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单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,*,第5章 办公信息处理基本技术,考试纲领：,新建文件、打开已经有文件、保留文件、另存为文件、关闭文件,使用帮助功效,输入文字、选中、移动、复制、剪切、粘贴文件块,对选中文字块进行格式设置，,超文本链接,，基本修饰，字符串查找替换，,宏操作,插入表格、图形、特殊符号、文件（包含图像），,建立目录和索引,表格基本操作,各种文档格式转换（纯文本、doc、htlm、文档模块、PDF格式）,第1页,设置页眉和页脚、页码,页面设置、打印预览、按各种指定方式打印,绘制简单图形,合并邮件,应用模板制作格式文档，新建模板,分值：上机操作：15分,选择部分：5分左右,第2页,Word 基本知识,Word 开启和退出,标题栏和控制图标,标题前部分为正在编辑文档文件名，新文档则使用暂时文件名“文档1”、“文档2”等；标题后部分为程序名“Microsoft Word”。,Word 窗口组成及其操作,第 5 章,办公信息处理基本技术,第3页,Word 基本知识,Word 窗口组成及其操作,菜单栏和系统菜单,Office 提供了,系统菜单,自动记忆功效：应用程序系统菜单能自动记忆用户操作习惯，只动态显示用户惯用命令，将用户极少用到命令自动隐藏。,第 5 章,办公信息处理基本技术,第4页,第 5 章,办公信息处理基本技术,Word 基本知识,Word 窗口组成及其操作,快捷菜单,工具栏,工具栏,由一个个形象生动,工具按钮,组成，每个工具按钮都对应一个惯用Word 系统命令。,工具栏分成许多类，普通只显示“,惯用,”工具栏和“,格式,”工具栏两类。必要时系统会自动显示其它类工具栏。,第5页,Word 基本知识,Word 窗口组成及其操作,文本编辑区,文本编辑区,左侧条状区域称为,文本选定区,，能够用鼠标在文本选定区中对文本进行一些选定操作。,标尺,滚动条,第 5 章,办公信息处理基本技术,第6页,第 5 章,办公信息处理基本技术,Word 基本知识,Word 窗口组成及其操作,视图切换按钮和浏览按钮,状态栏,状态栏,显示文档窗口中插入点所在位置相关信息，如,页码,、,节号,、文档,页数,和,总页数,、插入点位置、行号列号等等。还显示相关所进行操作提醒信息和一些系统状态。,第7页,第 5 章,办公信息处理基本技术,Word 基本知识,Office 助手,Office助手,能实时地向用户提供所需要帮助信息和操作示范。,第8页,第 5 章 文字处理软件 Word,Word 文档基本操作,制作 Word 文档普通步骤,输入,输入文本、表格和图形。,编辑,修改文本。,排版,设置打印页面、字符和段落格式等。,存放,将文档存盘。,打印,将文档从打印机上打印输出。,实际操作次序能够按详细情况来确定。,第9页,第 5 章,办公信息处理基本技术,Word 文档基本操作,创建新文档,刚开启Word时，系统自动创建一个名为“文档1”新文档。,“文档1”是暂时文档名，当第一次将文档存盘时，用户才为文档指定一个文件名。,Word 文档文件扩展名为,.doc,。,经过“新建”对话框，还能够选择,模板,来创建其它类型新文档。,第10页,第 5 章,办公信息处理基本技术,Word 文档基本操作,输入文本,输入文本至行尾时，Word 会在水平标尺右边界处自动换行，只有在段落结束时才按,Enter,键另起一行。,这一点非常主要！,段落标识,（也称,硬回车,）是一个段落标志。,人工分行符,（也称,软回车,）用来在同一段落内换行。,第11页,第 5 章,办公信息处理基本技术,Word 文档基本操作,输入文本,在文本中能够插入破折号、省略号、注册商标号等特殊字符。,Word 提供了各种,缩进方式,和文本,对齐方式,，而,不应用空格符来对齐文本,。,当输满一页文字时，Word 会自动分页。