档案的整理与编目手册.pdf

第一章 档案馆档案的来源与组成1.一个档案全宗是下列各种文件的整体，这些文件便是一个行政单位或 它的一个行政人员所证实受理或产生的，并经指定由该单位或该行政人员保管 的书写文件、图片和印刷品。我们在此开始之际，先提出档案全宗的定义以作为以后一切叙述的基础，这一定义很荣幸地在档案工作者协会的会议上以及在国家档案工作者的会议上 都得到一致的采纳；内政大臣在1897年6月10日的通报中，对这个定义做了 些微修正后也表示同意了。一般说来，如果一个定义的正确性是难以证明的，在这里去作这样的证明也学显得没有必要。不过，对定义的各点给一定的说明却 并不是多余的，因为使一个的含义在各方面都能为人们所明白理解是很重要的，人们将很自然地由此去作进一步的思考。整体 在在讨论这个定义时，有过这样的问题：一个档案全宗在什么时候才能称为一个“整体”，当一个档案全宗只有少数几个文件时，称之为“整 体”是否恰当。回答是只有一个档案全宗已经不再是“部分”时，也就是说，只 要就我们所知道的，别的地方已没有这一全宗的其他部分时，这个档案全宗就是 一个“整体”。如果这一全宗的其他部分确实是在别的地方，那么最好用各种办 法把这些部分重新组成一个整体。但是如果所保存的只是一个档案全宗的为一个 一份文件，那么这份文件就组成为全宗，它本身就是一个整体，因而必须单独编 目。书写文件，图片和印刷品“图片”系指案卷中所常见的地图或图表,这些图片或者是奉行政单位或行政人员的命令而编制的，或者是送交这些行政单 位或行政人员以解释与他们有关的一些问题。不把这样一些图片归入档案全宗是 毫无理由的。同样，在档案全宗，特别是17实际末叶以来的档案全宗中所常见 的“印刷文件”，也应当归入档案全宗。那秀娥必须复写成很多份分发出去的信 件，以及那些分发给与会者的会议决议（或决议摘要），是印成的而不是抄写出 来的，这种情况并不能作为一种理由来把这些印刷文件摒除在全宗之外。定义中 只说到书写文件、图片和印刷品，其他的东西都不能形成档案全宗的部分。这 个定义不仅限制了那些属于博物馆或鼓舞收藏所的古物或与之相类似的东西，并正如欧洲其他各种于此是有联系一样，“档案全宗”一次，荷文为单数名词archief,英文为archival collection,法文译者译为fondsd archives。它的涵义是一个有机的整体，本书第二节对于这一点已作了解 释。在英文中，单数的archive一般不常用以表达“档案全宗”的意义，因此，在这个译本中便采用archival collection来表示有机的档案整体这一概念。英国档案工作者，特别是金根生（Hilary Tenkinson）在他的“档 案行政手册”一书中，通常采用“档案类集”这一术语，但archival collection则为华盛顿国家档案馆所通 用的术语。当然，不论是Group或Collection,都不应该理解为档案收集者所收集的档案；定义本身已禁止 这种解释。荷兰档案工作者协会是1891年6月17日成立于哈莱姆（Haarlem）,其目的在于研究档案问题，1892年 7月9日，召开了第一届年会。在本书中可以看到这个协会对本说所定的原理和应用都曾积极地提供了意 见。这个协会在不同的城市内举行年会，并正在准备一本荷兰档案馆指南。荷兰王国的国家档案馆系由国家的档案工作者管理，现属公众训令部科技处，而在编写此书时则属内政 部。荷兰共有十一省，每一省都有国家的档案馆，总馆设在荷兰南部的海牙（The Hague）这一总馆又是该 省的国家档案馆。国家档案工作者每年在国家总档案馆馆长的主持下讨论有关荷兰档案的问题。内政大臣所做的修订仅限于措词方面，除了本届最后三段所讨论的地方外，这些修正我们都已采纳了。（荷文本注）这一定义是很多年以前制定的，那是影印文件和其他重版文件还不通用。如果现在制定这一定义，无疑 的，这些复制文件就会包括在内。这里当然并不是故意排除它们。且也限制了印章的铸型，虽然后者照例是收在档案馆中。正式地 只有公文，即那些有行政单位或行政人员“以正式的资格”受 理或产生的文件，才属于档案全宗。至于档案全宗中所常见的那些有行政单位的 成员或行政人员以别的资格受理或产生的文件，则不属于档案全宗。写给行政人 员的私人信件，也不能形成全宗的部分。不过，所有这些话都应该打个折扣来听；特别是在小地方或在偏僻地区所受理的文件往往是什么样子都有，就是不用正规 的格式，甚至在这些文件只能够常常可以发现各种各样的家庭琐事。