办公自动化实训.ppt

单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,.,*,单击此处编辑母版标题样式,办公自动化实训,序,一、课程背景,二、课程目的,三、课程内容,四、教材、自学考试指导教材及参考书目,五、教学方法,.,第一章,办公自动化 概述,第一节、办公自动化的概念,一、办公室的概念,二、办公自动化的定义,三、办公自动化系统的模式,四、办公自动化的历史、现状和发展,五、办公自动化的基础理论,六、办公自动化的要素,七、办公自动化举例,.,一、办公室的概念,1、办公室的定义,2、办公室的性质,3、办公室的地位,4、办公室的作用,5、办公室的工作特点,.,1、,办公室的定义,办公室组织人们从事经济和社会活动,的场 所。严格讲，是一种环境。,现代办公室是处理与产生信息的场所。,办公室任务收集、存储、加工、处理、,检索、传递和产生信息。,办公人员负责处理、保存、记录人们之间,的交往和活动的人员。,.,2、办公室的性质,分三类：,（1）完成确定型的事物处理工作。,（2）完成非确定型决策处理工作。,（3）既有确定型的事物处理工作、,又有非确定型决策处理工作。,.,3、办公室的地位,领导者的参谋和助手,沟通上下左右的桥梁和枢纽,办公室是部门的门面和窗口,部门的后勤部,.,4、办公室的作用,决策的参谋作用,工作的协调机构,信息的沟通作用,检查监督作用,.,5、办公室的工作特点,从属性,政策性,保密性,综合性,事务性,服务性,总之，协助领导管好人、财、物和事,.,二、办公自动化的定义,为什么要进行办公自动化？,什么是办公自动化？,.,办公自动化的目的,尽可能充分利用信息资源，提高生产率、工作效率和质量，辅助决策，取得更好的经济效果。,.,办公自动化的定义,什么是办公自动化？,目前较具权威性的定义有两个：,1、季斯曼定义-美国麻省理工学院,M.C.,季斯曼,办公自动化就是将计算机技术、通信技术、,系统科学与行为科学应用于传统的数据处理技术，,对难以处理、且量非常大而结构又不明确的那些,业务上的一项综合技术。,.,2、我国专家的定义,办公自动化（,OA-Office Automation,）,利用先进的科学技术，不断地使人的一部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统,。,.,2、我国专家的定义,办公自动化（,OA-Office Automation,）,办公自动化就是利用先进的科学技术，不断地使手工处理的办公业务借助于各种办公设备完成，并由这些设备与办公人员构成人机信息系统，以提高办公效率和办公质量。,.,三、办公自动化系统利用的技术和包括的环节,1、利用的技术：计算机技术、通信技术、自动化技术,2、办公自动化包括的环节：,信息采集、信息加工、信息传输、信息保存,.,四、办公自动化系统的模式,一般有三类模式：,1、事务型办公自动化系统,2、管理型办公自动化系统,3、辅助决策型办公自动化系统,.,OA,与,MIS,、,DSS,的关系,办公自动化,-,OA,管理信息系统,-,MIS,决策支持系统,-,DSS,OA,DSS,MIS,广义,OA,.,三者关系,特点：综合性的新学科,OA _ Office Automation,事,务型 办公自动化,MIS _ Management Information System,管理信息系统,DSS _ Decision Supporting System,决策,支持系统,三者关系：,既独立，又相互渗透，界限模糊。应该说，广义,OA,包含,MIS,和,DSS,.,4.,OA,与,MIS,、,DSS,的关系,决策支持系统,DSS,管理信息系统,MIS,办公自动化系统,OA,数据,方案,信息,.,综合办公自动化与各理论、技术的关系,以行为科学为主导，以系统工程学为理论基础，综合应用计算机技术和通信技术来完成各项办公任务。