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办公室行政副主任职务说明书

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2020年4月19日
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办公室行政副主任职务说明书
岗位名称
行政副主任
岗位编号

所在部门
办公室
岗位定员
1
直接上级
办公室主任
职系
管理职系
直接下级
行政秘书、 文字秘书、 话务接待、 司机、 出国管理、 医务管理、 房产管理

所辖人员

岗位分析日期
6月
本职: 负责公司日常行政事务管理工作
职责与工作任务:
职
责
一
职责表述: 协助办公室主任制定部门工作计划主持制定分管业务工作计划, 督促检查计划的实施
工作时间百分比: 20%
工作
任务
协助办公室主任制定部门年度工作计划
频次: 2次/年
制定所分管工作计划并组织落实, 完成分管工作总结
频次: 2次/年
职
责
二
职责表述: 负责组织公司重要会议、 办公会等工作
工作时间百分比: 15%
工作
任务
制定公司会议管理规定
频次: 不定期
定期编制公司会议计划安排
频次: 不定期
作好会议的组织和管理
频次: 全年
职
责
三
职责表述: 负责公司企业形象方案的策划和实施管理
工作时间百分比: 20%

工作
任务
负责参与企划方案的制定
频次: 日常
负责组织企划方案的实施
频次: 日常
职
责
四
职责表述: 负责公司广告、 各类学会协会、 各类媒体宣传的管理
工作时间百分比: 15%
工作
任务
负责编制统一的宣传形式、 口径、 内容。
频次: 2次/年
负责组织对外宣传资料的统计、 整理和归档
频次: 2次/年
职
责
五
职责表述: 负责公司医务、 话务、 车辆、 领导公务工作的管理
工作时间百分比: 15%
工作
任务
根据公司实际情况, 制定医务、 话务、 车辆、 领导公务工作相关规定
频次: 不定期
处理工作中出现的突发事件
频次: 不定期
职责
六
职责表述: 完成上级交办的其它任务
工作时间百分比: 15%
权力:
对部门工作的建议权
对分管工作的管理权
对直接下级的工作有监督、 检查权
对直接下级的考核评价权
有对直接下级岗位调配的建议权、 任命的提名权和奖惩建议权
权限内费用审批权
对直接下级的工作争议有裁决权
工作协作关系:
内部协调关系
公司各部门
外部协调关系
集团及相关部门等
任职资格:
教育水平
大学本科及以上学历
专业
管理专业或与公司业务相关专业
培训经历
企业管理知识培训、
经验
5年以上工作经验, 3年以上相关业务岗位工作经验, 1年以上管理工作经验
知识
掌握企业行政管理知识, 具备一定的商务知识、 企划知识、 文秘知识
技能技巧
一般使用计算机办公软件, 具备较好的口头表示能力、 公文报告撰写能力、 具备较好的社交能力和组织协调能力
其它:
使用工具/设备
计算机、 传真机、 打印机、 Internet/Intranet网络、 文件柜、 通讯设备及一般办公设备
工作环境
一般工作环境
工作时间特征
正常工作时间, 偶然加班
所需记录文档
会议安排、 企划方案、 协会名单、 车辆使用和维护记录等
备注: