一体化管理体系内审员培训.pptx

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,*,一体化管理体系内审员培训,一体化管理体系内审员培训,第1页,目 录,审核概论,审核策划和准备,现场审核和审核汇报,纠正办法实施和验证,一体化管理体系内审员培训,第2页,一.,审核概论,1.主要术语(依据ISO19011:),审核:,为取得审核证据并对其进行客观评价,以,确定满足审核准则程度所进行系统,独立并,形成文件过程。,审核目标:,为了确定审核准则是否得到满足。,审核过程:,取得客观证据并对其进行客观评价。,审核要求:,客观性、系统性、独立性、文件化。,一体化管理体系内审员培训,第3页,审核准则:,一组方针、程序或要求。,注:审核准则是用作与审核证据进行比较依据.,审核准则通常有:,1.管理体系标准(如ISO9001、ISO14001、OHSAS18001):,2.适用法律法规和其它要求(如行业规范);,3.管理体系文件(如质量手册、环境管理手册、程序文件、,质量和环境方针、目标、承诺等);,4.协议。,一体化管理体系内审员培训,第4页,审核证据:,与审核准则相关而且能够证实记,录、事实陈说或其它信息。,注：审核证据能够是定性或定量。,包含:,1.存在客观事实;,2.被访问负有责任人员陈说;,3.现有文件、统计.,要求:,1.应是客观事实描述;,2.可验证;,3.不含个人推理或猜测成份。,审核发觉:,将搜集到审核证据对照审核准则，进,行评价结果。,注：审核发觉能表明符合或不符合审核准则，或指出改进机会。,一体化管理体系内审员培训,第5页,审核结论：,审核组考虑了审核目标和全部审核发觉后得,出审核结果。,审核委托方：,要求审核组织或人员。,受审核方：,被审核组织。,审核员：,有能力实施审核人员。,审核组：,实施审核一名或多名审核员,需要时,由技术,教授提供支持。,审核范围：,审核内容和界限。,注:审核范围通常包含对实际位置,组织单元、活动和过程以,及所覆盖时期描述。,一体化管理体系内审员培训,第6页,2.一体化管理体系审核特点,系统性:,被审核管理体系必须是正规,管理体系审核必须是一项正式有序活动,独立性:,管理体系审核必须是一项独立活动,客观性:,审核证据客观、审核结果判断客观、有程序确保审核客观性,文件化：,审核结果应形成文件,抽样性：,管理体系审核是一个抽样过程,一体化管理体系内审员培训,第7页,3.按审核方分类,第一方审核（内部）,第二方审核（外部）,第二方审核（外部）,供方,组织,用户,第三方审核（外部）认证/注册,一体化管理体系内审员培训,第8页,4.按认证审核序列分,首次审核,审核认证受理后首次正式审核,(诚信、正直、保守秘密、慎重),监督审核,获准认证后定时审核,复评审核,获准认证使用期届满重新申请认证审核,结合审核,联合审核,一体化管理体系内审员培训,第9页,5.审核活动普通次序和阶段,审核开启,文件评审实施,现场审核活动准备,现场审核活动实施,审核汇报编制、同意和分发,审核完成,审核后续活动实施,典,型,审,核,活,动,一体化管理体系内审员培训,第10页,6.审核标准,与审核员相关标准,道德行为：,职业基础(诚信、正直、保守秘密、慎重),公正表示：,真实、准确地汇报义务,职业素养：,在审核中勤奋并含有判断力,独立性：,审核公正性和审核结论客观性基础,基于证据方法：,在一个系统审核过程中,得出可信和可,重现审核结论合理方法,7.审核方案管理,审核方案:,针对特定时间段所策划,并含有特定目标一组(一,次或屡次)审核。,注：审核方案包含策划、组织和实施审核所必要全部活动。,一体化管理体系内审员培训,第11页,审核方案授权,审核方案建立,目标、范围与程度,职责,资源,程序,审核方案实施,安排审核日程,评价审核员,选择审核组,指导审核活动,保持统计,审核方案监视和评审,监视和评审,识别纠正和预防办法需求,识别改进机会,审核方案改进,审核员能力和评价,审核活动,ACTION,PLAN,DO,CHECK,审核方案管理程流程图,一体化管理体系内审员培训,第12页,审核方案策划内容之一：年度内审计划,编制年度内审方案,职责:,内部审核方案管理部门编制,管理者代表同意,内容:,确定审核频次及时间,确定审核范围和方法,要求:,一年内全部部门和全部要素最少审核一次,较主要部门或要