公路桥梁监理公司质量手册经典完整版.docx

XX公路桥梁监理公司编 号QM/HBZJ-XXXX-A章节号01质 量 手 册版 本A共3页 第1页 0.1 目 录章 节 号标 题备 注0.1目录0.2质量手册修改控制0.3颁布令0.4任命书0.5质量手册说明及管理0.6公司概况0.7质量手册分发控制页0.8公司组织机构图0.9质量管理体系过程职能分配表1.0范围1.1总则1.2应用2.0引用标准3.0术语和定义4.0质量管理体系4.1总要求4.2文件要求XX公路桥梁监理公司编 号QM/HBZJ-XXXX-A章节号01质 量 手 册版 本A共3页 第2页 0.1 目 录章 节 号标 题备 注4.2.3文件控制程序4.2.4记录控制程序5.0管理职责5.1管理承诺5.2以业主为关注焦点5.3质量方针5.4管理策划控制程序5.5职责权限与沟通5.6管理评审程序6.0资源管理6.1资源提供6.2人力资源控制程序6.3基础设施和工作环境控制程序7.0监理服务实现过程7.1监理服务实现的策划控制程序7.2与业主有关的过程控制程序7.5监理服务运作控制程序XX公路桥梁监理公司编 号QM/HBZJ-XXXX-A章节号01质 量 手 册版 本A共3页 第3页 0.1 目 录章 节 号标 题备 注7.5.2监理服务过程的确认7.5.3标识和可追溯性7.5.4业主财产的控制7.6监控和测量装置的控制程序8.0测量、分析和改进8.1总则8.2.1业主满意程度测量程序8.2.2内部审核程序8.2.3 8.2.4工程监理过程的监控和测量8.3不合格控制程序8.4数据分析8.5改进8.5.2纠正和预防措施控制程序附录一质量记录清单附录二工作手册记编清单XX公路桥梁监理公司编 号QM/HBZJ-XXXX-A章节号02质 量 手 册版 本A共1页 第1页 0.2 质 量 手 册 修 改 控 制章节号修改条款修改日期修改人审 核批 准XX公路桥梁监理公司编 号QM/HBZJ-XXXX-A章节号03质 量 手 册版 本A共1页 第1页0.3 颁 布 令本公司依据GB/T19001-2000idt ISO9001：XXXX质量管理体系 要求编制完成了质量手册第一版，现予以批准颁布。本手册是公司质量管理体系的法规性文件，是指导公司建立并实施质量管理体系的纲领和行动准则。望公司全体员工务必遵照执行。 总经理： 年 月 日 XX公路桥梁监理公司编 号QM/HBZJ-XXXX-A章节号04质 量 手 册版 本A共1页 第1页0.4 任 命 书为了贯彻执行GB/T19001-2000质量管理体系 要求，加强对质量管理体系运作的领导，特任命陈歌华同志为本公司管理者代表，除其本身的职责以外，特赋予下列职责：1） 确保质量管理体系所需的过程得到建立、实施和保持；2） 向总经理报告质量管理体系的业绩和任何改进的需求；3） 确保在整个公司内提高满足业主要求的意识；4） 就与质量管理体系有关的事宜与外部联络。就上述事项的执行，本公司予以充分授权，全体同仁务必同心协力，充分配合，支持其工作。确保本公司质量管理体系的建立、实施和保持，并持续改进质量管理体系的有效性。 总经理： 年 月 日XX公路桥梁监理公司编 号QM/HBZJ-XXXX-A章节号05质 量 手 册版 本A共2页 第1页0.5 质 量 手 册 说 明 及 管 理1. 手册内容本手册依据GB/T19001-2000 itd ISO9001:2000质量管理体系 要求和本公司的实际相结合，及相应的法律、法规要求编制而成，它包括：（1） GB/T19001：2000标准中除“7.3设计和开发”和“7.4采购”要求本公司目前不涉及到，其它要求全部采用；（2） 质量方针和质量目标；（3） 质量管理体系要求的所有程序文件的引用；（4） 公司组织机构、职责、权限和对质量管理体系所包括的过程顺序和相应作用的描述。2. 编制、审核与批准2.1质量手册由综合办公室组织编写，在管理者代表领导下进行编制、修订。2.2质量手册由管理者代表审核，总经理批准发布。3. 发放3.1本质量手册为公司的受控文件，在封面上作“受控”标识。3.2质量手册的发放均须注明分发号（见质量手册“07质量手册分发控制”）。发放时应按质量手册分发规定进行分发，并办理领用登记手续；手册持有者离开岗位或公司时，应将手册交还综合办公室，并办理回收登记手续。4. 使用使用人对质量手册须妥善保管，不得擅自进行涂改、不得损坏和丢失、不得将持有的质量手册外借。5. 删减说明因本公司生产产品不涉及到产品设计和开发，以及对生产原材料的采购。故对GB/TI9001-2000标准中7.3设计和开发和7.4采购予以删减，删减后不影响组织提供满足和适用法律法规要求的产品能力和责任。XX公路桥梁监理公司编 号QM/HBZJ-XXXX-A章节号05质 量 手 册版 本A共2页 第2页6. 手册的更改与换版6.1手册使用期间，如有修改建议，各部门负责人应将意见收集，及时反馈到综合办公室；综合办公室应定期对手册的适宜性、充分性和有效性进行评审，必要时应对手册进行修订，并执行文件控制程序的有关规定。6.2质量手册在下列情况下可以换版:（1）手册所依据的标准换版时;（2）公司组织机构或业务结构发生重大变化时;（3）手册经多次修改后影响手册的清晰时;（4）管理评审认为必要时。6.3 手册换版后，按文件控制程序进行发放，并同时收回旧版质量手册。6.4 质量手册的版序依次为A版、B版、C版-依次类推。6.5 作废版本销毁时，按照文件控制程序规定执行。XX公路桥梁监理公司编 号QM/HBZJ-XXXX-A章节号06质 量 手 册版 本A共1页 第1页0.6 公 司 概 况XX公路桥梁监理公司（以下简称“XX公司”）成立于XXXX年，在XXXX年6月进行资产重组成立股份制公司，获得交通部颁发的公路工程监理甲级资质证书和交通工程乙级资质证书；在XXXX年获得高新技术企业证书，现为中国交通建设监理协会会员，专门从事公路工程和交通工程施工监理、设计咨询、编制招标文件及CAD技术开发应用等。XX公司现有职工XXX余人，其中知名专家、高级工程师XX人、工程师XXX人。共有国家、交通部注册监理工程师（包括专业监理工程师）XXX余人，技术力量雄厚，专业配置齐全，拥有技术先进的计算机工作站和应用程序系统、全站型速测仪等先进勘测仪器设备，以及各种试验检测设备。我公司负责监理的工程项目遍及多个省市，受到了社会各界的广泛赞誉。公司具有雄厚的技术和设备实力，拥有一大批设计、施工经验丰富，从事高等级公路施工监理多年的高级工程师；拥有土工、结构、材料试验等先进的检测设备和公路工程施工监理计算机辅助管理系统。凭借着丰富的施工监理经验，完全有能力对施工项目实施全过程监理；全体监理人员熟练地掌握了菲迪克（FIDIC）合同条款，能有效及时地处理施工中出现的问题，并在实施监理工作的同时，协助业主建立必要的监理规章制度。公司近年来已经完成了XXX线一级公路XX段、XX绕城高速公路等多项高等级公路项目，并正承担着XX线XX段高速公路、G314线XXXX段改建工程、XXXX市周边公路工程、G314线XX高速公路、XX湾公路大桥、XXX绕城高速公路、XX至XX高速公路、XX沿江高速公路及XX中（国）尼（泊尔）公路等的施工监理任务，获得了业主及各级主管部门的广泛赞誉。在当今工程咨询业迅速发展并逐步与国际接轨的趋势下，我公司“科学技术是第一生产力”的原则，始终坚持“严格监理、热情服务、秉公办事、一丝不苟”的方针，以信誉为企业生命，以诚信赢得市场，坚持监理服务项目为中心的资源配备原则，优质高效完成工程施工监理任务，不断提高施工监理水平。我公司愿意凭着雄厚的技术力量和强大的科技实力，在公司灵活高效的现代工程管理机制下，竭诚为业主提供优质高效的监理咨询服务。XX公路桥梁监理公司编 号QM/HBZJ-XXXX-A章节号07质 量 手 册版 本A共1页 第1页0.7 质 量 手 册 分 发 控 制 页序号分发号部门、人员签 收备 注1001总经理2002副总经理兼管理者代表3003副总经理4004监理工程部5005计划经营部6006人力资源部7007综合办公室8008财务供应部9009咨询公司10010认证公司1101112012130131401415015XX公路桥梁监理公司编 号QM/HBZJ-XXXX-A章节号08质 量 手 册版 本A共2页 第1页XX公路桥梁监理公司编 