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国家秘书资格证考试复习资料汇总

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第二章 文书基础
1 应用文书的的概念：应用文书是各级机关、企事业单位、社会团体以及个人为办理事务而形成的具有特定效用和惯用格式的文体的总称。
2 应用文书的分类：行政公文、事务文书、商务文书
行政公文：指行政机关在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。《国家行政机关公文处理办法》中所规定的行政公文有13种，即命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
事务文书：指机关、单位、团体和个人处理日常事务所使用的文书。例如传真稿、备忘录、请柬、邀请信、贺信（贺电）、感谢信、启事、简报、会议记录、计划、总结、述职报告、讲话稿等。
商务文书：指企业或个人处理商业事务时所使用的文书。主要有意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告等。
3 应用文书的制发程序：草拟→审核→签发→复核→缮印→用印→登记→分发
4 应用文书的格式
中国当前学习、运用公文格式的唯一标准：《国家行政机关公文格式》（国家标准GB/T9704—1999）
①用纸和印装规格：
●公文采用国际标准A4型纸，其幅面尺寸为210mmX297mm。
●版心尺寸为156mmX225mm。
●文字符号从左至右横写、横排。一般每面排22行，每行排28个字。
●公文左侧装订，不掉页；后背平整、不空。
②应用文书的格式要素：眉首、主体、版记。
●眉首部分包括公文分数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、红色反线
●主体部分包括公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章和附注
●版记部分包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、版记中的反线
5 应用文书的要素：主题（灵魂）、材料（血肉）、结构（骨骼）、语言（细胞）。
● 主题的要求：正确、深刻、新颖、集中
●材料运用的四个环节：材料的占有、鉴别、选择和使用；
材料占有的途径：亲身经历所获、调查阅读所获。
材料选择的四项原则：围绕主题、典型、真实准确、新颖。
●结构的内容：标题、开头、结尾、层次、段落、过渡、照应。
开头方式：概述式、目的式、开门见山式、引述来文式
段落排列：提行式、条款式、篇段合一式
照应：首位照应、文题照应、行文前后照应。
结构的要求：严谨、自然、完整、统一。
●语言的要求：准确、简洁、平实。
6 应用文书的专用语言（8类）（书27页）
地点 人物 事件 原因 结束
叙述人称：第一人称 第三人称
叙述方式：顺叙 倒叙
论证方法： （1）例证法（2）分析法（3）引证法（4）对比法（5）因果法
说明方法： （1）定义和表述（2）分类和比较（3）数字和图表

办公自动化
1、计算机分硬件和软件系统
2、1KB=1024B 1MB=1024KB 1GB=1024MB
3、系统软件:(1)DOS (2)UNIX (3)NET WARE (4)NT
4、开机顺序： （1）打开显示器等外部电源（2）打开主机电源 关机相反
5、热启动方法： （1）CTRL+ALT+DEL (2)按 RESET
6、计算机病毒特征： （1）传染性（2）隐蔽性（3）潜伏性（4）破坏性（5）不可预见性
7、计算机网络由通信子网和资源子网组成
8、计算网络分局域网和广域网
9、TCP/IP 是网络标准协议
10、因特网主要功能： （1）信息查询（2）通信服务 (3)电子教育（4）电子娱乐（5）电子购物  
11、数码相机核心部件是 CCD，它相当于胶卷 关系到相片的分辨率
12、数码相机与传统相机的区别： （1）感光不同（2）存储介质不同（3）图像质量不同 （4）输入输出的方式不同
13、分辨率是数码相机最重要的指标之一。图像色彩好坏取决于镜头 相机存储格式多为 JPEG
14、一般相机色彩位数 16BIT 和 24BIT 专业多为 24BIT 和 36BIT
15、在拍摄时注意： （1）相机不适宜拍摄自然风光（2）不要靠近被摄体（3）取景要准确（4）逆 光时注意补光
16、相机维护： （1）及时清晰机身与镜头（2）防热放寒（3）防水防沙防雾（4）防碰防湿
17、扫描仪是重要的输入设备，按颜色分为黑白和彩色 按扫描方式分为手持式 平台式 滚筒式 。 平台式最为常见，分辨率多为 600X1200DPI 扫描文稿多在 300DPI
18、扫描仪性能： （1）分辨率（2）色彩位数（3）接口类型 扫描仪安装： 硬件安装 （1） （2） 安装驱动 （3） 安装扫描软件 OCR （4） 扫描图像 （5） 扫描文字 注 意： （1）及时锁定（2）保持清洁（3）勿带电插拔（4）注意更新（5）分辨率不要过高
19、光盘刻录机分为 CD-R 和 CD-RW。CD-R 只可刻录 CD-R 光盘 CD-RW 皆可刻录 性能指标： （1）数据传输速度（2）缓存容量（3）兼容性 步骤： （1）连接刻录机与计算机（2）安装软件与驱动（3）制作光盘 注意事项： （1）注意散热（2）保持清洁（3）避免长时间工作（6）尽量不要执行其它程序 （6）不要操作面板按键（7）及时取出
20、投影仪 性能指标： （1）分辨率（2）亮度（3）对比度（4）带宽（5）均匀度（6）灯泡（7） 接口配置 操作： （1）安放投影仪（2）连接（3）接通电源（4）对焦（5）设置率（6）关闭投影仪 注意： （1）保持清洁（2）不要用镜头遮盖画面（3）不要关机后立即断电（4）不要带点插拔电缆 常见问题： （1）RGB 端口无信号（2）无图像（3）图像偏色
21、摄像机由光学 光电转换 图像信号 自动控制系统组成 操作步骤： （1）开机（2）装带（3）拍摄（4）回放检查（5）关机
注意： （1）避免镜头直对阳光（2）用毕取出磁带电池（3）防潮防寒
企业管理
1、公司的特征： （1）盈利为目的（2）以股东投资为基础（3）是依法的企业法人
2、有限责任公司注册资本 3 万元，首次出资不得低于 20%，其余 2 年内缴足投资公司 5 年。股东 人数 50 人以下 货币出资额不得低于注册资本的 30% 股东会是最高权力机关。 一人有限责任公司注册资本 10 万元人民币
3、股份有限公司股东人数为 2—200 人，注册资本 500 万元 发起人在 30 内举行创立大会 15 日内 发布通告
4、股东大会是股份有限公司的权力机构
5、不予受理专利条件： （1）科学发现（2）智力活动规则（3）疾病诊断治疗方法（4）原子核变化 所获的物质（5）违反法律 社会公德 专利权的条件： （1）新颖性（2）实用性（3）深刻性 专利权限 20 年 实用新型 外观设计 10 年
6、商标特征： （1）专有性（2）时间性（3）地域性 商标权有效期 1 年
7、上市公司股本总额不得 5000 万，且连续 3 年盈利 持有 1000 元股票面值的股东在 1000 人以上
8、现代企业的特征： （1）产权清晰（2）权责明确（3）政企分开（4）管理科学
企业管理本质是对人管理
现代企业文化特征： （1）独特性（2）普遍性（3）可塑性
会计六要素： （1）资产（2）负债（3）所有者权益（4）费用（5）收入（6）利润
税收特征：（1）无偿性（2）固定性（3）强制性
