费用管理制度修订版.doc

宁海铁汉费用报销制度 文件编号：发布日期：2017年11月4日 版号/修改状态： 费用管理制度编制：财务部宁海铁汉市政建设有限公司目录第一节 总则3第二节 范围、标准及报销程序4第三节 各项费用借支程序10第四节 罚则11第五节 附则11第一节 总则1.费用管理目的为了加强公司费用管理，控制各项费用开支，结合公司实际情况，特制定本制度。2.费用管理办法适用范围本制度适用于宁海铁汉市政建设有限公司（以下简称公司总部），各子公司、分公司、办事处等分支机构（以下简称分支机构）可参照执行，但不得高于本制度所规定的标准，并报分支机构负责人批准及公司财务中心备案后方可执行。3、报销管理的基本原则如下：3.1依法合规，贯彻执行国家有关法律法规及相关政策。3.2交易真实，所有支出业务必须建立在真实交易的基础上。3.3合同为纲，所有支出业务原则上必须有合同支撑，且以合同中的税务条款作为报销管理的重要依据。3.4三流一致是指支出业务的资金流、发票流、合同流的信息必须保持一致。4、报销管理要求根据财政部、国家税务总局关于全面推开营业税改征增值税试点的通知（财税201636号）规定，自2016年5月1日起，公司总部各部门经营过程中发生的日常费用支出及固定资产支出，包括但不限于办公费、水电煤气费、业务宣传费、培训费、会议费、劳动保护费、差旅费中的住宿费、租赁费、修理费、加油费等费用，发起业务报销的经办人必须取得增值税专用发票。在增值税专用 发票开票之日起90天内连同对应的业务合同提起报销流程，超过期限的，不予办理。业务招待费及用于集体福利的各类费用，属于不能抵扣进项税的情形，取得增值税普通发票即可。5.费用管理制度说明本制度应随着公司外部环境的变化、业务职能的调整和公司管理要求的变化而不断修订和完善。第二节 范围、标准及报销程序6.业务招待费是指公司为生产、经营业务的合理需要而支付的应酬费用。6.1列支范围6.1.1因公司生产经营需要而宴请或工作餐的开支；6.1.2因公司生产经营需要赠送纪念品的开支；6.1.3因公司生产经营需要而发生的业务关系人员的差旅费及其他费用的开支。6.2业务招待费的管理原则6.2.1除管理层接待外，其他接待必须先审批后开支和节约的原则。6.2.2分公司、项目部或关联企业因公出差到公司总部，原则上用工作餐接待。6.2.3分公司、项目部需要公司总部安排接待考察来宾，则食宿及接送由申请的分公司或项目部承担；公司总部项目考察接待计入各部门费用开支。6.2.4严格执行分档次接待原则（详见考察接待工作管理制度）,优先使用公司餐厅，在公司餐厅不具备接待能力的情况下，方可在公司指定的酒（饭）店、宾馆，对应接待；不在公司指定的酒（饭）店、宾馆对应接待，在业务招待费事前审批必须说明原因； 6.2.5接待用餐时，严格控制陪客人数，实行对口接待。坚持执行中、高档接待司机不参与陪客就餐规定。6.3报销程序：6.3.1在公司指定的酒（饭）店、宾馆用餐，经办人须取得指定用餐酒（饭）店、宾馆等提供的发票、点餐清单，以及招待客户事前报董事长审批同意的审批单。6.3.2未在公司指定的酒（饭）店、宾馆用餐，必须附董事长审批同意的原因说明及事前审批单、用餐发票、刷卡小票和点餐清单。6.3.3 业务招待费实际报销金额未超过事前审批的预估金额，报销时部门领导审批即可；业务招待费实际报销金额超过预估金额，报送至财务总监、董事长审批同意，财务中心支付款项。6.3.4副总以下领导及员工因项目招投标、项目答辩、项目检查、评奖评优等原因在广东省内出差不得报销餐饮费。7.差旅费指工作人员出差期间发生的交通费、住宿费、误餐补助及其他合理的零星开支（如邮寄费、传真费、行李寄存费）等。7.1范围7.1.1交通费指乘坐飞机、轮船、火车、长途汽车（指长途车票5元及以上）等交通工具发生的费用（含订票费），按实际出差天数在规定的职级标准以内报销。7.1.2住宿费指在外地住宿产生的住宿费（不包括在住宿场所产生的通讯费、餐饮费和其它另行收取的服务费用），按实际发生天数在规定的职别标准以内报销。7.1.3误餐补助指在出差期间产生的误餐补助（出差期间如有外协人员产生的业务招待费当天，不再享受误餐补助）。7.1.4驻外工作人员费用对驻外机构工作人员离开常驻地出差的仅在标准内报销住宿费、交通费、误餐补助及其他合理开支。7.2标准7.2.1差旅费人员级别分类参照深装总组织架构及主管编制管理办法第三章2.2.3主管职权等级表执行。差旅费具体报销标准，见“附件1：差旅费（交通费、住宿费）标准一览表”。7.2.2误餐补助： 公司员工（3、4、5级主管、一般人员）按出差期间的实际天数享受100元/天误餐补助。a.出差期间因业务需要招待客户用餐的，须事先请示部门第一负责人同意，并提交业务招待费事前审批流程经审批同意后方可报销，未经批准发生的招待费一律不予报销，招待费据实报销的不再给予报销人及同行用餐人员当天的误餐补助（个人产生的用餐费一律不予报销）。与同行副总或以上级别人员产生餐饮费的，同行人员也相应扣除当天的误餐补助。b.出差人员在车上过夜超过5小时（即当晚8时至次日晨6时期间），或连续乘坐车时间超过7个小时，报销时可凭车票领取每次80元的误餐补助。c.出差人员在出差地因病住院期间，报公司批准后按标准发给误餐补助。d. 如参加第三方机构、分公司、项目部及供应商的会议、活动、评奖、参观、视察等业务已经有相关单位安排接待的或有指定地点住宿、就餐，需公司自行承担费用的，凭正规发票填写差旅费报销单据实报销，公司不再发放任何误餐补助。e.如因公司业务需要，员工参加各类计划培训考试，差旅费及误餐补助按公司规定标准填写差旅费报销单报销。如参加计划外培训及因个人需要特殊申请的各类培训考试只在审批金额范围内支付，不再给予差旅费、误餐补助或其他任何费用报销。7.2.3工作人员出差期间，不同级别人员同行出差的可随同行人员中最高级别搭乘相应的交通工具。7.2.4员工订机票必须严格执行公司的订票流程由部门领导及分管副总审批。武汉、长沙等高铁可直达的地区须乘坐高铁或低于高铁费用的交通工具。机票由公司总部相关部门统一订购。如自行订购机票必须注明原因事项，报部门及分管领导审核后方可报销。7.2.5特殊情况无车票或票据丢失，须写明原因由部门负责人认可签名后，财务中心按认可的相同金额其他发票审核后报销（此类票据各部门负责人严格控制）。7.2.6总部人员在深圳及周边城市（含东莞、惠州、广州、佛山等地）出差当天来回8小时以上的，交通费可凭票审核报销，误餐补助每人按 50 元/天, 如有外协人员产生招待费，则不享受误餐补助。7.2.7住宿费报销须提供酒店开具的住宿清单及公司发票管理制度规定的增值税发票方可报销。员工在国家法定节假日出差,住宿费标准在其对应标准的基础上上浮30%凭票报销。7.2.9 海外人员出差单独报备，另行定报销标准。7.3 差旅费报销程序7.3.1总部所有人员（含驻外人员）出差前必须在OA上填写“出差申请流程”，紧急情况下经领导同意来不及办理出差申请手续的，出差返回后应予以补办。驻外人员的“出差申请表”由各驻外机构负责人、项目经理审批即可。7.3.2所有出差人员出差返回驻地后，必须在OA上填写出差反馈报告，并连同差旅费报销单一并粘贴，否则不予报销。有借款的必须及时归还借款，否则不予以办理下次出差借款手续。报销人员出差地较多的随附出差日志表（见附件6、附件7），并将出差行程票据、住宿清单等按日期分类粘贴整齐。7.3.3出差人员需按级别和要求乘坐交通工具，对符合上述差旅费报销标准或因特殊情况超过公司规定的报销标准但原因合理（因为什么原因超标），由经办人填写差旅费报销单后，由部门负责人或直接上级对以上报销单进行初审，报中心总监、分管副总审批后方可交到财务中心，审核合格后支付报销款项或冲抵预借款项。7.3.4因特殊情况超过公司规定的报销标准，但原因明显不合理或前后逻辑明显错误，经本部门负责人签字并报财务中心负责人审核，经财务总监、董事长批准后，超出部分方能报销。8.市内交通费8.1范围指在出发地、目的地、中转地乘坐市内公交、电车、巴士、地铁、的士等产生的费用。8.2标准员工的市内交通费本着地铁、公交优先的原则，如确有急事需要坐的士，应优先选用公司指定的网络平台叫车服务。的士票报销时按时间先后顺序粘贴，连号及破损票据一律不予报销。通过平台叫车服务，使用约车公司开具的服务费增值税专用发票，报销时须把外出目的地的清单（注明时间及来往地点、事宜）粘贴作为报销附件。8.3 市内交通费报销程序8.3.1对符合上述市内交通费报销标准的，由经办人填写费用报销单后，由部门负责人或直接上级对以上报销单进行初审，报分管副总、财务中心负责人审批后支付。9.汽车费用9.1汽车费用范围汽车费用包括规费、路桥费、停车费、汽油费、修理费、汽车保险费用、零星用品费用等。9.2公司车辆的行驶费用公司车辆的停车、洗车、路桥费等，须根据公司各部门的派车需求来报销，每月初将上月费用发生情况汇总填写费用报销单。由公司统一办理的粤通卡每月需将该卡的正式清单附在报销单内，可以使用粤通卡支付的路桥费一律不得再另外报销。未使用粤通卡支付的路桥费，凭取得的通行费发票报销。9.3公司车辆油费公司车辆的汽油费，统一由中石化油卡支付，每月打印该车的加油清单附油费报销单，未用公司油卡加油的油费一般不予报销，如遇特殊情况须附上情况说明并经车队长及部门负责人确认、审批同意后方可报销。