素可适当增加频次,可采取“集中式审核”和“滚动式审核”相结合,年度审核计划应发至相关部门,示例:,年度内部管理体系审核方案,一体化管理体系内审员培训,第13页,部门,标准要求,1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12,总经理,4.2/4.4.1/4.6,管理者代表,4.3.1/4.3.3/,4.5.4/4.4.1,行政部,4.4.2/4.4.5/4.4.6/4.5.3/,安环科,4.3.1/4.3.2/4.3.3/4.4.3/4.4.4/4.4.6/4.4.7/4.5.1,企管科,4.3.2/4.5.2,质检科,4.3.1/4.3.3/4.4.6/4.4.7/4.5.1/4.5.2,技术科,4.3.1/4.3.2/4.4.3/4.4.6,供给科,4.3.1/4.3.2/4.4.3/4.4.6,生产科/车间/仓库,4.3.1/4.3.3/4.4.6/4.4.7/4.5.1/4.5.2,销售科,4.3.1/4.3.2/4.4.3/4.4.6,年度内部管理体系审核方案,注:“,”表示计划审核时间，“”表示实际已按计划完成审核.,一体化管理体系内审员培训,第14页,8.审核员能力和评价,审核过程信心和可信程度：,取决于进行审核审核员能力,审核员能力,个人素质；,教育；,工作经历；,审核员培训；,审核经历。,能,力,8.审核员能力和评价,能力评价过程,步骤,1,：识别个人素质、知识和技能、以满足审核方案需要；,步骤,2,：建立评价准则；,步骤,3,：选择适当评价方法；,步骤,4,：实施评价。,评,价,一体化管理体系内审员培训,第15页,二 审核策划和准备,任命审核组长,确定审核目范围准则,确定审核可行性,成立审核组,与受审核方建立初步联络,文件评审,审核开启,审核准备,编制审核计划,分配审核任务,准备工作文件,一体化管理体系内审员培训,第16页,（一）审核开启,1.任命审核组长,内审组长：,条件：,资格-有证书、经授权,业务范围-熟悉体系,工作经验-有审核经历,组织能力-含有管理审核工作,能力,职责：,帮助选择审核组其它组员,制订审核计划、分配审核任务,指导审核员编制检验表,控制审核过程,提交审核汇报,对审核质量负责,任务：,总经理或管理者代表正式任命,一体化管理体系内审员培训,第17页,2.确定审核目,第一方审核,第二方审核,第三方审核,保障管理体系正常运行和连续改进,为第二方和第三方审核做准备,作为组织一个管理伎俩,选择适当供给商或合作搭档,证实供给商或合作搭档满足要求要求,促进供给商或合作搭档改进环境管理体系,向外界展示组织环境管理体系是否符合要求,实施、保持和改进组织环境管理体系,满足相关方要求,一体化管理体系内审员培训,第18页,3.确定审核范围,审核范围,(依据ISO19011:):,审核内容和界限。,注:审核范围通常包含对实际位置、组织单元、活动和过程以及所覆盖时期描述。,审核范围应包括:,业务范围:,组织活动、产品、服务所包括范围及其引发重大环境原因和相关和环境影响,区域范围:,固定现场、暂时现场,一体化管理体系内审员培训,第19页,3 确定审核范围(续),审核范围描述了审核内容和界限,比如:实际位置、组织单元、受审核活动和过程、以及审核所覆盖时期。,第二方审核、第三方审核应考虑原因：,组织管理权限,组织活动范围,组织产品范围,组织现场区域,一体化管理体系内审员培训,第20页,4 确定审核可行性,考虑以下原因可取得性:,策划审核所需充分和适当信息;,受审核方充分合作;,充分时间和资源。,一体化管理体系内审员培训,第21页,5.组成审核组,要求:,第三方审核审核组,初审最少有一名高级审核员,最少配置一名经认可含有相关专业能力组员,必要时配置技术教授作为审核顾问,内审组,内审员含有资格并授权,内审员不能审核自己工作,含有相当业务知识,一体化管理体系内审员培训,第22页,6.与受审核方建立初步联络,职责:,由管理者代表或审核组长进行。,目标:,与受审核方代表建立沟通渠道；,确认实施审核权限；,提供相关建立时间安排和审核组组成信息；,要求接触相关文件、包含统计；,确定适用现场安全规则；,对审核作出安排；,就观察员参加和审核组向导需求达成一致意见。,一体化管理体系内审员培训,第23页,7.内审员条件及职责,条件:,个人素质,教育、工作经历、审核员培训、审核经历,资格:有证书、经授权,业务范围:对受审核区域有一定了解,沟通能力:含有语言、文字等交流、协调能力,职责:,编制检验表,独立完成完成审核任务,搜集证据,作好审核统计,编写不合格汇报,组内交流,汇报审核结果,验证纠正办法有效性,恪守行为规范,坚持客观公正,配合并支持审核组长工作,一体化管理体系内审员培训,第24页,8 内审员个人素质要求,要求一：,有道德：即公正、可靠、忠诚、诚实和谨慎,思想开明：即愿意考虑不同意见或观点,要求二：,善于交往：即灵活地与人交往,善于观察：即主动地认识周围环境和活动,有感知力：即能本能地了解和理解环境,要求三：,适应力强：即容易适应不同情况,坚忍不拔：即对实现目坚持不懈,要求四：,明断：即根据逻辑推理和分析及时得出结论,自立：即在不同其他人有效交往中独立工作并发挥作用,一体化管理体系内审员培训,第25页,9 内审员作用,对管理体系运行起监督作用,管理体系保持和改进起参谋作用,在管理方面在领导与群众之间起沟通作用,在第二、第三方审核中起接口作用,在管理体系有效实施中起带动作用,一体化管理体系内审员培训,第26页,（二）文件评审,目标：,评审相关管理体系文件是否满足标准要求,确定针对审,核准则充分性。了解体系情况，为制订审核计划，编制检,查表作准备。,职责：,组长应搜集并熟悉手册、程序、法律法规等文件。组,员应搜集并熟悉手册、程序和作业文件中相关内容。,要求：,文件是否覆盖标准,是否现行有效,符合文件控制要求,术语是否符合标准要求,各项环境活动是否明确对应控制内容、伎俩、职责,文件接口是否明确、内容是否协调,结果：,外审-文审汇报,不合格汇报,要求更改或重编,内审-可形成统计,一体化管理体系内审员培训,第27页,编制审核实施计划,职责：内审组组长编制,管理者代表批准。,内审工作管理部门提前一周发至相关部门。,内容：,审核目,审核范围,审核准则,审核组,审核日期和日程,其他,认证审核分两个阶段进行,一阶段审核和二阶段审核,（三）审核准备,一体化管理体系内审员培训,第28页,内审实施计划要求,应考虑审核方式,审核人日数应适宜,部门、要素审核时间分配应合理,按部门审核时,应列出该部门所负责主要要素,按要素审核时,应列出该要素所包括到主要部门,审核组组员分工,应考虑其专业能力和独立性,应安排好会议时间,时间安排应尽可能与作息时间相一致,审核计划在实施过程中,可依据要作适当调整,一体化管理体系内审员培训,第29页,第一阶段和第二阶段审核计划差异,区分,第一阶段,第二阶段,目标,了解受审核方EMS情况,确定第二阶段审核可行性,确定第二阶段审核重点,评价受审核方EMS是否有效实施,决定受审核方能否经过认证审核并取得注册,范围,受审核方EMS文件和相关资料,与重大环境原因相关现场,全部现场和相关文件与资料,审核,人日,较少,较多,审核,内容,主要包括标准中4.4.1/4.2/4.3.1/4.3.2/4.3.3/4.3.4/4.5.4/4.6,受审核方接收审核主要是管理者、管理者代表和环境管理部门,包括标准全部要素,受审核方全部部门,审核,汇报,第一阶段审核结论，主要是对体系文件符合性和第二阶段审核可行性进行评价,整个审核审核结论,对体系符合性、有效性和适应性进行全方面评价,一体化管理体系内审员培训,第30页,示例:内部审核实施计划,1 审核目标：评价企业EMS是否符合ISO9001、ISO14001标准,体系文,件是否得到有效运行,企业是否具备申请认证审核条件。,2 审核范围：,a.建筑涂料设计开发、生产、销售及相关环境管理活动,b.位于南京市北京西路12号企业产品生产区及办公生活区,c.审核取证时间为年2月1日至审核时止,3 审核类型：例行内部审核,4 审核准则：,a.ISO9001、ISO14001标准,b.企业管理体系文件,c.适用法律法规及其它要求,5 现场审核时间：年5月16-17日,6 审核组长：A 张 B 吕 C 刘 D 王,7 审核要求：,a.审核期间企业各部门责任人应参加首次和末次会议;,b.审核期间被审核部门相关人员应依据审核安排，在对应工作岗位上。,c.审核计划要求是大致时间,可能依据审核需要作对应调整。