货币职能：（1）价值尺度（2）流通（3）储藏（4）支付（5）世界货币 汇率制度分为固定汇率和浮动汇率 多为固定汇率制度
信息与档案
1、信息的特征：客观性 时效性 可塑性 共享性 依附性 传递性（经过一定媒介才可传播） 。开发 性（取之不尽，用之不竭）无限性（会随时间推移不断产生）
2、信息种类： （1）按信息源划分自然信息和社会信息
（2）按信息表现形式划分语言 文字 表象 计算机 缩微品信息
（3）按信息内容设计领域划分政治 经济信息
（4）按信息稳定程度分为静态（资源 统计）信息和动态（市场）信息
（5）按来源分为横向纵向信息
（6）按工作作用划分额为预测 动态 反馈信息
3、信息搜集要求：价值性 时效性 层次性 针对性 全面性
4、信息收集方法： （1）观察法（2）阅读法（3）询问法（4）问卷法（5）网络法（6）交换法 （7） 购置法
6、观察法简单 灵活，能获得较为客观的信息，但信息量有限，深层次信息少 适宜对人物 环境 事 物实际状况的了解
阅读法信息量大 涉及面广 适用性强 但有失真的可能 询问法灵活实用，信息价值大 但费时费力 规模小
问卷法客观，便于定量分析 省时省力 效率高 但质量难以保证
网络法不受时间 地域限制，可获取广泛 迅速 时效性强的信息
交换法及时 适用 针对性强 省时
购置法可获取系统化 专业化的信息 来源广 但费用高 费时费力
7、信息形态： （1）文字形态（2）声像形态（3）记忆形态
8、秘书要经常查阅利用信息 筛选方法： （1）留意标题（2）复印裁剪（3）摘记（4）标记说明 筛选要求： （1）有指导意义的（2）与业务相关的（3）带有倾向性 动向性 突发性（4）能预见未 来趋势（5）为决策提供超前服务（6）剔除过时 虚假 重复 缺少实际内容的信息
沟通基础
1、沟通工作特点： （1）非权利支配性（2）非职责限定性（3）认同疏导性
2、沟通类型： （1）人与人沟通（2）人与自我沟通（3）人与机器沟通（4）组织之间沟通
3、秘书所涉及的多为人与人之间和组织之间的沟通
4、网络沟通优势： （1）降低成本 提高效率（2）平等 即时性强（3）有安全感 制约性： （1）语言存在歧义（2）横向沟通扩展张 纵向沟通弱化
5、尊重与理解沟通是有效沟通的前提，倾听和提问是有效沟通的关键
6、沟通目标： （1）说明事物（2）表示感情（3）建立联系（4）和谐工作环境
7、与客户沟通原则： （1）区分到访客户是多次还是首次（2）区分内部外部客户
8、横向沟通是员工间的沟通，其目的在于增强合作，减少摩擦，表现形式为：会议 面谈 备忘录 报告
9、横向沟通的障碍（1）沟通技术存在障碍（2）心理活动障碍（3）不善倾听，草率评判（4）表 达理解存在歧义
上行沟通策略：建立信任 走动管理 维护领导内部统一
下行沟通形式：政策 报告 信函 备忘录 谈话 会议 传真
上行沟通形式：建立系统 申诉请求 员工座谈会
上行沟通作用： （1）提供员工参与管理的机会（2）减少因误解造成的损失（3）营造民主式管理氛 围（4）缓解工作压力
下行沟通策略： （1）制订针对性沟通（2）精简环节（3）减轻分流沟通任务（4）提倡简约（5）启 用反馈（6）多介质组合
11、多介质组合是最简单最主要的方法
12、沟通重点： （1）企业员工（2）危机中受害者（3）新闻媒体
13、危机认定： （1）团队内存在使人情绪不佳的氛围（2）缺少交流（3）消极言论普遍存在（4） 间接渠道使用较多，直接渠道使用较少（5）执行不力，隐患增多
  对策： （1）反应迅速机敏（2）强调共同基础（3）建立危机小组（4）利用多种沟通方式（5）参与 调查
会议善后
1、需要搜集文件是会前会中会后产生分发的文件
2、立卷归档的意义：1） （ 是文件转为档案的重要步骤和基础 （2） 保持了历史联系， 便于查找利用（3） 保持了历史联系，反映了客观进程 （4）保护了文件的完整安全，便于保管利用 （5）保证了 工作的连续性，为档案工作奠定了基础
3、不需要立卷归档的文件：重份文件 事务性 临时性 无查考价值的文件 草稿 修改稿 会议主要文件如领导讲话 结论 决议 报告单独立卷，大会发言按日期立卷 书面发言按单位地 区立卷 通知来往文书 按时间立卷
4、大会文件按重要程度和时间排列
5、整理录音的技巧： （1）删除（2）增加（3）修改（4）送审 清理方法：收销带存
6、会议文件保管分为长期 短期 永久三种
7、会议文件整理注意及时完整，会议文件多带有参考与草稿性质 注意：正确区分保管期限 办理好移交手续
8、会议纪要是在记录的基础上进一步综合分析提炼而成用于记载传达会议情况及议定事项的文件 会议纪要的种类： （1）办公会议纪要（2）工作会议纪要（3）协调会议纪要（4）研讨会议纪要
9、拟写要求： （1）实事求是（2）集中概括 提炼归纳 （3）条理清楚 一目了然
10、 会议纪要的分发根据其印发范围和查看等级 印发范围根据其会议性质和纪要内容来确认。 绝密会议纪要只印发与领导
11、 会议经费决算： （1）会议拟定开支预算 （2）准备专用账册（3）对开支进行详细记录（4） 会后按预算决算 （5）遵循勤俭节约原则
12、 催办要求：准确及时到位 不可拖延 断章取义 搞本位主义 业务范围明确专一的工作由相关业务部门负责 综合信不过 交叉性工作交由秘书部门 联合会 议决议由牵头部门负责 领导集团本身形成决定交由秘书部门和指定单位
13、 催办方式： （1）发文催办 （2）电话催办 （3）派员催办
14、 电话催办快速方便，可直接找当事人，可进行双向沟通，适于本部一般工作部署，但容易 被忽视，频率间隔短 派员催办直接，有督促作用，容易受到重视，但较为花费精力 对于难办事项能够采用会议催办
15、 传达落实要求： （1）迅速果断 保证质量 （2）忠于决策 不打折扣 （3）解放思想 有创造 性落实
16、 浏览景观一般分为人文景观和自然景观 娱乐活动分为观看项目和参与项目 制定方案时注意： （1）安排好人员 （2）参观地点检查 （3）提前预定好门票 （4）人数过多 时，可外包旅行社 在制定接待计划考虑客人的信仰 忌讳 身份 性别 年龄 是否带有家属 预定餐厅时注意：事项确定好时间 地点 宴请人员 桌次座次 菜单 17、 选择宾馆时考虑（1）交通便利与否 （2）档次是否合适（3）环境是否优雅正式宴请晚上居多，以中高档餐厅为佳，多为包间。根据其主人主宾身份来确定档次，在根据 事由 规模确定地点大小 撰拟出国申请内容： （1）路线 （2）时间 （3）地点 （4）交通工具 （5）具体事项 （6）
18、 备注 办理护照的相关证件： （1）任务批件 （2）政审批件 （3）邀请书 （4）2 寸免冠照 申办签证的途径： （1）中国大使馆和领事馆（2）权威签证代办机构（3）目的国使馆 商务旅行制订程序： （1）制订计划（2）制订旅程表（3）准备发言提纲（4）办理好签证 护照 黄 皮书 出境登记卡的手续（5）订购机票
19、 准备工作： （1）审查最佳旅程表（2）兑换外币（3）准备随身用品（4）准备文件 相关证 件 （5）做好旅行安排 （6）注意时差 （7）搜集资料
20、 办公室布置要求： （1）优先采用光线 通风 监督 沟通占优的办公室 （2）使用同样大小 高度的桌椅柜子 （3）将接待部门置于入口处 （4）预留充分空间 （5）常见设备档案置于使 用者附近 背对背放置档案柜（6）设置休息区
21、 光线应来自桌子左上方和斜后上方
办公室布置三原则： （1）利于沟通（2）协调舒适（3）便于监督
协调要求： （1）连续性（2）协同性（3）有序和谐
22、 内部监督特点： （1）是种日常监督（2）具有双向多维监督特点（3）是一种内部力量的约束
