企业内部控制制度浅析.doc

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目录 1 前言近年来，随着我国市场经济的不断完善和发展以及经济全球化和市场一体化的进步，使我国企业已经完全融入到世界经济全球化的浪潮之中，如何在激烈的市场经济竞争中处于不败之地，摆在和每个企业的面前。国内企业也越来越清楚的认识到内部控制的重要性。本文通过内部控制制度的理论研究，明确内部控制制度的原理。理论指导实际，在实践中完善内部控制制度，提高我国内部控制制度的理论高度。是我国内部控制制度理论逐渐完善。本文内容主要分为四部分：第一部分，为相关理论分析、研究背景意义、目的。第二部分，为内部控制的现状、问题及原因。第三部分，对企业内部控制存在的问题给出相关的解决措施，以建立和完善企业内部控制制度。第四部分，通过案例分析解决内部控制存在问题，完善企业内部控制。第1章相关理论分析第1.1节概念意义 2009年7月1日实施的《企业内部控制规范》中定义，内部控制是由企业董事会、监事会、经理层和全体员工实施的，旨在实现控制目标的过程。第1.2节目标、原则、要素 1.2.1 目标内部控制的目标是合理保证企业经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整，提高经营效率和效果、促进企业实现发展战略 1.2.2 原则企业建立与实施内部控制，应当遵循下列原则： (一) 全面性原则。内部控制应当贯穿决策、执行和监督全过程，覆盖企业及其所属单位的各种业务和事项。 (二) 重要性原则。内部控制应当在全面控制的基础上，关注重要业务事项和高风险领域。　　(三) 制衡性原则。内部控制应当在治理结构、机构设置及权责分配、业务流程等方面形成相互制约、相互监督，同时兼顾运营效率。　(四) 适应性原则。内部控制应当与企业经营规模、业务范围、竞争状况和风险水平等相适应，并随着情况的变化及时加以调整。 (五) 成本效益原则。内部控制应当权衡实施成本与预期效益，以适当的成本实现有效控制。 1.2.3要素企业建立与实施有效的内部控制，应当包括下列要素：　　(一) 内部环境。内部环境是企业实施内部控制的基础，一般包括治理结构、机构设置及权责分配、内部审计、人力资源政策、企业文化等。 (二) 风险评估。风险评估是企业及时识别、系统分析经营活动中与实现内部控制目标相关的风险，合理确定风险应对策略。 (三) 控制活动。控制活动是企业根据风险评估结果，采用相应的控制措施，将风险控制在可承受度之内。 (四) 信息与沟通。信息与沟通是企业及时、准确地收集、传递与内部控制相关的信息，确保信息在企业内部、企业与外部之间进行有效沟通。 (五) 内部监督。内部监督是企业对内部控制建立与实施情况进行监督检查，评价内部控制的有效性，发现内部控制缺陷，应当及时加以改进。第1.3节国内外现状 1.3.1国内现状国内内部控制研究起步较晚，但是经过几十年的研究，我国的内部控制还是取得了不少进步。特别是近几年，为了促进企业建立、实施和评价内部控制，规范会计师事务所内部控制审计行为，我国先后颁布了《企业内部控制基本规范》（财会〔2008〕7号）、《企业内部控制应用指引第1号——组织架构》等18项应用指引、《企业内部控制评价指引》和《企业内部控制审计指引》。国内学者研究也呈现出不小的成绩比如：黄越、邓成兴《企业内部会计控制制度浅析》谈到随着现代企业制度的逐步建立和完善，内部会计控制作为公司制机构的一项重要制度，发挥着越来越重要的作用，作者对内部会计控制的必要性和会计控制存在的问题做了探讨，并对存在的问题进行了论述，提出整改方案。史志华在《我国中小企业内部控制浅析》中谈到中小企业在我国经济发展中的作用越来越重要，然而在内部管理会计控制上，许多中小企业对内部会计控制制度不够重视，虽然建立了会计控制制度，但制度设计不合理，会计监督缺乏力度。并针对内部控制现状及发展趋势提出解决方案。