IT资源用户使用指导手册.ppt

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,内部资料，限公司内部传播,IT,资源用户使用指导手册,1,课程说明,目标学员：,公司正式员工,课程时间：,4,小时,教学目标：,让学员对公司信息平台有一个全面、整体地认识；掌握,KMOA,系统,、,HRM,系统、,RTX,系统的基本功能操作，了解基础的网络和计算机硬件知识。,课程大纲：,-,新员工入职指引,-,神州通集团信息平台简介,KMOA,、,HRMS,、,RTX,系统等,-,网络和计算机硬件知识,-,信息部相关制度介绍,-,互动：学员提问、讲师答疑,2,新员工入职指引,要尽快熟悉公司情况，必须先了解信息平台。以下指引对新员工非常有帮助：,3,信息部介绍,对刚入职的新员工来说，公司各部门的职能、架构、人员情况等都是很陌生的，这里先帮助大家了解一下信息部：,信息部,运维部,项目部,开发部,神州通集团,4,信息部介绍,信息部是隶属于神州通集团的一级部门，负责集团及下属各单位系统的开发、信息平台的管理等，从,2000,年成立以来已发展出三个二级部门运维部、开发部、项目部。,运维部是对信息平台正常运行提供支持、管理、监督的部门，也是与用户接触最直接、最多的部门，如信息平台培训、日常答疑、,IT,资产管理等。,5,新员工入职后的前期准备,新员工入职后要开展工作还需做好一些前期准备，主要有：,1,、办公电脑的申请,2,、信息平台帐号,3,、相关系统的权限,4,、系统功能的认识,5,、学习系统基本操作,下面的培训内容中将逐一讲解：,6,办公电脑的申请,公司每年初会发布办公电脑的配备标准，新员工符合配备条件的可在入职后按相关制度和流程提出申请。,下属机构员工，办完入职后由本机构行政,/,网管按公司实际情况调配，如原有电脑不足分配则按规定走公文申请，通过后由信息部指导配备。,笔记本电脑,符合公司标准的部分员工可申请配备笔记本电脑，公司将提供一定支持，具体内容详见已发布的,笔记本电脑管理制度,。,7,信息平台帐号管理,人力部为新员工办理入职时，人力系统会自动生成帐号，此帐号即为该员工的信息平台帐号；,对于信息平台内的所有系统，员工帐号是唯一的，但因工作岗位有异员工在信息平台上拥有的权限也不尽相同。,员工帐号原则上是人力系统根据输入的员工姓名自动生成，规则是姓名对应的汉语拼音（如王涛，,wangt,），如出现重名等情况系统会自动识别分配不同的帐号（如,wangtao,）。,8,信息平台权限管理,因信息平台包含系统较多，各系统间的权限管理也有差异。,一般员工日常使用的人力、邮件、,KMOA,系统，在办完入职手续后员工即享有与其岗位相应的权限；,ERP,系统是爱施德的业务系统，当前由运维部管理，权限一般按岗位分配，但必须先走公文申请，如有异动原岗位权限自动取消，新岗位按流程重新申请。,公文流程：申请人,-,行政,/,人事,-,部门,/,机构负责人,-,运维部经理,/,助理,9,RTX,系统主要用于公司内部信息交流，符合公司正式岗位编制的员工，在人力系统办完入职手续后自动开通，已发布的,神州通集团RTX系统管理制度,有详细规定。,预算系统是由各主管财务部门管理的财务专用系统，由各主管财务部负责权限分配和管理。,10,信息平台,11,公司的信息平台是目前国内同行业中最先进的，拥有近千万元的软硬件,IT,设施。,集团内部信息的发布、交流都是借助信息平台完成的，信息平台的资料、数据是公司内部信息的一部分，用户必须严格管理自己的帐号、密码，保证公司信息的安全。,信息平台部分主要系统是由集团信息部自行开发的，现已有,KMOA,办公自动化系统、,ERP,系统、,LIS,物流系统等，并将随着公司发展不断升级。,12,网络柘朴图,13,系统结构图,14,KMOA,系统,系统简介,KM-OA,系统是在原有内部平台系统基础上改进、升级的新集团式办公自动化系统。,系统很好地支持了集团架构，实现了集团及下属事业单位都在同一平台下自动化办公。,突出个性化，根据员工机构、岗位等信息自动确定系统显示风格，还可直接导航到员工日常办公用到相应系统。,15,打开,IE,浏览器在地址栏输入,KMOA,系统登录地址,用人力部门提供的帐号、初始密码,以及登录时产生随机的验证码登录。,KMOA,系统,16,KMOA,系统,17,KMOA,系统,KMOA,系统首页,18,事务管理,集团内部日常行政事务的管理模块,一般用户使用较多的功能是事项审批。,19,事项审批操作,是办公自动化（,OA,）的典型应用。通过本系统能规范审批流程，提高工作效率，优化传统审批方式。,该系统提供各类申请模板，包含审批的流程、申请审批的内容、以及审批人审批的记录。