公文文体与用语.ppt

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,企业公文讲座,专题三,公文文体和用语,1,一、公文文体和用语的含义,二、公文的表达方式,三、公文运用语言的特殊方式,四、公文常用的修辞方式,五、运用公文进行书面沟通的基本原则,主要内容,2,一、公文文体和用语的含义,（一）公文文体,文体是文章体裁，即表达方式。,公文以现代汉语的书面形式（即白话文）作为必须使用的符号系统。公文文体是兼有议论文、说明文、记叙文的一般特点,属于以语体文为原则的,应用文体,。,公文文体通过,特定表达方式,表现。,3,（二）,公文用语,专指用于公务活动，具有公文特色的规范化的语言体系。,属于应用语体，或称公文事务语体。,表达要求,在遵循一般写作通则的基础上，须符合特殊的表达要求，除准确、清楚、简洁、质朴、得体等之外，还必须熟练掌握公文,运用语言的特殊方式,和,常用的修辞方式,。,4,公文隶属于事务语体范畴，要求更加严格、规范。,表现,“,天气热,”,可以有不同的表述用语：,咳！热死人啦！,（日常生活领域）,赤日炎炎似火烧。,（文学领域）,今年,7,月,21,日至,31,日的平均气温达到,36,。,9,，为,110,年中的同期最大值。（科技领域）,最高气温：,38 (,事务领域）,5,二、公文的表达方式,主要是综合运用说明、叙述和议论；,不同文种各有侧重。,6,（一）公文的说明,1.,公文中常用的说明方法,2.,公文中说明的特点,(1),多与叙述、议论结合使用,;,(2),多种说明方式结合使用,;,（,3),直陈观点,极为注重说明的客观性、内容的科学性和语言的准确性。,7,（二）公文的议论,1.,议论的要素方法,2.,公文议论的特点,(1),夹叙夹议,论说结合,;,(2),常常简化论证过程，直接用判断句式表明立场、观点、主张、意见,;,（,3,）常以正面论证为主,。,8,（三）公文的叙述,1.,叙述的种类,2.,叙述的人称,3.,公文叙述的特点,（,1,）概述为主,;,（,2,）强调平直顺叙，常常省去人称,;,（,3,）常结合议论方式，就事论理。,9,三、公文运用语言的特殊方式,（一）公文专用词语的运用,公文专用词语,可使公文语言简明、格式规范、行文庄重得体。,常见的公文专用词语的种类,（二）介词短语的运用,表对象、范围；目的；根据；时间、处所。,10,（三）,数字、图表的运用,1.,倍数、番数：只能用于表数量的增加；不能表减少。,2.,数字增、减的表达方法。,3.,确数（定数）、约数（概数）的表达。,报请性公文涉及事项、统计资料用确数；,在介绍基本情况、作预计、估计时，则可用约数。,11,（四）模糊语言的运用,恰当使用模糊语言，能使公文如实反映客观实际，表达更得体、委婉、简洁、准确。,【,案例,】,试比较下文的不同表达,今年,年初,，该研究所的专业人员组成了一个,老中青,三结合的课题攻关小组。,2003,年,1,月,6,日上午,，该研究所的专业人员成立了一个由,50,65,岁的老年技术人员,，,35,49,岁的中年技术人员，,25,34,岁的青年技术人员,组成的课题攻关小组。,12,（五）省略句、非主谓句的运用,【,案例,】,各级政府和有关部门要加强对猪肉加工和肉制品加工的管理。,（承前省略主语）,确保上市猪肉和肉制品的质量，要认真贯彻执行国务院,家畜家禽防疫条例,及其实施细则等法规规章，把好生猪及其制品检疫检验关。,【,案例,】,（省略主语，较多表示祈祷、要求、希望、限定、劝阻、禁止、号召、命令等内容和语气）,要注重调查研究，一切从实际出发。