,Word 含有“,即点即输,”功效。,第12页,第 5 章,办公信息处理基本技术,Word 文档基本操作,保留文本,按原文件名存盘,换文件名存盘,按不一样格式（,RTF,或,HTML,）保留文档，即可实现文档格式自动转换。,保留选项,深入设置文档保留方式：,保留备份文件,、,自动保留文档,、,保留文档属性,。,第13页,第 5 章,办公信息处理基本技术,Word 文档基本操作,打开文档,打开文档,是指把,外存,中文档文件调入,内存,，并将其内容显示在一个独立窗口中。,直接打开文档,Word 能识别很多其它格式文档。,打开最近使用过文档,Word 能记住最近使用过文件文件名和存放地点。,查找文档,第14页,第 5 章 文字处理软件 Word,Word 文档基本操作,关闭文档,关闭文档，释放其所占内存空间。,文件,关闭,命令只关闭当前活动窗口，还能够继续编辑其它Word文档；,文件,退出,命令则依次关闭全部Word文档窗口，并结束Word应用程序运行。,第15页,第 5 章 文字处理软件 Word,Word 文档编辑操作,文档编辑指对文本、表格、插图等对象插入、删除、复制和移动等。,要遵照“,先选定操作对象,，,再决定怎样操作,”规律。,编辑文档普通做法是：,找到位置,选定对象,进行编辑,第16页,第 5 章,办公信息处理基本技术,Word 文档编辑操作,滚动文档和选定文本,滚动文档,主要利用滚动条或键盘操作来完成。,利用滚动条滚动文本不会改变插入点位置！,选定文本,利用鼠标在,文本选定区,中操作完成。,第17页,第 5 章,办公信息处理基本技术,Word 文档编辑操作,插入、删除、移动和复制文本,插入文本和合并文件,利用,插入状态,和,改写状态,。,插入文件操作能够实现多个文档文件合并。,删除操作,移动和复制操作,拖拽鼠标或使用剪贴板来完成操作。,第18页,第 5 章,办公信息处理基本技术,Word 文档编辑操作,插入、删除、移动和复制文本,Office 剪贴板,Office 剪贴板能够搜集和粘贴最多 12 个项目，可粘贴其中任一项或全部项内容。,复制到,Office 剪贴板,上最终一个项目也同时被复制到,Windows 剪贴板,中。,打开“剪贴板”工具栏后所使用是Office 剪贴板，不然使用是 Windows 剪贴板。,第19页,第 5 章,办公信息处理基本技术,Word 文档编辑操作,查找、替换和自动更正,查找,自动查找指定文本。,替换,自动查找并替换指定文本，更可用来完成全篇删除指定文本（如空格）操作。,查找替换格式和特殊字符,第20页,第 5 章,办公信息处理基本技术,Word 文档编辑操作,自动更正,自动更正功效能够在用户输入文本时自动检验并纠正常见输入错误、,拼写错误,和,语法错误,。,可利用这一功效实现“,速记,”操作。,查找、替换和自动更正,第21页,第 5 章,办公信息处理基本技术,Word 文档编辑操作,操作重复、撤消和恢复,重复,重复,刚做过操作包含,输入,、,删除,、,移动,、,复制,甚至,设置格式,或,创建新文档,等等，还可连续屡次重复刚做过操作。,撤消,取消刚做过一步操作，连续,撤消,则以相反次序取消刚做过多步操作。,第22页,第 5 章,办公信息处理基本技术,Word 文档编辑操作,操作重复、撤消和恢复,恢复,恢复,操作是,撤消,操作逆动作。,一旦用户做了新操作，就不能再进行恢复操作了，“,编辑,”菜单中“,恢复,”命令项就又被“,重复,”命令项取代。,第23页,第 5 章,办公信息处理基本技术,Word 文档排版操作,Word 对文档排版操作分三个层次：,对,字符格式,进行设置,对,段落格式,进行设置,对,文档页面,进行设置,第24页,第 5 章,办公信息处理基本技术,Word 文档排版操作,字符格式化,字符格式化,是指以,字符,为对象格式设置，在格式化之前必须先选定要格式化字符。,字符格式包含,字体,、,字号,、,字型,、,颜色,、,字符间距,、,动态效果,等，用于强调显示文字，让人更易阅读。