第二条 采购作业方式 一般情况，采购部门依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购： 1集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利，采购前，先通知请购部门依计划提出请购，采购部门集中办理采购。 2长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大的材料，采购部门应事先选定供应厂商，议定长期供应价格，批准后通知请购部门依需要提出请购。 3.未经公司主管领导书面同意，不得私自变更、替换现有材料供应商；如有更适合供应商而需要替换原供应商的，采购部必须提交书面变更供应商陈述材料，获得书面批准后方可变更。 4.询价、议价结束后，需公司主管领导书面同意方可定价，否则公司不予认可价格；由此引起后果由责任人负全责。 5.采购作业合同签订由公司指定或授权委派专人负责，否则视为无效。 6.工程等大额材料合同签订由分管采购副总经理以上级别人员办理。 第三条 采购作业处理期限 采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知有关部门以便参考，如果有变更时，应立即修正。 第四条 询价、比价、议价 (一)经办人员应对厂商的报价资料进行整理并经过深入调查分析后，以xx或其他联络方式向供应厂商议价。 (二)凡是最低采购量超过请购量的，采购经办人员在议价后，应在请购单中注明，经主管签字确认后上报。 (三)采购经办人员接到“材料采购单”后应依采购材料使用时间的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，需精选三家以上的供应商进行产品的书面比价，经分析后进行议价，议价结果书面上报主管领导。 (四)采购部门接到请购部门（生产部、总经理办）以xx联络的紧急采购情况，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。 第五条 审核及批准 附注：凡是列入固定资产管理的采购项目应该以“财产支出”批准权限进行上报。 第六条 订购 (一)采购经办人员接到经批准的“材料采购单”后，应以“订购单”向厂商订购，并以xx或传真确定交货(到货)日期，同时要求供应商在“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”，材料需按款号标明分包包装。 (二)若属分批交货者，采购经办人员应在“材料采购单”上署名“分批交货”以供识别。 (三)采购经办人员使用暂借款采购时，应在“材料采购单”上署名“暂借款采购”，以供识别。 第六条 物流与运输1、 采购部负责所采购物料以及公司成品发货的物流运输工作2、对于所采购物料，根据数量、种类和生产使用情况采用集中运输或者分批送货。3、运输工具的选择：由采购部根据实际情况据顶采用何种交通工具进行运输。4、对于由供应商负责运送的货物，采购部应与供应商保持联系，保证所采购物料在运输过程中的安全和顺畅。 第七条 整理付款 1材料仓库应按照已办妥收料的入库单单，经与供应商送货核对无误后，于第二日将原始单送会计部门。 2缺交应补足者，请购部门应依照实收数量，进行整理付款。 3超交应经主管批准后，才能依照实收数量进行整理付款，否则仅依订货数付款。 第八条 价格复核与市场行情资料提供 1采购部门应调查主要材料的市场与行情，并建立厂商资料，作为采购及价格审核的参考。 2采购部门应就企业内所需要的材料，提供市场行情资料，作为材料批准价格的参考。 第九条 质量复核 采购部应就企业内所使用的材料质量予以复核(如材料选用、质量检验等)。 第十条 异常处理 审查作业中，若发现异常情况，采购单位审查部门应立即附异常情况报告资料，通知有关部门处理。 附则 第十一条本办法经总经理批准后实施，增设修订亦同。 采购主、辅料管理制度补充 1、根据计划单采购主、辅、料。 2、现款采购：采购员必须凭有经理签字的借款单向财务部借款，采购回来后，采购员持货品、购货发票或收据到仓库办理入库手续，由仓库保管员验收并开出入库单，（入库单必须注名：供货方名称，货物的名称，数量、单价、金额、用途签字）。入库单必须通过采购员、保管员、会计签字后。随同购货发票或收据才能由经理签字。然后到财务部办理报销手续。 3、订单采购：供应商货到后，由采购员到仓库办理入库手续，由仓库保管员验收并开出入库单（入库单必须注名：供货方名称，货物的名称，数量、单价、金额、用途）。入库单必须通过采购员、保管员签字。并将第二联传递会计作往来帐。供应商需要结款时，应凭入库单，随同购货发票或收据由经理签字，然后到财务部办理结算手续。采购部架构图总经理采购经理采购专员仓库管理员部门目标： 在保证质量的前提下，以最优惠的价格与优质的服务采购，从而保证公司对所有材料的需求。部门职责：1、制定材料的战略采购计划2、建立供应商的管理机制3、供应商市场制定分析、评估4、实施采购计划5、制定账务管理办法6、制定费用计算办法7、制定员工绩效管理：8、统计、分析采 购 经 理 岗 位 职 责职位名称：采购经理所属部门： 采购部直接上级：总经理直接下级：采购专员岗位职责：一、 采购计划与预算1、 根据公司总体计划和预算，结合业务量，组织编制采购计划与预算，报领导审批后组织执行。