显然，为了 保持正规的原则而把这东西从全宗中清除出去，是和我们的目的相违背的。一个行政单位所受理的 在我们单位原来所下的定义中，“正式”一词插在“行政人员”一词后面，内政大臣把它移到前面来了（这一改动是我们所希 望的，因为原来的定义也许会引起一种误解，以为“正式”一词仅指“行政人员”而言）。这一改动使我们注意到“送交一行政单位”这些字眼在措辞上是不恰当 的。因为发信者并不需要正式地把信送交给一个行政单位；只有在这一文件的受 理上才需要正式的资格。因此，我们擅自把内政大臣定义中的“送交”二字改成“受理”，如果没有以上的原因，我们也就采纳他的定义了。现在出现了这样的问题，例如，有一批书籍连同一封信送交给一个行政单 位，这些书籍是否同样属于这一单位的档案全宗。严格说来，事实是：这些书籍 是这封信的附件。不过在这一例子中，看来最好还是让理论迁就实际；最好是把 这些书籍放到图书馆中去。有时书籍和所附的信也可能是不可分的：例如增书者 的献词就写在书上。即使如此，因为书是捐献给图书馆的，看来最好还是不要把 书和它的天然贮藏所，图书馆分开，赠书者的意图当然是想把书存在图书馆中。一个行政单位所产生的 我们之所以用现在这样的措词来代替原来的 定义一一“一个行政单位所发出的”一一是因为后者看起来有些含糊，例如，各 单位的会议记录是否也包括在这个定义之内。一个行政单位 司法部门也必须包括在行政单位这一项下面，这个问题 在国家档案工作者会议的讨论中已经提到了，按照过去的看法，司法部门当然属 于行政部门，虽然在现在的语言中它或者不包括在行政部门之内。由一个人（如 当权的伯爵）组成的行政当局，当然也包括在行政单位这一项下面。我们协会所 下的定义不说“一个行政单位”，而说“一个法人团体的行政单位”。用这样的措 词是为了遵照国家总档案馆馆长所常用的术语。但是，现在内政大臣既然没有把“法人团体”这几个字插在这一硬加在国家档案工作者头上的定义中，我们也同 样把它省掉了，尤其是因为，我们觉得这种措词有含糊之处，不作专门解释是可 能导致误解的。它的一个行政人员 我们协会所下的定义说的是“它的一个职员”，即 法人团体中的一个职员。现在把“法人团体”一词删掉了，那末“职员”一词也 就应该改换。而且，内政大臣不用“职员”而选用“行政人员”一词，我们觉得 没有理由不遵从这一点。全体行政人员并不能成立一个独立的档案全宗，这个问 题我们到后面再来研究（参看第55节）。一个行政单位或它的一个行政人员 可以看出这里所提到的是行政 单位及其行政人员，而不是他们所管理的法人团体。法人团体本身并没有档案，有档案的毋宁说是它们的行政单位及其行政人员。所以，当说到“一个法人团体 的档案全宗”时，我们应当从下面这样的涵义上来使用“档案全宗”一词：一个 所谓的“档案全宗”实际上往往包括几个全宗。同样，国家本身是没有档案全宗 的，因而“国家档案馆”一词实际上是并不正确的；只有各部的档案、总议会两 院的档案等等（这里我们所说的并不是档案的所有权；从所有权这方面来说，“国 家档案馆”一词当然是正确德，因为各部、两院等等的全部档案，都归国家所有）。经指定由该单位或该行政人员保管的文件 内政大臣所下的定义和我们协会的定义有二处出入，我们认为是一种改进。我们的定义中所说的是：“现在指定的文件”；显然改成“经指定”更正确些，因为一份文件即使在后来 的保管者之间多次移交也不会因此而失去其为档案性质。在这个定义中，前面已 省略了“法人团体”一词，因此，这里就不用“由法人团体保管”等字眼而用“由 该单位或该行政人员保管”的措词来代替，这就前后一致而且也更精确些。以上 所引的条款，首先包含着这样一种限制，一个行政单位的信件底稿属于该单位 的档案全宗，而正式If清的发文则不属于该单位的全宗而属于受文者的档案。第 二，其他的文件由于这一限制而被排除了，例如，已被指定邮寄或传观的、而现 在却留在档案馆中的成包的印成的训令、通告以及其他材料。至于供给行政单位 使用的一套训令，那当然是不能拒绝的；因为这套训令已被明白指定应该留下委 托给该单位保管。有人在一个档案全宗和一个图书馆之间作了一种区分，他们说档案全宗所 收藏的是属于一个行政单位的公事方面的手稿，而图书馆所收藏的则是属于私人 方面得来的东西。但是，这一定义是不正确的；一个自治市买了一批房子以便以 后移作公用，毫无问题，这批房子的地契事实上是属于这个自治市的档案，一个 自治市由于接收移作俗用的寺院的房子而得到了收入，毫无问题，与这些收入有 关的文件事实上是属于这个自治市的档案，虽然后者是从私人方面得到这批房子 和收入。