,13,（六）联合短语、,“,的,”,字短语的运用,1,联合短语作各种句子成分使内容表述更严密、周到，语言更简洁、明确，具有一定形式美。,【,案例,】,各地政研室、信息办、信访办,要认真,调查、研究,纠风工作中的,新情况、新问题和新经验,。,2,“,的,”,字短语,表述更加简洁，相当于名词功能。在规范性文件中经常用到。,14,（七）,公文中一些典型语序安排,1,当一组并列概念之间有轻重、主次、强弱之分，大小、高低之别时，应依次顺排或倒排；而无这种分别时，则按一定标准（空间分布、音节多少等）分门别类排列。,15,【,案例,】,党的纪律处分有五种：,警告，严重警告、撤销党内职务和向党外组织建议撤销党外职务、留党察看、开除党籍。,（由轻到重）,【,案例,】,国库券的面额，分为,1,元、,5,元、,10,元、,50,元、,100,元和,1000,元,六种。（由小到大）,16,【,案例,】,车间、仓库、货场、职工宿舍、职工食堂、退离休职工活动站等工程，续建量不足,XX,或需继续投资额不足万元的，经市计委审查批准，可按收尾工程继续施工。,（前三项为生产类，后几项为生活福利类，同时兼顾音节整齐，先双音节词，再四音节词，最后为八音节词）,17,2,当一组概念表现由若干连续的动作、行为构成的活动过程时，一般按时间发展顺序排列。,【,案例,】,该犯从北京市,X X,监狱越狱逃跑后，先后流窜到,石家庄、郑州、武汉、广州,等地继续作案。,18,3,当一组概念表现一个认识过程时，一般按由浅人深、由此及彼、由表及里的次序排列。,【,案例,】,这是一份很好的材料，它能,引人深思，促人猛醒，催人奋进。,19,4,当以一个语句反映因果关系时，一般按先因后果次序排列，只有需特别申明或突出表现原因时，才先讲结果再谈原因。,【,案例,】,因为我们是为人民服务的,，所以如果我们有缺点就不怕别人批评指出。,”,（先因后果）,【,案例,】,我们的会议之所以称为政治协商会议,，是因为三年前我们曾和蒋介石国民党一道开过一次政治协商会议。,”,（先果后因）,20,5,语句中的一些成分提前或后置并不违背语法规则，并不改变语义，而且还有利于提高表达效果时，可以此作为修辞手段。,【,案例,】,在此期间,，我们一定要抓紧落实国务院文件的精神。,（状语置于主语之前）,21,【,案例,】,这个拿血换来的经验,，大家都不要忘记。,（宾语置于主语之前）,【,案例,】,在这一个多月里，他们共抢运救灾粮,1000,余吨,，加固水坝,30,多座,。,（定语后置）,22,6,当因语句中几个成分相互关系不明而出现歧义时，有时可通过改变语序消除歧义。,【,案例,】,几个,工厂的工人来局里反映了这一情况。,【,案例,】,这样的活动,乐于,使广大群众接受。,（,“,乐于,”,应在,“,接受,”,前）,【,案例,】,张,X,院长和,其他,学院的领导同志出席了这次大会,（,“,其他,”,应在,“,学院,”,之后）,23,【,案例,】,在主席台就座的还有,几个,技术革新小组的代表。,【,案例,】,A,先生和,B,先生的法律顾问,曾来过事故现场。,【,案例,】,我院已于,9,月,30,日召开了表彰先进个人先进集体大会，,院长和,其他,学院的领导同志出席了这次会议,。,24,四、公文常用的修辞方式,（一）引用,较多使用直接引用。,（二）比喻,主要用暗喻，引号标示。如：,“,拳头产品,”,、,“,窗口行业,”,。,（三）节缩,三种类型,1.,简称,（,1,）,泛指简称如在各种场合使用的,“,中共中央,”,、,“,基建,”,；,（,2,）专指简称仅在特定场合如一篇文章中使用，第一次使用要先用全称并注明简称。,25,2.,简代：渝,重庆、蜀,四川。,3.,简缩：,“,抗洪救灾,”,、,“,扶贫,”,。