行政部电脑文档管理技巧.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,电脑文档管理,主讲,：龙逸凡,2013,年,6,月,16,日,1,.,分类,4.,整理,1.1,磁盘分类,4.1,定期整理,1.2,文件夹分类,4.2,文件迁移,2.,结构,5.,搜索,2.1,文件夹逻辑,5.1,基本方法,2.2,数量和结构,5.2,搜索技巧,3.,命名,6.,安全,3.1,文件名格式,6.1,加密,3.2,文件命名技巧,6.2,备份,【,目录,】,2,一、分 类,1,硬盘分类,硬盘分区：,分区的数量要合理,分区的大小要适中,硬盘分类：,区分工作与私人,区分文档的类型,注：重要的文档不要存在,C,盘；硬盘名称、图标可更改。,2,文件夹分类,文件夹分类：,按文档内容分类,按文档性质分类,文件夹管理技巧：,添加说明,更改图标,发送快捷方式到桌面,3,二、结 构,1,【,文件夹结构的逻辑,】,如何分类更利于文件管理,哪种分类的先后顺序更有利：,先类别后年份,，还是先,年份后类别,【,文件夹数量与层级,】,数量不宜过多,层级不宜过深,【,建立文件夹的结构文档,】,可使用,tree,命令来完成。具体方法：,假设要建立,E,盘,“,工作文档,”,文件夹的结构文档，则可以在系统的命令行模式下输入：,tree E:,工作文档,/f/aE:list.xls,回车后就可在,E,盘生成一个名为,list,的,Excel,文件。也可生成,txt,文档，将,list.xls,改为,list.txt,即可。,2,3,4,三、命 名,1,文件名的格式,文件名称的要求：,清晰标明文件的内容，便于识别、引用与传递。,文件名的格式：,（序号）单位内容期间（版本）（注释）,例如：,01,逸凡伟业月度财务分析,201305V1.0,2,命名技巧,批量重命名文件：,在资源管理器中同时选择几个文件，接着按,F2,键，然后重命名这些文件中的一个，这样所有被选择的文件将会被重命名为新的文件名,(,在末尾处加上递增的数字,),。,5,四、整 理,1,【,按文档性质整理,】,临时文件夹：待处理,永久文件夹：已完成,【,定期整理,】,定期分类归档，将已处理文档转入已完成，,将过期、不需要、重复的文档删除，或转移至专门的文件夹存放,【,数据的迁移,】,IE,收藏夹：,XP,系统默认,C:Documents and Settings,用户名,Favorites,。,如何迁移？,桌面、我的文档、下载：默认在,C,盘，不安全。,如何迁移？,QQ,记录：系统重装时,RTX,、,QQ,聊天记录的备份、聊天记录的漫游,2,3,6,五、搜 索,1,【,基本方法,】,按文件名搜索,按包含的文字搜索,【,高级技巧,】,按日期、类型、大小搜索,搜索未及时保存的临时文档：自动保存的文档位置,【,文件夹内快速定位,】,对于文件名开头是英文的文件或文件夹，可以通过键盘快速敲击文件名的前一两个字母快速定位。,2,3,7,六、安 全,1,1,【,文件加密,】,设置打开密码,设置修改密码,【,文件夹加密,】,Windows,自带的加密功能,使用加密软件：宏杰加密,【,文档的发布,】,要发布的文档最好使用,PDF,格式,发布的文档设置修改密码,2,3,8,六、安 全,2,4,【,文档备份,】,用光盘、移动硬盘备份,多电脑备份,【,使用网盘,】,金山快盘优点：不怕丢失，不怕误删，不怕被覆盖，可找回历史版本。跨平盘共享，手机查看电脑文件，备份手机指定文件夹（如微信语音、,QQ,聊天记录、语音）,文件夹协作、部门文档集中备份,【,其他,】,不显示已知文件类型的文件后缀名，防止重命名时误修改后缀,不显示隐藏文件和系统文件,5,6,9,The End,链接：,新浪微博：,龙逸,凡,微博地址：,http,:/