但是对于这个定义还有另一种不同的说法。几年前威克挪格尔（Wekernagel）给档案全宗下了一个这样的定义：”档案全宗是下列这些文件的 总和，这些文件是在公务中产生的或是为了公务而产生的；同样，档案全宗也是 下列这些文件的总和，这些文件是在私务中产生的，但后来已移交给国家从而获 得了公共的性质。”这个定义对于国家档案来说是正确的，但作为档案全宗的一 般定义来说则断然是不正确的；因为私人团体毫无问题的也可以成立档案全宗（参看第3节）。2.一个档案全宗是一个有机的整体。上一节已经指出一个档案全宗如何作为一个行政单位或一个行政人员活动 的结果而成立起来，以及它如何一贯地反映了该单位或该行政人员的职能。所以 一个档案全宗并不是任意地像积累历史性的手稿那样成立的，虽然像军事史全宗 这样一种积累，有时也称为一个档案全宗。恰恰相反，一个档案全宗是一个有机 的整体，是一个活的有机体，它按照已定的规则成长着、形成着、并且变化着。如果这个单位的职能有了变动，那么这一档案全宗的性质也同样的变了。因此，或印蓝纸复写后所留下的底稿。至少，档案全宗过去曾经是一个活着的有机体，因为一般说来，当档案工作者接管他们时，他们已不是 活的有机体了，至少，它的各部分已被认为结束了。（荷文本注）支配一个档案全宗的组成，整理与形成的那些规则是不能由档案工作者预先决定 的；他只能研究这个有机体和确定档案全宗是在什么规则下形成起来的。所以，每一个档案全宗，不论过去或现在，都有它自己的个性和特性，档案工作者在进 行整理之前必须先熟悉这些特性。因而，在以下的规则中就谨慎地避免制作关于 档案的整理与分类的任何方案。首先必须明白，每一个档案全宗必须按其自身的 情况来整理，这本手册只是在怎样熟悉一个档案全宗的构造以及如何从学到的知 识中得出整理档案的原则提供一些方法，除此之外别无其他目的。如果事先不考 察这个有机体的构造，那就不能令人满意地来完成这项工作。有资格整理档案全 宗的人，并不是任何一个“分类学家”更不是任何一个历史学家而只能 是一个研究过这个档案全宗的编制的人。3.私人团体的行政办事处或行政人员也可以产生一个档案全宗。有些私人团体，如寺院、医院、联谊会等，以及现今的社团和协会，如国 家铁路开发公司、荷兰工业促进会、须德海协会、挪莎拉莱克社，这些私人社团 和协会的行政办事处或行政人员，也都以他们的职能签订合同、受理信件、作会 议记录等等，因此从这方面说，这些私人团体和公家的团体是具有同等资格的。甚至私人也可以有档案。一个商人以及商业上的合伙或公司，也可以有一个档案 全宗，其中包括分类账、现金出纳账、所收到的信件以及所发出的信件存稿等等。不过，不要把上述的档案和所谓家庭档案列为一类。家庭档案事实上往往 是一些收据和文件，这些收据和文件是家庭的各个成员，或者是一所住宅，一所 封建城堡中的各个居住者，以私人或各种不同的身份，有时甚至以古董收集者的 身份收受并保存起来的文件。在一个家庭档案全宗中，许多文件并不形成“一个 整体”；这些文件常常以一种最古怪的方式收集在一起，并且缺乏本手册所说的 一个档案全宗所应有的有机联系。因此，一般档案全宗的规则并不适用于家庭档 案。4.应该把一个档案全宗和一个档案馆所收藏的全部档案，截然分开。在一 个档案馆中可以找到六种档案：（1）档案馆所属的那个单位的档案全宗；（2）附属于该单位的委员会或行政人员的档案；（3）其权利或职能已交给该单位的 那些部门或个人的档案；（4）必须受该单位监督并由该单位将其档案放入该单 位档案馆中的那些部门或个人的档案；（5）通过一种行政手续而放入档案馆中 的档案；（6）并非已有而由接受馈赠或收买得来的档案。在解释这一节的标题时，补充下列各点也许是有用的：（1）不论此处或别 处，”部门与个人”必须包括宗教事业、教育事业和慈善事业的行政单位；（2）通过“行政手续”，这就是说通过法律或命令，或通过政府的特殊训令（参看第 7节）。将上述六种档案各举一例以作为说明也许是恰当的。让我们设想这个档案 全宗是属于一个自治市的：那么我们就会想到，例如，财政会议的档案和以及财 政部出纳局长的档案就属于第二种档案；寺院的档案和地方人口登记员的档案就 属于第三种档案；有市长监督的收容所的档案就属于第四种档案；国家委托这个 自治市保管的司克依培思（Schepens）地方法院的档案就属于第五种档案；教 堂或慈善机关的档案就属于第六种档案。皇家的档案必须除外。（法文本注）尼德兰过去有过一种地方法院，法院的成员叫做Schepens。一个档案馆中的某一个档案全宗，以前可能就是这一档案馆的全部档案档 案；换句话说，这个全宗当它还是独立的时候，它是由比较独立的一些档案组成 的，或者是其他的几个档案全宗过去是保存在这个全宗中。例如，乌特勒支（Utrecht）省的国家档案馆保管的过去的乌特勒支主教管区的档案全宗就是这种 情况，在这个全宗中包含有几个行政部门的档案，而且新地区域的许多部门的 档案也夹在其他档案里一起存放在这个全宗中。这样一个档案馆的全部档案已不 止是一个档案全宗了，但是很自然的这个全宗的各组成部分之间仍有一定的联 系。应该把上述的那些档案全宗从原来它们所存放的那个主要的全宗中完全分离 出来，至于应该分离到什么程度，这个问题将在第18节中再作讨论。以上所列举的各个范畴的档案必须独立处理；至于其中有些范畴的档案需 要在一个单独的目录上拟制标题的规则，后面即可找到（参看第70节）。几乎在每个档案馆中，除了上述的六种档案外，还可以发现私人的手稿。不过，这些手稿并非档案文件，因而也就不能列入以上的各个范畴。一般说来，最好是把这些文件从档案全宗中移出去（参看第66节）。5.如果有些单位（部门或个人）的权利或职能已移交给另一个行政单位（不 论是一个部门或个人），那么，前者的档案应该增加到后者的档案馆的档案全宗 中去O正因为档案全宗是一个有机的整体，所以档案馆也是历史形成的产物。一 些不同的档案全宗一起放在某一个档案馆里的这个事实并不是偶然的，而是它们 所属的机构变动的结果。上述的这一条规则，也就是目前政府为了处理国家档案 而规定的规则，便是以档案馆如何形成这一方面的经验为基础。当一个行政单位被撤消而它的权利或职能移交给别的单位时，反映它的权 利或职能的档案全中也就随之而转移。过去一贯是这样做的。在动乱时期，当 许多宗教事业改作俗用时，接受这些事业的权益的省议会便尽可能地占取他们 的档案；由荷兰议会没收的埃格蒙特（Egmond）修道院的全宗被送到海牙（The Hayue）；密特尔堡（Middelburg）修道院的全宗由占有这个修道院的西兰（Zeeland）省议会没收了。其他以捐助的基金创办的事业也落入它们所在的城市之手，他们 的档案也遭受了同样的命运。荷兰政府在后来扩展领土时期也是这样做的。当乌 特勒支议会购买了蒙特福尔特（Montlort）子爵的职位时（1649年），同时获得 了这一职位的档案全宗。1795年也发生了同样的事，那时各地省议会下院由代 议议会接替；后者毫不费力地取得了省议会的档案。同样，挪莎（Nassau）管区 的议会的档案全宗中存放着大贵族的档案，这些档案是通过奥兰治（Orange）家 族而获得的。在城市和农村公社中也都遵守着同样的规则。有些地方仍保有1795 年以前所存在的城市政府的档案以及法兰西统治时期相继接替的各行政单位的 档案，这个事实就是上述规则的应用；现今市的行政单位是早先地方行政的合法 继承者，因而占有它们的档案。以下的情况至今也仍然发生，当两个团体合并成新地系指沿海或近水的填海拓地，由新地区域内委员会管辖。此处系指16世纪中叶至1648年荷兰反抗西班牙的起义。议会（states）或三级议会（Estates）即省议会（provincial asseniblies）。在1576年以前，省议会由僧侣、贵族与市民（即公民或“第三等级”）三个等级的代表组成。在反西班牙的起义之后，除乌特勒支省的五大 牧师会（即新教徒），仍继续派代表参加乌特勒支省议会外，其他各省，已不再有僧侣的代表了。有钱的城 市代表额的势力远远超过贵族的势力；城市代表的人数和选举代表的办法，各省都不一致。参看第7至8页教士不承认教堂已被移作俗用，不承认教堂的权利已移交给国家，由此直接引起的后果便是：教士企图 把档案存放在自己的教堂里，不让议会来沾手。（荷文本注）一个团体时，那么，以前那一个团体的档案全宗就移交给接替它们的新团体的档 案馆。因此，经验告诉我们，如果一个行政单位的职能或权利转给另一个行政单 位，那么档案也随之移交。这样做是很有道理的：因为接替那个行政单位的职能 并行使其权利的新单位，为了妥善地行使这些职权，就需要熟悉这个档案全宗所 包含的以前的材料。要是以前的那个单位还继续存在的话，它也同样需要这些档 案。因此，上述的从经验中得来的规则是完全合乎逻辑的。这一节标题中的有些字眼需要解释一下。