,（四）数概（统括）,1.,原词概括,:,“,三个代表,”,、,“,三优一学,”,；,2.,原义概括,:,“,四项基本原则,”,。,26,(,五,),排比,适当能增强公文的可读性和表现力,.,例,47,权为民用,情为民系,事为民办,利为民谋。,（六）层递,从排列顺序分为递升和递降，能引导人们认识层层推进，更具有条理和深刻性。,其他还有对比、设问、换算（远换近、大换小，陌生换熟悉等）等修辞在公文中也被使用。,27,五、运用公文进行书面沟通的基本原则,准确,清楚,简洁,具体,完整,客套,体谅,正确,28,（一）准确,读者会注意到文件中的错误而忽略文件内容,，减弱他们对组织的良好印象。,1.,认真辨析词义，精心选用词语,（,1,）选用词语要,概念,准确、清楚、无歧义。,（,2,）注意,词义,在表达范围、轻重、程度、褒贬、语体色彩方面的细微差别。,（,3,）恰当使用,关联词语,，准确表达复句间关系。,29,（,4,）注意避免词语,声音语调,对语义产生歧义影响。,【,案例,】,各种,油轮,一律不得进港。（,“,油轮,”,可能与,“,邮轮,”,、,“,游轮,”,混淆）。,【,案例,】,“,部同意,你局,”,（与,“,不同意,”,混淆）,【,案例,】,“,正式会议前全体起立唱,司歌,”,（与,“,诗歌,”,相混）,30,2,.,恰当使用修饰、限制词语，表意准确,（,1,）对事物性质、范围限制的词语,例,4,我们要减少,不必要的,浪费。,（,2,）量词对事物的限制修饰（概称、特指）,【,案例,】,全校职工差不多,都为受灾群众捐了款。,【,案例,】,有些,贪污贿赂的大案要案，必须严厉,【,案例,】,查处。,【,案例,】,现在的年轻人,，生活讲享受，工作怕吃苦。,【,案例,】,凡公司内设机构,一律,不得,对外行文,。,31,3.,句子成分搭配恰当,词序合理,结构完整,搭配要遵守,(1),语法规则,(2),事理逻辑,(3),搭配习惯,【,案例,】,该县的,粮食总产量,连续,3,年以每年递增,15%,的速度大踏步地向前,发展,。,【,案例,】,他们虚心,征求,用户对产品质量的,要求,。,【,案例,】,如果不尽快加强职业教育，势必,拖延,培养人才的,时间与质量,32,【,案例,】,那时该小区没有建立健全安全保卫制度，结果给,惯偷、流氓和坏人,造成了盗窃、行凶、阴谋破坏的可乘之机。,（种概念与属概念并列,）,【,案例,】,各级领导干部和共产党员,都奋战在抗洪抢险第一线。,（具有交叉关系的词并列使用）,【,案例,】,我们应注意,提拔、发现、培养,青年干部。,”,（并列关系的概念的排列应合乎逻辑次序，改为：,“,发现、培养、提拔,”,）,33,【,案例,】,武警官兵,那种奋不顾身、舍己救人,，受到当地领导和群众的赞扬。（,缺少主语中心词,“,的英雄行为,”,）,【,案例,】,目前我市正在,开展整顿交通秩序,，（遗漏宾语,“,的活动,”,）,【,案例,】,如果售货员与顾客吵架，值班经理应立即向负有责任的售货员提出警告，并记录在案，,作为奖金发放的依据,（语意多歧，应为,“,作为少发或不发奖金的依据,”,）,34,（二）清,楚,强调,直接,、简单的写作。,1.Kiss,原则,即,“,Keep It Shot and Simple,”,即写作时要求,“,短和简单,”,沟通最重要的原则。要作到这一点，应该,使用日常语汇和熟悉易懂的词,。,尽量使用简短句子和最直接的表达方式。,段落不要太长。一段只说明一个意思。如果说不清楚，就分成几段，用过渡词或短语连接起来。,视觉辅助。,图片、图表可简化复杂信息,。,35,2.,少用术语和行话,术语,可使专业人士更简单地理解复杂信息，可对于外部人士无意义。只有在确信读者能理解它们时才能用这些词,(,尤其是公布性文件,),。,行话,是一种高度专业化的语言，只限于某一特定行业，某些行话甚至只在某公司或办公室中通用。注意哪些是本公司所特有的，在本公司范围以外使用，可能会使交流发生障碍。,36,给高度专业化的词汇编个词汇表,应避免无意使用不加解释的行话,把你和所有非本岗位的人员隔绝起来。,对首次出现的技术术语加以定义,对于第一次应用于报告、信函和其他文件中的技术词语加以定义是一种好习惯。,在行文中插入定义能不干扰读者的思绪或占用太多的空间，这种习惯能使读者清楚理解整篇报告。,尽量避免使用过多的技术术语,在为本岗位以外的人编写文件或写一个将广为分发的信函、通知时，避免使用专业术语或技术性表达。,这样的术语是为了方便在该领域工作的人员的交流，别指望非专业人员能理解它们。,37,3.,在注意分寸前提下适当使用口语,公务写作既要听起来专业化，但也不要做作和过于正式。,尤其商务写作和内部文件、事务性文件、面向社会的公文要避免使用术语或生僻书面语，要热情、友好、口语化，当然也不要写成闲聊式的文字。,38,4.,总体格调显得质朴,选用质朴易读、通俗易懂的词语和单纯的句子。,一般不用描写和抒情的表达方式；主要采用顺叙、直接说明、议论直陈观点。,切忌滥用修辞方式,，以消极修辞为主，一般不用夸张、拟人等艺术性强烈的修辞方式。,使用单一、稳定的结构方式。,39,(,三）简洁,“,凡笔老则简,”,。用最少的语言表达想法，但不要牺牲其他写作原则。,注重公文,文体表达方法的特殊性,。,删繁就简，禁绝空话、套话。,恰当运用,公文专用词语,和,文言词语,。,选用结构简单的,句式,和结构稳定的概括性词语。,运用,缩略语、引用,等修辞方式，运用,数字图表,。,40,取消,大胆割爱，,取消,一切与主旨无关的材料。,一文一事,。,坚持直接表意的语体风格，,忌用,曲笔、渲染、夸张、场景描写及虚构事实；,忌用,反语、拟人、夸张、双关、象征等修辞格（,常用对比、排比、换算等修辞格,）。,惜墨如金，,舍却,一切浮辞、套话、废话、重复话、假话、空话、模棱两可语义含混的鬼话,;,避免,长段的介绍、不必要的解释、多余的形容词或介词。,简洁醒目，,避免,写读者一目了然的事；,不重复,对方告诉你的事；通过突出的位置及表述，使重要内容一目了然,。,怎样使公文简洁？,41,压缩,坚持开门见山（开宗见旨）；,使过渡简洁，能用标号（序码等）过渡的不用关联词语，能用关联词语的不用过渡句，能用过渡句的不用过渡段；,积极正确地采用,缩略语,，规范地使用,简称,，妥贴地使用,数概,（如,“,四化,”,、,“,三废,”,等）；,规范地使用省略句；,正确使用以郑重、简洁为特色的,专用词语,。,42,替代,尽量以标记代文句；,以概述代详述；,以图表代文字叙述；,以附件代精细的正文；,以合理的直接引用代转述或议论分析（间接引用）；,以词形固定、词义精确单一的术语代自然语言中的多义词与词义不确定的词语；,以标准化、样板化、模式化文稿代随机撰拟例行性内容基本固定的文稿。,43,合并,将词性一致、结构相近的词或词组归并为联合词组；,将同类内容集中分条列项叙述；,(,见下例,),合并内容、功用完全相同的若干文稿为一份通用文稿。,（如某些批文）,44,【,例文,】,同类内容可集中分条列项案例：,观点,:,国防科研院所档案工作范围扩大、管理难度加大,国防科研院所改制后最突出的就是军品与民用产品实行分线管理,民用单位,先期进行了搬迁，建立营销网点，机构驻地较为分散，,形成的文件材料,分散，收集难度较大。另外在市场开拓与销售种产生的,合同及经营性文件,不断增多。