办公桌按直线对称原则排列，以最佳线路最佳 防止逆流交叉
23、 布置程序： （1）对工作内容加以考察分析，明确关系并以此确定员工的工作位置。 （2）记 载各部门人员及其工作（3）选配相应家具桌椅并予以记载（4）绘制布置图（5）对设备安放提 出合理建议
24、 信息保密工作： （1）口头信息（2）书面信息（3）电子信息
保密信息内容： （1）人事信息（2）财务信息（3）产品信息 （4）客户信息
印章和介绍信是对外联系的标志和行使职权的凭证管理
印章种类： （1）单位印章（2）单位印章（3）秘书公章
单位印章是对外行使权利的标志
印章作用： （1）标志作用（2）权威作用（3）法律作用（4）凭证作用
印章使用要求： （1）专人负责（2）确保安全（3）防止污损
印章的刻制启用需经上一级主管单位批准，在公安部门登记后，由公安部门指定单位刻制，启用时选用选定启用时间，发出启用通知，填写印模卡
用印时，盖印位置保证恰当，正式公文在文本落款出盖章，带存根公函 介绍信分别加盖骑缝章 和文本落款章，盖印文件应于用印申请单分数一致
印章取回销毁都应该有两人参与
25、 上司交办事项： （1）会议通知（2）查问回复（3）接待工作（4）转告传达（5）上司生活 服务工作
公务接洽制度（1）岗位责任制度（2）登记记录制度（3）转告传达（4）交接班制度（5）保密 制度
26、 汇报技巧： （1）问明情况 及时报告（2）作好记录 避免失误
值班日志以天为单，它有利与下一班人员；了解情况 保持工作的联系性 有利于了解检查考核
值班工作和编写参考资料
电话是值班工作中使用最频繁的工具
快汇汇票由秘书认购 
27、 零用现金数额以企业规模和平时指出次数确定，由企业领导和财务负责人批准，用于支付 本市交通费 邮资 茶点费 停车费和少量办公用品费
文书形成程序：草拟 审核 签发 复核 缮印 用印 登记 分发
28、 上司临时交办事项特点： （1）广泛性（2）临时性 基本特点 （3）具体性 （4）紧迫性
29、 办理原则： （1）积极主动 千方百计这是应有态度（2）符合政策，灵活变通（3）有着落 有 回音
30、 要点记录法用于电话 来访 会议记录 详细记录法用于上级重要讲话插话发言，重要会议讨论决议 反应问题建议调查 领导指示 用 ABCD 法排出工作等级，先做 A 类，重要紧急的，在做 B 类，急而不重，在做 C 类 重而不急 的，最后做 C 类，不重不急的
上司日志内容： （1）上司接待信息（2）上司会议信息（3）上司个人安排（4）上司私人信息
秘书日志内容： （1）上司所需秘书协助事宜（2）上司交办自己的工作（3）自己应作活动
31、 注意事项： （1）确保保密，只给上司授权的人查阅（2）保持一致准确，每天检查更新（3） 熟悉约会时间和工作习惯，每天最早最晚约会时间（4）熟悉上司用餐和休息时间 在安排活动时遵循先重急后轻缓原则，并留出 10 分钟左右间隔。
32、 检验办事效率原则： （1）工作质量（2）工作速度（3）产生影响
复命三注意（1）不失真（2）不吹嘘（3）不邀利
库存卡作用： （1）保证资金不被占用 (2)保证空间充分（3）监督物品使用（4）防止损失 （5） 正确估计 库存概念（1）最大库存量，库存物品都不应该超过这个数量（2）最小库存量，当余额达
33、 到这个量时，即采取措施（3）重新订购线，即再订货标准
订购数量以剩余库存量为基础
34、 保管措施（1）房间柜子上锁（2）各类物品贴好标签（3）新物品置于旧物品之下（4）体 积大 分量重的物品放置最下（5）小物品 常见物放在较大物品前面（6）注意通风 有良好照明
35、 选择供应商时考虑： （1）价格费用 (2)质量交货 （3）服务和位置（4）安全和可靠性
会中服务
1、传递方式和内容应该综合考虑对象 效果 时效 费用
