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电子表格在学校管理工作中的应用

在学校的管理中，利用WORD或WPS来处理很多的表册时常常遇到下列困惑：表格的行及列宽大小不易调整；数据更新不能自动进行，须手动操作；不能对表中数据进行四舍五入、求和、排序等一系列特殊操作。用EXCEL来处理表格，以上问题都能很好地得到解决。本文从三个方面谈谈EXCEL在学校管理中的应用。
一、EXCEL在学校管理中能解决的一些问题。
1、对干统名册等一系列表册里职工的年龄数据、岗位工资及薪级工资等能进行自动计算与及时刷新；
2、对各种表册里的某项数据能按要求自动进行个数统计，如统计学校教职工总人数，男职工人数，年龄大于35岁小于等于40岁的具有中级职称的女职工人数，工资数据的各项统计；
3、自动计算学生成绩的总分、平均分、及格率、优秀率及综合分；能将学生分数自动转换为等级（“A”、“B”、“C”等级，或“优秀”，“良好”等级）；
4、对教职工年终目标管理考核分数进行自动求和并排名；
5、自动处理职工薪级工资正常异动（晋级）表，对表中职工的工龄年数、年龄数、职称任职年数、工资增长数等能自动计算与更新；
6、对达到调整时间的教师教龄工资进行提示（3元，5元，7元，10元），对达到退休年龄的职工对象进行提示；
7、还能进行一些较复杂的编排课表，按要求自动编排学生座位，填写学生通知书等工作。
二、所需要的相关知识。
1、工作簿、工作表、单元格的基本操作（略）。
2、文档的转换。
WORD表格可直接复制粘贴到EXCEL表格里，然后略做处理，WPS表格转换成WORD表格后再处理。
3、函数公式的应用：
说明：将公式输入单元格里时先输入等号（=）；本文所说数据包括文字及数值。
⑴小数舍入。
ROUND（A5，1）：对A5单元格里数据的小数进行四舍五入，保留1位小数：ROUNDDOWN（A5，2）：对A5单元格数据的小数点2位以后的数进行全舍），ROUNDUP（A5，0）：对A5单元格里数据的小数点后的第1位数舍掉并向前进1位。以上公式里的1，2，0可以是所要求的任意整数，A5可以是代数式。
⑵数据的统计。
① COUNTIF（A3:A100，"男"）：统计A列里A3单元格至A100单元格里男职工的人数；
② COUNTIF（C3:C100，"＞＝30"）：统计C列里C3单元格至C100单元格里大于或等于30的数据的个数；
③SUMPRODUCT((N4:N150=7)*( R4:R150>5)*( R4: R150<=10)*( S5: S151>20)*( S4: S150<=25))：统计N4至N150单元格里数据为7，同时同一行里R4至R150单元格里数据大于5小于等10、且同一行里 S5至 S151单元格里数据大于20小于等25的数据的个数；
⑶数据求和、求平均值、排名。
①SUM（B4:B105）：统计B4至B105单元格里所有数据的总和；
SUM（B2，C4，P8……）：计算B2，C4，P8……各单元格里数据之和；
② AVERAGEA（B4:B105）：计算B4至B105单元格里所有数据的平均值；
③ RANK（E4，E4:E100，0）：对E4至E100单元格里的所有数据进行排名，算出E4单元格里数据的名次，0表示按降序排名；
⑷LARGE（E4:E100，8）：在E4至E100单元格里的第8最大值；
⑸数据的选择
IF（E3=7，930，IF（E3=10，680，IF（E3=12，590））），E列为职工的岗位级别，930，680，590为对应岗位的岗位工资，如果E3单元格里数据为7（级），则所输入该公式的单元格里的岗位工资数为930（元）；IF的个数一般不超过8个；
⑹数据的查找与引用
COUNTIF（Sheet1！F5：F100，"男"）：在sheet2工作表的某单元格里输入该公式，该单元格里便得到表sheet1里F5至F100单元格中数据为“男”的个数；
水平查找：VLOOKUP（C3，[职称]sheet1！D4:P100，5，flase），查找职称文件里sheet1表中与C3单元格内容一致的，从C3水平数起的第5个单元格里的数据。该公式输入在另一工作簿的某工作表里。
垂直查找：HLOOKUP（C3，sheet1！D4:P100，3，flase）。在sheet1表里查找与C3内容一致的，从C3垂直向下数起第3个单元格里的数据。该公式输入在同一文件（工作簿）的不同工作表里。
三、以上知识的获得途径
各书店均有介绍EXCEL基础知识的书籍，如《EXCEL电子表格应用必知必会500招》（四川出版集团），《EXCEL2003电子表格处理》（电子工业出版社），书中均有处理工作簿、工作表、单元格以及函数公式等内容，也可上网查阅。
武陵区中小学分管人事工作的副校长在区教育局的组织下已全面开始学习与使用EXCEL，他们的干统名册、工资异动审批表、人事月报表等均已不同程度的用上了EXCEL，得到了较好的反响，如有问题可与该区的学校联系。