“职能”与“权利”是一起提到的，因为我们很难说已改作俗用的宗教事业的职能，也已移交给教产所归属的新业主 了；事实上所移交的仅仅是属于产业方面的权利；而它的职能却已不再存在了。不过，应当注意，在所有权利中，包括着与行使这些权利有关的职能；这些职能 也是移交给新业主的。例如，检查教产的计算书、处理贷款的余额，便是这些教 产的原来业主移交给议会或城市的职能。标题中的“增加”一词也许会引起误解；因此，在这里最好明白地指出所 谓“增加”并不是说那些一起放入同一个档案馆中的档案应该合并成一个档案全 宗。恰恰相反，每个全宗应该各自独立保存，而这些独立保存的全宗则集中在一 个档案馆里。有时发生如下的情况：一个行政单位的职能移交给它的接替者，新 的档案管理人员就把由执行这些职能而产生的公文原单位使用过的抄文本上；例 如，圣保罗（SlPaul）大教堂的封地取消后，由乌特勒支议会接收，这个接 受的封地式就登录在以前的封地式所使用的抄文本上；从这方面来注意是很有用 的。在自治市的很多档案全宗中，我们也发现法兰西统治时期相继接替的各个 地方行政单位的会议录已定稿登录在同一本抄文本上。当一个单位或个人被撤消时，它的权利和职能往往分给几个单位或几个个 人；在这种情况下，它的档案全宗应当如何处理的问题，并不在本节中叙述，本 节所专门讨论的是档案全宗的移交，而不是部门档案全宗的移交；后一个问题见 本书第10节。6.凡是在1798年以后把权利交给国家的那些行政单位（不论部门或个人）,其档案全宗应存放到省会的国家档案馆中去，这个省会是指被撤消单位以前行 使职权地区现今所属的省的省会。当一个部门或个人的权利或职能，其范围甚广因而需要广泛的管理时，接 收这些职能的单位就为此成立了一个独立的机构，这时，原单位的档案全宗也移 交给这个新机构的档案馆；这种情况，和上节所定的规则就有些出入了。例如，当查理五世得到盖尔德兰（Gelderland）这一采邑时（1544年），当地的行政机 构仍在省中行使职权，并保有其档案全宗；同样，挪莎伯爵获得了尼德兰采邑，这个采邑的档案全宗也并没有运往德国，而是在挪莎领地的议会中为尼德兰采邑 成立了一个有自己的档案馆的行政部门；同样，查理五世身为西班牙的国王，又 为荷兰的伯爵，又为盖尔德兰的公爵，而他的档案并没有一起归入一个档案馆。毕竟这种情况与上节所说的原则并不真正抵触。这里所提到的各种权利的确是属 于一个人，但是与其说这些职能是相移交的，毋宁说各种职权集中在一人身上。在这样的情况下，必要时可在两个行政单位的档案目录上，都注明“参见”这一登记本等字样。（荷文本 注）这个单位可能是过去的地方部门或地方行政人员，而这些过去的地方部门或地方行政人员所管辖的并不 是现今的整个省。现在国家首先在这件事情上作了变动。在1798年，省的主权被废除了，由 这个主权而得来的权利便转移给国家。国家允许省的档案馆在1798年以后仍继 续存在(南荷兰除外)，这和上节所述的原理确实是有显著的变更的。当各省 失去独立后，就合并为尼德兰(其实在查理五世把各省会合并后，各省仍保持独 立)；部的行政单位并没有像省议会在1581年成为省长的继承者那样，成为省议 会的继承者，而是尼德兰政府，或者更恰当地说，是统一而不可分的巴塔维亚共 和国政府成了所有省议会的继承者。而且，在这里对原来的规则作了更动是很正当的。因为过省议会统治权连 同它的档案移交给国家时，它的大部分职能也就转给过渡时期的当局，后来又转 给部和省的行政单位。不用说，这些单位要是没有它们接收过来的档案，那末，特别是在1798年以后的几年中，就不可能进行工作，因此，把那些档案留在原 处是绝对必要的。当一个单位的权利转给一个当局，而它的职能又转给另一个当 局时，档案全宗应该移交给后者，一般说来这个全宗对后者是更有用些。现在应该根据什么规则把国家在1798年以后所得的那些档案分配给十一个 省的档案馆呢？很明显，最自然的和恰当的办法便是把1798年以来移交给国家 的那些单位的档案，存放到它们曾行使过职权的那些省的档案馆中去。但是应该以现在的省界作为分发的基础还是应该以过去的省界作为分发的 基础？如果采用过去的省界，那么论证就在于档案馆原有的全部档案将与分发过 来的档案相吻合，这样以来，例如，只要在一个单独的档案馆里就可能完全了解 这样一个新地区域的部门的历史，这个部门在1798年前属于该省，此后又分属 他省，而于1810年被撤销；因为只有把这个新地区域本身的档案全宗与国家的 档案全宗存放在同一个档案馆里，那时才有可能从这两种全宗中完全了解这个部 门的历史。