号QM/HBZJ-XXXX-A章节号08质 量 手 册版 本A共2页 第2页 0.8组 织 机 构 图总经理 管理者代表 业务副总经理行政副总经理 监 计 财 人 综理 划 务 力 合工 经 供 资 办程 营 应 源 公部 部 部 部 室项 项 项目 目 目A B N XX公路桥梁监理公司编 号QM/HBZJ-XXXX-A章节号09质 量 手 册版 本A共1页 第1页0.9 质量管理体系过程职能分配表标准条款号 职能部门质量管理体系标准要求最高管理层 综 合 办 公 室 监 理 工 程 部 计 划 经 营 部 人 力 资 源 部财务供应部4.0质量管理体系4.2.3文件控制4.2.4质量记录控制5.1管理承诺5.2以业主为关注焦点5.3质量方针5.4策 划5.5职责权限与沟通5.6管理评审6.1资源提供6.2人力资源6.3基础设施6.4.2工作环境7.1监理服务实现的策划7.2与业主有关的过程7.5监理服务提供7.6监控和测量装置控制8.0测量、分析和改进8.2监控和测量8.3不合格品控制8.4数据分析8.5改 进注：为主要职责部门 ：为相关职责部门XX公路桥梁监理公司编 号QM/HBZJ-XXXX-A章节号1.0质 量 手 册版 本A共1页 第1页1.0 范 围1.1 总 则本手册按ISO9001：2000质量管理体系 要求的规定，并结合本公司实际情况编制而成。1.1.1 内 容手册包括ISO9001：2000除“7.3设计和开发”和“7.4采购”以外的全部要求、标准和公司质量管理体系要求的程序文件以及体系所需过程的顺序和相互作用。1.1.2 目 的1) 向业主证实本公司有能力提供业主适用的法律、法规要求的服务。2) 通过质量管理体系的有效性实施，包括持续改进和预防不合格，通过满足业主要求增强业主满意度。1.1.3 范 围本手册适用于公司内部和外部（包括认证机构、上级主管部门、业主）评价企业满足业主法律、法规和公司自身要求的能力。1.2 应 用本公司是一个专门从事公路、桥梁工程施工监理企业，因而本公司建立的质量管理体系适用于除“7.3设计和开发”和“7.4采购”以外的所有过程及所有条款的要求。XX公路桥梁监理公司编 号QM/HBZJ-XXXX-A章节号2.0质 量 手 册版 本A共1页 第1页2.0 引 用 标 准本手册在编制过程中引用了如下标准：1 GB/T19000-2000 idt ISO9000:2000质量管理体系 基础和术语2 GB/T19001-2000 idt ISO9001:2000质量管理体系 要求3 GB/T19004-2000 idt ISO9004:2000质量管理体系 业绩改进指南XX公路桥梁监理公司编 号QM/HBZJ-XXXX-A章节号3.0质 量 手 册版 本A共1页 第1页3.0 术 语 和 定 义 本手册采用GB/T19000-2000 idt ISO9000:2000质量管理体系 基础和术语的术语和定义本手册中所出现的术语“产品”，也指“服务”本手册中所采用的供应链为：供方 公司 业主XX公路桥梁监理公司编 号QM/HBZJ-XXXX-A章节号4.1质 量 手 册版 本A共2页 第1页4.1 总 要 求本公司按照ISO9001：2000质量管理体系 要求标准的要求建立了质量管理体系，形成了文件，并加以实施、保持和持续改进质量体系的有效性，为此应做到：1.识别质量管理体系所需的过程及其在公司中的应用（见本手册1.2的内容），对公司实施XX公路桥梁工程监理编制了监理服务实现过程图（见图一）。2.在质量手册、程序文件、组织机构图、职能分配表中确定了质量管理体系各过程间的顺序及相互间的关系，规定了职责权限。3. 为使质量管理体系的过程有效运行和控制，结合公司实际情况，编制了6个必须的程序文件及所需其他管理、作业等方面的文件，确定了各个过程的控制办法，公司所编制的程序文件见附录一程序文件清单。4.为保证质量管理体系的过程达到预期结果，公司将确保获得各种必要的资源和信息。包括：人员、资金、设施、设备、工作环境等。5.公司制定了有关程序文件和技术文件，对质量体系过程进行监控、测量和分析，并依据分析结果采取必要的措施，以实现本公司的质量、目标，同时实现质量管理体系持续改进的目的。6. 工程管理不涉及外包过程。XX公路桥梁监理公司编 号QM/HBZJ-XXXX-A章节号41质 量 手 册版 本A共2页 第2页缺陷责任期阶段监理施工阶段监理施工准备阶段监理（监理策划、驻地建设）图一： 工 程 监 理 服 务 实 现 过 程 工 程 监 理 服 务资审、投标、中标、合同谈判、签订合同 投票准备 投票准备工作工 程 监 理 服 务 过 程 监 视 和 测 量XX公路桥梁监理公司编 号QM/HBZJ-XXXX-A章节号4.2质 量 手 册版 本A共3页 第1页4.2 文 件 要 求4.2.1 总 则公司依据ISO9001：2000标准，建立了一个文件化的质量管理体系。公司质量管理体系文件包括：1） 形成文件的质量方针和质量目标。2） 质量手册。3） ISO9001：2000标准要求的六个程序文件及根据公司情况所制定的其他程序文件。4） 为确保公司质量管理体系有效运行、并结合公司特点制定的支持性文件、工艺（技术）文件、作业指导书、操作规程、验收准则、表格和记录等。4.2.2 质 量 手 册本公司按ISO9001：2000标准的要求编制和保持质量手册。质量手册是本公司质量管理纲领性文件，要求公司全体员工必须遵守。应包括以下内容：1） 质量方针、质量目标、组织结构、各部门职责及相互关系。2） 应覆盖除“7.3设计和开发”和“7.4采购”以外的所有条款的要求，并包含和引用了公司质量管理体系所要求的程序文件。4） 质量手册中表述了公司质量管理体系各过程间的相互关系和作用。质量手册是在总经理的授权、在管理者代表的直接领导下，由综合办公室组织编制的。质量手册属受控文件，其管理应按文件控制程序执行XX公路桥梁监理公司编 号QM/HBZJ-XXXX-A章节号4.2质 量 手 册版 本A共3页 第2页4.2.4 第二级文件可分为两类：（1） 部门工作文件（工作手册），作为各部门运行质量管理体系的常用实施细则（总工作标准、管理标准、技术标准、作业指导、检验规范等），部门质量记录等。（2） 其他质量文件，特定产品、项目或合同编制的质量计划，其他标准规范等，文件的组成应适应于其特有的活动方式。4.2.5 文件规定应与实际运作保持一致,应定期评审、及时修改，确保其有效性、充分性和适宜性。执行文件控制程序中相关规定。4.2.6 文件的详略程度，应取决于公司规模、产品类型、过程的复杂程度。应切合实际、便于理解、操作。XX公路桥梁监理公司编 号QM/HBZJ-XXXX-A章节号4.2质 量 手 册版 本A共3页 第3页4.2.7 文件可以是任何媒体形式如：纸张、光盘、磁盘、照片等，都应按文件控制程序进行管理。4.2.8 为实现上述要求，本章编制了下列程序文件。文件控制程序 4.2.3记录控制程序 4.2.4 XX公路桥梁监理公司编 号QM/HBZJ-XXXX-A章节号4.2.3质 量 手 册版 本A共5页 第1页4.2.3 文 件 控 制 程 序1. 目 的对文件进行控制，确保相关部门和人员得到充分、适宜和有效的文件。2. 适用范围适用于公司质量管理体系相关的文件（包括电子文件）的控制。3. 职 责3.1总经理负责批准发布质量手册。3.2管理者代表负责审核质量手册。3.3 各部门负责本部门相关文件的编制、使用和管理和定期向综合办公室归档。3.4综合办公室在管理者代表的领导下，负责组织编号质量手册；负责组织相关部门定期对公司体系文件的评审、修订；负责公司质量管理体系文件的收集、整理、归档和管理。4. 工作程序4.1文件的分类及保管4.1.1质量手册(包括所有过程控制的程序文件)由综合办公室和各部门负责保管；4.1.2二级文件分为两类：1） 部门工作手册（含管理标准、工作标准、技术标准、部门记录表格等）。由各相应部门自行保存，并报综合办公室备案。2) 其他质量文件（针对选定产品、项目或合同编制的质量计划或其他标准、规范等），由各相应业务部门保存、使用。4.1.3公司的管理文件，如各种行政管理制度、部分外来管理文件，包括与质量管理体系有关的政策、法规文件等，由综合办公室保存。综合办公室负责对已归档文件的日常管理工作。