,一体化管理体系内审员培训,第31页,日期,第一组（A+B）,第二组（C+D）,时 间,审核内容,时 间,审核内容,5,月,16,日,08:30-09:30,首次会议,现场巡视企业活动及相关场所,09:30-10:30,10:00-12:00,安环科 4.3.1/4.3.2/4.3./4.3.4/,10:30-11:30,11:30-12:00,13:30-15:30,15:30-17:30,总经理 4.2/4.4.1/4.6,管理者代表,4.3.1/4.3.3/4.3.4/4.5.4,企业科 4.3.2/4.5.2,质检科/化验室,4.3.1/4.3.3/4.3.4/4.4.6/4.4.7,13:00-17:00,4.4.3/4.4.4,生产科/车间/仓库,4.3.1/4.3.2/4.3.3/4.3.4/4.4.6/4.4.7/4.5.1/4.5.2,17:00-17:30,审核组小结,5,月,17,日,08:30-10:30,10:30-12:00,13:30-15:30,质检科/化验科 4.5.1/4.5.2,技术科 4.3.1/4.3.2/4.4.3/4.4.6,办公室 4.4.2/4.4.5/4.5.3,08:30-10:30,10:30-12:00,13:30-15:30,供给科 4.3.1/4.3.2/4.4.3/4.4.6,销售科 4.3.1/4.3.2/4.4.3/4.4.6,食堂 4.3.1/4.4.6/4.4.7/4.5.1/4.5.2,15:30-16:30,补充审核,16:30-17:30,审核组总结,17:30-18:00,末次会议,编制:同意:,内部审核实施计划（续）,8.审核日程安排,一体化管理体系内审员培训,第32页,2 分配审核任务,职责:,审核组长分配审核任务、安排审核准备事项,审核组员接收审核组长领导,完成任务,形式:,召开审核组预备会,要求:,应考虑审核员独立性和能力要求,资源充分利用、审核员、技术教授作用和职责,可依据审核进展更改审核计划,一体化管理体系内审员培训,第33页,3 准备审核工作文件,审核工作文件类别,检验表,审核统计表,不合格汇报表,审核汇报表格,检验表含义,审核员工作文件、提要、工作、线路,职责:,内审员负责编制分工范围内检验表,内审组长组织编制并审查,内审组长准备审核统计表格,一体化管理体系内审员培训,第34页,4 检验表,检验表作用:,保持审核目标明确和清楚,保持审核内容周密和完整,保持审核节奏和连续性,降低审核员偏见和随意性,减轻审核员负担(备忘录),检验表内容:,明确查什么:,列出审核项目和关键点,明示怎么查:,列出审核步骤和方法,一体化管理体系内审员培训,第35页,检验表编制要求,编制依据:,审核准则,按部门审核要列出主要要素,按要素审核要列出主要部门,注意逻辑次序，明确审核步骤,抓紧重点，抽样有代表性、经典性,不要忽略审核方法和样本量合理性,内容繁简应依据审核员经验决定,时间要留有余地,各部门都要审核公共要素,一体化管理体系内审员培训,第36页,检验表利用,检验表利用,明确查什么：,列出审核项目和关键点,明示怎么查：,列出审核步骤和方法,不要将检验表内容透露给受审核方，但也不要搞过于神秘,灵活应用，不要机械,碰到重大问题线索，可修改和调整检验表，但不能随意修改,检验表示例,按要素审核检验表,（,审核关键点、客观证据、检验表要素）,按部门审核检验表,一体化管理体系内审员培训,第37页,检验表,NO,4.2 要素检验表,审核统计,判断,1,环境方针,检验是否有文件化环境方针、方针是否经最高管理者同意,方针内容是否包含对连续改进承诺、对法律法规和其它要求承诺,检验环境原因评价结果、了解方针是否与组织环境影响和规模相适宜,2,方针沟通传达证据,采取什么方式向全体员工传达方针,了解各层员工是否了解环境方针内容,采取什么方式使相关方能取得环境方针,检验相关要求或统计,3,方针评审证据,问询最高者对方针评审时机以及评审统计,4,方针落实实施证据,检验绩效测量结果反馈,了解方针是否实施,一体化管理体系内审员培训,第38页,检验表,NO,4.3.1 要素检验表,审核统计,判断,1,环境原因识别,组织是否建立了在环境原因识别、评价和更新控制程序,程序中是否包含环境识别、评价和更新控制要求,2,环境原因识别清单,组织是否依据组织特点对环境原因进行识别、识别是否相对充分,是否考虑了三种时态、三种状态和九种类型?,3,重大环境原因评价,重大环境原因评价方法是否适宜,是否按要求评价方法和实施?,4,环境原因更新,当情况发生改变时,是否及时进行了更新识别和评价?,一体化管理体系内审员培训,第39页,NO,4.3.2 