Excel入门级培训课件.ppt

,单击此处编辑母版标题样式,*,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,Excel入门级培训,目,录,背景,Excel,基本操作,Excel,函数,Excel,图表,案例分析,小结,目,录,背景,Excel,基本操作,Excel,函数,Excel,图表,案例分析,小结,Excel 2003,简介,Excel工作表,数据的编辑、修改、保存、使用,计算与分析表格,公式与函数的应用,Excel 图 表,创建各式图表,分析与修饰图表,数 据 管 理,对数据统计、分析和数值预测,添加图形、图像,数据排序和筛选,分类汇总,数据透视表,1.快捷键的使用,加粗 :,Ctrl+B、Ctrl+2,倾斜 ：,Ctrl+I、Ctrl+3,下划线,：Ctrl+4,删除线 ：,Ctrl+5,1.快捷键的使用,保存 :,Ctrl+S,向下填充 ：,Ctrl+D,向右填充 ：,Ctrl+R,打印 ：,Ctrl+P,1.快捷键的使用,全 选 ：,Ctrl+A,查 找 ：,Ctrl+F,替 换,：Ctrl+H,插入超链接 ：,Ctrl+K,1.快捷键的使用,插入新工作薄,:,Shift+F11,关闭工作薄 ：,Ctrl+W,插入批注 ：,Shift+F2,显示批注 ：,Ctrl,+,6,1.快捷键的使用,快速隐藏列,:Ctrl,+,0,快速隐藏行,：,Ctrl,+,9,单元格格式 ：,Ctrl+1,工作薄的切换 ：,Alt+Tab,操作说明：,1）选择一个单元格，按住,Ctrl键；,2）用鼠标点击其它需要录入,相同字符的单元格；,3）松开Ctrl键，接着输入字,符在任何一个单元格中；,4）再按住Ctrl键同时敲回车,键；,这就完成了在不同单元格里同时输入相同字符,。,2.在不同单元格同时输入相同字符,3.将不同单元格中的字符连在一起,操作说明：,如右图，若需要将单元格A2与B2中的字符连在一起：,1）在C2单元格中，输入,“,=,”,等于号;,2)再选中A2单元格，输入,“,&,”,符号；,3）最后选中B2单元格，敲,回车即可按顺序连结；,4.单元格中输入分数或负数,输入分数操作说明：,先输入数字,“,0,”,然后敲一,个空格，再录入,“,1/2,”,，敲 回车键即可；,输入负数操作说明：,两种方法：,1）直接输入,“,-100,”,；,2）或输入,“,（100）,”,；,5.选择性粘贴,使用说明：,可复制工作表中的,复杂选项,，并只复制工作表中的特定属性粘贴到同一工作表或其他工作表中。,点击鼠标右键,6.数据有效性,操作说明：,第一步,第二步,完成,输入下拉列表的选项,7.条件格式,使用说明：,条件格式是指当指定条件为真时，自动应用之前已设置的单元格格式。,1）选中需要判断的一组数值；,2）单击菜单栏,“,格式,条件格式,”,命令；,3）设置条件，共可以添加三个条件；,4）设置单元格格式；,7.条件格式,选中一组数值,设置条件,设置单元格格式,完成效果,8.数据透视表,使用说明：,数据透视表是从数据库中生成的动态总结报表，用于将行和列中的数据以表格的形式进行显示。其最大的特点是具有交互性，在创建完成的数据透视表中，可以按需要重新排列数据的信息，并可将数据按不同类别进行分组。,选择数据区域,8.数据透视表,透视后,选择菜单栏中的数据数据透视表,/,图,透视中，将数据进行布局,9.数据筛选-自动筛选及高级筛选,自动筛选操作说明：,自动筛选是对数据清单进行简单条件的筛选，只需要单击菜单栏中的,“,数据筛选自动筛选,”,命令即可。,“,前10个,”,及,“,自定义,”,可以对数据进一步筛选,9.数据筛选,高级筛选操作说明:,1)选择数据区域;,2)选择筛选,高级筛选，,即可对所选区域进行高,级筛选，去掉重复记录.,9.分类汇总,操作说明,：,1)在,“,数据,”,菜单上，单击,“,分,类汇总,”,;,2)在,“,分类字段,”,框中，单击,要分类汇总的列;,3)在,“,汇总方式,”,框中，单击,所需的用于计算分类汇总,的汇总函数;,4)在,“,选定汇总项,”,框中，选,中包含了要进行分类汇总,的数值的每一列的复选框,。,常见显示错误原因与解决方法,错误显示,1,：,#!,解决方案：拖动鼠标指针更改列宽。,原因：单元格所包含的数字、日期或时间占位比单元格宽。,错误显示,2,：,#NUM!,解决方案：让数字类型和大小都符合要求。,原因：顾名思义，公式中的数字出现问题,类型错误，或者数字超出,Excel,表示的有效范围。