XX公路桥梁监理公司编 号QM/HBZJ-XXXX-A章节号4.2.3质 量 手 册版 本A共5页 第2页4.2文件的编号4.2.1质量管理体系文件的编号1) 质量手册：QM（代号）由手册代号、企业代号、年份号、版次四大部分组成。示例： QM / HBZJXXXXA 版次 年份号 公司代号（湖北XX）手册代号（质量手册）2) 工作手册：（公司级）代号为GS其文件编号由：文件代号、公司代号、文件序号、年号四部分组成。 标准示例：GS / HBZJ01XXXX 年份号 文件序号 公司代号（湖北XX）手册代号（工作手册）即表示：由公司编制的“工作手册”中在XXXX年发布的第一号文件。XX公路桥梁监理公司编 号QM/HBZJ-XXXX-A章节号4.2.3质 量 手 册版 本A共5页 第3页a) 当用于汇编本的封面页文件编号时，只需将文件序号改为 00 即可。b) 当用于对部门编制的文件进行编号时，只需将公司代号改为部门代号即可。4.2.2公司各部门代号规定如下:综合办公室:ZB 监理工程部:JG 计划经营部:JJ人力资源部:RZ 财务供应部:CG如:GS / ZB03XXXX 即表示：由综合办公室在XXXX年内发布的第三号文件。4.3文件的编写、审核、批准、发放 文件在发布前应得到批准，以确保文件是适宜的。1) 质量手册由综合办公室负责组织编写、汇总，由管理者代表审核。上报总经理批准，由综合办公室负责登记、发放。2) 各部门工作手册由部门经理组织编写、汇总，由管理者代表审核、报总经理批准，综合办公室负责登记、发放。3) 应确保各场所使用的文件是有效、适用版本，文件的发放、回收应填写文件发放/回收记录。4.4文件的受控 文件分“受控”和“非受控”两大类，凡与质量体系密切相关的文件应受控，由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在文件封面上加盖“受控”印章，并注明分发号。4.5文件的更改1) 质量手册由综合办公室组织更改，填写文件更改申请单，经管理者代表审核，报总经理批准后进行更改，由综合办公室发放。综合办公室应保留文件更改记录。XX公路桥梁监理公司编 号QM/HBZJ-XXXX-A章节号4.2.3质 量 手 册版 本A共5页 第4页2） 其他的文件更改由各相应部门填写文件更改申请单，经原审批部门审批，再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。如指定其他部门审批时，该部门应获得所需依据的有关背景资料。3) 所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回，以确保其唯一性。4.6文件的领用1) 文件应经相应主管部门审批后方可领用。领用人需在文件发放/回收记录上签字确认。2) 因破损而重新领用的新文件分发号不变，并收回其破损文件；因丢失而补发的文件，应给予新分发号，并注明已丢失的分发号作废；发放部门应作好发放记录。4.7文件的保存作废与销毁4.7.1文件的贮存1) 质量管理体系的文件都必须分类存放在干燥、通风、安全的地方。2) 各部门文件由本部门资料员保管。综合办公室定期进行监督检查。3) 对受控文件，各部门应及时填写本部门 文件清单，一式两份，一份自存，一份报综合办公室留存。4) 受控文件应妥善保存，严禁在上乱写、乱画，确保文件清晰，易于识别和检索。4.7.2文件的作废与销毁1) 所有失效文件、作废文件由相关部门资料员及时从使用场所撤出，加盖“作废印章”，确保防止作废文件的非预时使用。2) 因某种原因需保留的任何已作废文件，都应进行适当的标识。3) 对要销毁的作废文件，由相关部门填写文件销毁/作废申请，经管理者代表批准后，由综合办公室授权相关部门进行销毁。4.7.3 文件的借阅、复制需借阅、复印与质量体系有关的文件，应填写文件借阅/复制记录，由相关部门负责人按规定权限审批后向管理人员借阅、复制。复制的受控文件必须由管理人员登记、编号、盖“受控”印章。XX公路桥梁监理公司编 号QM/HBZJ-XXXX-A章节号4.2.3质 量 手 册版 本A共5页 第5页4.8外来文件的控制4.8.1收到外来文件的部门，需识别其适用性，并控制分发以确保其有效。