要素检验表,审核统计,判断,1,识别和获取法规和其它要求程序,是否建立和保持识别、取得和更新法规和其它要求程序,2,法规和其它要求记录表、包含更新登记,法规搜集渠道是否能满足要求,检验“法规和其它要求清单”是否相对充分,是否保持定时跟踪、更新,与部门以及相关方相关法规及其它要求识别和确定,与部门以及相关方相关法规及其它要求识别和确定,3,法规和其它要求传达给员工和相关方证据,采取什么方式将法规和其它要求传达给员工和相关方,检验表,一体化管理体系内审员培训,第40页,表2-3 采购要素检验表(示例),序号,检验内容,检果方法和包括部门,检验,统计,1,供给料是否按采购控制程序进行采购工作？,与供给科长面谈并查阅最新采购程序文件。,2,检验对分供方评定和控制情况.。,在供给科查阅本厂采购物资分类（分A、B、C三类）清单。,查阅A、B两类物资合格分供方名单最新版本，并向供给科长问询该名单确定和同意情况。,从A、B两类物资合格分供方名单中各选出3-5家，查阅其评定统计及档案。,在供给科查阅这6-10家分供方从上次内审以来供货业绩统计，必要时到检验科查对。,向供给科长了解对分供方控制程序和方式，并查对对此6-10家控制统计，如有没有质量确保协议或驻厂代表等制度，效果怎样？,向供给科、质管办和技术科责任人了解对分供方评定过程以及合格分供方名单调整和同意情况。,15/45,一体化管理体系内审员培训,第41页,表2-3 采购要素检验表(示例)续,序号,检验内容,检果方法和包括部门,检验统计,3,检验采购文件审批情况。,在A、B两类物资中各选出3种查阅其采购文件（如 采购计划、采购协议等）内容是否正确齐全，质量要求是否明确（如物资产品标准号，协作件图号版次，物品等级等），是否经过相关领导同意。,检验上次内审后签署采购协议台账，其内容是否包含质量要求并符合经济协议法。,在技术科、供给科和检验科了解物资代用程序和同意手续，查阅相关代用物资采购文件3-5份。,到人事教育科了解对采购人员培训上岗资格要求，查3名采购人员上岗证。,4,检验采购物资验证情况。,问询供给科长是否派检验人员到分供方工厂进行验货情况？如有，查阅相关协议及验货统计。,问询供给科长是否有用户直接到分供方工厂验货情况？如有，问询科长怎样安排，有没有文件要求？并问询科长对此持何种态度？,15/45,一体化管理体系内审员培训,第42页,表2-4 销售部门检验表(示例),（该部门中心职责为协议评审、成品交付和售后服务）,序号,检验内容,包括要素,检验方法,检验,统计,1,销售科是否了解工厂质量方针？是否明确本科主要质量职责及在质量体系中作有？,5.3,与,5.5,与销售科长谈话；,查阅质量手册及程序文件,。,2,销售科是否对每项协议标书和订单进行了评审？,7.2,检验从上次内审以来协议评审统计？注意是否在签署协议前进行评审？,如这时期有投标项目，检验对招标书评审 统计，中标后协议与投标是否有不一致地方，怎样处理？,口头订货是否有电话统计或伟真确认件？,查评审统计内容是否符合要求？评审桔论是否得到落实？,问询科长有没有因未评审或评审不妥面造成违约事件？,16/45,一体化管理体系内审员培训,第43页,表2-4 销售部门检验表(示例)续,序号,检验内容,包括要素,检验方法,检验,统计,3,特殊或重大协议是否按程序召开评审会议？用户特殊要求是否形成文件并在各部门进行了传阅？,7.2,查上次内审以来所发生3-5份特殊协议或重大协议（包含出口协议）评审会议统计，查评审结论是否得到落实？,在3-5份用户有特殊要求技术协议书等文 件，是否在计划技术、生产、检验、采购等部门进行了传阅？查协议修改通知单收发统计。,4,协议更改是否按程序进行？主要更改是否再次进行了评审？,7.2,查上次内审后3-5份协议更改统计，包含更改要求（用户来件）评审统计，更改,情况通知各相关部门统计等。,5,来自用户申诉是否及时得到了处理？,8.3,查上次内审后用户来函来电及这些申诉处理情况统计，并检验相关申诉内容是否传递到相关部门。,6,是否按要求向用户提供了服务，包含维修、备品配件提供、培训操作人员以及退、赔、换、修不合格品？,7.5.1,查上次内审以来售后服务统计台帐，选出其中3-5份较大服务统计，查看用户对服务意见反馈。