陈容、王丹《中小企业内部控制现状分析—基于攀枝花市中小企业问卷调查》发现中小企业对内部控制的目标有一定的认识，风险意识逐步增强，信息传递较畅通，但中小企业对内部控制参与者认识不够，风险评估工作处于起步阶段，控制程序有待完善内部监督有待加强。作者认为建立内部控制工作是一项长期的工作，需各方努力目前应尽快出台中小企业内部控制规范，近一步提高企业对内部控制的认识，完善控制政策和程序，加强内部审计。 1.3.2国外现状美国对内部控制评价方面研究起步较早，其理论主要源于审计领域。1934 年美国在《证券交易法》中第一次提出了“内部会计控制”这一概念。1939 年10月，美国审计程序委员会颁布了《审计程序文告第1 号》。该委员会在首次阐述内部控制审查这一内容后，内部控制审计程序问题得到了更多的关注并被多次明确。2002年安然公司等大型企业的财务丑闻事件严重打击了美国投资者的投资信心，鉴于此美国通过并颁布了《萨班斯- 奥克利法案》（简称SOX法案）。该法案针对财务报告中可能出现的问题及风险，通过结合公司财务报告的方式，实现全面提高上市公司内部控制水平的要求，从而实现内部控制的法定强制性。2007 年美国SEC（Securitiesand Exchange Commission，美国证券交易委员会）针对财务报告中有关内部控制有效性的评价进行了相关规定，颁布了《管理层的财务报告内部控制报告指引》。该指引主张利用自上而下的风险导向方法对财务报告风险和内部控制充分性进行评价，对企业管理层的工作有很大的指导作用。英国内部控制评价体系发展历程与美国不同，1985 年，英国在《公司法》中规定公司必须建立财务管理方面的内部控制制度，并利用相关程序达到降低舞弊风险的目的。1992 年的卡德伯利报告（Cadbury Report）进一步认为：公司有效管理的一个重要方面就是有效的内部控制，并且内部审计有助于确保内部控制的有效性。1998 年的哈姆佩尔报告（Hampel Report）鼓励董事对内部控制的各个方面进行复核并将内部控制目标定位于保护资产安全性、保证公司对内和对外提供的财务信息的可靠性以及保持财务会计记录的正确性等方面。英格兰和威尔士特议会计协会在伦敦证券易所的要求下于1999 年制定并发布了《内部控制：联合规范的管理层指南》（即Turnbull 报告)，其目的是为公司的董事提供指引，使他们能够按联合规范中有关内部控制方面的要求执行。Turnbull报告将内部控制视为一个完整的系统，并提出了原则导向这一方法，主张将内部控制嵌入到企业的业务流程中去，并且明确地将风险管理的责任界定为董事会这一层面。报告第一次使用了“评估”这一字眼，并对内部控制自我评估做出了原则性的规定。2005 年Turnbull 报告又进行了修改，其中最重要的一项修改与披露有关，要求董事会披露针对内部控制缺陷已经或正在采取的措施。第2章内部控制存在的问题 2.1会计信息失真严重虽然，我国内部控制取得了长足进步，但是还存在会计信息失真严重的状况，主要表现在“内部牵制”不到位，部分企业集数个职责与一身，会计出纳、审计甚至行政都有一人承担，导致会计工作混乱；我国的会计准则只对工作提出规范，但是并不全面，而在实际工作中情况千变万化，导致一个业务出现不同的处理方法，如存货计价，开始是“先进先出”，到最后成了“移动加权平均”，方法前后不一致。在这种情况下企业内部控制不到位，会计人员没有指导，记账方法更是千奇百怪，不能保证科目、计价方法的前后一致，导致数据不准确，信息不实。有的企业在利益的驱使下更是篡改报表、原始凭证、账本。导致账实不符、帐账不符，帐表不符。隐瞒真实报表，内外两套账等等现象，导致我国会计信息失真，质量不高，不能提供真实会计信息。 2.2 企业内部不能够进行独立的审计内部审计是至由部门或单位内部相对独立的审计机构和设计人员对本不猛或单位的财政财务支出、经营管理活动及其经济效益进行审核和评价，查明其真实性、真确性、合法性、合规性和有效性，提出意见和建议的一种专门经济监督活动。其主要目的是通过审计健全内部控制系统，严肃财经纪律，查错揭弊，改善经营管理，提高经济效益。