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利源地产会议管理流程文件编号 MMLY—ZH—004 版本/修订 A/0 第 4 页共 4 页会议管理流程编制日期审核日期批准日期修订记录日期版本号修改内容修改人审核人审批人 1. 流程图 2. 流程概况流程目的会议是制定政策、讨论问题、检查、布置、总结工作,传达上级领导指示,通报情况等一种有组织、有目的的商议集会。本规程旨在明确本公司会议的运营原则，确定会议运营的基本事项，以提高会议的效率与效果。适用范围本规程适用于公司内部的所有会议。会议的召集、运营和记录要领适用于附录所列各类会议，同时亦可作为其他会议的参照。流程主导部门综合管理部流程参与部门各职能部门综合管理部管理层部门流程中承担职责各职能部门 1. 参会人员准时参加会议并签到，准备好与会议有关的资料，做好会议记录，对要求传达的会议内容要及时进行传达。 2. 会议涉及机密事件，所有与会者要严守保密制度，不得外传泄密，否则按有关规定处理。综合管理部 1. 会议应按规定时间准时召开，会前应准备好会议议程及有关内容，并负责维护会议纪律。 2. 会议形式的决议应由牵头部门及时书面通知有关执行部门，并负责监督落实情况。管理层 1. 根据部门工作特点支持并协调会议召开。 3. 工作程序 3.1. 接受任务并制定方案了解会议要求，包括会议议程、参会人数及召开时间、会期、考察会议场地，拟写会议筹备方案。 3.2. 筹备分工根据会议筹备方案，成立会务筹备工作组，包括会务组、秘书组、档案部等，明确各组职责，细化分工。 3.3. 组织实施根据分工，各小组分头落实筹备工作任务，开展会议设计、场地布置、安排餐饮、住宿、交通、接待、材料、宣传等事宜，审核会议细化方案。 3.4. 会前检查全面检查会议筹备情况，包括会场布置、嘉宾和领导接待、住房安排、会议用餐、车辆保障、代表接送、资料印刷、新闻宣传准备情况，编写会议流程，组织彩排。 3.5. 会中监控根据会议整体流程，做好会议期间监控工作，包括会议、餐饮、活动监控等。 3.6. 活动安排根据会议需要做好会见，视察、调研等安排。 3.7. 应急处理做好应急预案，及时跟踪处置。 3.8. 收尾工作回收会议物料，安排来宾返程，结算费用等工作。 3.9. 会务总结召开会务工作总结会，总结筹备工作中的经验，分析得失，提出下一步改进建议。 3.10.资料归档整理印发领导讲话稿，立卷存档会议筹备资料和重要来宾信息。 4. 支持性文件 4.1. CMPD-XX-XX-PD001《XXXX流程》 4.2. CMPD-XX-XX-WI001《XXXX工作指引》 5. 相关记录 5.1. CMPD- XX-XX-PR001《XXXX审批单》 5.2. CMPD-XX-XX-PR002《XXXX表》 5.3. CMPD- XX-XX-WR001《XXXX表》

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