2、 根据公司业务的实际情况，及时调整采购计划，确保采购任务的按时完成。二、 物资采购过程管理1、 组织采购人员进行市场调查，向供应商发出询价单，及时收集整理价格信息，并编写询价报告，向企业领导请示。2、 组织相关人员与选定的供货商洽谈，达成一致意向后签订供货合同，并监督、督促供货商严格履行合同。3、 负责整个采购过程的监督管理，保证物资采购及时。三、 采购物资验收1、 组织相关人员，会同质量管理部，对采购物资进行清点验收。2、 合格后办理相入库、结算等手续，如发现问题，按合同规定进行相应处理。四、 采购渠道拓展与供应商管理1、 负责建立物资采购的供应体系，多方面开拓供应渠道，并进行开拓供应渠道，并进行妥善管理。2、 与供应商保持良好的合作关系，并与供应商就价格、交货期、数量等问题进行沟通。3、 负责组织对供应商进行全面评价，对不合格供应商提出处理方案。 五、 采购成本控制1、 根据企业采购计划的安排，以及对物资市场价格变动趋势的分析，编制每一采购项目预算。2、 根据预算企业采购计划的安排，以及对物资市场价格变动趋势的分析，编制每一采购项目预算。六、 部门管理1、 负责对本部门所属员工的业务指导、绩效考核等工作。2、 处理部门内部日常事务。3、 负责本部门各项工作的开展、人员调配、工作安排等工作。考核重点：一、 各项采购任务的及时完成情况二、 各项物资采购的及时到位情况三、 采购物资质量合格率四、 物资供应的稳定与及时程度五、 采购成本的有效控制程度六、 各项工作计划的及时完成情况及员工绩效考核结果采购员岗位职责 职位名称：采购专员所属部门： 采购部直接上级：采购经理工作目标：要求将公司的生产所需的保质、保量安全及时的满足 权力与责任： 1、严格遵守公司的各项规章制度和有关规定；2、根据生产计划和资金情况，编制采购计划；3、全面负责生产所用的原料、包装材料的采购工作； 4、掌握好实际库存和在途物料情况；5、合理安排采购顺序，对紧缺物料及需长距离采购的原料应提前安排采购划及时购进；6、对主要原料供应商进行考查；7、负责签订购货合同；8、严格执行原料包装材料入库检验制度；9、随时掌握原料，包装材料市场行情负责；工作职责：1、采购管理制度、采购作业流程、委外加工作业流程的执行与完善；2、考察供货商的产品质量、供货能力、企业质量保证能力、企业信誉等方面，在现有供应商基础上不断寻求新的供应商，以确保供应资源的丰富与宽阔的选择范围，负责新增供应商的寻访、调查，并组织相关部门进行评估、审查。3、按照要求保质保量地组织好原料采购供应工作，并随时掌握合同履行情况，合同中必须注明我公司对产品质量要求的条款，如需更改合同，在请示后，得到批准方可执行；4、负责收集新材料的应用信息，做好市场分析，随时掌握国家相关产品的标准和政策变化，做好政策分析，为公司决策提供有价值信息；5、对供应商进行询价、比价、议价，并上报相关信息（交货周期、日产能、最低订购量、包装要求、品质标准、价格条件等）；6、市场行情的调查、动态资讯收集、整理，及时上报，以便及时调整采购策略；7、依业务订单适时、适品、适量的采购，并跟催采购进度，确保订购物料按时、按量、保质送达我司仓库，协调销售、生产的有效进行。订单变更与撤消、品质要求变更与供方之间的及时信息传递，确保供方满足我公司之需求。 8、与供应商采购异常、退、换货、补偿事宜的处理，确保我司利益；加强与供应商的沟通与联络，确保货源充足，供货质量稳定，交货时间准确；做到遵纪守法、秉公办事、大公无私、廉洁自律的职业道德，做到诚实虚心、尽职尽责、不断学习业务知识，提高业务工作能力的敬业精神；仓库管理员岗位职责 职位名称：仓库管理员 所属部门： 采购部直接上级：采购经理素质要求：1 有管理类和财经类相关知识，熟悉货仓管理业务；2 熟悉橡胶制造工厂物资情况，对橡胶制造工厂物资运作流程、帐目、物资储藏、搬运工具保养等教熟悉；3 有熟练的电脑基础，具备现代化货仓管理才能；4 工作认真负责，严格按要求办事。岗位职责：1 做好仓库日常管理事务。2 做好各种安全防患工作，确保货仓安全不出事故。3 了解工厂每月、每日的情况，根据所需库存储备制定申购计划。4 熟悉所管物品的性能、特点及方法，按品种、规格、型号、分门类进行摆放，做到整齐有序。5 入库前的物品要清点数量、检查质量，对不符合标准的物品不予验收，并及时向上级主管报告，杜绝少数、不合格品入库。6 对进货情况和库存物品、原料的消耗及库存必须做到心中有数。7 凡入库的物品一律填写出、入库单，对指定用途的物质，应通知使用部门派人验收质量；对生产原材料、小五金工具，监督仓库员验收数量。8 先进先出原则保质保量分发各类物品，物品出仓必须由部门主管签字开领料单方可发货，严禁先出货，后补手续的错误做法，严禁白条发货，对超出保管期或出现滞存情况，及时报执行经理并提出处理意见；9 保证所开的货料单据（包括只拨单、入库单、领料单、调拨单等）的准确性和完整性，定期返到财务部以备会计及时核算，以上所有单据必须由相关人员签名；10. 每日下班前需根据所开的货料单据进行电脑计帐；11. 不定期盘点所有货物，做到帐物相符。 12. 月终会同出纳进行存货盘点，并按时间将准确的月终盘点报送到财务部门；13. 对出纳前日发放的赠券进行稽核，发现问题及时与出纳进行核对并上报财务部；14. 完成上司临时交办的工作。