实际情况是企业的内部审计人员不能独立进行审计，应为在我国许多的企业中，内部审计部门隶属于相关部门，甚至是财务部门审计财务部门，审计人员的不独立性，相应的审计过程也不可能具有独立性，所以我国大多数的企业内部审计形同虚设，审核部很难在企业的内部控制中发挥作用，其职能弱化，审计报告的结果也为经理人的主观意见，导致设计形同虚设，起不到作用。 2.3 采购与付款环节缺乏有效的内部控制企业在建立并实施采购与付款内部控制制度中，至少应当强化对一下关键方面或者关键环节的风险控制，并采取相应的控制措施：（一）权责分配和职责分工应当明确，机构设置和人员配置应当科学合理；（二）请购依据应该充分适当，请购事宜和审批程序应当明确；（三）采购与验收的管理流程及有关控制措施应当明晰，对供应商的选择、采购方式的确定、采购合同的签订、购进商品的验收等应有明确的规定；（四）付款方式、程序、审批权限和与客户的对方方法应当明确。付款是将企业的货币资金直接支付给供应商，在此环节很容易产生舞弊现有，这也往往是采购与付款违规行为的必经程序。在企业的生产经营过程中，采购和付款时内部控制出现问题较多的地方，缺乏监督的采购过程，产生了营私舞弊，弄虚作假等问题，导致企业采购的物资并不是质优价廉。致使资金周转率下降，在采购和付款环节出现的问题是缺乏有效的内部控制制度和内部控制制度执行不到位的问题。一方面，企业主管采购的负责人，在货款支付上具有一定的审批权，单没有相应的监督人，导致一些企业的货款支出失控，资金流失严重；有的企业在进销存环节控制不力，造成大量物资流失，给企业造成巨大损失。甚至个别企业存在成本计算不合理现象，将资本化成本计入生产成本。另一方面在采购和付款过程中存在私造入库单，虚开发票，骗取货款的现象，导致库存不准、成本核实不准。 2.4 生产流程和生产工艺内部控制执行力不强成本费用决策应当服从企业整体战略目标，考虑各种成本降低方案，从中选择最优成本费用方案。企业对成本费用进行决策。应当对成品设计、生产工艺、生产组织、零部件自制或者外购等环节进行控制。实际在生产经营过程中存在，工艺执行不标准，流程颠倒，导致次品，不合格产品的出现，不仅浪费人工费而且浪费水电等资源，给企业造成的损失不仅仅是经济方法的，在社会影响也是很大的，更是有的企业为了准求利润，改变生产流程和生产工艺对成本不能进行正确的划分，把无关成本和相关成本混要。部分企业为了压缩成本费用，直接省略生产工艺。第3章内部控制存在问题的解决措施 3.1 营造内部控制建设环境，强化会计人员法律意识。加强信息系统的建设，强化对内部控制的重要性，促使员工积极履行责任。会计信息是经营决策者进行决策的依据，是投资者进行投资的重要依据。要是员工清楚的知道提供真实的会计信息是对上级、投资者、政府负责的表现。企业应当建立信息内部报告机制，创建并维持有效的信息内部报告和外部披露渠道，企业的主要部门如公司办公室、证券事业部、战略与投资部、法务部、财务部、资产管理部、审计部、经营计划处、经营销售部、技术中心等部门。都要参与到信息系统的建设中去。对自己部门与会计信息相关联的信息要关注起来，形成全员参与的局面。有条件的企业应当建立信息收集计算机系统，提高信息的收集率，提高透明度。强化会计人员的法律意识，依据企业内部控制规范强化对票据、现金、银行的内部控制 3.2 加强内部审计首先大中型企事业单位应当建立内部审计监督制度，设立设计机构，在本单位董事会下设的设计委员会或主要负责人的领导下，负责本单位的财务收支及其经济效益的审计。内部审计机构在董事会下设的审计委员会或本单位主要负责人领导下开展内部审计工作。审计业务少的单位，可设置专职内部设计人员，而不设置独立的内部审计机构。不管是部门内部设计机构还是单位内部审计机构，都有其专职业务，其性质和会计检查不相同，因此必须单独设立，并受董事会下设的审计委员会或本单位主要负责人的领导，内部审计机构不应设在财务部门之内，受财务负责人领导，应为这样的设置机构难以开展内部审计工作。