,1 磅0.35146 mm 1 mm2.846 磅,能够从“格式”工具栏中看到所选字符格式。,第25页,第 5 章,办公信息处理基本技术,Word 文档排版操作,段落格式化,段落格式化,是指以,段落,为对象格式设置，在格式化之前先将插入点移到要格式化段落中。,段落格式包含包含段落,缩进,、,段前距,、,段后距,、段中,行间距,、,对齐方式,等。,全部段落格式设置都保留在段落标识符中。,缩进,分为,左缩进,、,右缩进,、,首行缩进,和,悬挂缩进,4 种，用,水平标尺,可进行缩进设置。,第26页,第 5 章,办公信息处理基本技术,Word 文档排版操作,段落格式化,“,对齐方式,”有“,左对齐,”、“,居中,”、“,右对齐,”、“,两端对齐,”和“,分散对齐,”几个，各种对齐方式都是相对文档页面,左右页边距,及段落缩进情况。,段落格式包含包含段落,缩进,、,段前距,、,段后距,、段中,行间距,、,对齐方式,等。,设置,制表位,可实现段落中上下行文字对齐。,第27页,第 5 章,办公信息处理基本技术,Word 文档排版操作,格式复制,Word 利用“,格式刷,”来复制格式（组合）。,单击,格式刷只能进行,一次,格式复制，,双击,格式刷能够进行,屡次,格式复制。,第28页,第 5 章,办公信息处理基本技术,Word 文档排版操作,页面设置,页面设置,包含页边距、纸张类型和方向等等。,所谓“,节,”是指因为不一样页面设置要求，而将文档分成不一样部分。对不一样节能够设置不一样页面设置。,分节符,分为“,下一页,”、“,连续,”、“,偶数页,”和“,奇数页,”几个。,第29页,第 5 章,办公信息处理基本技术,Word 文档排版操作,页码、页眉和页脚,页码设置,自动分页,和,手动分页,。,设置页码包含页码在页面中,位置,、,对齐方式,和,格式,等。,页眉和页脚设置,显示在每页顶部相同信息称为,页眉,；若是显示在每页底部，就称之为,页脚,。,第30页,第 5 章,办公信息处理基本技术,Word 文档排版操作,查看文档,Word 提供了四种视图和两种预览等六种查看文档方式，每一个查看方式都有其使用适当初机。,第31页,第 5 章,办公信息处理基本技术,Word 文档排版操作,查看文档,页面视图,在,页面视图,中看到文档，其页面汉字字、图片和其它元素位置与实际打印效果相一致。,页面视图适合用于对文本及其格式化编排做最终修改。,因其屏幕页面布局较复杂，故而系统响应速度较,普通视图,慢。,第32页,第 5 章,办公信息处理基本技术,Word 文档排版操作,Web 版式视图,在,Web 版式视图,中所看到文本，为了适合窗口大小而自动折行显示，而且图形显示位置与在 Web 浏览器中显示一致。,查看文档,第33页,第 5 章,办公信息处理基本技术,Word 文档排版操作,查看文档,普通视图,在,普通视图,中看到文档，不显示页边距、页眉和页脚、背景、图形对象（自选图形、曲线、直线等）以及浮动图片等。,因为简化了整个屏幕页面布局，所以系统响应速度较快。,普通视图普通用于键入、编辑和文字格式编排工作。,第34页,第 5 章,办公信息处理基本技术,Word 文档排版操作,纲领视图,纲领视图,以级别化方式查看文档结构，用户能够很方便地建立或修改文章纲领，还能够经过拖拽标题来移动、复制或重新组织正文。,查看文档,第35页,第 5 章,办公信息处理基本技术,Word 文档排版操作,Web 页预览,Web页预览,是在 Web 浏览器中显示文档。Word 先保留文档副本，然后用默认浏览器打开文档。,查看文档,第36页,第 5 章,办公信息处理基本技术,Word 文档排版操作,打印预览,打印预览,用来显示文档实际打印效果，按缩放百分比来显示文档一个或多个页面。,打印预览视图可用来检验文档分页情况，并可调整页边距、编辑文本和更改格式。,适合用于文档打印前最终检验。,查看文档,第37页,第 5 章,办公信息处理基本技术,Word 文档排版操作,文档结构图,文档结构图,是用独立窗格显示文档中全部标题列表一个文档查看方式。