采购合同签署的相关管理.docx

合同执行过程中，采购人员在确保供应商的绩效表现符合合同规定的同时，也要及时 清晰地把合同移交给需求部门，并对合同条款进行培训和说明，以保证企业履行合同协议 中的内容。当出现意外状况或发生临时问题时，采购人员应该迅速、公平地解决，确保通过合同的执行来保护企业的利益。采购人员应该尽力减少合同变更，如果确实需要变更，应当按照合同变更管理制度进行变更管理，并及时就变更的条款和供应商重新进行谈判调整，明确由哪一方承担变更的合同履行过程中额外增加的成本。
1)移交和培训
采购部门根据需求部门提出的物料或服务采购申请确定供应商并签订合同，合同签订 后，采购部门向需求部门移交合同的流程管理是合同能否顺利有效执行的关键。采购部门 在移交合同时，应该对需求部门就合同中利益相关方关心的相关条款进行培训和充分的说 明，以及对执行过程中可能出现的差异和风险进行充分分析、沟通和说明。特别是服务型 合同，服务型合同的服务过程很难重现，不确定因素比较多，无法量化标准，同时需求部 门对服务水平的理解也存在差异，这就可能造成合同执行过程中需求部门和供应商之间就 服务质量方面出现摩擦和争论。如果采购部门在移交合同时就对相关可能出现争议的条款 对需求部门进行培训和充分说明并达成一致意见，会进一步提高合同执行的效率，增强与供应商关系的同时提高客户满意度。
2)严密跟踪、监控
采购人员对供应商准备物料的详细过程需要严密跟踪、监控，以保证合同正常进行，执行过程中若发现问题或需要变更合同，要及时反馈、立即解决，避免延误交期。对于需 要供应商采购、生产或加工的物料或服务，准备过程一般比较复杂，准备的周期也比较 长，出现问题的可能性就比较大，因此采购人员需要密切关注并跟踪、监控，以保证按时 供应；但如果供应商有库存，不存在加工过程，且订货周期相对比较短，跟踪、监控相对也会比较简单。
3)响应生产需求的及时性
当企业产品紧俏，销售订单增加时，也要求供应商能快速反应，及时供应企业内部生 产所需的物料，采购人员应该马上和供应商进行紧急沟通协调，保证所需物料的及时供 应，必要时还应该帮助供应商排除合同执行中的困难。而当产品出现滞销，为了降低库 存、控制成本，企业也会减少采购需求或者要求延迟送货，此时采购人员也应与供应商进 行沟通，确认可以延迟送货的时间。如果遇到产品淘汰或设计变更需要终止本次合同，采 购人员需要努力协调，按照采购合同的规定对供应商做出相应的补偿，将双方的损失降到最小。
4)慎重处理和控制库存
采购人员应密切关注库存水平，做好平衡，既不能让生产缺料，又要保持尽可能低的 库存水平。当然，库存问题还与供应商的生产柔性、订货周期、顾客需求的波动有关，这就需要整个供应链上的所有环节共同合作，降低供应链的总库存水平。
5)验收和付款
供应商在交付物料或服务之前需要向采购方提供交付单证和预计交付日期，物料送达 合同指定的交货地点或服务完成后，采购方应该按照采购订单或合同核对到货的物料、品 类、型号、数量、单价及总金额等，同时联系质检部门对物料进行质量验收。对于服务型 合同，需求部门应根据服务水平要求的标准进行验收，如果发现问题应及时启动相应退换 货、让步接受、索赔等流程。采购方对物料或服务确认无误并验收后，应按照合同规定办理付款手续。
6)执行合同与订单的关键要素
执行合同可以分解为一系列任务或活动，合同管理工作是保证供应商完成供应所需要 的任务，以确保供应商的表现和采购合同中的要求相一致，而采购方也应该按合同要求按 时付款。执行合同所要求的工作内容有：制订工作任务与完成时限，执行工作任务；对任务的结果、成果进行审查和确认；费用的确认与支付等。
有一些合同是在签订之后才进行工作活动的制订和工作授权的，此时，制订工作任务 就可能成为合同管理的一个重要部分。此类合同主要有成本补偿合同、工作时间合同、时间与材料合同、无限期运输合同等，其工作控制的内容有：
●工作计划的建立和维护；
●工作任务的授权以及发布执行通知；
●各阶段工作任务的具体日程安排；
●各种资源的分配，包括资金、材料、人员
●每一阶段的里程碑和阶段输出结果的制订、跟踪、监控及确认；
●采购方的付款预算制订，任务成本的实施和完成进度等控制。
合同执行管理的重要工作内容之一是确保供应商按照合同要求按时交付所承诺的产品 和服务。合同管理人员应该利用抽样检验、现场监督、项目管理等工具，监督供应商是否 按照合同要求完成并满足使用的需求。对于非常复杂的合同、较专业的或者技术含量很高 的合同等，合同管理人员因为资源、自身能力等限制，可以授权产品或服务的内部部门、
项目管理人员或者第三方管理者来监督合同的执行。
7)合同执行过程中的注意事项
●合同执行管理。包括执行合同的基本责任、工作计划和步骤、检查合同效力、财务管理、货物所有权管理和债权管理。
●合同变更管理。合同变更管理是合同执行过程中比较困难的控制点，包括物料或服 务需求内容变更、物料规格和服务标准变更、交付地址变更、价款条款变更、合同主体名称变更等。
●合同转包。采购人员需要对供应商转包合同进行管理、监控和权利义务分配。
●纠纷解决。合同执行过程中出现冲突和纠纷时，双方可以依次通过谈判、调解、仲 裁、诉讼来解决冲突和纠纷。
●合同效力的补救和终止。其包括效力补救、因便利而终止合同、因违约而终止合同、避免合同中止