公司对审批流程有相关规定，审批内容包括政策申请、费用申请、采购申请等。审批完成后，系统提供打印功能可将公文打印成纸质凭证。,20,事项审批操作,系统根据公文相关信息归类到对应文件夹，如发件箱、收件箱等；,遇到需审批的事务时，进入系统新建公文提出申请，并按流程提交；,提交过的公文可通过搜索查询；,每个公文由系统自动生成编号，页面上可看到公文的主要信息。,21,点击这里选择审核人,事项审批操作,22,事项审批操作,一个完整的公文包含编号、撰写人、标题、正文内容、审批人等，系统根据需要还提供附件上传、引用公文等功能。,一个公文的可阅读者仅限撰写人、审批人、抄送人、转发人、反馈人，其他人员无查阅权限。,撰写人拟定公文后可暂不提交，保存在草稿箱。,公文被提交、转发、抄送或反馈时相关人员都会收到邮件提醒。,用户如有公文需查阅或审核，系统首页的待办事宜会有提示。,23,事项审批操作,撰写信息：单据编号、撰写人、时间、机构等由系统自动生成。,审核方式：根据审核需求设有固定流程、逐级审批、会审签发三种模式。,审核内容：标题和正文内容由撰写人填写，下一审核人、抄送人等则直接在系统中选择。,一个公文不管是通过或被退回，审批人的意见都可以通过回复功能告知申请人这样审批的原因。,人员选择可通过帐号和机构两种选择方式，选好后一定要记住点确定才算选择成功。,24,别忘了点这里,事项审批操作,25,公文如需上传附件或引用相关公文必须先保存；,以上操作完成后点击提交审核，公文将不可再编辑。,注：在公文结束前抄送人和转发人都无权查看公文；反馈意见只有反馈人和被反馈人能看见。,事项审批操作,26,搜索公文的方法有：按标题、按单号、按时间、按制单人；这几种方法可单独使用，也可综合使用。,注：公文可按单据编号、提交人、提交时间、标题自动进行排列；只有点击单据编号才能进入公文,!,事项审批操作,27,个人办公,用户在信息平台内进行日常办公所需的常用工具。,邮件系统是用户在信息平台内进行信息交流的主要工具。,28,邮件系统,29,邮件系统,使用邮件系统需做好以下设置：,IE,版本必须是,6.0,或以上；,下载安装以下文件,Express,操作介绍,因邮件系统容量有限，建议公司员工使用,Outlook Express,。,Outlook,与,WEB,方式的邮件系统稍有不同,使用前需进行设置，打开,工具,菜单，点中,帐号,。,38,Outlook Express,操作介绍,点击添加，选择邮件。,在弹出的,“,姓名,”,窗口中填入使用者姓名，并单击,“,下一步,”,。,39,Outlook Express,操作介绍,在,“,电子邮件地址,”,中填入公司邮件地址，如,liwei,，并单击,“,下一步,”,。,在,“,邮件接收服务器,”,和,“,发送邮件服务器,”,中分别填入公司接收（,POP3,）和发送（,SMTP,）邮件服务器的地址,，并单击,“,下一步,”,。,40,Outlook Express,操作介绍,在,“,POP,帐号名,”,和,“,密码,”,中分别填入你的用户名和密码，并单击,“,下一步,”,单击,“,完成,”,注：用户名和密码必须与信息平台一致，否则不能收发邮件。,41,Outlook Express,操作介绍,完成后需要帐号调整的地方,:,1,、如果需要邮件发往公司以外的地方,需要选择,“,我的服务器要求身份验证,”,。,2,、分公司根据各自的网络结构,设置,”,连接,“,方式,.,42,在,Oulook Express,中,“,工具,”,的,“,选项,”,有一些使用中的设置,.,设置发送,/,接收邮件的时间,;,Outlook Express,操作介绍,43,.,设置签名。,.,设置阅读回执,(oulook express 5.5,以上有此功能,).,Outlook Express,操作介绍,44,Outlook Express,操作介绍,撰写邮件,:,在,Oulook,主窗口中点击,“,新邮件,”,;,在,“,收件人,”,输入收件人邮件地址,多个收件人用,“,;,”,隔开,也可以点击,“,收件人,”,按钮选择通讯簿中的地址,;,如果需要插入附件,点击,“,附件,”,按钮,选择你需要插入的文件,;,点击发送,.,45,个人办公其他模块,个人办公还包括我的信息、通讯录、短信发送等,;,我的信息：用户管理个人信息的工具，将手机、办公电脑、邮箱、住址等信息开放给用户自行维护，修改系统密码也在此处操作,;,通讯录：提供集团所有正式员工的姓名、帐号、邮址、岗位信息等供用户查询,;,短信发送：为提高工作效率，实现信息传递的及时性，系统提供短信发送功能，短信发送权限的管理与分配由各主管人力部门负责,;,注：短信发送一般限制为,50,条,/,天，接收手机号码只能是移动的。