,在,页面视图,、,Web 版式视图,、,普通视图,和,纲领视图,模式下都可同时使用“,文档结构图,”对整个文档进行浏览。,单击文档结构中某一标题可使插入点快速地跳转到文档对应部分，方便联机阅读。,查看文档,第38页,第 5 章,办公信息处理基本技术,Word 文档排版操作,全屏显示,全屏显示,使文本编辑区占据整个屏幕，在屏幕上只显示文本、图形等对象，而尽可能少地显示标尺、工具栏和其它屏幕元素。,页面视图,、,Web 版式视图,、,普通视图,、,纲领视图,及,打印预览,模式都有其,全屏显示,方式。,查看文档,第39页,第 5 章,办公信息处理基本技术,Word 文档排版操作,打印文档,打印文档,是文字处理最终一个步骤，也是文稿制作最终目标。,先要正确安装并设置好打印机，接通打印机电源，然后进行打印设置。,在打印文档之前，先利用打印预览来浏览一下文档格调、分页情况、内容次序等是否和预期相符，尽可能降低试印次数和费用。,第40页,第 5 章,办公信息处理基本技术,邮件合并,邮件合并,经过合并一个,主文档,和一个,数据源文档,来实现创建,套用信函,、,打印信封,、,邮件地址标签,和其它各种批量套用文档。,主文档,包含批量套用文档中固定不变正文和其它内容项。,数据源,包含批量套用文档中需要改变内容。,邮件合并,用,数据源,中信息替换对应,合并域,，,数据源,中每一行信息能够生成一个版本,套用信函,或,邮件标签,等。,第41页,第 5 章,办公信息处理基本技术,邮件合并,邮件合并步骤：,创建主文档,指定数据源,数据源,是内容为表格文档文件，或是其它外部文件（如 Excel 工作表文件）。,有时需暂时创建数据源文档。,修改在主文档中插入合并域,合并域,就是数据源中表头,属性名,。,合并主文档与数据源,自动生成套用信函文档。,第42页,第 6 章 表格和图表,Word 表格制作,Word,表格,由,行,和,栏,形成许多小方框组成，这些小方框就称作,单元格,，在单元格中能够填入文字、数字甚至图像。,使用,Word,制作是包含复杂图形和格式设置表格，如“个人履历表”这类不规则表格。,使用,Excel,能够制作包含复杂计算、统计分析或图表表格。,使用,Access,创建是含有全部关系数据库功效表格。,第43页,第 6 章 表格和图表,Word 表格制作,表格建立,建立表格普通步骤：,先确定所需行数和列数，建立一个空表格。,逐一向表格单元格内输入内容。,也能够将现成文本直接转换成表格。,第44页,第 5 章,办公信息处理基本技术,Word 表格制作,用工具栏建立表格,用菜单命令建立表格,使用表格“,自动套用格式,”，能帮助快速方便地建立一个有专业特色表格。,将文本转换成表格,表格建立,第45页,第 6 章 表格和图表,Word 表格制作,输入表格内容,在单元格中能够输入文本、图形等。,建立不规则表格,使用“,表格和边框,”工具栏能够轻松地创建或更改复杂和不规则表格。,表格建立,第46页,第 6 章 表格和图表,Word 表格制作,表格操作,行、栏或单元格选定,调整单元格高度和宽度,使用,表格,表格属性,命令。,用鼠标拖动标尺上,刻度线,。,用鼠标拖动表格,边框线,。,设置表格单元格内容对齐方式,设置表格对齐方式,第47页,第 6 章 表格和图表,Word 表格制作,表格操作,表格移动和缩放,使用表格“,移动控点,”和“,缩放控点,”。,插入行、列、单元格或表格,表格能够实现,嵌套,。,删除行、列、单元格或表格,合并、拆分单元格和表格,只能把表格拆分成上、下两部分。,第48页,第 6 章 表格和图表,Word 表格制作,表格操作,表格边框和底纹,使用菜单命令或“,边框和底纹,”工具栏，也能够使用表格“,自动套用格式,”。,斜线表头,表头,是指位于表格第一行第一列单元格。,斜线表头中斜线不会随表头单元格大小改变而自动调整。,第49页,
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