,16/45,一体化管理体系内审员培训,第44页,表2-4 销售部门检验表(示例)续,序号,检验内容,包括要素,检验方法,检验,统计,7,是否按包装设计和包装工艺进行了产品包装？包装材料及包装箱标志是否正确？合格证及相关文件是否正确地装入箱内？备品件是否与装箱单相符？,7.5.5,在成品库查看3-5种成品包装情况，包装是,否经过检验，有没有检验统计。,8,如协议要求把成品交付到用户处，怎样确保交付过程中产品质量不受影响？,7.5.1,与成品发送责任人谈话；,查上次内审后成品发送单留底，抽看3-5份;,查看用户反馈意见.,9,成品库是否按程序进行了管理？,7.5.5,查看成品库台帐；,抽查3-5种成品帐、卡、物一致性；,观察仓库条件及产品标识情况；,与仓库主任谈话.,一体化管理体系内审员培训,第45页,表2-4 销售部门检验表(示例)续,序号,检验内容,包括要素,检验方法,检验,统计,10,销售部门人员培训情况.签署协议及售后服务人员是否经过授权或认可？,6.2.2,查今年销售科培训计划及实施统计；,查3名协议签署人员、3名售后服务人员上 岗证或授权证实。,11,销售部门参加设计评审及协议转化为设计输入情况.,7.3,与销售科长谈话,.,12,销售部门按受内审及纠正方法执行情况.,8.2.2,查上次内审时对销售科审核汇报及不合格 汇报以及纠正方法计划；,查纠正方法实施统计及效果验证情况.,一体化管理体系内审员培训,第46页,检 查 表,NO,4.4.5 要素检验表,审核统计,判断,1,文件和资料控制程序,是否建立和保持了文件和资料控制程序,文件和资料控制范围是否明确,2,文件和资料标识,文件和资料是否易于查找,3,文件和资料发放,文件和资料发放和借阅统计是否保留,各部门使用文件是否受控，关键岗位是否得到相关文件现行有效版本,发放新文件时，旧文件有否及时收回或采取方法预防误用,4,文件同意、定时评审与修订,文件编制、审核、同意是否按要求程序进行,定时评审时机是否要求并实施、评审统计是否得到保持,文件修订是否得到授权人同意，相关文件是否得到修订,5,文件有效性管理,文件版本是否控制,失效文件是否得到控制,对出于法规和（或）保留信息需要而留存档案及文件和资料管理,一体化管理体系内审员培训,第47页,三 现场审核和审核汇报,首次会议,向导和观察员作用职责,现场审核取证,审核中沟通,形成审核发觉,实施现场审核,准备审核结论,举行末次会议,一体化管理体系内审员培训,第48页,编制审核汇报,同意和分发审核汇报,审核统计汇总保留,保密承诺,审核汇报,审核完成,一体化管理体系内审员培训,第49页,现场审核目标,现场查证EMS体系文件和EMS标准符合性、适宜性和可操作性;,判断受审核方EMS体系运行有效性,检验EMS体系文件是否有效实施,能否实现组织环境方针和目标;,判断受审核方是否恪守了环境法律法规,EMS各项控制程序,实施了对主要环境原因控制。,一体化管理体系内审员培训,第50页,1 首次会议,首次会议目,建立审核组与受审核方正式关系,说明审核计划,介绍审核方法和程序,首次会议要求,会议主持人:内审组长,会议参加人员:最高管理层,受审核部门负责人或其代表,内审员,会议时间:一般不超过30分钟,会议风格:守时、务实、气氛融洽、高效,一体化管理体系内审员培训,第51页,首次会议程序,审核组人员介绍,说明审核目标和范围、审核准则,确认审核计划,介绍审核方法和程序,说明审核结果汇报方式,强调客观性、公正性和风险性,相关事宜落实,最高管理者或管理者代表讲话,表示谢意,一体化管理体系内审员培训,第52页,2 向导和观察员作用和职责,作用:,帮助审核组而且依据审核组长要求行动,职责:,建立联络并安排面谈时间,安排对场所或组织特定部分访问,确保审核组组员了解和恪守相关场所安全规,则和安全程序,代表受审核方对审核进行见证,在搜集信息过程中作出澄清或提供帮助,要求:,向导和观察员不是审核组组员,不应影响和干涉审核实施,一体化管理体系内审员培训,第53页,3 现场审核取证,基本审核方法,顺向跟踪:文件记录,特点:系统性强、易掌握、接口清晰、耗时,逆向追溯：记录文件,特点：针对性、局限性、难掌握、不易达到预期目,按部门审核:主要职能必查，相关职能兼查,特点:效率高、内容散、难掌握,按过程审核:主要部门必查,相关部门兼查,特点:系统性强、易掌握、效率低,通常四种方法结合使用，以顺向为主。,一体化管理体系内审员培训,第54页,4 审核方法,调查方法,提问,倾听,观察,统计,验证,审核技巧,提问技巧,聆听技巧,观察技巧,统计技巧,验证技巧,一体化管理体系内审员培训,第55页,5 审核技巧,经典情况应对技巧,“没问题”型,强调好一面,搪塞差一面,应对技巧：坚持全方面审核、查好也查差,“抵触”型,轻视审核员意见,不合作,应对技巧：清楚耐心地说明审核目标及发觉问题,“掩盖”型:,兜圈子,力图少说话,少回答真实情况,应对技巧：耐心、容忍、灵敏变换问法,“一问三不知”型,以情况不熟悉为理由,不回答问询问题,应对技巧：请受审核方领导另派熟悉情况人介绍(换人),一体化管理体系内审员培训,第56页,“高谈阔论”型,高谈阔论,想利用专业优势进行理论探讨,震慑审核员,减缓审核进度,应对技巧：及时插入最实际问题,不与其辩论理论或技术问题,“办不到”型,不愿认可问题,以实际行不通,做不到、没必要、太繁琐为理由,应对技巧：耐心说明标准要求,“辩解”型:,对存在不合格项千方百计辩解,寻找开脱理由,应对技巧：能够重新调查,以事实依据,“有意拖延”型,口才好,主动介绍情况拖延时间或转移审核目标,不及时提供等,应对技巧：周密计划,客气打断与审核不相干介绍,催促提供资料,说明审核目标和要求,一体化管理体系内审员培训,第57页,6 审核过程控制,要求之一:审核组长控制审核全过程,按审核计划实施,特殊情况可作局部调整,控制内审进度,各小组审核进度尽可能与计划同时,需要时应设法补救,控制气氛:平等、平和、宽松、不担心,控制客观性：证据客观、结论公正，不要主观、预计、猜测、推断,控制纪律:言行规范,控制审核结果:以事实为依据,以准则为准绳、不受个人和外部原因影响,一体化管理体系内审员培训,第58页,要求之二:检验表执行要求,依据检验表进行,发觉不合格时,调查至必要深度,审核关键活动（关键过程、特殊过程）,要求之三:抽样要求,抽样要含有代表性,要相信样本,样本量3-12,结合检验表,现场随机抽样,审核员应亲自选择样本,样本在时间、地点、产品上合理分布,抽样应分层:点面远近结合、以近为主,抽样仅限于同一主题、要素、区域,部门和要素不可抽样,要求之四:审核客观公正性要求,一直保持客观、公正、有礼貌,与被审核方责任人共同确认事实,要求之五:信息搜集要求,寻找客观证据,重点突出:找符合性,还是找不合格,不宜随意扩大样本量,一体化管理体系内审员培训,第59页,7 审核中沟通：组内交流和信息汇总,职责:,组长主持会议,内审员汇报审核审核情况,内审组评价体系,时机:,天天审核结束后,进行信息交流(需要时),末次会议前,必须进行,内容:,审核信息交流、汇总,跟踪、控制审核进度,审核统计汇总、整理,讨论、确定不合格项,要素、体系符合性、有效性评价,作出审核结论,一体化管理体系内审员培训,第60页,7 审核中沟通：与受审核方沟通,职责：,内审员与受审核区域责任人沟通,审核组与最高管理者或管理者代表沟通(需要时),时机：,末次会议前,不合格汇报编定后,部门审核结束时,内容：,受审核部门总体印象、优缺点,不合格项及其确认,特定区域、要素优缺点,体系运行情况、主要成绩和不足,不合格项数量及分布,体系评价意见,8 形成审核发觉,一体化管理体系内审员培训,第61页,不合格汇报,不合格定义、形成,定义:未满足要求,形成:,未写到体系性,未做到实施性,未到达效果效果性,不合格判定标准,以客观事实为标准,就近不就远(如统计)标准,由表及里标准,合理不正当以法为准标准,一体化管理体系内审员培训,第62页,不合格性质,严重不合格项,体系出现系统性失效,体系运行区域性失效,造成严惩环境危害,或潜在严重环境后果,组织违反法律、法规或其它要求环境行为较严重,普通不符合项没有按期纠正,目标和指标未实施,且没有经过评审采取必要办法,普通不合格项:,个别、偶然、孤立、轻微问题,对确保所审核范围体系而言,是次要问题,观察项:,证据不足,需要引发注意问题,一体化管理体系内审员培训,第63页,不合格汇报编写,职责:,内审员编写,组长查核,受审核部门确认不合格事实,不合格汇报主要内容,事实描述,不合格性质判断,不合格判定准则和条款,审核员签字,受审核方代表确认,受审核部门、编号等,一体化管理体系内审员培训,第64页,不合格事实描述,基本要求,准确描述观察到事实,包含时间、地点、岗位、何种情况,应含有可追溯性、可重查性,易于了解、文字简练，事实清楚,观点结论从描述中自然流露,尽可能使用规范术语,示例：不合格汇报,一体化管理体系内审员培训,第65页,不合格项汇报,审核部门,部门责任人,审核日期,不合格事实描述：,不符合标准：,不合格判断：严重不合格 轻微不合格 观察项,处理意见 ：一周内给予纠正 两周内给予纠正 一月内给予纠正,审核员：部门责任人：,原因分析：,提议纠正方法：,部门责任人：日期：,审核员认可：日期：,管理者代表审批意见：,署名：日期：,纠正方法完成情况：,部门责任人：日期：,纠正方法验证：,审核员：日期：,一体化管理体系内审员培训,第66页,9 审核信息汇总整理,汇总审核中信息,对同一性质普通不合格项可合并,审核统计按部门或要素整理,不合格汇报按条款编号,统计不合格项及其分布情况,一体化管理体系内审员培训,第67页,10 准备审核结论,信 息 源,经过适当抽样验证进行搜集,审核证据,对照审核准则进行评价,审核发觉,评 审,审核结论,一体化管理体系内审员培训,第68页,11 环境管理体系评价,文件化体系对于标准和法规和符合性和实施程度,法律法规遵照程度,体系实施有效性程度,体系能否确保实现组织环境方针、目标和指标,主要环境原因是否得到有效控制,员工环境保护意识是否提升,在污染预防、节约能源和资源、改进产品性能和降低产品使用中对环境影响方面取得环境绩效,自我纠正、自我完善机制,一体化管理体系内审员培训,第69页,12 末次会议,目,介绍审核情况,使受审核方清楚地理解审核结果,宣布审核结果和审核结论,提出跟踪验证要求,宣布现场审核结束,职责,组长主持会议,内审员和审核部门参加,需要时,最高管理者或管理者代表参加,并提出要求,一体化管理体系内审员培训,第70页,末次会议内容,与会者签到,感激,重申审核目标、范围和准则,宣告审核结果,总体评价体系有效性,说明审核抽样不足,宣告审核结论,纠正办法要求,最高管理者或管理者代表讲话,宣告现场审核结束,一体化管理体系内审员培训,第71页,末次会议注意事项,末次会议是审核活动中最主要会议之一,不可省略,不合格汇报和审核结论应提前确认和交流,方便取得意见一致,会前应明确不合格汇报宣读人员,并作好准备,一体化管理体系内审员培训,第72页,13 编写审核汇报,职责:,审核组长编写,管理者代表审批,质管部门发放,时机:,审核统计汇总和EMS评价后,末次会议前起草,会后一周内编写并发放,发放范围:,最高管理层、受审核部门,一体化管理体系内审员培训,第73页,内部审核汇报主要内容,审核目标和范围,审核准则,审核组组员,审核过程综述:审核组分工、抽样工作量、审核计划及其执行情况,不合格统计与分析:不合格项统计(数量主次)、特定区域优缺点、特定过程优缺点,体系评价:文件符合程度、实施程度、体系有效性程度、自我纠正能力,纠正办法要求,汇报分发范围,一体化管理体系内审员培训,第74页,第一阶段审核汇报主要内容,审核过程综述,说明一阶段审核过程、审核内容、审核范围、审核方法等基本情况,关于受审核方EMS基本情况,文件符合性结论,体系建立和运行基本情况,组织结构和职责合理性,环境原因识别、评价和基本控制情况,环境法律法规获取和恪守情况,目标、指标和环境管理方案合理性,内部审核有效性,管理评审实施情况,当前存在主要问题及是否具备第二阶段审核结论,第二阶段审核重点,一体化管理体系内审员培训,第75页,第二阶段审核汇报主要内容,审核综述:总结第一阶段和第二阶段审核结果,第一阶段和第二阶段审核日期,EMS文件符合ISO14001:1996标准情况,环境原因、主要环境原因识别和登记适当性,环境法律法规获取充分性和恪守情况,EMS是否正确地实施和保持:目标、指标和环境管理方案实施情况、主要环境原因是否得到控制、各种程序文件和作业指导书执行情况,内审和管理评审是否按要求程序执行，能否实现自我发觉、自我纠正、自我完善运行机制,EMS实施连续适宜性和有效性,包含污染预防、连续改进环境绩效,审核发觉不符合项概述，以及实施完成纠正办法要求,不符合项纠正办法有效性验证,审核结论:推荐认证经过、推迟推荐认证经过、不推荐认证经过,一体化管理体系内审员培训,第76页,内部管理体系审核汇报,审核目标,审核类型,审核范围,审核准则,现场审核时间,审核地点,审核组长,组 员,审核综述:,审核中发觉问题摘要:,环境管理体系评价结论:,改进方法提议:,汇报发放范围:,附件:1 审核实施计划、2 签