一些技术较为成熟的民用产品项目开始寻求合作，吸引何利用外资，产生了大量,外事文件,。在国防科研院所的搬迁过程中，产生的,基建档案、技改项目档案,较多。同时一些院所也新购置了不少先进的仪器设备，,设备档案,利用多，管理难度加大。随着信息技术的发展及国防科研院所生产科研条件改善，产生了大量,新型载体档案,，如声像档案、电子档案。另外,实物档案,（奖牌、奖章、锦旗及根据型号造型制作的模型）数量也比较大。,还有一个特殊之处便是存在少量,教育档案与医药卫生档案,，因为这些院所都设有子弟学校、医院以及学位授位点培养研究生的,教学档案,。,45,（四）,具,体,只要有必要、有可能就用具体的数字替代笼统说法。,注意正确使用模糊用语,。,46,【,案例,】,模糊与具体的表达方式比较,例,1,：,（误）我们的产品获得过好几次奖励。,（正）某某产品在过去的三年里的四次比赛中获得一等奖。,例,2,（误）这个月的销售量增加了很多。,（正）这个月的销售量增加了,10%,。,例,3,（误）祝贺你最近获得荣誉。,（正）祝贺你被评为本月优秀员工。,47,【,补充：,企业文件修改技巧,】,(1),利用数字、事实以及实例使文件更加具体和增加可信度。,在每个句子中都加上数字或统计数据。,在实例的基础上进行概括。将概括性表述转换称容易理解、实用有效的信息时，例证可以起到很好效果。利用例证将枯燥的文件变得更加生动,。,【,案例,】,不说,“,我们在努力爱护环境,”,，而要说,“,我们在回收塑料、玻璃、纸张和铝材，尽最大,努力去爱护环境,”,。,48,【,案例,】,分析利用例证修改文稿,初稿：,今年的分数将根据你们每个人的整体进步来计算。我会用各种方法来检验你们是否了解所学的内容。所有的方法都很重要，我希望你们能够成功地通过每一种方法的考察。,（不够具体）,修改稿：,今年的分数将根据你们每个人的整体进步来计算。我会用,4,种方法,来考察你们对所学的内容的了解。,4,种方法都很重要。,每一项占总分的,25%,。,它们是：,（,1,）参与课堂讨论；,（,2,）日常练习；,（,3,）测验；,（,4,）读书报告。,49,【,补充：数字和编号,】,（,1,）,尽可能在文章内有效地表达数字,；,（在不使用某种计算或数值形式的情况下,几乎不可能展开商务的书面交流）,（,2,）当一个句子中出现几个数字时,应保持,表达形式的一致,；,(,我国公文中的几种数字形式）,（,3,）使用,编号体系来阐明和区分,。（如我国公文规定的四层编号体系；规范性文件的六层编号体系）,50,（四）,完整,要求公文结构完整，不遗漏任何必备的数据内容。,公文构词完整规范，,不滥用简称,。,如果一个组织发送的文件不完整，,弥补造成的遗憾甚至错漏会增加工作成本；这些额外的费用很可能使一个公司失去良好印象甚至客户,使其工作效率和管理水平受到置疑。,51,（五）客套,在一些联系性公文中,自然地使用客气的语句,。如,“,如蒙批准,”,，,“,非常抱歉,”,，,“,很欣喜地获悉,”,等。但也不要过度使用。,对外对下行文应避免使用苛求的或说教的语言,。如,“,你公司应该,”,，,“,你院必须,否则,”,易使人产生反感。,记住：即使在很生气的情况下，发脾气或讥讽并不能帮助达到沟通的目的。,切忌使用粗鲁语言,，这会给组织形象带来不可挽回的损失。,52,【,案例,】,客气与不客气的语句比较,例,1,（误）必须星期五之前交报告。,（正）请于星期五之前交报告。,例,2,（误）在部门里你们应该组织合伙搭车。,（正）组织合伙搭车会节省你们的交通费并有助于环境保护。,53,（六）体谅,1.,以受文者为中心的语气,（而不是以作者为中心）,一位美国名作家说，要想写好就要满足读者的需要，站在读者的角度考虑问题；,分析受文者怎么理解信息，尽力提供他们需要的东西；,解决受文者的问题；,节省受文者的费用；,体谅受文者的感受和处境。