,.,四、办公自动化的发展概况,办公自动化起源于20世纪50年代,-用计算机实现簿记功能。,20世纪60年代-,指的是“管理信息系统”，用计算机管理数据处理。,20世纪70年代-,由于微型机出现，办公自动化能大幅度提高办公,效率和管理水平。引起了许多国家的重视。,.,（一）、国外办公自动化的发展,几种说法：“科学、技术和管理-现代社会的 两个轮子,或三大支柱”,“19 世纪 是 经济人才的盛世，20 世纪 是管,理 人才的天下”,“当今 经济和社会的发展，三分靠科学，七,分靠管理。”,办公人员数量超过就业人数的一半以上。如何提高办公效率、改进办公质量、实现科学管理，办公自动化应运而生。,.,美国：经历了三个阶段,第一阶段（1975年以前）,采用基本的通信设备和办公单机设备，如,文字处理机、复印机、传真机、专用交换机等。,-实现单项业务办公自动化。,.,美国：经历了三个阶段,第二阶段（1975-1982年）,出现了大量新型办公设备，个人计算机开始,进入办公室，实现办公室关键部位业务运行自动化。,此期间，1978年，卡特的“白宫办公信息系统”,其规模为一千多台终端的局域网。,.,美国：经历了三个阶段,第三阶段（1983年以后）,随着局域网技术和远程通讯网络技术的发展，多功能工作站、电子邮件、数据通信网络等系统综合设备的采用，,办公自动化向系统化、标准化、结构化、网络化、综合化的方向发展。,.,美国 办公自动化的发展阶段,.,美国,此期间：,1983年90%的机构使用文字处理程序，80%的机构使用,电子报表程序，每三人一台计算机。,1991年每一人一台计算机。,1993年克林顿提出15年内建成全国性信息高速公路。把,政府机构、科研单位、企业、医院、大学、图书,馆乃至每 个 家庭都贯通起来。,.,日本：比美国起步晚，分四个阶段,初期（1979-1982年）-特点是：,引进、开发和使用办公用的单机设备。,如，文字处理机、电传打印机、和,文字图象处理设备等。,发展期（1983-1984年）-实现办公机电化，,增强联机终端、微机软件的应用，,发展多功能机，推行办公业务管理,方式的统一化和标准化。,.,日本：分四个阶段,改进期（1985-1987年），,采用图象处理、语音处理、,电子邮件等多功能综合机，,实现各种作业过程的自动化。,成熟期（1988年以后），,实现办公系统集成化。,.,日本：分四个阶段,1988年有700-800台微机多功能工作站。,平均每3-3。5人一台。,1990年提高到2。5人一台。,1993年以后,投资9500万美元，实施“省际研,究信息网络计划”。电信电话公,决定到2015年投资45亿日元，把,光纤铺到家庭。,.,（二）、我国办公自动化的发展情况,1985年5月国务院批准成立了“办公自动,化专业领导小组”。,8月在北京召开第一次“规划会议”,1995 年“全国教育与科研网”投资,8000万设点在清华。目前已投入使用。,国家“863”计划列入“中国高速,信息网络计划”以“金桥”（网）“金卡”（信用卡）、“金关”（报海关的,EDI,工程,electrionic data inter),为代表的金字工程已在全国展开。,.,1、我国办公自动化发展,三个阶段,“六五”期间（1985年以前）-启蒙与准备时期。,学习、引进、建立组织机构、制定发展,规划。,“七五”期间-开创与初见成效期。,主要目标为：国家计划、经济、科技、,银行、铁路交通、电力、能源、气象、,军事、公安、国家领导机关等十个方面,建立一批能体现水平和规模的办公自动化系统；,.,我国办公自动化的三个阶段,；,在省军区各军兵种和政府各部委以上单位，建立有一定水平的办公自动化系统；,在基层单位，建立起比较初级的办公自动化系统，普及面不少于30%；与办公自动化有关的,标准化规范也逐步成熟起来。