会务工作流程.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,会务工作流程,一、会议概述,二、会务工作流程,三、会务工作具体内容,四、常用会议的组织程序,一、会议概述,（一）会议的涵义：,会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。,（二）会议的要素：,、,形式要素：,名称、时间、地点、与会人员、会议方式。,、,内容要素：,指导思想、议题、目的、任务、作用。,、程序要素：,会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。,、财务要素：,会议经费、会议设备、会议服务设施。,（三）会议的种类：,1.按规模分：,特大型（万人以上）、大型（上千人）、,中型（数百人上下）、小型（数十人或几十人）,2.按性质分：,法定性、决策性、专业性、动员性、外事性、专题性、综合性。,3、按时间分：,定期和非定期。,4、按出席对象分：,联席会、内部会、代表会、群众会.,5、按召开方式分：,电话会、电视会、广播会、网络会。,二、会务工作流程：,（一）会前,（二）会中,（三）会后,（一）会前：,确定会议主题与议题,确定会议名称,确定会议时间与会期,明确会议所需设备和工具,选择会议地点,安排会议议程和日程,制发会议通知,确定会议规模与规 格,布置会场,准备会议文件材料,安排食住行,制定会议经费预算方案,制作会议证件,会场检查,明确会议组织机构,确定与会者名单,（二）会中：,做好会议记录,组织签到,做好会议值班保卫工作,报到及接待工作,做好后勤保障工作,编写会议简报或快报,做好会议保密工作,会议信息工作,三、会后：,撰写会议纪要,催办与反馈工 作,安排与会人员离会,会议总 结,会议文书的立卷归 档,会议的宣传报道,三、会务工作的具体内容,（一）会前准备工作：,1、确定会议主题与议题：,主要方法：,是要有切实的依据；,是必须要结合本单位的实际；,是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。,2、确定会议名称,会议名称一般由,“单位+内容+类型”,构成,应根据会议的议题 或 主题来确定。,3、确定会议规模与规格：,确定会议规模与规格的,依据,：是会议的内容或主题。同 时本着精简效能的原则。,会议的,规模：,有大型、中型、小型。,会议的,规格：,有高档次、中档次和低档次。,4、确定会议时间、会期：,会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。,5、确定会议所需用品和设备,：,（1）必备用品是指各类会议都需要的用品和设 备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。,（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。,6、建立会议组织机构,会务组、宣传组、秘书组、文件组、,接待组、保卫组。,7、确定与会人员名单,出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。,8、确定会议地点,要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。,9、安排会议议程与日程,会议,议程：,是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。,会议,日程：,是指会议在一定时间内的具体安排。,某股份有限责任公司股东大会日程安排,日期,时间,内容安排,地点,主持,参加人,备 注,3、9,上午,9：00,报 到,花园酒店大会议厅,李总,XXXX,9：30,会议开始，张董致开幕词,大会议厅,张董,全体股民,9：40,李总：年度经营报告,大会议厅,张董,全体股民,11：00,年度决算表,大会议厅,总会计师,全体股民,11：30,大会结束,10、制发会议通知,会议通知的,内容:,包括名称、时间、地点、与会人员、议题及要求等。,会议通知的,种类:,有书信式和柬帖式。,会议通知的,发送形式:,有,正式通知,和,非正式通知,。,会议通知的,方式:,有书面、口头、电话等。,11、制作会议证件,会议证件的内容:,有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。,12、准备会议文件资料,主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主 题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。,13、安排食住行,会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约”的原则。