,错误显示,3,：,#REF!,原因：公式引用的单元格被删除或者被错误覆盖。,解决方案：临时修改后及时“撤销”，恢复单元格原状。,错误显示,4,：,#VALUE!,原因,a,：需要数字或逻辑值时输入了文本，,原因,b,：本来应该引用单一数值，却引用了一个区域。,解决方案,a,：确保公式引用的单元格中包含有效值。,解决方案,b,：将数值区域改成单一数值，或者修改数值区域，使其包含公式所在的数据行或列。,常见显示错误原因与解决方法,错误显示,5,：,#DIV/0!,原因：如果公式返回的错误值为“,#DIV/0!”,，这是因为在公式中有除数为零，或者有除数为空白的单元格,解决方案：把除数改为非零的数值，或者用,IF,函数进行控制,原因：如果公式返回的错误值为“,#N/A”,，这常常是因为在公式使用查找功能的函数,(VLOOKUP,、,HLOOKUP,、,LOOKUP,等,),时，找不到匹配的值。,解决方案：检查被查找的值，使之的确存在于查找的数据表中的第一列,错误显示6：,#N/A,常见显示错误原因与解决方法,原因：因为在公式中使用了,Excel,无法识别的文本，例如函数的名称拼写错误，引用文本时没有加引号等。,解决方案：根据具体的公式，逐步分析出现该错误的可能，并加以改正,错误显示7：,#NAME?,错误显示8,：,#NULL!,原因：,使用了不正确的区域运算符或引用的单元格区域的交集为空,解决方案：,改正区域运算符使之正确；更改引用使之相交。,常见显示错误原因与解决方法,目,录,背景,Excel,基本操作,Excel,函数,Excel,图表,案例分析,小结,绝对地址与相对地址,随着公式的位置变化，所引用单元格位置也是在变化的是相对引用；而随着公式位置的变化所引用单元格位置不变化的就是绝对引用。,C4”,、,“$C4”,、,“C$4”,和,“$C$4,的区别,按一次F4,按二次F4,按三次F4,按四次F4,基础数学函数,1.SUM公式,函数作用：,计算某一单元格区域中所有数值之和。,函数公式：,SUM(number1,number2,.),Number1,number2,.为,需要求和的参数。,2.IF公式,函数作用：,判断一个条件是否满足，如果满足返回一个值，不满足则返回另一个值。,函数公式：,IF(logical_test,value_if_t,rue,value_if_false),logical_test为判断的条,件，当条件成立（为真）时,就取value_if_true值，反,之就取value_if_false。,3.VLOOKUP公式,函数作用：,搜索表区域首列满足条件的元素，确定待检索单元格在区域中的行序号，再进一步返回选定单元格的值。,函数公式：,VLOOKUP(lookup_value,table_array,co,l_index_num,range_lookup),lookup_value为在查找范围内（数组）,第一列要查找的内容,table_array为查找的范围（数组）,col_index_num为返回匹配值得列序,号,range_lookup为Ture时第一列必须按,照升序排序，否则会得到错误结,果，为False时则不需要排序。我们,在使用此公式时都用False。,4.LEFT/MID/RIGHT公式,函数作用：,返回文本字符串中从指定位置起返回指定长度的字符。,函数公式：,LEFT/MID/RIGHT(text,start_num,num_chars),5.COUNT公式,函数作用：,计算包含数字的单元格以及参数列表中的数字的个数。,函数公式：,COUNT(value1,value2,.),Value1,value2,.：为包含或引用各种类型数据的参数（1到30个），但只有数字类型的数据才进行计数,。,6.Subtotal公式,函数作用:,返回列表或数据库中的分类汇总。,函数格式:,SUBTOTAL(function_num,ref1,ref2,.),function_num为1-11的数值,常用的如下:,1-平均值 3-计数 9-求和,平均值,求 和,计 数,7.RANK公式,函数作用:,返回某数字在一列数字中相对于其它数值的大小排位。,函数格式:,RANK(number,ref,order),Order:指定排位的方式。为0或忽略，降序；非0值，升序。,注：,$C$1:$C$10,需要将一组数列固定，用,$,符号。,目,录,背景,Excel,基本操作,Excel,函数,Excel,图表,案例分析,小结,数据的图表化,数据图表化就是将工作表中数据以各种统计图表的形式显示出来，使得数据信息变得生动形象，做到层次分明、条理清楚、易于理解。