,54,2.,文件的内容和组织也可以读者为中心,尊重受者的求实、求尊、求简、求新、求近、求知、求利心理。,信息太多，可考虑把一些细节放在附录中。,预测和回答读者可能回答的问题。,写了读者没有要求的信息时，解释为什么这么做。,把读者最感兴趣的东西放在最前面写。,(,提要,目录、结论，开宗显旨,),公文篇章结构上,使用,一系列技术性要求。如,标题摘由、篇前撮要、段头显旨、分项标号、分层列段、,小标题显旨、条首句段首句、编页码等等，以便读者很快找到重点和头绪。,用自然的语气使读者感到亲切。,适当地加上联系人联系电话或方式。,55,3.,用肯定语气,一些否定的词会有副作用，给人一种否定的印象，或者还有指责读者的意思。如给客户写信，一开始就写,“,你关于,的投诉,”,，,“,你们抱怨,”,，作者不会意识到其效果会引起读者不满。,为避免影响沟通效果，应限制否定词汇的使用，尽量使用肯定的语言表达自己的意思。,告诉读者：他们能做什么而不是不要做什么，给读者提供更多的选择。,56,4.,避免双重语气（意思不确定,）,以下表达都暗示作者会不同意某个建议或行动,如果你想遵照下列说明,（下列说明有助于你,）,如果我的资历符合你的要求,（我可以来详细面谈我的资历吗？）,我们希望这会令你满意,（令你满意的是,）,我们相信,这是一个令人满意的计划,我知道这比你预计的要多，但是,57,(,七）正,确,1.,“,文以体为先,”,，首先文体要正确,，务使表达合乎公文这种特定式样的文章的特殊要求,.,只表达与,解决实际问题,有直接应用价值的事与理；,不虚构不夸张，追求从本质到细节的,客观真实,；,使用通用性强的,符号系统表意,；,慎用修辞格；,不简单排斥有较强规律性的,程式化表达手法和式样等。如使用公文专用语、公文结构模版,58,2.,语言运用要得体，符合特定场合、对象的需要。,（,1,）把握文体特点，把准文章语言基调,。,（,2,）注意接受心理。,（,3,）有选择地使用模糊语言和委婉用语。,【,案例,】,着即批复。（一请示语）,切切！,（一报告语）,以迅即批复为要！,（一请示语）,59,【,案例,】,八种冒犯读者或听众的做法,让他们觉得自己傻,(,即使是无意的,):,如果你读了说明书,表示他们在撒谎（即使你没有直接说明）：你说你退回了产品,命令对方：我们要求你填写表上所有的项目。,没辨清对方的性别或姓名：,表示他们是抱怨者：我们收到你们关于,的抱怨。,指责他们：很明显你们疏忽了,语言复杂：当你的财务状况有所改进时，你的申请就会迅速地被详细调查。,走极端：希望,遵守规则，否则一切后果自负。,60,3.,表述要具有逻辑性,(1),演绎法,一般到具体,解决问题,【,案例,】,例如写沟通,一个公司的主要活动依靠沟通,；,外部交易,都依赖信函、电视等媒体上的广告宣传、给潜在客户的建议书；,内部沟通,通过布告栏、公司杂志、便函、报告、会议进行。,61,（,2,）归纳法,从具体到一般，先写细节、具体事件、实例，最后得出结论。,【,案例,】,先说明产品质量高，价格合理，服务一流，交货迅速，而,所有这些都是今年销售量大的原因。,（,3,）时间顺序,选择一个具体时间段为起点，按时间顺序写作。,62,（,4,）空间顺序,从一个空间到另一个空间展开。,以一个工厂检查噪音情况为例，按照管理区、生产区、包装区、存储区、装运区等不同空间叙述。,（,5,）,比较,/,对比,许多报告都用这一方法。比较,/,对比也可以是整个报告写作的目的。可行性报告通常用这种写法。,63,本专题结束,64,