假如审计部、财务部同属于财务总监领导，那么在审计过程中势必会出现假公济私现象，所以审计部和财务部要单独设立；其次只有审计部独立出来才能发挥监督和再控制的作用，达到消除存在问题、改善管理、提高企业经营状况，消除制约内部会计控制实施的阻力，保证企业内部会计控制的实施。有完善的内部审计监督，才能有健全的内部会计制度，才能及时发现问题，完善内部制度。内部审计包括以下几个方面：规范整个内部审计工作过程，按一定的标准进行每项工作；明确内部审计工作的范围，确保企业正常运行；加强内部审计人员素质；加强内部审计人员与外部审计互相配合；与专业的会计师事务所约定由其提供专业的审计服务，使企业内部审计更真实可靠。 3.3建立有效的采购与付款内部控制制度并严格执行。任何一个组织，如国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他经济组织，只要存在，它就必须从市场中获取各种所需的有形或无形物资，这种从市场中获取经济资源的行为称之为“采购”。企业应当建立采购管理制度，对采购方式确定、供应商选择、验收程序及计量方法作出明确规定，确保采购过程的透明化1.采购数量的控制就是订购多少的控制。企业应根据资金的周转情况和利率、储存成本和费用、采购价格优惠、消耗方式及缺货风险等，科学的计算最佳经济采购批量。对于需要大量采购的原料、零配件等，必须做各种采购数量对成本应先的分析，将各种请购有效的归类，让后利用经济批量法测算成本。2.采购方法的控制。采购方法分为直接采购、订单或合同采购、比质比价采购，紧急采购。3.对于供应商的控制。采购部门在正式填制购货订单前，必须向不同的供应商索取供应物品的价格、质量、折扣和付款条件以及交货时间等资料。然后，根据这些资料，选择最有利于企业生产和成本最低的供应商。对供应商进行评审时主要从以下几个方面入手： ① 成立评选小组，企业可以成立独立的评选小组，负责对供应商的各项资格条件进行分析及评审。评选小组一般包括采购部、工程部门、质量管理部门、财务部等。 ② 决定评审项目。对供应商进行评审时通常包括，经营情况、制造能力、技术能力、管理绩效、品质管理能力 ③ 设定评审项目权数，对工业商进行评分考核 ④ 建立供应商档案。付款时将企业的货币资金直接支付给供应商，在此环节很容易产生舞弊现象，这样往往是采购与付款违规行为的必经程序。因此，各企业应加强付款的控制，严格按照《现金管理暂行条例》、《支付结算方法》和《内部会计控制规范---货币资金》。财务部门在办理付款业务室，应当对采购合同约定的付款条件以及发票、结算凭证、检验报告、计量报告和验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性严格审核。各单位会计人员对到期的应付款相须经过相关授权人员审批方可办理结算与支付。企业的采购部门必须审核请购部门的请购单、验收部门签发的验收证明和供应商出具发票的品名、规格、明细、数量等是否一致，然后根据出具付款申请单通知财务部门。财务部门应该对采购部门提交的各项原始凭证进行审核，复核采购发票、验收证明等单据和凭单是否齐备，内容是否真实，手续是否齐全，计算是否正确。防止未核实的款项被支付。对于应付账款，付款人应检查付款凭证是否经过授权人批准，任何付款都必须经过有关会计主管签字批准。对于现今支付的交易，付款部门在付款前，必须检查供应商发票是否盖有“款已付讫”的印记，防止已经支付的款项二次支付，所有已确认的货款，都应及时支付，以获得现金折扣的好处，加强同供应商的良好关系和维持企业的信用。企业应当编制严格的资金计划，保证采购资金的正常支出。 3．4 企业应加强生产过程监控，加强产品质量的产中、产后的质量检测。为了提高产品质量，节约成本，提高利润率，应当加强材料采购和耗用的成本控制，材料成本控制应做好以下控制措施： 1.建立健全各种材料的收发、领退、保管手续责任制度； 2.根据生产经营计划、财务成本计划，结合材料库存和供应情况，认真核实材料的供应计划和供应合同，制度材料的采购计划； 3.财务部门应参与有关部门制定科学合理的材料定额制定，材料消耗要先进合理，随着生产技术条件的改变要及时加以调整、修订，促进合理节约使用材料； 4.根据企业生产组织的状况和管理方式，制定材料的领用制定，包括材料的领用手续、领用时间和数量控制，以及期末未为耗用材料的退料手续； 5.制定材料节约和超支的奖惩制定，并做到认真记录、严格考核、奖惩分明、切合实际、不流于形式。随着产品的科技含量增加，人工成本中的比重将越来越高，因此，控制人工成本对于降低产品成本日趋重要。企业应当建立人工成本控制制度，合理设置工作岗位，以岗定责，以岗定远，以岗定薪，通过严格的绩效考核与激励机制控制人工成本。企业应该明确制造费用支出范围和标准，采用弹性预算等方法，加强对制造费用的控制。制造费用控制主要是通过编造制造费用预算和有关的费用开支标准实施控制。制造费用开支不仅在绝对额上不得突破预算指标，而且在内容上要符合财务制度规定，严格遵守开支范围和开支标准。制造费用是产品的间接成本，是成本控制的重点，随着生产的科技含量不断提高制造费用在产品中的比重不断上升。企业应当按照费用与产量的习性，将制造费用分解成变动费用和规定费用，并采取相应的方法进行差异揭示与成本控制。第4章案例分析 A集团创建于1994年12月，是首批农业产业化国家重点龙头企业，现已发展成为一家以安全猪肉核心，集饲料、添加剂、兽药、种猪养殖、商品猪养殖、生猪屠宰、肉制品加工、生物制药及畜牧信息软件于一体的农业高科技企业集团，形成了稳定的资源盈利模式。集团在北京大兴区拥有饲料、种业、食品三个占地面积500余亩、具有当今国际先进设备及科学管理水平的现代化产业基地和一个同行业中设备最先进的饲料、食品实验检测中心，在全国各地设有三十多个办事机构和分公司，形成了一条龙生产服务网络体系。A集团仅饲料生产就有南北2个生产基地年销售1.6万吨饲料销售收入达到8个亿。然后再这样一个大集团中却存在着一下几个方面的问题。一、更改会计信息，致使A集团的财务报表混乱，帐表、账实不符。以下为A团的资产负债表。报表中集团应收账款为-234937.31元，其他应收款高达32153074.42元。而A集团饲料事业部的资产总额为42201661.76元。其他应收款与资产总额的比率高达76.19%，明显更改会计信息。主要原因是该集团内部关联企业较多，在记账是没有按照《会计准则》实施记账，导致企业会计信息失真，对外提供虚假会计信息，给企业造成不好的社会影响。措施：A集团应该建立完善内部控制制度，建立健全会计科目二级核算标准，从根本上解决A集团由于会计频繁更换导致，记账口径不一致。使集团的会计核算回到《会计准则》核算的标准上来。从根本上解决会计信息失真的状况。表4-1 资产负债表单位:A集团日期:2012-02-29 单位:元资产行次年初余额期末余额负债和所有者权益行次年初余额期末余额 (或股东权益）流动资产：　　　流动负债：　　　货币资金 1 2,430,321.30 565,212.77 　短期借款 32 52,000,000.00 52,000,000.00 应收票据 3 　　应付票据 34 　　应收账款 4 -234,937.31 -234,937.31 应付账款 35 13,126,774.08 9,746,422.00 预付款项 5 1,955,820.65 1,955,920.65 预收款项 36 2,006,004.00 2,006,004.00 应收利息 6 　　应付职工薪酬 37 402,753.55 362,197.41 应收股利 7 　　　应交税费 38 -609.79 -657.82 其他应收款 8 34,013,386.33 32,153,074.42 　应付利息 39 20,375.81 20,375.81 存货 9 3,279,396.07 3,685,903.65 应付股利 40 　　一年内到期的非流动资产 10 　　其他应付款 41 2,705,951.41 2,662,029.56 其他流动资产 11 268,237.52 218,058.16 　一年内到期的非流动负债 42 　　流动资产合计 12 41,712,224.56 