市级局公文管理办法.doc

市级局公文管理办法

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2020年4月19日
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市级局公文管理办法
第一条 市局（公司）办公室是公文处理的管理机构，主管本机关公文的收发、分办、传递、编号、用印、立卷、归档和销毁，并负责指导下级机关的公文处理工作。
第二条 公文分以下几种：
（一）命令(令)。依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关集体和人员等，用“命令(令)”。
（二）决定。对重大事项或重大行动做出安排；撤销或者变更下级机关不适当的决定事项；奖惩有关集体和人员等，用“决定”。
（三）意见。对重要问题提出看法和处理办法，用“意见”。
（四）公告、通告。宣传有关烟草行业的重要事项或者法定事项，用 “公告”；在一定范围内公布应遵守或者周知的事项，用“通告”。
（五）通知。用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者执行的事项；任免人员等，用“通知”。
（六）通报。表彰先进；批评错误；传达重要精神或者情况，用“通报”。
（七）报告。向上级机关汇报工作、反映情况；答复上级机关的询问或回馈交办的事项，用“报告”。
（八）请示。向上级机关请求指示、批准有关事项，用“请示”。
（九）批复。答复下级机关请示事项，用“批复”。
（十）函。不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；请求批准和答复审批事项等，用“函”。
（十一）会议纪要。记载和传达重要会议情况和要求与会单位及有关部门共同遵守、执行的议定事项，用“会议纪要”。
第三条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、保密。
公文处理工作应贯彻“党政分开”的原则。有关市局（公司）的重要决策及精神文明、党风廉政建设和市局（公司）党组管理干部的任免、奖惩等，以市局（公司）党组名义行文；有关计划、专卖、财务、审计、科教、人事、劳动、监察等行政管理和法制建设、体制改革、生产经营等，以市局（公司）名义行文。
第四条 市局（公司）行文应遵守以下规则：
（一）行文应当确有必要，注重实用。
（二）对市委、市政府、省局（公司）的行文以及主送各直属单位的文件，应以××市烟草专卖局、安徽省烟草公司××市公司名义或办公室名义行文。各职能部门与下级业务对口部门进行业务联系，答复具体问题、商洽工作等，能够部门名义行文（发函）。市局(公司)机关内设部门之间，一般严禁相互行文，对本级机关工作进行部署确需发文的，能够办公室名义。内设机构除办公室外，严禁对外正式行文。
（三）市局（公司）能够与市直各单位和军队机关、同级人民团体、各县（市、区）人民政府联合行文。
（四）行文一般不越级。公文应按隶属关系逐级上报或逐级下发，根据领导要求或工作需要确应当越级上报或下达的事项，应抄报发文或收文单位的上级机关。
（五）部门之间对有关问题未经协商一致，严禁各自行文。
（六）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送另一个上级机关，能够采取抄报形式，但严禁同时抄送其下级机关。除领导直接交办的事项外，“请示”、“意见”、“报告”严禁直接送领导者个人。
（七）非请示类公文中严禁夹带请示事项。
（八）受双重领导的机关向上级机关请示，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。上级机关向双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一个上级机关。
（九）市局面向公众发布的公告、通告等，应当视为正式文件依照执行，可不再行文。同时，由发文机关印制少量文本，供存档备查。
第五条 行文还应遵守以下规范：
（一）符合党和国家的方针、政策、法律、法规及上级的有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。
（二）情况要确实，观点要明确，条理要清楚，文字要精炼，层次要分明，书写要工整，标点要准确，篇幅要简短。
（三）人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写具体的年、月、日。
（四）公文中的结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“l、”，第四层为 “(1)”。
（五）应当使用国家法定计量单位。
（六）用词用字要准确规范。文内使用非规范化简称，一般应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（七）要准确地使用简化字和标点符号，严禁擅自造字。
（八）对公文中难懂的技术名词、专业术语应加必要的注解。引用外国人名、专用名词应旁注(或在其后面括号内)汉语译名。
（九）拟制公文应根据内容和行文对象，正确使用公文类别(如请示、报告、批复、通知、函等)。送领导同志审批的文稿，应将附件及与此相关的文件一并附在正文之后，以便于审批。使用正确发文稿纸。
（十）精简文件，反对文牍主义。凡是不行文或用电话联系等方式能够解决问题的，就不行文；凡是本单位有权处理的问题，就不再请示；凡是用一个文件能解决的问题，就不重复行文；凡是对下无实际指导作用和参考价值的文件，就不转发。确实需要转发的文件，除上级的决定和规章制度一类的文件外，一般不原文照转，应采取摘转或结合实际情况提出具体贯彻执行或办理的意见。
（十一）拟制紧急公文要体现紧急的原因并根据实际需要确定紧急的程度。
（十二）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用词、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字应当使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
第六条 发文办理指以本机关名义制发公文的过程。包括拟稿、审核、签发、复核、校对、登记、缮印、用印、分发、存档等程序。
（一）发文类型
党组类：×烟党〔XXXX〕X号；×烟纪检〔XXXX〕X号；综合管理类：×烟办〔XXXX〕X号；人力资源类：×烟人〔XXXX〕X号；专卖管理类：×烟专〔XXXX〕X号；财务管理类：×烟财〔XXXX〕X号；安全保卫类：×烟安〔XXXX〕X号；审计类：×烟审〔XXXX〕X号；法律法规类：×烟法〔XXXX〕X号；监察监督类：×烟监〔XXXX〕X号；政工类：×烟政〔XXXX〕X号；营销类：×烟销〔XXXX〕X号；工会类：×烟工〔XXXX〕X号；机关党委类：×烟机党〔XXXX〕X号；团委类：×烟团〔XXXX〕X号；信息部门、整顿办等部门发文文号归类为综合管理类，卷烟配送中心发文文号归类为营销类。
（二）发文流程
1.拟稿。公文文稿由业务主办部门撰拟。对涉及其它部门职权范围内的事项，业务主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，由分管领导协调或裁定。
2.审核。公文文稿送呈领导签发前，由业务主办部门主要负责人进行审核，审核的重点：是否确需行文；文稿内容是否全面、合适；行文方式是否妥当等。
3.复核。文稿审核后，由业务主办部门送至办公室进行复核。复核的重点：审核手续是否完备；附件材料是否齐全；格式、主题词是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。
4.签发。根据分工原则，一般性公文，由分管领导签发；重要性公文，先由分管领导会签，再报主要领导签发。签批公文时，会签或签发人应当明确签署意见，并写上姓名和日期。
5.校对。签发后的文稿，由拟稿人根据修改意见，按照公文印发格式清稿，由业务主办部门负责人进行校对。校正确重点：文稿是否按修改意见修改；附件材料是否齐全；有无错别字、病句等。
6.编号。校对后的文稿，由办公室及时编号，按照发送范围确定印制数量。
7.缮印。办公室负责缮印。缮印应当保证质量，做到字迹清晰、版面整洁、庄重大方。
8.用印。用印前，由办公室盖章人员检查签发人与使用的印章权限是否相符；发文机关标识与印章名称是否一致。用印要求上不压正文，下骑年盖月。
9.分发。用印好的公文，由办公室统一分发，收件单位和部门要痕迹签收。
10.存档。公文用印后，办公室应将2份公文正本连同领导签批的底稿、公文形成过程中的附件存档。
（三）联合行文
1.发文机关的排列顺序。与同级或相应的行政机关、企事业单位联合行文，主办单位排列在前。与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列。
2.联合行文的文号。与同级或相应的行政机关、企事业单位联合行文，标注主办单位的发文文号；与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，原则上应使用排列在最前单位的发文文号，也能够协商确定，但只能标注一个单位文号。
3.联合行文的会签。联合行文一般由主办单位首先签署意见，协办单位依次会签。一般不使用复印件会签。
（四）单位领导在专题会议上的讲话、会议纪要、部门职责范围内能够部署的工作和解决的事项、贯彻上级部门来文的意见、对工作没有实质性指导意义的文件、无实质内容的惯例性文件、就部门工作而出台的政策措施等，宜在视频、内网、报刊上公开播出或发表的决定、规定、通报、通知、典型经验等，原则上不以单位或办公室名义印发。凡属部门职责范围内的工作一般不以单位名义发文；涉及几个部门职责的可由有关部门协商一致后联合行文。市局（公司）对基层单位下发的一般性文件，只发至各县级局，由其转送营销部传阅，完备相关手续。
第七条 收文办理指收到公文的全部办理过程。主要程序有签收、登记、拟办、批示、承办、催办、存档等。
（一）签收。外来公文一律由办公室签收，按照程序办理。
（二）登记。公文签收后，由办公室逐件拆封核查，分类登记。
（三）拟办。对需办理的公文，根据分工原则，由办公室提出拟办意见，并及时送呈分管领导批示。
（四）批示。一般性公文，分管领导根据公文内容，直接提出具体批示意见；重要性公文，分管领导根据公文内容，需要提报主要领导批示的，可批转呈报主要领导批示。
（五）承办。办公室根据领导批示意见，及时将文件送至对应部门承办。承办部门接到交办的公文，应当在承办期限内办理。
（六）催办。公文送至承办部门后，办公室应负责催办。紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，其它公文每旬普催一次。
办公室收到基层单位报告和请示后，按照分工原则，及时将报告和请示呈报分管领导批示；分管领导外出时，办公室直接将报告和请示送至对口部门，由对口部门请示分管领导后具体承办。
第八条 公文由办公室统一立卷、归档和销毁。
第九条 公文归档应按照本办法分类整理立卷；机关各部门的兼职档案员应将本部门文件收集齐全于次年2月底之前打印出文件目录清单一并交办公室立卷，保证档案的齐全、完整，正确反映本机关的主要工作情况，以便于保管和利用。
第十条 公文办理完毕后，应及时将公文的定稿、正本和有关材料留存归档。个人严禁保管应当归档的公文。
第十一条 联合办理的公文，由市局(公司)主办的，其公文的定稿、正本和有关材料等原件，由市局(公司)立卷、归档，协办单位保存复制件；由其它单位主办的市局(公司)保存的公文复制件，作为正式文件使用时，应加盖市局（公司）证明章，视同正式文件妥善保管。
第十二条 不具备归档和存查价值的或超过保管期已经没有存查价值的公文，经过鉴别并经批准能够定期销毁。
第十三条 《安徽省烟草商业协同办公系统》电子公文处理参照本办法运行。