2、如何做好会议记录： （1）提前抵达会场，安排地方。 （2）迅速绘制座位图 （3）提前参阅其它 会议记录 3、会议记录要求： （1）快速是基本要求(2)纪实性是重要特征 具体为真实 准确 突出重点
4、会议简报分为报头 报尾 报核，标题要求：简明 醒目 准确 生动 形式灵活
简报要求： （1）真实准确是其生命 （2）短小精悍是其力量所在（3）快是质量的体现 （4）生动活泼
5、信息分类：按作用分为： （1）与会者信息 （2）指导宣传信息 （3）议题性信息 （4）主题内 容信息 （5）记录结果性信息 （6）程序性信息 （7）交流性信息（8）参考性信息（9）管理 性信息
6、按会议信息保密性划分： （1）保密性信息（2）内部性信息（3）公开性信息
按传递方式划分： （1）讲话信息（2）会议书面信息（3）会议声像信息
7、收集信息要求：齐全 及时 准确 有效
8、确定会议信息搜集方法： （1）召集开会（2）提供书面材料 （3）个别约见（4）会议结束后及 时搜集（5）个别催退（6）按清退目录搜集（7）限时交退
9、信息反馈方式：口头 书面 会议反馈
10、 会议值班内容：电话记录 接待记录 值班日志
会议值班意义：（1） 起着沟通内外， 协调上下的作用 （2） 保证重大事项 指令 精神的及时传达（3） 保证会议顺利进行（4）代表了会议工作质量（5）直接影响了会议主办方的工作效率
11、 值班工作制度： （1）信息处理制度（2）岗位责任制度（3）交接班制度
会议筹备
1、会议日程以天为单，是会议各项活动和与会者安排时间的依据，议程依据议题作出顺序计划， 是会议所要讨论解决问题的大致安排
2、会议议程制定（1）列出参与者，明确目标 （2）安排议程时间，考虑会议长短和敏感话题（3） 确定议程，决定讨论形式和决策方式
3、日程编制： （1）注意涉及事务的习惯顺序和公司章程的明确规定（2）明确各项安排，用表格形 式列出（3）宣读议程 （4）将同性质问题集中排列（5）保密性强的议题放置后面
4、在编制议程时，按轻重缓急的原则处理并详细表示出所需时间 会议讨论形式分为头脑风暴形式和自由讨论形式 议程与日程存在功能上的不同，议程编制在前，一旦确定就不应该再变，但日程可做出相应调 整。
5、会议地点选择要求： （1）交通便利 （2）大小与规模相符（3）有良好配置（4）场地不受外界 干扰 （5）考虑有无停车场所 （6）成本必须合理 考虑因素： （1）会议目的形态 （2）实质上需求 （3）与会者的期望
6、清单内容包括： （1）所在地区情况（2）会场环境 （3）会议地点设施
7、对会议地点的检查有： （1）检查考虑中的会议场地 （2）抽查一个单人间 双人间和套房 （3） 检查会议登记 管理服务和后勤部门（4）检查餐厅一般伙食（5）检查电梯服务 （6）检查服务 项目 营业时间 了解交通停车设施
8、中大型会场多采用大小方形，突出主持人 注意进退场的方便
座次安排依据职务高低，选举结果是否是正式代表来安排
会议主席位置应该置于远离入口处，正对门的位置
9、常见排法有：横排法 竖排法 左右排列法
10、 传递方式：当面告知 电话传真 书面形式 电子邮件
分发过程：准备 登记 附清退目录 装封 发出
方法：提前发出 签到时发出 会中发出 现场发出
发布程序：收集 筛选 加工 审核 发布
11、 餐饮标准根据会议经费和人员情况决定，就餐方式分自助餐制和分餐制 多为自助餐制
12、 嘉宾类型：上级领导 政府官员 重要客户 社会名流 潜在贡献人 邀请时注意人数不宜过多，考虑代表性和经济时效，采用宁可邀请，也不排斥的原则
13、 接站人员应在 20 分钟抵达接站地点
14、 会议资料包括来宾资料，会务资料 沟通资料 用品分为必备和特殊设备 空调应在两小时前开机预热
15、 会议通用礼仪：文书 参会 服务 迎送礼仪 大部分试听设备操作温度在 0-40 度
16、剔除的方法： （1）看来源（2）看标题（3）看正文（4）决定取舍
17、 标题一般反映信息内容与价值
18、 信息分类要求： （1）科学性（2）系统性（3）逻辑性（4）实用性
分类方法： （1）字母分类法（2）地区分类法（3）主题分类法（4）数字分类法（5）时间分类法
分类的依据是信息的特征
归类原则是依信息的不同来源 内容 时间 性质 作用进行组织
信息校核原则依信息进一步校核，分析可靠性 准确性 认定真实性
19、 校核要求： （1）溯源法（2）比较法（3）核对法（4）逻辑法（5）调查法（6）数理统计法
核对法依据最权威资料进行对照分析
逻辑法对信息中表示事实和叙述方法进行分析
数理统计法对信息中的数据定性分析
判断方法： （1）核对（2）计算（3）定性定量（4）逻辑推理
20、 信息传递方向：内向传递 外向传递
内向传递形式： （1）信件（2）备忘录（3）通知通示（4）传阅单（5）内部刊物
外向传递形式： （1）信件（2）新闻稿（3）发布会（4）声明
21、信息传递要素： （1）信源（2）信道（3）
信宿信源分原生源和再生源，信宿即信息终点 信息的接受者
信件具有凭证作用，便于参考阅读，但费时 不便交换看法
备忘录便于查考利用，使用方便，但信息量少 沟通慢 不便于交换看法
22、 报告针对特定利用者 通知是使用最广泛， 频率最高 具有很强的时间性 内部刊物介绍公 司动态，业务进展 沟通上下 联系员工桥梁
23、 信息传递方法： （1）语言传递（2）文字传递（3）电讯传递（4）可视化辅助物传递 文本是大多数信息的传递形式，表格针对特定标准信息进行展示。
24、 语言传递简洁 直接 快速 及时 受 场地限制小 但获取信息零乱 较难存储 图表分柱状图 用于统计数字比较 饼状图多用于展示信息 折线图用于比较性及趋势信息 信息存储载体：纸质载体 磁性载体
25、 纸质载体使用最多 方便阅读记载 标准化
磁性载体： （1）软盘 （2）硬盘 最为常见 （3）磁带 （4）磁盘 （5）缩微品
存储系统： （1）集中管理系统（2）分散管理系统（3）计算机辅助管理系统
26、 集中管理系统具有便于实现科学化 现代化具有整体性的特点
存储程序： （1）登记（2）编码（3）排列（4）保存（5）保管
27、 信息编码由字母和数字组成基本编码
编码分为： （1）顺序编码法（2）分组编码法 采用十进位阿拉伯数字
排列方法： （1）时间排列（2）来源排列（3）内容排列（4）字顺排列
28、 保存方法： （1）手工（2）计算机（3）电子化（4）缩微品 档案分类是按来源 时间 内容 形式等方面的异同， 将归档文件划分为若干类别， 构成有机体系 的工作
29、 分类方法： （1）年度分类法（2）组织机构分类法（3）问题分类法
分类要求：正确判定所属年度和所属机构
文件未注明日期，判定文件的准确时间和接近时间
分析文档形成单位的情况： （1）单位大小（2）稳定状况（3）界限清晰程度
30、年度分类法使用最广
问题分类法适用与界限不清，档案较少的单位 
31、档案检索工作对信息进行加工存储，对信息进行查检存储，是开放档案信息资源的必要条件
32、 类型： （1）归档文件目录（2）分类目录（3）主题目录（4）人名索引（5）全宗指南
档案保管期限： （1）长期 16-50 年 （2）短期 15 年以下 （3）永久
保管期限从文件产生形成后的第二年算起
分析档案价值： （1）分析来源（2）分析内容（3）形式特征（4）技术因素（5）功能因素
33、 分析档案的重要性 独特性 时效性 价值由内容体现出来 纸质档案温度 14 度-20 度 相对湿度 50%——65% 变化在正负 2 度 湿度正负 5 度
34、 档案日常管理： （1）建立制度（2）调节温度（3）流动保护 （4）安全检查（5）库房卫生 10