但另一方面却又引起许多难以令人折服的非难：(1)自从1798年以 来,省界的变动是如此频繁，以至有时很难决定究竟应当采用过去的哪一个省界,而且，令人满意的结论是无论如何也不会得到的。就拿前面所提到的曾在1798 年划入另一个省的那个新地区域为例吧，要追溯它在1798年以后的历史，我们 仍不得不查考当时管辖它的那个行政单位的档案全宗。(2)在存放1798年以后 的档案全宗时，照理应当根据当时的省界；如果离开了这一原则，拿就必须把大 批档案从一个档案馆转移到另一个档案馆去。(3)只有像现在这样把全国划分为 十一省，才把整个国土都概括了。如果按照1795年以前的分界，那末便需要确 定下列各地区的档案应当归入哪一个档案馆的问题，这些地区包括：荷兰发兰德 斯(Dutch Flanders)威斯塔荷尔特(Westerwolde)伯兰(Buren)、利达姆(Leerdam古兰堡(Kuilenburg)、伊水尔斯坦(Ijselstein)、维能与阿梅兰(Vianen andAmeland)等郡和采邑；1801并入荷兰的那些地方，如拉维斯坦(Ravestain)等，以及1807所得的地区，如海参与齐凡纳(Huisen and Zevenaar)。至于林堡(Limburg),无论如何也得采用目前的省界。(4)采用了过去的省界，那末，任 何一个想找档案全宗的人就必须先熟悉过去的省界。从所有以上这些理由看来，最好是采用现在的省界作为分发档案的基础。经过了通盘考虑，这样做对于档案馆来说并不会使1798年以前的省界与1798 年以后的省界发生冲突。国家把所有设立在现今省界内的行政单位的档案全宗，特别是过去省政府的档案全宗，存放在它们所属的省的档案馆里。每一个这样的 档案全宗都有它由来已久的、所赖以发展的规则，也有它自己的范围；它吸收了参看第3页注。其他法人团体的行政单位的档案，这些档案有时甚至是在它的范围之外的。当 然，必须尊重这些规则；这些早先存放着的档案全宗已各自形成一个不可侵犯的 整体。但同样明显的是这些规则并不能够、也不应该约束国家档案馆，国家档案 馆是在1798年以后才成立的，而且在它形成的过程中，能够确立也必须去了它 自己的规则。本节标题中的有些字眼需要稍微解释一下。在标题中说到一个在1798年以 后被撤销的行政单位的档案全宗，应该放到该单位曾行使职能的那个省的档案馆 中去。我们之所以选用“曾行使职能”一词，是因为偶然有这样的情况：曾在某 一个省内行使过职能的一个单位，却设立在另一个省（例如，布拉彭德议会所行 使职能的地区主要是在北布拉彭德（North Brabant）,但它却设立在格拉文海格（9s-Gravenhage）o我们的目的是要讲明在这样的情况下，一个单位的所在地 是无关重要的。而且，与第5节的主题相反，这里所谈到的仅仅是已经移交给国 家的权利问题；事实上，行使职能的并不是国家，而是国家的一个行政单位或一 个行政人员。7.在一个省里保存过去国家档案的档案馆（或保存自治市档案的档案馆）是由下列四种档案组成的：过去的省、部、（或自治市）的行政单位的档案；已移交给这个档案馆的现今的省（或自治市）的行政单位的档案；其权利 或职能已移交给过去的省、部（或自治市）的单位的那些行政单位（部门或个 人）的档案；以前曾在这个省（或自治市）的现今的地区内行使过职权的那 些部门或个人的档案，这些档案是以行政手续存放在这个档案馆中。以上这一段，凡涉及省的国家档案馆的地方，现已为政府所采纳，这一段 已有前两节的说明，这里无需多作解释，因为它的主要目的是给省和自治市的档 案馆下一个结论，而这个结论是从前两节中很自然地得出来的。正如第5节的说明所已指出的，1798年以后的部和省的行政单位，仍保有 它们以前的议会的档案全宗和代议议会的档案全宗。这些档案形成了各省的国 家档案馆的主要部分，甚至后来加入了其他的地方档案之后仍是国家档案馆的 主要部分。一个省的档案馆主要是由省的行政的档案全宗组成的，这些省的行政兼指 过去的君主政权与后来的纯粹行政机构。要把这二者截然划分清楚往往是不可能 的。1798年过渡的行政单位是由旧人员组成的，这些旧人员在宣布国家统一以 前就已在省的行政单位内工作，因此在某些省内，新的行政事务仍继续记在旧的 记录本上是不足为奇的。附属于省的行政单位的那些部门，全是依靠1798年的 纯理论性的决定而维持着。