,会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要求。安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。,14、制定会议预算方案：,文件资料费,、,邮电通讯费、会议设备和用品费、会议场所租用费,、,会议办公费,、,宣传交际费,、,食宿费、交通费、其他费用。,15、布置会场：,（1）会场的风格特点,庄严、肃穆、轻松、简洁、喜庆、儒雅、简单朴素。,（2）会场内外的布置：,会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、色调、灯光、旗帜、花卉等。,16、检查会场,（1）.方式：,一种是听取会议筹备人的汇报，一种是现场检查。,（2）.检查的内容：,A.文件的材料准备情况。,B.会场布置情况。,C.会议保卫工作情况。,D.其他内容。,二、会中服务工作：,1、报到及接待工作,（1）与会人员的接送,（2）会议交通工具的安排,（3）与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购买,（4）会议文娱活动的安排和组织,（5）其他属于招待方面的工作,2、组织签到,（1）秘书人员代签到。,（2）簿式签到。,（3）电子计算机签到。,3、做好会议记录,（1）,会议记录的格式：,记录头、记录主体、记录尾部,1)记录头:,会议名称,；会议时间；会议地点；会议主席（主持人）；会议出席、列席和缺席情况；会议记录人、会议主要议题。,2）记录主体,与会者的发言；议定事项。,3）记录尾部,散会；主持人、记录人签字。,（2）会议记录的要求,准确、完整、简洁、明确。,（3）会议记录的重点,会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；,会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；,权威人士或代表人物的言论,会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；,会议已议决的或议而未决的事项；,对会议产生较大影响的其他言论或活动。,（4）会议记录方法,1）记录的重点是将主要讨论的观点、决议、决定，重要声明、修正案内容、结论全记下来，其他的可简要记录.,2）漏记的内容先作记号，然后对照录音带修改，或请发言者重复。,3）与会者提的意见、建议，要记人名。,（5）会议记录的修改,1）定稿打印前，请主席签字批准。,2）与会者指出错误，主席或秘书可改。,3）会议记录一经签名，不能再改动。,4、确保会议期间信息的沟通,1）做好会议期间信息的收集、传递、反馈 工作.,2）会议期间的对外宣传,（1）妥善处理与新闻媒体的关系。,（2）注意内外有别，严守单位秘密。,（3）选择宣传内容应坚持对象、效,果、时效、费用的原则。,(4)收集媒体对会议的报道提供给领导.,（5）为领导召开记者招待会提供资料,5、编发会议简报,（1）类型:,综合型、专题型、实录型。,（2）格式:,报头、报核、报尾。,（3）要求:,简练、快捷、准确。,6、值班保卫工作,（1）值班工作,秘书人员要坚守值班岗位，以保证会议顺利结束，并随时应付各种突发事件。,（2）保卫工作,重要与会者人身安全保卫,重要文件的保卫,会场和驻地的保卫,会议设备的保卫,与会者贵重物品的保卫,7、会议保密工作,1)会前保密工作,（1）涉及秘密的会议，严格确定出席、列席人员及会议服务人员。,(2)召开比较大型的或秘密性较强的会议，秘书部门要与保卫、保密部门取得联系，共同采取保密措施。,(3)根据实际需要，确定会议印发的文件及其数量，文件要标明密级，统一编号，按照规定的范围印发。,(4)选择会址要注意保密，会前对会场环境及会场设施包括扩音、录音设施、电话进行防窃密、泄密检测。,2)会中保密工作,(1)加强保密教育。,(2)加强文件管理。,(3)加强重要涉密会议管理。,3)会后保密工作,(1)做好保密文件的回收工作。,(2)秘密文件通过机要通信部门递送。,(3)对会议驻地、房间、会议室进行保密检查,。,8、会议的后勤保障工作,(1)做好食宿管理工作。,(2)做好迎送交通工作。,(3)做好会议车辆管理工作。,(4)做好财务管理工作。,(5)安排好会议的文化生活。,(6)做好会议医疗卫生工作。,三、会后整理工作,1、安排与会人员离会,2、撰写会议纪要,3、会议的宣传报道,4、会议文书的立卷归档,5、会议总结工作,6、会后催办和反馈工作,四、,常用会议的组织程序,一、行政办公会议,是各级领导为研究和处理日常工作、协调矛盾而召开的会议，在企业中也称领导（厂长）办公会。,议题安排,发送会议通知,做好会议记录,撰写办公会议纪要,议定事项的贯彻执行,搜集信息，进行反馈,谢谢,