文件管理制度-.doc

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公司文件管理制度
文件编号

制定部门

1、目的：为规范公司文件的发放、使用、回收、作废等过程，防止作废文件非预期使用，特制定本规定。
2、适用范围：适用于公司内部使用的检验规程、程序文件、管理文件、质量文件等，以及各部门制定的内部使用文件。
3、职责：
3.1办公室负责各类管理文件及相关外来文件的管理；
3.2 各部门负责本部门内部使用的各类文件、合同的管理。
4、管理要求
4.1文件的发放
4.1.1 各类文件在经过规定流程要求的审核、批准后由办公室负责发放。根据文件的性质分为：受控文件和临时文件。受控文件是公司内正式、长期执行文件；临时文件为公司内非正式、阶段性执行文件，临时文件的有效期不超过3个月。
4.1.2 受控文件发放前应在文件首页上加盖红色“受控文件”章，填写分发号和发放日期；临时文件发放前在文件上加盖蓝色“临时文件”章，填写分发号和发放日期。
4.1.3文件编号应严格执行下表的规定：
序号
文件编制部门
编号
序号
文件编制部门
编号
1
董事办
DS
7
后勤部
HQ
2
董秘办
DM
8
采购部
CG
3
总经办
ZB
9
销售部
XS
4
财务部
CW
10
零货库
LS
5
办公室
BG
11
整件库
ZK
6
质管部
ZG
12
信息部
XX
4.1.4文件发放时由文件发放部门填写“受控/临时文件收发记录表”，由文件接受部门负责人（或部门负责人指定）签字接收，实行“谁签字谁负责”的要求。
修改时间
修改内容
批 准
审 核
制 定
年 月 日

年 月 日

年 月 日

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制定部门

4.2 受控文件的保管与使用
4.2.1 各部门应由专人负责管理本部门使用的各类文件。其职责包括修订本部门“文件清单”；妥善整理、装订和保管；借阅时进行登记并及时回收；文件修改后及时发放新文件并回收作废文件等。
4.2.2 受控文件应妥善使用，不应擅自修改、涂画、破损或丢失。若不慎破坏，视情况对文件负责人扣50---200元绩效；并及时向文件发放部门申请补发。
4.3文件的复制
4.3.1 使用部门因工作原因需要复制受控文件时，应向文件发放部门提出申请，由文件发放部门复制，各部门不应擅自复制，否则扣绩效100元/张。
4.3.2 文件发放部门对所有复制的受控文件一律加盖红色“受控”章。
4.3.4 复制的受控文件发放时由文件发放部门在该文件的“受控文件收发记录表”上进行登记，由接收人签字。
4.4文件的更改与收回
4.4.1文件由文件发放部门根据需要进行更改。需换页的更改文件的发放范围按原文件的“文件收发记录表”的登记确定，其余按4.3条款的有关规定执行。
4.4.2文件更改后，换页后的原文件即为作废文件。作废文件应由文件发放部门及时收回并加盖“作废”章。
4.4.3因部门合并或撤消的，原分发的文件应由文件发放部门及时收回。
4.4.4文件收回时由文件发放部门填写“文件收发记录表”，由交、收双方签字。
4.4.5 作废文件收回后由文件发放部门单独存放并标识，待积存到一定数量时申请一次性销毁。
4.5 电子版受控文件的管理
4.5.1不准擅自下载受控文件内容。
4.5.2 文件发放部门应对电子版的受控文件及时更新，避免因更新不及时而带来的混乱。

附件：
文件收发记录表

序号
文件名称
编号
部门
份数
页数
接收人
回收人
备注

苗木供应合同书

甲方：
乙方：周至县哑柏镇绿星苗圃
经甲乙双方协商同意， 　（以下简称甲方）从周至县哑柏镇绿星苗圃（以下简称乙方）购买银杏苗木，（用于渭政办发[2010]205号文件，渭南市区绿化），并就相关事宜达成以下协议：
一、 苗木数量：
二、 苗木规格：胸径15cm以上，主干通直，树头完整，枝条匀称、丰满，无病虫害，树形美观。
三、 苗木价格：每株计人民币
四、 该价格包括：苗木费、挖掘费、包装费、装车费、拉运费五项。合计人民币（ ）
五、 付款方式：任务完成后，10日内一次付清。
六、 有关事项：
1、 土球规格：苗木所带土球直径1.2米以上，厚度60cm以上，卸车前完整不破裂。
2、 包装规格：土球包装腰带无间隙宽度12cm以上，纵扎草绳间隙在2cm以下。绳杆高度40cm，缠冠高度2米。
3、 所有苗木必须是播种培育，均为本苗圃苗木，严禁从外省、外地调动，由此产生的不良后果，由乙方负责。
4、 乙方必须按照甲方时间、地点、数量要求按时送苗。（送苗地点，渭南市城区）并保证我县任务完成居全市前三名。
5、 苗木结算数量以接收方接收单上的数据为准，因不符合合同条款中苗木规格要求的，接收方拒绝接收的苗木由乙方自行处理。
六、本合同未尽事宜，甲乙双方同意协商解决。
七、合同条款违约，造成经济损失，由造成损失方全额赔偿。
八、本合同一式两份，甲乙双方各执一份，自签字盖章之日起生效 二0一0年十二月