费用报销管理制度(2017修订版).doc

文件编码PIN-ZJ(BX)-20170823001A密级普通山东派艾奈新能源科技有限责任公司费用报销管理制度1目录第一章 总则4第二章 审批权限和报销程序4第三章 规范性要求8第四章 差旅费11第五章 业务招待费19第六章 其他报销费用22第七章 补充规定23第八章 罚 则24第十章 附则252山东派艾奈新能源科技有限责任公司制度管理办法修订记录版次生效日期修订内容A/02017.09.01首次颁布实施3第一章 总则第一条为规范公司的费用报销，合理控制公司的支出，根据国家有关财务法规的规定和公司财务规章制度的要求，结合公司的实际经营情况制定本制度。第二条本制度所称费用指各种行政管理费用。主要包括招待费、差旅费、交通费、通讯费、车辆费、培训费、会议费,办公费等和其他需报请上级核销的行政管理费用。第三条本制度适用于山东派艾奈新能源科技有限责任公司。第二章 审批权限和报销程序第四条公司费用开支实行授权审批制度，各级人员在各自的权限和职责范围内按规定的报销程序进行审核和批准，财务管理部统筹安排支付；严禁将费用报销化整为零，一旦发现，将视为严重违纪，并追究费用报销人员和相关审核、审批人员的责任。第五条公司董事和总经理因工作需要发生的费用，提供相应的发票和表单，可以实报实销，其他员工的费用报销按以下表格从左到右进行报销：4表 21 公司总部部门负责人以下员工费用报销审批权限报销金额部门负责人中心负责人公司财务部公司负责人出纳500元审核审核审批审查、支付500元审核审核审核审批审查、支付表 22公司总部部门负责人费用报销审批权限报销金额中心负责人公司财务部公司负责人出纳800元审核审批审查、支付800元审核审核审批审查、支付表 23公司总部中心负责人费用报销审批权限报销金额公司财务部公司负责人出纳不限审核审批审查、支付第六条地区公司负责人的费用报销由公司财务部负责人审核，公司负责人审批，其他员工费用报销按以下表格从左到右进行报销：表 24地区公司负责人费用报销审批权限报销金额公司财务部负责人公司负责人出纳不限审核审批审查、支付5表 25 地区公司部门负责人以下员工费用报销审批权限报销金额部门负中心负责人财务部负责人地区公司负责人公司负责人出纳责人审查、支500元审核审核审核审批付500元审核审核审核审核审批审查、支付表 26 地区公司部门负责人费用报销审批权限报销金额中心负责人财务部地区公司负责人公司负责人出纳负责人800元审核审核审批审查、支付800元审核审核审核审批审查、支付费用报销审批权限,依公司管理要求做相应的调整.6第七条费用报销相关人员按职责承担相应的责任：1、费用经办人：应自觉控制、压缩费用，提供记载费用真实发生的合法、有效单据；费用发生后按本规定填写有关的表单和履行费用报销审批程序并提供审批记录，对单据的真实性、审批程序记录的真实性负责；如弄虚作假，虚报费用，将视为严重违纪，公司将视情况予以通报批评或开除，涉及违法犯罪的，将移交政府司法部门处理。2、部门负责人：在部门工作安排中主动控制、压缩费用，对本部门总体费用水平的合理性负责；对本部门员工报销的各项费用的必要性、合理性、真实性进行审核；如由于审核不严谨，造成公司损失，公司将视情况，予以通报批评或认定为失职，并承担连带赔偿责任。3、公司中心负责人：审核例常性费用的支付，确认这些费用发生的必要性和合理性。4、公司总部财务部负责人：批准所管辖部门 500 元及以下例常性费用的支付，审核超过 500 元以上例常性费用的支付，确认这些费用发生的必要性和合理性。5、公司财务部负责人和地区公司财务部负责人：维护本规定的正常执行，组织公司的费用预算，负责监控公司的费用报销，对重大开支发表意见，审核非例常费用、组织费用报销工作和信息通报工作；审核报销凭证的合法性、金额数字的准确性、费用标准是否符合公司的有关规定；如由于审核不严谨，造成公司损失，公司将视情况，予以通报批评或认定为失职，并承担连带赔偿责任。6、出纳：负责审查付款手续的完备、正确付款，对于审批手续不全、涂改金额和收款人的单据，不得支付款项。7、地区公司负责人：批准所管辖公司权限范围内例常性费用的支付，确认这些费用发生的必要性和合理性；8、公司负责人：批准公司中心负责人和地区公司负责人的费用报销，批准公司中心负责人和地区公司负责人以下员工权限审批范围内的费用报销，批准对外捐款和预算外费用，具有立项权和否决权。第三章 规范性要求第八条各级员工在费用发生时，应取得正规发票或省级财政监制收据或其他符合财务制度的原始单据，发票必须是发票联或报销联，用存根联、发货联、记账联不能做报销凭证，取得的发票应是机打票或定额发票。根据业务情况，原则上应提供增值税专用发票。8第九条 发票内容要填制齐全，抬头、日期、品名、单价、数量、金额要清楚，大、小写要一致。抬头必需按公司营业执照上的公司名填写。报销公交车票、计程车票除 2 人及以上同行外均不得连号。第十条 报销人应取得真实合法的原始凭证（1）有效发票至少需要印有两个章：国家或地方税务局监制章+发票专用章，如少其中一个章，发票无效。（2）财政机关批准并统一监制的行政事业性收据；（3）邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单第十一条从外单位取得的原始单据（车、船、飞机票等），因保管不善，被盗、遗失，后果自负，原则上不予报销。但有相关证明和担供有效证据，经公司负责人批准的除外。第十二条费用报销时须真实地填写费用报销表单，以便领导审批。第十三条 各类费用原始单据应由经手人(或当事人)分类整理后，整齐地粘贴(一律统一使用原始凭证粘贴单以左上角对齐横向依次粘贴。对粘贴不整齐、达不到装订凭证及档案管理要求的，财务管理部有权要求重新粘贴，并注明单据张数和各类费用金额，准确填列在报销单上, 费用报销单填写及票据粘贴要求：1、报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改；2、费用报销单与后面的原始凭证粘贴单须大小一致，各票据不得突出于报销单和粘贴单之外（票据过大时应按报销单大小折叠好）；3、各票据应均匀贴在报销单封面后的粘贴单上，整份报销单各部分厚度应尽量保持一致； 94、若报销票据面积大小相同或相似（如车票等），需有层次序列张贴；5、报销单据金额、类型相同的（如车票等），应尽量粘贴在一块，并按金额大小排列；7、报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写；8、报销单椐各项目应填写完整，大小写金额要一致，并经部门领导批准才有效；报销单据不得涂改，粘贴好后请仔细核对金额，票据金额与填写金额不符，财务不予报销。9、有实物的报销单据须由验收人验收后在发票背面签名确认，需入库的实物单据应附入库单；第十四条如购置多种办公用品、礼品、材料物资等开具一张发票且未单项列示的，必须同时提供有销售方盖章的销售清单，清单列示金额与发票一致方可报销。邮资报销应随发票提供寄往目的地的凭证。10第四章差旅费第十五条差旅费是除外派员工外，公司员工出差期间因办理公务而产生的交通费、住宿费和伙食补助费等各项费用。第十六条 中心负责人因工作需要出差不用申请，需告知公司负责人。其他员工因工作需要到外地出差，应事前填写申请表单，按表 51 审批后执行，如果来不及事前申请，应通过 OA、邮件、短信、电话等方式及时补申请，最迟不得迟于出差返回后第三个工作日：表 51 公司总部员工出差审批权限出差申请人部门负责人中心负责人部门负责人以下员工审核审批部门负责人审批第十七条员工出差途中，因工作需要临时增加出差行程到新的出差地点，经出差审批人书面、短信或邮件确认后执行。第十八条 审批人应根据工作需要确定出差人数、地点和时间，严格控制差旅费用，非本公司业务需要的会议、学习等，审批人不得批准出差。11第十九条公务完成返回公司后，须在 5 个工作日内填写报销单，注明出差时间，并附上报销票据、出差申请单和出差费用明细表申请报销。第二十条出差申请人需提前借款的，应确认已结清以前借款，才能申请借款，经财务管理部审核通过后，予以借支，出差的借款额度应以出差申请所列预算为依据。第二十一条交通费用报销1、在公司所在地级市内因公务外出，公司尽量安排公司车辆出行，如无法安排时，则应尽量乘坐公共汽车、铁路。如有时间限制的紧急任务、携带公司贵重物品或签约文件、大量或大件宣传资料、电脑等演示设备等特殊情况的，可乘坐计程车，并需在发票背面注明往返地址、时间及理由。2、员工所选交通工具应以节省时间和节约费用为原则，一般情况下应以火车或汽车作为出行交通工具，路途较远的省外出差，可选乘飞机。出差选择往返交通工具不得超过以下标准：12表 52员工出差交通标准单位职级轮船火车动车或高铁飞机总经理、董事会成员一等舱软卧商务座商务舱公司总部中心负责人、部门负责人二等舱软卧二等座经济舱部门负责人以下人员二等舱硬卧二等座经济舱公司负责人、中心负责人二等舱软卧二等座经济舱地区公司部门负责人二等舱硬卧二等座经济舱部门负责人以下人员二等舱硬卧二等座经济舱3、员工乘坐交通工具时，应严格按照岗位级别所对应的交通工具票种等级执行，否则不予以报销。如有情况特殊，须在报销单上注明详细原因。4、到公司各公司出差时，到达当地的车站、码头或机场，各公司应安排车辆接送，如各公司没安排车辆接送，应尽量乘地铁、公共汽车等公共交通车辆，其次则选择计程车。到其它城市出差时，在条件允许的情况下应尽量乘坐当地的公共交通车辆，其次选择计程车。5、因接送客户需要租车的，须提前填写租车申请，报本部门负责人签字确认后报行政管理部签批，方可租用。租车申请单将作为借款及费用报销凭据。6、出差报销的士费或餐费时，请上传相对应的出差交通票据（火车票或机票），以备核查。13第二十二条住宿费用报销1、公司总部员工出差到各地区公司，酒店一律由当地公司负责预订和报销。2、如无工作特殊要求，公司在当地有协议酒店时，应尽量入住协议酒店，如无协议酒店时，应尽量选择就近的经济连锁类型酒店住宿。3、因公务出差到其它地区，董事会成员、总经理的住宿费提供票据，可据实报销。其他员工出差按实际发生天数报销住宿费，不得超过以下限额报销住宿费（含各类服务费用）：表 53员工出差住宿标准单位职级港澳地区省会城市、特区其他地区中心负责人600元(港币)/晚300300公司总部部门负责人500元(港币)/晚150130部门负责人以下人员400元(港币)/晚150130公司负责人600元(港币)/晚300300地区公司中心负责人、500元(港币)/晚150130部门负责人及以下人员400元(港币)/晚1501304、如果多人同时出差同一个地方的，非部门负责人的员工应安排同性别的两人同住一间双人房。5、下级陪同上级领导出差时，食宿可参照上级领导报销标准。146、经审批通过的员工，出差人员外地参加会议、学习班、培训等，由组织者统一安排住宿和交通工具的，根据公司公司相关授权逐级审批后，费用可据实报销。7、住宿费必须列明住宿天数，对单价、住宿日期等项目内容不全的、手续不完整、有涂改现象的单据，一律不予以报销。第二十三条出差误餐补助1、在本市工作到本市其他地方办事的，不视为出差，不发出差误餐补助。2、出差到各地区公司的，无宴请情况下原则上在当地公司食堂就餐。3、员工因公务出差到其它地区，或到各地公司出差时，当地公司没有安排就餐，按如下标准补助餐费：港澳台地区早餐每人补助20 元，中、晚餐每人补助 50 元/餐；市外城市地区早餐每人补助 10元，中、晚餐每人补助 30 元/餐。4、司机市内出车的，原则上不产生误餐费，特殊情况产生的误餐费由行政人事中心负责人审批后报销；跨市且在以下时间段出车的： 7:30 之前出车；11:30 前出车，13:30 后回公司；17:00 前出车，18:30之后回公司，可参照本制度标准对相应的时间段发放误餐补助。司机出车过程中，因故意拖延时间产生餐费等差旅费的，一经发现取消其当天所有差旅费用报销，并视为严重违纪，公司将按相关规定进行处罚。155、国内出差按照往返车票（机票或船票）出发/抵达计算出差时间，港澳台及出境出差按照出入境记录来计算出差时间。对于出差人出差期间包含周六、周日，且在出差当地有住址的情况，可根据实际情况确定是否计算为出差时间。6、出差人员购买车站餐车、茶座的费用一律自理。7、员工领取出差补助，必须有正规的餐饮发票、出差申请表等票据，特殊情况公司负责人批准后可予以报销。第二十四条差旅费报销注意事项1、员工趁出差或调动工作之便，事先经部门负责人及以上领导批准后就近回家探亲办事，其绕道车、船票，扣除出差直线单程车、船费，多开支的部分由个人自理。扣除标准：火车按快车（包括特快）票价计算，符合乘坐硬席卧铺条件的，按硬席中铺计算。如果绕道车、船费少于直线单程车、船费时，应凭车、船票按实报销，不发给绕道和在家期间的出差伙食费、住宿费，并不予报销绕道期间的市内交通费。2、出差员工自带交通工具，不报销出差地市内交通费。3、员工参加在外地召开的各类会议，由主办单位统一安排食宿的，凭票实报实销，不再计发食宿补贴，交通费凭票在限额内报销。凡会议主办单位出具食宿费自理证明的，回各单位按差旅费用报销原则凭票报销。公司内部会议按会议统一安排，据实报销。164、员工出差进行特别商务活动，住宿费需超过规定标准以及需异地租车的，须向公司负责人请示和财务管理部备案才可开支，由公司负责人审批后据实报销，不计入包干费用，但租车后扣除租车当日的市内交通补贴。5、员工到公司内部单位出差，如由内部单位免费安排食宿的，不再享受出差食宿补贴、但享受市内交通补贴。6、因工作原因需在出差地请客的或随请的，请客一次当天伙食补贴按 50%计发，请客两次当天不发放出差补助。7、因工作需要派驻外地的常驻人员，另行规定。8、员工到公司内部所属单位出差，其住宿费、伙食费、交通费等费用在离开时应全部结清，不允许签单，财务管理部亦不能代为结账。9、公司司机出市外长途车，以实际天数按一般员工长途出差的住宿、伙食标准包干执行，非特殊情况不享受市内交通补贴。10、员工出差期间，要提高警惕性，保管好车票、单据，如发生遗失，需有相关证明人或担供有效证据，并经部门领导，财务管理部审批，经公司负责人批准后，方能报销。11、公司员工随同高级别人员一同出差，其出差标准可按高级别人员相应标准执行。公司员工随同中心总以上级别人员一同出差，原则上不予发放误餐补助和交通补贴。12、各部门负责人对差旅费借支应根据出差地点、时间、本人差费标准等因素控制借支额度，出差员工必须在返回公司后一周内到财务管理部报账并退回余款，无故拖延不报的，财务管理部有权从本人当月工资中扣回借款，在尚未扣清之前不得重复借款。18第五章业务招待费第二十五条业务招待费具体包含交际住宿安排、接待用餐、文娱活动、赠送礼品等费用支出。第二十六条业务招待费的支出应以“厉行节约，合理开支，严格控制，超标自负”为原则。第二十七条业务招待坚持对口接待的原则。公司总部部门负责人及以上人员、地区公司负责人、中心负责人，由办公室统一安排接待；地区公司部门负责人及一般工作人员，由对口职能部门与办公室会商后安排接待；外部单位一般人员，由各公司对口职能部门或业务部门安排接待，外部单位重要领导应与办公室会商接待。第二十八条 各类业务招待，接待部门应适当从紧控制陪同人员，陪同人员一般不应超过需接待人员的 3 倍。若需接待人员为 1 人， 3 倍的陪同人员数量限制可以有所放宽，但最多不能超过 6 倍。陪同人数超过 3 倍必须事先经中心负责人批准，该书面批准文件作为费用报销必备附件。19第二十九条接待标准：具体见下页表 6-1表 61接待标准项目接待对象接待最高标准备注本市的外单位客人原则上不安排住房由客人自理的应按客人的要求非本市的外单位客人安排公司安排单间或套房的由行政管理部报公司负责人批准董事会成员、公司总经理按需安排住房中心负责人、标准分公司负责人协议酒店，但价格不能超过规定的标准公司部门负责人及分公司中心负责人公司部门负责人以原则上住员工宿舍，如需安排单间或标间的， 按快捷酒店标下人员、分公司中心负责人以下人员准安排，由行政中心负责人批准项目接待对象接待最高标准备注公司部门负责人及以上有食堂按工作餐标准尽量在食1、 以上标准既包含从公司领人员，分公司中心负责堂就餐，不配备食堂的每餐接用酒，也包含外购酒及饮料人及以上人员待标 准为 100 元/人等。使用高档烟酒须经公司负责人批准。2、午餐招待原则公司部门负责人以下人有食堂按工作餐标准尽量在食上不饮用酒类，确有需要时也员，子公司、分公司中堂就餐，不配备食堂的每餐接应适量控制；接待所需烟酒原用餐心负责人以下人员待标 准为 60 元/人则上自备。3、 如未配备食堂，标准外单位一般职员每餐 60 元/人接待用餐一般 应由行政管理部统筹安排，就近安 排饭店由行政管理部和办公室会商后招待。陪客人员不得随意提外单位重要领导高就餐标准，超过规定标准的报领导批准部分自行承担，公司不予报销。文娱活动、原则上不安排文娱活动，不赠送贵重礼品、 纪念 品，赠送特殊情况应事先报公司负责人批准。礼品标准20第三十条业务招待费严格实行预算计划额度控制和事前审批制度，各部门突破预算总额指标或费用计划总额、单次招待标准后的支出应报公司负责人批准。各部门执行交际业务前，应填写业务招待费申请单，经部门负责人签字后报行政审核，由行政复核招待标准并报分管领导同意后方可执行。第三十一条原则上杜绝无票的费用开支。如工作业务需要开支无票费用（如娱乐费、洗理费等），500 元以上需事前先请示公司负责人同意后再执行。对此类无票费用，需提供相关联的有效证明，才可报销。每月开支的无票费用， 需以文字报告的形式报公司负责人审批后，方可进行相应账务处理。第三十二条交际应酬客人发生的礼品费报销，200元以上必须出具购货单位（商场、酒店等）的电脑打印明细清单，否则财务一律不予报销。第三十三条所有招待费用开支原则上至少有两人经手，由职务高者负责接待和报账，出具发票和本次用餐菜单明细，否则不予报销。如发现乱报、虚报、 多报等违纪现象，经证实后不论金额大小扣除半个月工资。21第三十四条专程陪客旅游，须经公司负责人批准，经办人在公司负责人批准的定额内控制费用。第三十五条各部门分别设置各部门交际应酬费台帐，中心负责人及以上人员单设个人交际应酬费台账，财务管理部应按部门、费用项目建立明细账，各项交际应酬费报销后，各部门须按真实原则逐笔记录交际时间、地点和具体内容， 按月送交财务部会计审核无误后签字。各部门业务招待费台账根据需要提交部门、中心、公司负责人审阅。第六章其他报销费用第三十六条员工因加班或外出市内办事所发生的交通费用可据实报销。 报销票据须为当月票据，必须有票号，不得用连号或隔号连号票，更不得用互相交换连号票、过期票据及市外客车票据报销，违者取消当月交通费的报销。第三十七条公司员工因加班误餐，不进行误餐报销。第三十八条享受汽车补贴的，由本人提供有关汽车费用的有效发票在财务部门按批准金额报账。22第三十九条享受通讯费用报销的人员，每月按公司负责人批准的标准在限额内按实际发生额报销一次，通讯费的报销只能是本人使用的当月一台手机费用，不得用第二台手机或家用电话费报账。第四十条汽车费用的报销，行政管理部和财务管理部应严格按照公司的规定审核各项费用（包括汽车维修费、汽油费、养路费、保险费、过路费、过桥费等），如未遵守公司的汽车费用管理规定进行审核，一律按照违纪行为给予处罚，由于违反交通法规导致的罚款，一律不准报销。第七章补充规定第四十一条员工出差至外地报销了误餐补助或城市公司在当地食堂安排了就餐，当月工资中将不再发放出差期间的误餐补助。第四十二条司机违反交通法规，发生的第一次违章罚款由公司和个人各承担一半费用，之后再发生的违章罚款将由司机本人承担。如因特殊原因造成的违章罚款，经公司总经理特批后可给予报销。第四十三条出差人员要合理安排行程，尽量控制行程变更计划，以减少行程变更产生的退订改签费用。第四十四条办公费用管1、办公费用包括印刷各种帐表、打印纸、办公用品、笔墨、印制名片、邮寄、书报等费用。各部门对所属单位发生的办公费负责，行政部对整个公司发生的办公费用负有监管和控制责任。2、办公用品采购和印刷各种帐表等由行政负责采购、印刷。233、各部门工作所需用的专用表格等印刷品，由部门自行制定格式，按规定报部门领导审批后，由行政部统一安排广告公司印制。4、各公司所需办公用品，在月度未 25 号前填编写“办公用品计划书”，经部门和公司领导审批后交由行政统一采购；6、办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。7、个人领用的办公用品、工刃量具要妥善保管，不得随意丢弃和外借，工作变动时，必须办理移交手续，如有遗失，照价赔偿。第八章罚 则第四十五条 未按审批程序办理费用报销的，对责任人罚款 100元/次。第四十六条 越权审批费用开支，未造成损失的，对审批责任人罚款 100 元/次；造成损失的，由审批责任人全额承担。第四十七条 部门费用必须在年度预算额度内开支，未经审批超额度开支 的，按超出金额的 100%罚款。第四十八条费用开支弄虚作假，除收回弄虚作假金额外，另对相关责任人处以违纪金额 100%的罚款，且视为严重违纪，情节严重的，依法追究法律责任。24第十章附则第四十九条本制度实施后，原有的类似制度自行终止，与本制度有抵触的规定以本制度为准。第五十条本制度由公司行政部负责解释、财务部修订，本制度自颁布之日起实施。25其中专业理论知识内容包括：保安理论知识、消防业务知识、职业道德、法律常识、保安礼仪、救护知识。作技能训练内容包括：岗位操作指引、勤务技能、消防技能、军事技能。二培训的及要求培训目的安全生产目标责任书为了进一步落实安全生产责任制，做到“责、权、利”相结合，根据我公司2015年度安全生产目标的内容，现与财务部签订如下安全生产目标：一、目标值：1、全年人身死亡事故为零，重伤事故为零，轻伤人数为零。2、现金安全保管，不发生盗窃事故。3、每月足额提取安全生产费用，保障安全生产投入资金的到位。4、安全培训合格率为100%。二、本单位安全工作上必须做到以下内容： 1、对本单位的安全生产负直接领导责任，必须模范遵守公司的各项安全管理制度，不发布与公司安全管理制度相抵触的指令，严格履行本人的安全职责，确保安全责任制在本单位全面落实，并全力支持安全工作。 2、保证公司各项安全管理制度和管理办法在本单位内全面实施，并自觉接受公司安全部门的监督和管理。 3、在确保安全的前提下组织生产，始终把安全工作放在首位，当“安全与交货期、质量”发生矛盾时，坚持安全第一的原则。 4、参加生产碰头会时，首先汇报本单位的安全生产情况和安全问题落实情况；在安排本单位生产任务时，必须安排安全工作内容，并写入记录。 5、在公司及政府的安全检查中杜绝各类违章现象。 6、组织本部门积极参加安全检查，做到有检查、有整改，记录全。 7、以身作则，不违章指挥、不违章操作。对发现的各类违章现象负有查禁的责任，同时要予以查处。 8、虚心接受员工提出的问题，杜绝不接受或盲目指挥；9、发生事故，应立即报告主管领导，按照“四不放过”的原则召开事故分析会，提出整改措施和对责任者的处理意见，并填写事故登记表，严禁隐瞒不报或降低对责任者的处罚标准。 10、必须按规定对单位员工进行培训和新员工上岗教育；11、严格执行公司安全生产十六项禁令，保证本单位所有人员不违章作业。 三、 安全奖惩： 1、对于全年实现安全目标的按照公司生产现场管理规定和工作说明书进行考核奖励；对于未实现安全目标的按照公司规定进行处罚。 2、每月接受主管领导指派人员对安全生产责任状的落