38,343,232.34 　其他流动负债 43 -5,630,189.18 -5,610,777.77 非流动资产：　　　流动负债合计 44 64,631,059.88 61,185,593.19 　持有至到期投资 14 　　长期借款 45 -5,000,000.00 -5,000,000.00 　投资性房地产 17 　　专项应付款 48 6,700.00 6,700.00 固定资产 18 374,564.43 305,904.85 　预计负债 49 　　在建工程 19 2,664,569.78 2,679,984.78 递延所得税负债 50 　　固定资产清理 21 　　非流动负债合计 52 -4,993,300.00 -4,993,300.00 　生产性生物资产 22 　　负债合计 53 59,637,759.88 56,192,293.19 油气资产 23 　　所有者权益：　　　无形资产 24 　　实收资本（或股本） 54 10,600,000.00 10,600,000.00 开发支出 25 　　资本公积 55 2,300,000.00 2,300,000.00 递延所得税资产 28 　　未分配利润 58 -26,913,861.32 -26,890,631.43 其他非流动资产 29 872,539.79 872,539.79 所有者权益合计 59 -14,013,861.32 -13,990,631.43 非流动资产合计 30 3,911,674.00 3,858,429.42 　　　　资产总计 31 45,623,898.56 42,201,661.76 负债和所有者权益总计 60 45,623,898.56 42,201,661.76 二、内部审计不到位。 A集团虽然有内部审计部门，而且内部审计部门机构健全，也履行审计的职责，但是A集团的管理费用依然高达18%。而且年递增在5%。销售费用中直接赠与客户商品较多。A集团的销售费用更是高达25%，在这样高的销售费用下还有大量的赠与客户商品形成的销售费用。审计部门多次提出意见，但是审计部主管经理与财务部主管经理是同一人。导致审计部的话语权明显偏弱，不能真正起到审计的作用。 A集团的整改措施：首先应该重新划分审计部的隶属关系，把审计部划归到集团董事会管理，另应该建立健全内部审计制度，内审与外审相结合。建立健全有效实施内部控制，在实施设计工作的基础上对内部控制的有效性发表审计意见。内部控制审计报告应当与内部控制评价报告同时对外披露或报送。三、内部采购付款控制不到位 A集团销售额虽然达到8.5亿但是应付账款却只有974万。显然A集团的应付账款率偏低。货币资金当期只有56万。充分说明A集团货币资金短缺，应付账款结构不合理，反应出的问题是A集团应付账款控制的不是很好。而在供应商的选择上A集团虽然进行评价，但是也仅仅只是采购部一家独大，在付款流程上更是采购部一家说了算，更不存在评审小组、供应商档案、付款计划，等方面的相关机构。这导致A集团在采购和付款过程中内部控制失控。 A集团整改措施：A集团应该建立采购内部控制制度和付款内部控制制度。在采购内部控制制度中应该着重在采购数量、采购方式、供应商、采购时间、采购价格、订单的控制上采取措施。具体采购流程管理如下：采购流程通常包括几下几个关键环节：采购计划的编制—采购任务的分配—采购询价（比价）—数量与价款的确认—采购合同的签订—发到货的跟踪—原料入厂与检验—原料入库与票据的传递—货款结算。 1、采购计划的编制（1）月采购计划的制定依据：原料的期初库存、当月原料的预计耗用量，再结合战略库存，资金状况以及行情趋势等综合因素而确定当月的采购计划。（2）采购计划及付款计划制订：每月月初由销售部拟定本月《产品销售计划》，技术部根据销售计划制订《原料耗用计划》，采购部根据原料耗用计划，结合当前原料实际库存、原料行情趋势制订《原料采购计划》，确定当月原料采购数量及采购策略，并根据采购计划做出月度资金需求，制订《原料付款计划》。同时每周对月度计划进行分解，于本周末制订出下一周的原料采购及付款计划，并在当周末对计划完成情况进行跟踪记录。