国际电力集团工作部档案文秘岗职位说明书.doc

国际电力集团工作部档案文秘岗职位说明书

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某国际电力集团工作部档案文秘岗职位说明书
岗位名称
档案文秘岗
岗位编号
*-JG-014
所在部门
集团工作部
岗位定员
1
直接上级
集团工作部经理

直接下级

所辖人员

岗位分析日期
6月
本职:
负责公司内、 外部文书处理, 负责公司档案和资料的收集、 管理、 查阅或借阅, 协助部门经理进行相关会议的组织与记录, 协助部门经理负责公司的接待工作, 公司对外公共关系的建立与保持, 协助部门经理负责地方电力信息汇总、 编辑、 发行, 协助部门经理制定公司文书档案制度。
职责与工作任务:
职
责
一
职责表述: 负责公司内、 外部文书处理
工作
任务
传递各部门的签报、 发文
负责机要工作即政府、 省委及集团重要文件的接收、 保管、 传阅
负责公司报刊及邮发管理
负责公司内的复印、 传真、 打印等工作
职
责
二
职责表述: 负责公司档案和资料的收集、 管理、 查阅或借阅
工作
任务
负责集团公司的规划、 年度计划、 统计资料、 科学技术、 财务审计、 劳动工资、 经营情况、 人事档案、 会议记录、 决议、 决定、 委任书、 协议、 合同、 项目方案、 通告、 通知等具有参考价值的文件材料的归档、 管理、 借阅与索取以及档案的销毁工作
负责公司声像、 电子文档的管理
负责集团公司工作日志管理
职
责
三
职责表述: 协助部门经理进行相关会议的组织与记录
工作
任务
负责会议场所的安排与布置
负责会议的记录和整理
负责会议相关活动的安排
负责会议相关资料的编印
职
责
四
职责表述: 协助部门经理负责公司的接待工作, 公司对外公共关系的建立与保持
工作
任务
协助部门经理负责集团公司总部来访人员的接待, 包括外事活动的组织、 接待工作
协助部门经理负责与新闻媒体的接触
协助部门经理负责集团公司相关的公共关系建立和保持
职
责
五
职责表述: 协助部门经理负责地方电力信息汇总、 编辑、 发行
职
责
六
职责表述: 协助部门经理制定公司文书档案制度
职
责
七
职责表述: 集团工作部经理交办的其它任务
权力:
公司文书档案制度的建议权
工作协作关系:
内部协调关系
公司各部门, 子公司及孙公司
外部协调关系
电信局、 邮电局、 速递公司、 新闻媒体、 政府机构、 行业机构、 兄弟单位等
任职资格:
教育水平
大学或以上学历
专业
无特殊要求
培训经历
文秘
经验
一年相关工作经验
知识
具有基本的英语阅读能力
技能技巧
熟练使用办公自动化软件, 具备基本的网络知识, 中文输入速度在50字/分以上。
个人素质
沟通能力、 判断能力、 具有较强的阅读能力、 写作能力和表示能力
其它:
使用工具设备
电话、 计算机、 传真机、 复印机、 打印机
工作环境
办公室
工作时间特征
固定上班时间
所需记录文档
相关会议记录、 地方电力信息、 文书档案制度
考核指标:
会议记录完成质量及完整性、 传真收发及时性、 重要任务完成情况
考勤、 服从安排、 遵守制度
其它专业知识技能
备注: