校际活动策划书.doc

策

划

书

主办：社团联合会
承办：友声读书会
素馨文学社 2011年11月28日
一、活动背景与活动目的：
社团作为大学生校园活动的主要承办者，应该以更积极的心态去拓展自身存在价值，以更开放更多样的形式组织活动。为加强各高校之间同类性质协会之间的联系，增进友谊，以便同类协会之间更好的服务于本校学生，友声读书会与素馨文学社联合不同高校同性质协会之间交流活动，努力促成校际同类协会间交流合作的平台，并为以后的校际协会合作积累活动经验。
二、活动内容：
(一)活动主题：交流与合作
(二)活动对象：烟台市各高校读书会、文学社
(三)活动时间、地点：12月4日14点30分至16点30分 一教
三、活动前期准备：
1、11月21日到11月28日
(1)成立策划小组，完成活动策划，确定活动主题、模式、流程等基本情况。成立宣传组、财务组,财务组进行前期的准备及相关信息的事先查询。成立迎宾组、记录组。
(2)策划组确定参与高校，并进行初步沟通，建立高校联络表。(每校至少两名联系人，以确保活动联系的实效性，自26日进入操作阶段。
（3）11月28日策划书报至社团联合会处交老师审批。
2、11月26日到12月3日
(1)进入实际操作阶段，策划小组联系各高校协会负责人；宣传小组开始执行宣传计划，制作宣传材料。财务组购置相关物品，负责准备过程中各小组的花销记录。
(2)12月1日完成活动教室、桌椅的申请，2日以短信等方式再次致各高校会长以确认到会率，将活动当天具体活动流程的资料发至各协会会长。3日前宣传组完成会场布置。
（3）成立迎宾组负责活动当天迎宾、宾客的咨询以及会场秩序的维护，成立活动记录组进行活动当天记录、各协会会长信息及其本学期活动的信息采集、拍摄等。策划小组在活动当天改为活动指挥中心。
四、活动流程：12月4日下午三点活动开始
（1）主持人请社联主席致欢迎词并宣布活动开始。
（2）主持人依次邀请各协会会长做三至五分钟的致辞。（约60分钟）
（3）萨克斯演奏。（约5分钟）
（4）组织各协会会长的交流，促使各协会会长建立初步联系；就倡议校际协会建立长期性交流合作活动以及就成立服务于各校协会，负责协会之间信息交换，沟通协会间交流活动的合作平台进行意见交流与讨论。（约35分钟）
（5）就各协会会长达成各项共识进行书面整理予以确定。（约15分钟）
（6）活动主席致结束词，主持人宣布活动结束。
（7）记录组现场整理活动资料，其他成员整理会场。做活动总结。
五、注意事项：
1、 各高校必须有至少两名联络人与策划组联系，确保信息的顺畅沟通。
2、各组织人员必须保持高度责任感，明确活动不仅是为同学服务，同时涉及到社团、高校的信誉问题。
3、所有工作人员必须衣着得体。
4、所有人员必须提前两个小时到场，各个环节的负责人根据分配任务进行工作，并确认各个人的通讯工具畅通，能够及时可靠的取得联系。如有突发情况务必反应至指挥中心。
5、迎宾组保证入场有序进行，在此期间，指挥中心与工作人员及时联系沟通，了解现场情况，并根据现场情况及时进行调度。
6、活动结束后，迎宾组疏导观众离场，避免拥堵现象发生。
7、由于部分工作人员参与了两组的工作，务必明确所参与小组具体的工作时段。
8、所有小组由组长负责本组的具体安排，各小组组长遵循指挥中心安排。
9、凡是涉及讲稿类策划组务必及时通知到演讲人及时备好讲稿。活动中需要分发的材料务必在活动前准备好（材料内容包括各协会会长联系方式，活动流程，协会公共邮箱等）

六、经费预算：
气球 （粉紫白三色） 7包 8元\包 56元
绘画材料 30元
海报等宣传材料打印 50元
彩带 3盘 18元\盘 54元
尼龙绳 4捆 2元\捆 8元
饮用水 18元
共计 ： 216 元
七、活动人员安排：
1、策划组（活动指挥中心）：负责联系确认到位，在活动当天改为活动指挥中心，负责具体调控。
成员：
2、宣传组：活动宣传及会场布置 。准备时期的宣传工作包括打板海报等形式，会场布置包括对多媒体的测试与操作、各协会会长座位的安排以及饮用水、活动流程与各协会联系方式的资料的放置。
成员：
3、财务组：花销统计。负责统计各小组所需物资的购买，包括打板、海报所需的纸张等绘画材料，打印材料的费用，布置会场时所需的装饰品、饮用水费用等，并负责以上材料的购买。
成员：
4、迎宾组：衣着得体，携带工作牌。活动开始前在校门口布置好迎宾桌椅迎宾、解答宾客的咨询并带领宾客进入会场，在会场门口有礼仪人员，活动开始后负责场控。
成员：
5、记录组：信息采集包括各协会会长的签到（内容包括协会名称、姓名、年级、专业、电话、QQ等以及该协会本学期活动计划，由记录组提前将表格做出来，直接填表格上）、活动记录（包括对各会长提议的记录以及所达成共识的记录）、活动时间控制（主要是对活动流程中的时间控制）、拍摄（包括当天的准备时期对各小组的拍摄、活动过程中的拍摄以及活动结束后的会长合影）。
成员：

主办：社团联合会
承办：友声读书会
素馨文学社 2011年11月28日

附：
1、“各协会会长的自由交流”其内容包括：
（1）组织者将各协会会长相互引见，以期建立会长之间的初步联系。
（2）就倡议校际协会每学期轮替举办此类交流合作活动，就成立服务于各校协会，负责协会之间信息交换，沟通协会间交流活动的联合办事机构进行意见交流与讨论。
（3）选出下期举办活动的学校。
（4）选出协会联合办事处。
2、“就各协会会长达成各项共识进行书面整理予以确定”，其内容为：就倡议校际协会每学期轮替举办此类交流合作活动达成共识；就成立服务于各校协会，负责协会之间信息交换，沟通协会间交流活动的联合办事机构达成共识。共识以书面文件形式予以确定，其性质为协会间的联合声明。
3、活动后记录组将记录交至协会联合办事处，由其发至协会公共邮箱。