（3）负责人：采购部经理，审批：基地总经理、采购总监。执行：采购部经理。 2、采购任务的分配（1）在采购部经理的统筹下，根据即期库存具体执行或分配经审批通过的采购计划，再根据每位采购主管的能力，优点，特长进一步明确各采购人员的具体采购任务。（2）采购员在采购经理的安排与筹划下执行采购业务，对采购经理负责，按采购经理的要求按时，保质，保量同时价优的完成采购任务。接受采购经理、公司领导及相关人员的监督。（3）责任人：采购经理；任务下达人：采购经理；受任人：采购主管。 3、采购询价（比价）采购主管接收采购任务后，首先询价（附询价单），采购询价遵循货比三家的原则：主要包括以下几个方面的内容：（1）多渠道，先厂家后中间商，重大原料3----5家，一般原料2----3家。（2）询价时需咨询的内容，价格，质量，生产状况，库存状况，供应商的出货意愿以及上游原料变化情况等。（3）同行摸底，采购时不但要了解厂家行情，同时要摸清厂家的出货积极性和同行的采购情况（采购积极性，价位，数量，及库存）。采购主管寻价完成后，如实填写询价单，交采购经理审阅，作为采购定价的依据，采购询价单交采购经理阅批后报技术部和基地总经理确认交内勤存档，作为对采购主管确认合同的依据。 4、数量与价款的确认（1）采购主管询价完成后，采购经理根据供应商提供的价格，质量，款期，交货时间及方式等关键因素进行综合筛选最优的供应商，遵循“同等质量比价格，同等价格比质量”的原则；同时再综合交货时间及方式等次要因素，进行筛选确认，初步确定后备供应商以及初步的采购数量与价格。（2）负责人：采购经理、采购主管协助（第一责任，采购经理，采购主管负连带责任，但采购主管为询价负第一责任）。 5、采购合同的签订（1）采购部经理根据采购计划和询价情况，根据公司的采购制度，把初步确定的若干备选供应商，以及初步确定的采购数量与价格，报基地总经理审批，审批同意后，采购部与最终确认的供应商签订采购合同，采购合同的签订按集团法务部要求的版本和内容执行，特殊情况需报法务部审批方能签订。（2）采购合同的签订由总经理授权采购部签订。合同要及时归档保存，并及时跟踪合同的执行情况采购经理第一责任人，经办人（采购主管）负第二责任，总经理负领导责任。 6、发到货的跟踪合同签订后由采购主管按照合同的约定，跟踪供应商的发货及到货情况，并对发到货情况及时反馈到采购部经理，采购主管对货物的跟踪负全部责任，如因沟通或协调不到位等渎职行为而影响正常到货或责造成损失的，采购员应承相应的责任。 7、原料入厂检验原料到厂后，采购主管按照公司财务部的物流管理制度办理入场手续，首先到地磅房过磅—采购部开化验单交品控员抽样，并协助品控员现场验货：（1）感官不合格，应当场做退货处理，采购主管应与供应商做好沟通协调工作，并及时向采购部经理回报，以并做好应急采购或其他应急措施，以保证正常的供应和保护公司的利益不受损失。（2）感官合格，方可卸货同时扦样送化验室检验。（3）卸货过程中，边卸货，边抽样，（按品控部对原料品控制度抽样，采购员协助），如抽样中发现异常，应及时处理，并将结果及时通报，如果没有异常，样品方能送检。（4）检验结果出来后，如理化指标合格，即可入库正常使用，（5）检验不合格，如果超过公司收货范围的，应做退货处理，采购员应与供应商和公司内部相关部们做好协调及善后工作，并按合同，根据具体情况与供应商协商处理退货的相关事项，以保证公司利益不受损失，如果有协调不到位或渎职行为，采购员应承相应的经济责任。（6）检验不合格，如果在收货范围内，按技术部质量管理规定进行扣价处理，原则是：在有利于公司的前提下处理。采购员应在处理当中发挥协调与沟通的作用，（7）遇重大问题，应及时报采购经理或基地总经理处理，如因采购员协调或沟通不到位或办事不力等渎职行为应承担相应责任。在货物的到货验收过程中，采购员负一定的验货责任。 8、原料入库与票据的传递待原料化验合格或扣价处理完毕后应按公司的物流管理制度及时入库（1）化验单需有品控经理的品控意见，特殊情况需有基地总经理的处理意见；（2）入库时采购员（或采购内勤）凭采购合同和化验单、过磅单，交保管员检查无误后，由保管员办理入库手续。