,-属初级应用水平。,.,我国办公自动化的第三个阶段：,“八五”、“九五”期间-为发展并走向成熟期。1992年5月，国务院办公厅下发的关于建设全国,行政首脑机关办公决策服务系统的通知中明确指出：“经过三五年努力，基本建成以现代计算机技术、通信技术为主要手段的全国行政首脑机关办公决策服务系统，实现国务院办公厅与各地区、各部门办公厅（室）之间的计算机联网，对电子信息资源进行管理，高效率、高质量地为国务院和各地区、,各部门进行宏观管理和科学决策服务。,.,全国办公自动化的首要任务：,实现全国行政首脑机关的,办公自动化,信息资源化,传输 网络化和,管理科学化,是全国办公自动化近期的首要任务。,.,目前,目前，一些国家机关、部委、省市、重点企业与高校相继采用办公自动化手段，并取得较好的效益。到,2010年中国十大城市将逐步建成有限规模,的信息高速公路。,这是一场国际竞赛，也是我国摆脱贫困落后的希望所在。希望寄托在你们这一代年青人身上。,.,2、加速我国办公自动化发展的对策,（1）、适应政治体制改革的形势，实现,办公机构、办公制度的科学化。,（2）、适应办公自动化的需要，努力,提高办公人员的素质。,（3）、广泛开展技术研究，加速,办公自动化技术的推广应用。,.,五、办公自动化的支持理论,行为科学,管理科学,社会学,系统工程学,人机工程学,.,行为科学,行为科学重点研究讨论在社会环境中，行为产生的根本原因 及其发展规律，以便进行科学的预测和有效的控制。行为科学在办公自动化技术中起主导作用。,.,管理科学,管理包括计划、组织、领导和控制等几个方面，是为达到特定目标而联合并指导使用资源的工作。管理科学指导各类办公人员进行人、财、物的管理，信息流程的管理，分析与决策等。管理科学不断提出新的原则与目标，是办公自动化由简单的事务处理，发展到更高层次的管理信息系统、决策支持系统。,.,社会学,社会中，各社会细胞之间、人与人之间关系的学说,.,系统工程学,系统工程学主要是为办公自动化提供各种与决策有关的理论支持，并为建立各种决策模型提供方法与手段。办公自动化系统建设要用系统科学来研究，用系统工程的方法来组织。,。,.,人机工程学,以人为本，利用先进的科学技术，不断地使人的一部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统。,.,信息科学,信息科学是研究信息采集、加工传输、存贮和处理的科学。办公自动化的主要任务之一是处理信息，因此，必须用信息理论来指导办公自动化系统建设,。,.,六、办公自动化要素,办公人员,办公机构,办公制度,办公设备,办公信息,办公环境,办公系统基本要素,：,.,办公人员,决策人员,中层管理人员,专业人员及辅助人员,校长,部,、,处长,科室人员,决策层,控制层,操作层,.,办公机构,办公机构的划分与设置是否科学合理，直接影响办公系统的效率与效益,一般高校按管理职能划分为教务处、科研处、学生部等办公机构,.,办公设备,纸、笔、算盘 打字机、文字处理机 电话、传真机 复印机、音像设备 计算机及其通信网络,.,办公信息,从信息处理的角度来看：,办公活动是对各类信息进行采集、加工、传输和存储的过程。,信息分类：,数值信息-数据,非数值信息-文字、图形、图象、声音,.,办公环境,物质环境：,如办公楼的建筑情况和地域分布,抽象环境：,办公系统之间的相互关系，约束与控制，领导与被领导等,.,无纸办公环境三要素,计算机,应用软件,通信网络,.,七、办公自动化系统举例,.,清华：,TU-OA:,软件平台选型,Lotus Notes,被称为群组工作软件(简称群件-,Groupware,)，,。,.,TU-OA,：,网络环境示意图,.,福炼,CIMS,综合办公管理系统,FR-OA,.,习题：,1、办公自动化有哪几中种模式？,2、办公自动化的六大要素是什么？,.,