,46,文化社区,文化社区现已启用的下载专区主要是提供日常工作中常用的一些软件和相关软件、系统的操作手册等，供用户下载。,47,文化社区,根据文件名找到需下载的软件工具，可翻页查找,;,每个可下载软件都会有相关的文字说明，用户可根据介绍来判断是否为自己所需的软件。,48,文化社区,确定之后，在文件栏点击下载。,成功保存到桌面后，按安装提示进行操作即可。,49,预算管理,预算系统的开发满足了公司财务费用信息化管理的需求，公司财务部门通过此系统可严格控制各部门、机构费用。,当前公司用户报销费用都通过此系统完成，与传统财务管理方式相比，操作方便性、处理时效性都有了很大提高。,每月正 常预算,可用额度,增补预算,额度调拨,报 销,50,预算管理,KMOA,预算管理现只用于公司日常费用的管理，市场费用的管理现在,市场预算管理系统,进行。,各部门,/,机构每月需提前做好费用预算，通过财务部审核后生成可用额度，部门,/,机构员工产生需报销费用时，根据科目选择可用额度即可。,实际费用超过可用额度时，将不能报销，此时可通过相关部门间的额度调拨来报销。因可进行调拨的科目有限，一些项目需通过增补预算来报销。,KMOA,用户都有预算管理使用权限，预算、审核等权限则需另外分配，每单位总部财务部是本单位预算系统的管理者。,51,预算管理,用户报销费用时，先进入预算系统拟定申请,系统根据单据状态自动将其归类到不同的文件夹,52,预算管理,用户费用一般分为日常费用和差旅费用，根据需要报销的费用拟写申请单。,53,预算管理,按财务管理要求选择相应的费用科目，确认后录入摘要、金额、备注等信息，如要上传附件必须先保存单据。,54,预算管理,单据按规定流程提交审核，用户可实时跟踪自己提交单据的审核情况，一般审核完成后，财务部门会将报销费用直接存入用户银行卡中,;,55,HRM,系统,系统,管理,人事,管理,考核,管理,薪酬,管理,招聘,管理,培训,管理,个人,自助,HRM,系统（人力资源系统）,56,HRM,系统功能强大，涉及公司人力资源管理系统的各个方面，这里主要介绍一般用户相关的几项内容,.,新员工注册,新员工注册包括员工资料提报，和员工资料审核两个步骤。,资料由员工所需机构行政人事填写，按公司规定流程提报，审,核通过后，员工信息存入系统，公司内部帐号自动生成。,人事异动管理,人事异动管理包括提报和审核生效两个过程，具体操作方法见新,员工手册。人事异动管理的主要内容有：转正、离职、调动、,晋级,晋升升降级等,.,HRM,系统（人力资源系统）,57,新员工入职后即有信息平台基本权限，如离职信息平台所有权限自动取消；如职位异动，原职位权限自动取消，新职位相关权限重新申请,.,注：信息平台密码只能在人力系统中修改，修改完成后所有系统密码同步,HRMS,人员信息,组织机构,人员信息,组织机构,信息平台,员工离职,所有权限自动取消,HRM,系统（人力资源系统）,58,ERP,系统,根据爱施德业务管理需求设计开发，实现第三方物流业务，同时满足采购、销售、订货、库存、财务、市场、售后等管理。用户涵盖公司财务、营销、市场、渠道、商务、采购、客服、审计等部门，及第三方物流公司、网上订货客户等,.,59,ERP,系统,ERP,系统登录地址,:,ERP,系统登录帐号与信息平台帐号一致。,ERP,系统管理员为信息部运维助理，用户,ERP,权限需由本人走公文申请。,流程：申请人,行政,/,人事,机构,/,部门负责人,管理员,如果岗位异动原权限自动取消，新岗位权限必须重新申请。,60,RTX,系统,RTX,系统是公司信息平台内的一个通信工具，主要供用户进行信息的实时交流。,关于,RTX,的群发或者会议权限的申请、分配和管理公司有专门的管理制度。,61,公司信息平台下载专区提供,RTX,的安装程序，设置服务器名称输入,，服务器端口,8000,。,RTX,架构与公司组织架构一致，建议用户每天刷新一次。,RTX,系统,62,员工首次使用,RTX,帐号登录后，应及时刷新组织架构并准确维护个人资料。,密码修改,人力系统密码修改后所有系统密码同步。,个人资料包括：邮件地址、联系地址、办公电话、移动电话、邮编等。,RTX,系统,63,RTX,系统,64,具有创建,RTX,网络会议权限的用户，进入,RTX,网络会议后，可以创建网络会议，选择与会人员；会议结束后，用户必须手动结束会议，以免占用,IT,资源。,所有用户都可以参加被邀请的网络会议。,RTX,系统,65,RTX,系统,66,安装,RTX,，必须使用,Windows 2000,或者是,Windows XP,操作系统。,RTX,客户端，可以从,KMOA,下载区或者公司网站以下的的连接下载,