（3）入库单客户联交客户或采购部保存，其他由保管交财务入账保存。保管员在办理入库手续时，以上三个手续中缺少其中的任一一个，库管员应拒绝办理入库。 9、货款的结算（1）根据公司的资金情况和合同的约定，每周采购部编制周付款计划，报基地总经理审批，再交财务部审核支付。（2）资金使用原则是：1—先计划主料后辅料（如玉米，豆粕，蛋白类原料，氨基酸，乳清粉，磷钙等）。2—先计划战略资金后一般采购资金。3—先主要客户后一般客户。4—在基本按时间先后顺序的基础上再考虑轻重缓急等因素。（3）付款计划由采购经理编制：目标是体现综合平衡，确保资金有效使用，使公司利益最大化。采购部经理对采购资金的合理有效使用负责。 10、采购评估：合同履行完成后，采购主管必须对供应商合同履行情况进行简明评估，采购经理审批，采购内勤备案。表4-2 供应商履约评估样表供应商名称合同编号合同数量到货数量合同到货时间实际到货时间原料品质情况总体评估备注采购经理：采购员：填报时间： 11.原料入库作业流程图采购计划检查库存条件、合理安排库房空间原材料入厂原材料数量验收、检斤通知品控采样原料检测合格不合格原材料入库出具入库单据、经手人签字清理现场物料、清扫卫生区记账、原料日报表采购部按采购合同处理财务部录入清软系统月底汇总核帐图4-1原料入库作业流程图四、生产过程，生产工艺内部控制不到位 A集团在生产过程中，存在产品质量不合格重复生产的问题，不经浪费了原料。而且对人工浪费也是巨大的。产品重复生产率高达5%。出现这个问题的主要原因是生产过程监控不到位，产品质量检测不到位。 A集团应该建立生产内部控制制度和品控内部控制制度，以完善生产工艺和产品质量检测的问题。具体内容包括生产内部控制主要应该包括1.工作流程2.管理制度。细分为： 1）组织机构图4-2组织机构图 2）工作流程综合信息生产指令物料采购过程控制产品入库产品出库动力维护动力运转原料入库原料库管原料出库技术支持订货计划产品库存信息图4-3工作流程图 3）生产车间工艺流程留样成品出库流程成品退货流程退货处理流程退货处理技术、品控部指导监控成品入库现场品控退货库筛选回机方案投料清理粉碎码垛混合配料扎口封包打包原材料库成品组按生产计划领用包装、标签按生产计划和库管制定领用原料（种业料）按生产工艺要求更换筛片物流生产回机、尾料、退货料现场品控关键控制点剩余物料、废料图4-4生产车间工艺流程图结合组织机构、工作流程、生产工艺几个内部控制，撰写相应的内部控制程序。产品的质量控制在生产中也很重要，应该加强产品的质检工作，重点在品控目标、行动方案及措施、工作流程、管理制度方面。具体如下 1）品控目标依据A集团经营目标，品控管理工作，安全高效及时供应合格产品，提供优质服务，主要指标如下： 1、成品一次性合格率不低于99%，出厂合格率100%。 2、现场纠偏率100% 3、原料不合格坚决不进入生产过程。 4、窗口性服务错误率为零，投诉率为零； 5、重大产品质量事故率为零； 2）行动方方案及措施 1、原材料质量现场目测监控 2、如实完善投配料记录 3、原料遵循企业原料标准验收 4、规范工艺标准；如实对各工序作业数据记录； 5、现场巡查，及时纠偏，走动管理；及时检查；及时纠偏；看板管理 6、明确各岗位内容、目标及要领；及时考核记录；适时激励刺激 7、树立全员营销，全员服务理念 8、全员主动、全程服务 9、简化流程、提高效率 10、面向所有服务对象，全方位服务 11、及时考核、纠偏，适时激励 3）工作流程生产现场品管工作流程图检查筛片、环模型号检查原料质量检查中控配方检查原料投放生产过程检查（制粒温度、压力）成品监督（包重、缝口、标签）分点取样（采集、制备）样品具有代表性一般检查（观察外观、色泽、气味、手感等）分样（三份）感观异常感观无异常上报品控主管

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