4.8.2综合办公室负责收集相关国家、行业、国际标准的最新版本、统一编号、加盖受控印章，分发到相关部门使用，并将旧标准收回。4.8.3各部门应将上述标准及其他与质量体系有关的外来文件填入 文件清单，此单也应一式两份，一份自存，一份报综合办公室备案。4.8.4对省、市上级主管部门的文件，先应由综合办公室进行识别、登记。报公司领导审批后，按领导指示内容要求在公司内部进行传递，由综合办公室收回并存档。4.8.5进行登记时，其文件编号宜采用其原编号。作废和销毁按内部文件(体系文件)的规定办理。4.9 第年定期由综合办公室组织对现有文件（质量管理体系）进行评审，必要时予以修改，执行本文4.5条款规定。4.10 对不是纸张的文件（如电子版、光盘等）也应参照上述规定执行。4.11 对不是技术文件的管理，必要时可编制相关管理规定。5.相关文件5.1 质量记录控制程序6.质量记录6.1文件发放/回收记录 QR4.2.301A6.2文件借阅/复制记录 QR4.2.302A6.3 文件清单 QR4.2.303A6.4文件更改申请单 QR4.2.304A 6.5文件作废、销毁申请 QR4.2.305AXX公路桥梁监理公司编 号QM/HBZJ-XXXX-A章节号4.2.4质 量 手 册版 本A共3页 第1页4.2.4 记 录 控 制 程 序1. 目 的对质量管理体系所要求的记录予以控制。2. 范 围适用于为证明产品符合要求和质量管理体系有效运行的记录。3. 职 责3.1综合办公室负责监督、管理各部门的记录。3.2各部门资料员负责收集、整理、保管本部门的记录。3.3综合办公室负责保管超过一年的质量记录，或工程监理项目完成的现场记录。3.4各部门负责人负责批准本部门编制的记录格式。4. 工作程序4.1各部门资料员负责收集、整理、保存本部门的记录。4.2记录的分类、编号。4.2.1记录主要有内部质量记录和来自外部的记录。4.2.2记录编号主要分两类：质量手册（一级文件）相关记录和其他管理文件（二级文件）记录。XX公路桥梁监理公司编 号QM/HBZJ-XXXX-A章节号4.2.4质 量 手 册版 本A共3页 第2页1)手册相关记录：由以下四部分组成QR4.2.402A 版本 记录序号 质量手册章节号（所属文件） 记录代号2) 管理文件相关记录：由以下五部分组成 QR / ZB0301A 版本 记录序号 文件序号 部门代号（或HBZJ） 记录代号4.3记录填写4.3.1记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项用单杠划去；各相关栏目负责人签名不允许空白。4.3.2如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，加盖或签上更改人的印章或姓名及日期。XX公路桥梁监理公司编 号QM/HBZJ-XXXX-A章节号4.2.4质 量 手 册版 本A共3页 第3页4.4记录的保存、保护4.4.1各部门的资料员把记录分类，依日期顺序整理好，存放于通风、干燥的地方，所有的记录保持清洁，字迹清晰。各部门按规定的期限保存记录，对于保存一年以上的记录交综合办公室保存。4.4.2综合办公室编制 记录清单，将公司所有与质量管理体系运行有关的记录汇总，包括名称、编号（版本）、保存期、使用部门等内容，交管理者代表审批，并汇集备案记录的原始样本。各部门应将本部门使用的记录填入 记录清单中，一式两份，一份自存，另一份报公司备案。4.4.3综合办公室应定期检查一次各部门质量记录的使用、填写、管理情况。4.5记录发放、借阅和复制1) 各部门填写文件发放、回收记录，向办公室领用所需记录空白表；2) 各部门保管的记录应便于检索，需借阅者要经相应部门负责人批准并填写文件借阅、复制记录，由记录管理人登记备案。4.6记录的销毁处理 记录如超过保存期或其他特殊情况需要销毁时，由综合办公室主任填写文件作废、销毁申请，报管理者代表批准，由授权人执行销毁。4.7记录格式4.7.1各部门的记录格式,由各部门经理负责组织编制,部门经理审批,交综合办公室备案。4.7.2各相关部门可根据工作需要提出记录格式设计更改，执行文件控制程序有关文件更改的规定。