当表中数据发生变化时，图表中对应项的数据也会自动变化。,Excel2003的图表有两种：一种是嵌入式图表，它和创建图表的数据源放置在同一张工作表中，打印的时候同时打印。另一种是独立式图表，它是一张独立的图表工作表，打印时候将与数据表分开打印。,数据表格,常用图表,1.柱形图,2.条形图,3.折线图,4.饼形图,5.XY散点图,创建步骤：,选取数据,插入图表,嵌入式图表,独立式图表,编辑图表,修饰图表,建立图表,（1）菜单法建立:,“,插入/图表,”,进入,“,图表向导,”,（2）工具栏按钮:,单击(工具栏),“,图表向导,”,按钮,1、,建立图表,（在图表向导中）,选择图表类型,选取数据源,指定图表元素,图表标题,X轴(类型)标题,Y轴(数值)标题,图表标记,数据标签,图例,刻度线,确定图表位置,选,“,作为新工作表插入,”,，则为独立式图表,例：,创建“职工登记表”中“工资表”的各员工“基本工资”、“奖金”、“水电”、“实发工资”的图表,1.先选定要创建图表的数据区域“姓名”、“基本工资”、“奖金”、“水电”、“实发工资”各列（要包括标题）,2.单击“插入/图表”命令，在“图表类型”中选定图表类型，如“柱形图”，并指定其子图表类型,3.在“图表选项”对话框中可确定“标题”、“X轴”、“Y轴”的名称,4.最后选择图表所在位置：,选“,作为新工作表插入,”钮，在文本框中键入新图表的名称，则创建独立式图表；,选“,作为其中的对象插入,”钮，并选择工作表，就创建嵌入到指定工作表中的图表。,如果工资表中数据有修改，图表会自动随之更新；反之，图表有所变化工作表中数据也会自动发生变化,1.柱形图，用于对各项数据进行比较。如对一年来各种产品每月的销售情况进行分析比较。,各种图表类型使用对象略有不同,各种图表类型使用对象略有不同,2.折线图，用于表示一段时间内某种数值的变化。如分析各种产品一年来的销量走势。,3.条形图，用于比较不连续的无关对象的差别情况。如分析各种产品一年来每月总销量百分比情况,各种图表类型使用对象略有不同,2,、,图表的编辑,要修改和编辑图表，可使用“图表”工具栏,1）“,图表对象,”下拉列表框：可以从下拉列表框选择想要进行设置的图表对象，这对一些不太容易从图表中直接选择的对象如网格线等非常有用；,2）“,格式,”按钮：可对在“图表对象”中选定的对象进行格式（如边框、底纹、字体等）的设置；,3）“,图表类型,”按钮：可以直接更换当前图表的类型；,4）“,图例,”按钮：可以快速显示或隐藏图例；,5）“,数据表,”按钮 ：可以选择是否要在图表上显示数据表格；,6）“,按行,”按钮 和“,按列,”按钮 ：可以快速设置“系列产生在行”和“系列产生在列”；,7）“,顺时针斜排,”按钮 和“,逆时针斜排,”按钮：可把分类轴上的文字改成不同方向的斜排样式。,右击绘图区里的空白处，在快捷菜单中，会出现“图表类型”、“源数据”、“图表选项”、“位置”等命令，正是“图表向导”里面的四个步骤。这样图表中的所有内容都可以修改,1、改变图表类型,右击图表 “图表类型”选“子图表类型”,2改变数据源区域,右击图表“源数据”重选数据源区域,3改变图表各选项,右击图表“图表选项”在各标签下修改,4改变图表存在的形式（,嵌入图表、独立图表,）,右击图表 “位置”设置图表所在位置,5修改图表中的数据,两次单击要修改的数据结点，鼠标指针指向该柱形图的顶端，当变成双箭头时按住左键上下拖动。图形变成新的大小，工作表中的数据也会自动相应改变。,或,直接修改工作表中数据,6.移动嵌入图表并改变其大小,移 动：,按住鼠标左键拖动到目标位置,改变大小：,先将鼠标移到边框的小黑方块处，当指针变成双箭头时按住左键拖动,7.修改图例的格式,双击图例 在“图例格式”对话框中进行设置,如对,图例中文字的字体、字号、字形、颜色，添加边框、底纹，改变位置等进行设置,3,、,格式化图表,图表格式化主要包括对标题、图例等进行字体、字形、字号、图案、对齐方式进行重新设置，以及对坐标轴的格式重新设置等。,双击图表中的标题、图例、分类轴、网格线或数据系列等部分，打开相应的对话框，在该对话框中进行图表格式设置。,目,录,背景,Excel,基本操作,Excel,函数,Excel,图表,案例分析,小结,案例一：,案例二：,案例三：,目,录,背景,Excel,基本操作,Excel,函数,Excel,图表,案例分析,小结,一种理念,一种共识,一种威慑力,