因而，在1798年君主政权已是名存实亡了；自从国 民议会接替总议会以来，省的行政单位已摒除于中央行政之外，1813年这个年 份已被用作划分省的新旧档案的一种界线。不过在标题中已加上第二项，即：1813 年以后的省的档案全宗如果已交给国家档案馆（如比布拉彭的档案全宗），那就 属于这一项。第三，一个省的档案馆也包含那些已经把权利和职能移交给过去的省或部 的行政单位的部门或个人的档案。这是第5节所定原则的直接应用，因此无需作换言之，省档案馆的每一个档案全宗在其放入档案馆之前就已成长为一个档案馆了。即海牙参看第11页。这里所说的省档案馆的情况，也适用于南荷兰（South Holland）省的总档案馆。（荷文本注）任何解释。第四项中所提到的档案，即通过行政手续存放在这个档案馆中的那些位于 现今省界内的部门或个人的档案，主要是指前一节所说的档案全宗。止匕外，还需 要注意，当国家本身的行政部门或行政人员的档案，由于这些部门已被撤销，或 由于这些部门的档案已分成过去和现在两类，而移交给省的档案馆时，上一节所 定的分界线，对于档案全宗的归放也是适用的。所有存放在省的档案馆中而归国 家所有的档案，应该按现在的省界分发给各个档案馆。事实上，政府也已这样做 了。不仅过去的法院的档案，就连其他的档案，也都是按现在的省界分发给省的 档案馆。因此，乌特勒支牧师会的档案不是存放在国家总档案馆里面而是存放 在乌特勒支的档案馆里。同样，1879年自治市行政单位所没有接收的孤儿院董 事会的档案，便是存放在该自治市所在的那个省的档案馆中。至于“行政手续”一词的意义，可参阅第4节的解释。本节在开始时所说的关于省的档案馆的一切，只要加以必要的变更即可适 用于自治市的档案馆。自治市档案馆的档案，主要是由自治市的行政单位的档案 组成的。这些单位过去是相继接替的，而它们的职能已转给现今的市的行政。此 外，自治市的档案馆也包含那些已把权利或职能移交给自治市行政单位的档案（如已被废弃的宗教事业或宗教领地的档案）。第四种档案（已放入档案馆中的 档案）是并不多见的。不过，当国家把法院过去的档案交给一个自治市保管时，现今的市界可作为指南；那些过去在城市的“自由区”行使过职能的法院的档 案便是属于借给乌特勒支自治市的那个法院档案全宗，因为过去的“自由区”现 在已属于自由市了。除了省的档案馆和自治市的档案馆之外，在其他的档案馆中很难同时找到 以上这个定义中所列举的各个范畴的档案；这就是为什么本节不提出其他范畴的 缘故。但这不是说，由几个村联合成的村社的档案馆就不能保存各村行政单位的 档案，也不是说被废除的那些瓦尔隆（Wallon）教堂所残留的档案就不能和接收 它们的那些荷兰教堂的档案存放在一起了。事实上西兰四个“长老监督会”的 档案，在省的宗教管理制度尚未被采用之前（1816年），便是依照这四个“长老 监督会”的决定而存放在华契伦（Walcheren）的长老监督会的档案全宗中。8.存放在一个档案馆中的各种档案全宗必须谨慎地分别保存。如果一种文 件有好几份，那么，每一份应归入哪一个档案全宗是应该加以研究的。有些档案馆把所有文件都按年代顺序排列，而不管这些文件的来源如何。另一些档案馆又把各行政单位或各行政人员所受理的所有文件都按与他们有关 的政府部门分成文件包或文件系列。例如，有关救济贫民的所有文件就联合成一 个整体，而不管这些文件是属于省的档案全宗、城市的档案全宗，还是属于寺院 的档案全宗。这样，便没有考虑到对全宗的尊重。在这种情况下把一个文件或即主教牧师会和四个联合牧师会。自由区系指位于城市的中古式的城墙之外而仍受城市管辖的地区。在法国，自治市被授权保管法院档案，完全是一种例外。所有的法院档案应该集中在省的档案馆里。其 中的一个例外便是省会藩司，在那里找到了过去该省的整个执达员管区的法院档案。在比利时，国家把过 去的法院档案借给设有档案管理处的大城市，这是很常见的。在法国，这样的事只有过一次：国家曾把法 院档案的所有权完全让给洛文（Louvian）,以换取保存在该市市政府的古代大学的档案和一些其他的档案。（法文本注）荷兰改革教会用“长老监督会”一词的多数来表示一个宗教团体。组成这个团体的是这样一些牧师和执 事的长老，他们的职位在红衣主教和宗教议会之间，这个团体也相当于区。“对全宗的尊重”，法文为Respectdesfonds。这一原则在讨论如何处理档案时占用重要地位，它的意义 正式文件藤本归还给它原来所属的那个行政单位或行政人员的档案全宗乃是及 其需要的。