9.4公司车辆维修费公司车辆的维修及日常保养，须事先提交修理计划或报告，报车队长、部门主管、分管领导确认同意后方可执行。报销单由经办人填写费用报销单后，由部门负责人或直接上级对以上报销单进行初审，报分管副总、财务中心审核后支付。10.其他属于办公用品购买办公用品、零星用品及书籍等须附有小票清单，报销时将发票及小票清单作为附件贴于粘贴单上。公司统一采购办公用品，每年需组织至少一次的询价，另外需要一并提交收货人签收并办理入库的单据。如果因公事产生的快递费，公司有合作的快递公司（如顺丰），经领导审批后统一记账在公司月结账号下支付，不再接受个人自行报销垫付。非公司合作的快递费如果自行垫付的，报销时必须提供快递单及发票。11.其他费用支出的规定11.1银行托收的办公用水电费、电话费，凭审批人签名后的发票、银行付款通知入账。11.2移动电话费按公司工资、补贴的规定执行。11.3广告宣传费、摄影、画册、咨询等费用，凭合同复印件、发票及其他附件填写付款申请书。11.4会议费凭发票、会议通知、会议时间、地点、出席人员、内容、目的、费用标准等报销。11.5教育培训费用须凭税务统一发票或行政事业单位统一收据，经审批后按公司相关规定办理报销手续。11.6工资、补贴及奖金的支出，凭主管部门编制的工资表、资金审批表发放。工资表需有制表人、审批人签名。11.7其它费用支出，凭有关合同、发票或行政事业单位收据报销。12当月费用当月报销清账，超过三个月费用未清账者，原则上作自动放弃处理。如确有特殊原因，自行书面申报原因，交部门分管领导审核后，报公司财务总监审批通过方可报销。13公司管理层的各类报销由董事长秘书负责收集、粘贴，由报销人签字确认，涉及到业务招待等业务报销应注明具体业务活动及相关参与人员，以上费用须经财务总监及董事长审批后方可支付。14 各业务经办人费用报销单据填写规范，附件完整。14.1 费用报销单必须按发票性质分类填写，例如业务招待费、差旅费等，不得汇总金额填写报销单。如实际用途和票据有差异，报销单据内容应按粘贴票据的内容填写，另附情况说明粘贴在附件内供审核。14.2 费用报销单大小写金额一致，加计正确。14.3 附件按发票性质分类粘贴整齐，内容完整。14.4费用报销单填写不规范或附件不齐，财务中心负责人审核人员一次性告知并退回，待填写合规或附件收集完整后再签字报销。15、总部费用（办公用品除外）单笔超10万（含）以上必须付询比价记录、合同、发票等必要附件才可以报销。第三节 各项费用借支程序16各项费用借支程序16.1借款遵循“前款不清，后款不借”的原则。16.2 工作人员出差、业务招待等借支须填写借款单，借款不得代借代签，有书面授权的除外，借款标准内的借款单应先由部门第一负责人、分管副总审批，财务中心负责人审核其前期借款余额，最后经财务总监审批后方可付款。超借款标准的借款报董事长批准。16.3员工所申请的借款应与报销时内容一致，同时借款只能用于各项合理开支。借款人应当于业务处理完毕后十五日内到财务中心报销，财务中心有权对逾期未报销清还借款的，从借款人的当月税后工资中扣除，直至还清为止。16.4如果员工离职未能清偿借款，则由该员工所在的部门负责人负责催收，年度末借款如仍未偿还，从该员工所在部门绩效奖金中扣除。第四节 罚则17报销必须严格遵守真实有效的原则，如发现有弄虚作假的报销行为，首次发现时通报给员工所在部门及公司所有主管，再次发现将处以200500元的处罚，同时给予报销人、部门及分管领导当季绩效考核不合格，并公布给予批评处理。第五节 附则18.制度自公布之日起执行，执行过程中如有任何合理化建议，请及时反馈给财务中心，相关制度与本制度有冲突的，以本制度规定为准。第 14 页 共 14 页附件1：差旅费（交通费、住宿费）标准一览表说明：1、以上级别以公司正式任命文件为准。2、一类: 北京、上海、三亚、港、澳、台地区（其中港、澳、台地区的住宿及误餐补助标准上浮50%）。3、二类：南京、武汉、天津、长沙、沈阳、西安、成都、重庆、杭州、厦门、青岛、大连、宁波、苏州、济南、哈尔滨、昆明、南昌、南宁、珠海、合肥、太原、海口、郑州、福州、无锡、广州、拉萨4、三类：徐州、潍坊、温州、长春、石家庄、汕头、泉州、常州、扬州、威海、呼和浩特、南通、嘉兴、烟台、金华、西宁、银川、乌鲁木齐、兰州、拉萨、洛阳。5、四类：除以上地区外的其他地区。海外人员出差单独报备，另行定报销标准。6、以上地区是指所在城市的市区,郊区及县按所属城市的类别下调一个类别，最低为四类。附件2：总部人员工作日志表附件3：驻外人员工作日志表