在把文件归还给原来的档案全宗时，有些东西，特别是旧档案目录，也许 会对档案工作者指出一个线索。当然，无需遵照旧目录的系统；旧目录仅可用作 一张这样的说明书，它指出在编制这份目录时这个档案全宗包含那些文件。有时 档案工作者还可使用其他的媒介，如一个公司的财产登记簿和一份有利息和租金 方面的收入项目的计算书，可以帮助说明一个行政单位的财产与权益，而其支出 项目则可说明与该单位有关的人和事务。对寺院档案来说，契据簿是最好的指南。在密特尔堡修道院的档案全宗中找到了一本上面开列着这个修道院院长有权赐 予的圣俸的登记簿。最后，文件本身也能以其外部的标记明白指出这一文件所属的全宗。这些 外部的标记，大部分是文件背面的注解，一般都很简单，但是十分重要。例如，塞尔维尔特（Selwerd,在格罗能仁省Groningen）修道院档案全宗的一些文件散 佚在若干私人全宗中而被归还到原修道院的全宗中去，这是由于在检查时发现了 在所有修道院文件的背面都注有“出自女修道院之柜”（修道院的大箱）这一注 释之故。卡旭星（Carthusian）修道院的档案全宗与乌特勒支托钵僧修道院的档 案全宗由于档案上的数字显然是出于一人之手，因而又被重新合并在一起了。如果一种文件有两份或两份以上的原件存放在一个档案馆里，那么，上述的标识 或其他类似的标识往往可以决定每份文件应归入哪一个档案全宗。9.如果一份正式证件或一份其他的档案文件不能从旧的目录，外部标记 或其他的媒介看出它应归属于哪一个档案全宗，那么，必须从文件的内容来确 定。如果从内容看来，这一文件可以属于两个或两个以上的全宗中的任何一个,那么，应该把它放到其中的一个全宗中，而在其余全宗中注明参见等字样。从契约内容的规定看来，契约是属于立约者（双方或双方以上）或立约者 受托人的档案。在契约中往往说到契约已写成相同的两份、三份或更多的份数，并且分发给契约上所指定的立约者、其他的人或单位。只要把以上这段话作必要 的变更，就可以很自然地适用于其他文件，如计算书等，这些文件的内容指出它 们已写成同样的几份。档案工作者应先核对他的档案馆中的档案全宗，然后把一 份正本或几份正本放到契约上所指定的那个行政单位、行政人员或受托人的一个 全宗或几个全宗中去。他不应该把两份正本放入同一个全宗，除非这样做是有十 分确定的或特殊的理由。因为一份正本不能同时放在两个或两个以上的全宗中，要是注上参见注的字样就会有助于使人知道这里有一份正本，它可能是构成这个 全宗的一部分。这就是说，参见注的字样是代表正本，因而有理由把它和副本清 楚地区分开来。是保持档案全宗的完整。从本书第一章的讨论中可以明显地看出：一个大的行政单位的全宗，如我们政府 的一个部的全宗，可能包含几个小的组成单位的全宗，如局、司、委员会的全宗。作者在第二章中表示，“对全宗的尊重”这一概念，在某种情况下，并不妨碍调整一个档案全宗内部的文件（参看第16节末，第 17节和18节）。法文本在这一点上又加了几个比利时档案和法国档案的例子。荷文的oorkonde（德文为Urkunde）一词在本书中出现过很多次。一份oorkonde的特点就在于它的形式。这是私人团体或个人子在证人前所作的一种声明，或者是公家的当局所作的一种声明，后者无需证人。本 书把这个词译成“正式文件”，“认证过的证件”，“正式文件藤本”等等，有时从上下文来看，它的被认证 过的这一特性不会有疑义时，就译作“文件”。一份oorkonde与正式文件藤本之间的区别，可参看第92节 和93节。10.如果一个档案全宗是完整的，那就不应该把它分给两个或两个以上的档 案馆。不论从科学的或从实用的观点来说，都必须特别强调指出把档案全宗拆开 是错误的。一个档案全宗中的各种文件可以互相说明。因此一个部门的决议和信 件，将引导我们了解它的历史，正如计算书和收据可以引导我们了解一份财产的 管理情况一样。因此把档案全宗拆开,我们就不可能全面地研究一份财产的历史;即使各办事处的计算书和收据一般可能按其不同的活动范围来分开，一个部门的 决议和信件却是不能分割的，从而也不能分给各办事处。按年代来分是不妥当的;但从前面已经说过的理由看来，按一个系统来分，其危险性却更大。因此，很明 显，必须严格避免把一个档案全宗分给几个不同的档案馆。把同一个部门的新旧档案分别存入两个档案馆那又是另一回事了。事实上 这两个档案馆是属于名义上管理它们的同一个所有者，一般说来又在同一个城市 中；所以实际上并未把档案全宗真正拆开，不过纯粹是为了实用而有管理上的变 更而已。即使如此，这样分开