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公司行政工作制度

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2020年5月29日
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第一章    总则

第一条  为加强公司文书档案、声橡档案资料的管理工作,保证文书档案、声像档案资料的及时归档和妥善保管,特制定本规定。

第二条  公司设档案室和专职档案员(简称档案员,下同。),负责档案资料的归档督促和日常管理工作。档案员对档案资料必须按年度立卷,各系统和部门在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料,都要按照本制度的规定分别立卷归档。

第三条  坚持部门收集保管、定期归档制度。各系统和部门负责人均应指定专人(兼职档案员)负责收集保管本系统或部门的档案资料并督促其及时归档。兼职档案员应保持相对稳定,名单报档案室备案,如有变动须及时通知档案室。因工作变动或离职时应将经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。

第二章    文书档案立卷归档办法

第一节    文件资料的收集管理

第四条  凡公司缮印发出的公文一律由办公室统一收集保管。

第五条  一项工作由几个部门参与办理在工作活动中形成的文件资料,由主办部门收集保管。会议文件由会议召集部门收集保管。

第六条    公司员工外出培训、学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动在核报差旅费时,必须将有归档价值的文件资料向本部门兼职档案员办理交接手续,兼职档案员签字认可后会计部才给予核报差旅费。

第七条  各系统、部门兼职档案员的职责:

(一)       了解本部门的工作业务,掌握本部门文件资料的归档范围,收集保管本部门的文件资料。

(二)       认真执行定期归档制度。对本部门承办的文件资料平时收集归卷,每年的三月份前应将归档文件资料归档完毕,并向档案员办好交接签收手续。

(三)       承办人员借用文件资料时,应积极地做好服务工作,并办理临时借用文件资料登记手续。

第二节    归档范围

第八条  重要的会议资料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录、会议纪要等。

第九条  上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件资料。

第十条  公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

第十一条       公司的请示与上级机关的批复;公司反映主要工作活动的报告、总结。

第十二条       公司内部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表、重要工作记录(表单)及工作简报。

第十三条       信访工作资料。

第十四条       公司与有关单位签订的合同、协议书等文件资料。

第十五条       公司管理人员任免的文件资料以及关于员工奖励、处分的文件资料。

第十六条       公司的各种规章制度、实施细则、程序文件。

第十七条       公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第十八条       公司保密制度中规定的保密范围材料。

第十九条       公司重要设备档案、财会档案及基建档案材料。

    第三节    平时归卷

第二十条       各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件资料,由兼职档案员集中统一保管。

第二十一条             各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务,编制平时文件资料归卷使用的”案卷类目”。”案卷类目”的条款必须简明确切,并编上条款号。

第二十二条             公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件资料,收集齐全,加以整理,送交本部门兼职档案员归卷。

第二十三条             兼职档案员应及时将已归卷的文件资料,按照”案卷类目”条款,放入平时保存文件卷夹内”对号入座”,并在文件处理登记薄上注明。

第四节    立卷

第二十四条             立卷工作由相关部门兼职档案员配合,档案员负责组卷、编目。

第二十五条             案卷质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。

第二十六条             归档的文件资料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第二十七条             在归档的文件资料中,应将每份文件的正件与附件、草稿与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开。文电应合一立卷;绝密文电单独立卷,少数普通文电如果与绝密文有密切联系,也可随同绝密文电立卷。

第二十八条             不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针正确第一年立卷;跨年度的总结放在针正确最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年,其它文件的立卷按照有关规定执行。

第二十九条             卷内文件资料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件资料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;草稿在前,定稿在后;其它文件资料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

第三十条       卷内文件资料应按排列顺序,依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页资料正面的右上角、背面的左上角打印页号。

第三十一条             永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。

第三十二条             有关卷内文件资料的情况说明,都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明,也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。

第三十三条             案卷封面,应逐项按规定用钢笔书写,字迹要工整、清晰。

第三十四条             案卷的装订和案卷各部分的排列格式:

(一)       案卷装订。装订前,卷内文件资料要去掉金属物,对破坏的文件资料应按裱糊技术要求托裱,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷,案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

(二) 案卷各部分的排列格式:软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表),以案卷号排列次序装入卷盒,置于档案柜内保存。

第三章    声像档案管理办法

第三十五条               公司的声像档案是指公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。

第三十六条             声像档案一般由录音带、录像带、摄像带、照片(含底片)及文字说明等组成。

第三十七条             声像档案是公司卷宗的组成部分,必须由档案员集中统一管理。

第一节    声像档案资料的收集

第三十八条             收集范围:

(一)   反映公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料;

(二)    各级领导人和著名人物参加的与公司有关的重大活动的声像资料;

(三)    公司有关人员组织或参加的重要会议的声像资料。

(四)    涉及公司权益的声像资料。

(五)    其它单位形成的与公司有关的重要声像资料。

(六)    其它具有保存价值的声像资料。

第三十九条             收集时间:

(一)   声像档案资料由各部门兼职档案员负责收集,应在档案资料形成后一个月内归档;

(二)    档案员有责任随时征集具有保存价值的声像档案资料。

第四十条       收集要求:

(一)   录音带、录像带、摄像带、照片(含底片)和文字说明要收集齐全,按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的,其形成费用不予报销,以防散失;

(二)    接收原版、原件,特殊情况下可接收复制件;

(三)    声像资料的内容要真实,底片、原件与影像、复制品要相符。

第四十一条             声像档案费用的报销:兼职档案员按第三十八条规定形成声像档案的费用,并按要求向档案员办理归档,经档案员签字后会计部才给予报销费用。

第二节    声像档案的整理

第四十三条             声像档案的整理,包括分类、组合、排列和编目,使其系统起来,便于保管和利用。

第四十四条             声像档案的整理由摄录人员负责,相关的兼职档案员协助。

第四十五条             分类、编号:

(一)       照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号,同时填写其底片号。底片在卷宗内编流水号。格式:卷宗号-流水号。

(二)       录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类,按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷,编一个案卷号,然后每盘再依次编排序号。

(三)       编注与其它载体档案相联系的参照号。格式为(档案形态)档号/(档案形态)档号。 

第四十六条             保管期限:应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素,划定保管期限。

第四十七条             文字说明的编写:

(一)       文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。

(二)       编写文字说明的要求:

1.      准确揭示档案资料的内容,概括其反映的全部信息,标注项目正确齐全;

2.      照片的自然张(内容相近的亦能够若干张)编写文字说明。录音带、录像带、摄像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明:

3.      文字简洁、语言通顺;

4.      时间用阿拉伯数字表示。

第四十八条             编制格式:

(一)       照片编制采用横写格式。其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者。

(二)       录音带、录像带、摄像带的编制格式:在盒套上置标注页。按要求逐项填写。

第四十九条             案卷要求:

(一)        将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷,集中编放。

(二)    卷内目录:照片、底片以自然张为单元填写卷内目录;录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。

(三)    卷内备考表,用于说明卷内声像资料的整理、变动情况。

第五十条       编目:声像档案的著录依照GB3792.5-85<档案著录规则>进行。

第三节    声像档案的保管

第五十一条             声像档案入库前要进行检查,对已被污损的,要进行必要的技术处理。

第五十二条             保存条件:

(一)    底片、胶片保存温度应保持在13-15℃之间,相对湿度应保持35%-45%;

(二)    照片保存温度应保持14-24℃,相对湿度应保持37.5%-67.5%;录音、录像带保存温度应保持18-24℃,相对湿度应保持40%-60%。

第五十三条             底片册、录音、录像带、摄像带应立放,磁带库必须避开磁场,磁场盒与盒的间距不小于3mm;存放磁带最好不用铁皮柜。

第五十四条             对库存的照片档案,要两年检查一次。

第五十五条             归档保存的声像档案,任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改;销毁声像档案必须经过鉴定,征得归档单位同意,报经技术总监审批,登记造册。

第五十六条             建立健全声像档案统计制度,做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。

第四节    声像档案的开发利用

第五十七条             编制声像档案目录、卡片等检索工具,为利用提供方便条件。

第五十八条             建立声像档案借阅、利用制度,严格审批手续,根据声像档案的秘密程度,确定利用范围。

第五十九条             具有专利的声像档案,外单位利用时,应按<中华人民共和国专利法>的有关规定办理。

第六十条       声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要,经技术总监批准后,方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借;外单位借用或复制声像档案,由技术总监批准,档案员具体办理,并按有关规定收费,实行有偿服务。如在借用中造成损坏,借用单位负赔偿责任。

第六十一条             在不影响保密的前提下,各部门可利用声像档案举办报告会、展览会,编辑综合性或专题性画册、资料片等,积极开发利用现存的声像档案。

第四章            附则

第六十二条             本制度由技术总监组织档案室制订并由档案室负责解释,报公司董事会批准后施行,修改时亦同。

第六十三条             本制度施行后凡既有的类似规章制度自行终止,与本制度有抵触的规定以本制度为准。

第六十四条             本制度自颁布之日起施行。

保密规定实施办法

第一条  为贯彻落实公司<保密规定>,切实维护公司利益,特制定本办法。

第二条  公司成立保密工作领导小组,由技术总监任组长。保密工作领导小组每月组织保密工作检查,每季召开保密工作会议。保密检查工作由安保部负责。

各部门负责人要对本部门保密工作负责,要把保守公司秘密列为日常工作。如部门发生泄密事件,除对当事人进行处罚外,要追究部门负责人的责任过失。

第三条  各部门要按公司<保密规定>规定的秘级分类,清查本部门的涉密事项,明确直接责任人予以登记,并向技术总监和安保部提交清单备案。

第四条  对接触公司秘密人员的管理规定:

(一)按公司<保密规定>控制秘密事项的知晓范围。绝密事项核心部分知晓范围是:

1、       配制香基的配方及实体:创造人、香基配制人、技术档案管理人员、技术总监和董事会成员。

2、       自制香料生产工艺及实体:创造人、该香料生产人员、香料部经理、技术档案管理人员、技术总监和董事会成员。

3、       用于香基生产的新原料的相关信息资料:相关采购、库管、财务人员以及香基配制人、技术档案管理人员、技术总监和董事会成员。

(二)掌握核心绝密的关键岗位人员的变更、离职须经董事会同意。

(三)根据业务活动的需要确定岗位编制,控制涉密人员的数目。

(四)加强对员工的保密教育,把公司<保密规定>和本实施办法作为对员工的基本培训内容。

(五)每位员工都要与公司签订<保守商业秘密合同>,该合同属机密类别。

第五条  保密资料载体、实物样品的管理规定:

(一)绝密事项核心部门的资料必须注明密级由专人管理。

(二)其它保密载体在存档时须注明密级。

(三)香精配方、原始试验记录、试验报告、工艺文件等技术文件、资料,由技术总监指定专人负责登记,按密级分类保管和定期归档。

(四)客户档案、资料由销售部经理指定营业员负责登记,按销售区域保管并定期归档。

(五)财会、采购、生产部门以及办公室、人力资源部设专(兼)职保密员,负责保管本部门文件、资料并定期归档。

(六)严格执行保密文件的借阅手续,凡借阅机密级别(含)以上技术文件、资料须经借阅部门负责人和技术总监批准。凡借阅机密级别(含)以上行政文件、资料须经借阅部门负责人、行管总监或总经理批准。借阅人必须履行登记手续并承担借阅期间的保管责任,在规定时限内及时归还。

(七)机密级别(含)以上文件、资料原则上不允许复制。如确需复制时,必须由批准借阅人同意,并按规定进行登记,对复制件视同原件予以保管。

(八)按公司<保密规定>界定的调香、检验人员,必须妥善保管与配制香基样品。香基配制库管和生产人员必须确保香基安全检查,不允许有点滴香基流失。

第六条  员工的保密守则:

(一)自己知道的秘密事项绝对绝对不说。

(二)不该问的秘密事项绝对不问。

(三)不该看的秘密事项绝对不看。

(四)非经领导批准,员工不得收集本岗位外的技术信息和经营信息,不得开展本岗位外的技术、业务活动,不得串岗。

(五)不该记录的秘密事项绝对不记录。

(六)不在私人通信、普通电话和传真机、明码电报中涉及秘密事项。

(七)不在公共场所和无关人员中谈论秘密事项。

(八)不在非专门场所存放保密文件、资料和实物。

(九)不得携带保密文件、资料和实物从事非工作需要的活动。

第七条  员工与公司脱离劳动服务关系后的保密义务:

(一)员工从与公司脱离劳动服务关系时起,对公司秘密事项的保密期限最少为五年。

(二)公司的绝密级别和机密级别的事项须长期保密。

第八条  凡有下列表现之一的员工,公司按<员工奖惩规定>规定给予奖励:

(一)对泄密或者非法获取公司秘密事项的行为及时举报的。

(二)发现她人泄露或者可能泄露公司秘密事项时,立即采取补救措施,避免或者减轻了损害后果的。

第九条  凡有下列表现之一的职工,视情节和所造成的后果公司按<员工奖惩规定>给予处罚:

(一)凡泄露公司秘密事项,已对公司利益造成损害但情节较轻的,对直接责任人给予警告、扣发奖金及罚款处分。

(二)凡泄露公司秘密事项,已对公司利益造成严重损害的,根据具体情况对直接责任者给予记过、记大过、开除、罚款、扣工资及奖金处分。

(三)除对直接责任人处罚外,对其直接上级也按<员工奖惩规定>给予相应的处罚。

第十条  公司员工或脱离公司人员,凡泄露、出卖、窃取、刺探、收买公司秘密事项,已对公司利益造成严重损害的,公司有权按照法律程序对当事人追究法律责任,并要求当事人承担经济赔偿。

第十一条       本办法由技术总监制订并负责解释。

第十二条       本办法自发布之日起施行。

出差管理规定

第一章  总则

第一条        目的    为使某某公司出差管理有所遵循,维护公司利益,特制订本规定。

第二条        范围    某某公司及所属部门员工因公出差,依本规定办理出差事项及支取差旅费。

第二章  出差管理

第三条         某某公司员工因业务需要远途出差时必须事先填报”出差申请书”,写明出差日程、出差目的地及出差事由等,呈部门经理核准后方可出差。

第四条         远途出差员工在”出差申请书”添附”出差旅费预算表”向财务部门预支差旅费。

第五条         未及呈准,出差人员须补办手续后方得支给差旅费。

第六条         出差人员因急病或不可抗力无法在预定期限返回销差而必须延长滞留,根据出差者申请,经调查无误支给出差旅费。

第七条         出差人员必须在公毕返回后三日内填具”出差旅费报销单”,送请部门经理及总经理核准后,出纳人员方得凭以报销。

第八条         员工出差的膳食、住宿、杂费按下列标准核发

A.部门级:每日    元

B.一般级:每日    元

第九条         出差期间因公支出的下列费用,准予按实报销,并依下列规定办理:

(一) 乘坐出租车原则上应取得汽车公司开具的统一发票。

(二) 电报电话费应取具电信局的收据为凭。

(三) 邮费应取具邮局的证明为凭。

(四) 因公宴客的费用,应以统一发票正式收据为凭。

(五) 因公携带的行李运费,应以正式的运费收据为凭。

第十条         出差人员交通工具除可利用公司车辆外,以利用火车、汽车为原则。但因紧急情况经总经理核准者可乘坐飞机。

第十一条 出差人员交通费凭乘车证明以实费计算支给。

第十二条 使用公司交通车辆或借用车辆者不得申领交通费。

第十三条 住宿费按出差人员在外住宿日数定额支给。

第十四条 出差人员住宿费必须取得住宿费凭证,但住宿自宅未取得住宿费凭证者减半支给住宿费。

第十五条 与部门经理以上人员随行,其住宿费不够时得呈经部门经理核准,凭住宿费凭证支给与部门经理同等住宿费。

第十六条 远途出差如利用夜间(午后9时以后,午前6时以前)车次,住宿费减半支给。

第十七条 出差人员每日填写出差日报向各直属主管报告。

第十八条 各分支机构人员因业务需要或受命到公司述职,比照远途出差支给。

第十九条 市内及短程(一日内)出差人员,除按实报支车资外,另可报支误餐费。

下午一时以后销差者准报午餐。

下午七时以后销差者准加报晚餐。

第二十条 奉令调遣的人员,能够比照以上有关条文报支交通费、膳食费(一天)及行李运费。

第二十一条  调遣人员若在公司用膳,则不得报支误餐费。

第二十二条  调遣人员若超过一天以上但不能视为出差的,能够由公司酌情予以补贴。

第二十三条  员工差旅费,应据实填报核发,如发现有虚报不实者,除将所领差旅费追回外,并视情节轻重,予以惩处。

第三章  附则

第二十四条  本规定由财务部经理制订报总经理经过后施行,修改时亦同。

公司来宾参观接待管理规定

第一章  总则

    第一条  为更好地树立公司形象,规范员工礼仪行为,展示公司的企业管理风范,有次序、有步骤地做好来宾参观接待工作,使此项工作顺利纳入程序化管理轨道,特制定本规定。

第二条        本规定适用于某某公司。

第二章  来宾接待细则

第三条       凡属来公司参观、访问、学习及入驻研讨工作的宾客,一律采用总经理办公室登记、对口接待的办法,谁接待、谁负责,贯彻始终。

第四条       总经理办公室负责制订<外来宾客参观计划表>、<外来宾客接待计划表>。

第五条       各对口部门要在外来宾客到来前,联络好有关事宜,填写<外来宾客参观计划表>和<外来宾客接待计划表>,经部门经理签字后,加盖本部门印章,报总经理办公室主任审批。

第六条       来宾招待费用,按<来宾招待费用标准>执行,特殊情况须经经理批准。

第七条       外来宾客到生产线参观时,对口部门安排专人负责接待,并及时领取白大褂供客人穿用,按<员工手册>规定的社仪行为接待宾客,无关人员不得围观、尾随。

第八条       接待人员要保守公司秘密,不经部门经理同意,不得让客人随意查阅资料和超规定范围参观,如客人提出超范围要求,接待人员应婉言谢绝,在特殊情况下,须请示部门经理。

第九条       公司门卫要注重保安人员形象,对客人出入要致礼,如发现客人中有违反公司规定行为,要礼貌检查和制止,并确保不出现骚乱现象,同时向总经理办公室报告。

第十条       保安人员要配合接待人员做好外来宾客的人身安全和物品安全工作。

第十一条        如出现客人人为安全和物品丢失事件(客人主观原因造成除外),则由总经理办公室对保安人员和接待人员进行罚款    元处理,并根据情节给予     处分。

第十二条        各对口接待部门要在客人离开前,请客人填写”参观意见表”,以便总结工作经验,克服不足之处。

第三章  附则

第十三条        本规定由总经理办公室负责制订报总经理核准经过后施行,修改时亦同。

办公物资采购及发放规定

第一条        为使公司办公物资采购及发放工作规范化,依据公司<预算计划制度>和<仓储管理制度>特制订本规定。

第二条        办公物资的采购及发放须遵从”保证供应、方便工作、节省开支”的原则。采购要从实际需要出发,严格按预算执行。员工使用办公用品和设备时要珍惜爱护,杜绝破坏和浪费。

第三条        本规定所指办公物资是指文具、纸张等文案用品,办公桌椅、档案柜等家俱器具,电话机、传真机、计算机、打印机等办公机具设备,电扇、空调等家电设备。

第四条        各部门所需的办公物资要统筹计划,纳入年度预算计划当中,经批准后,按月制订具体计划。

第五条        办公物资的采购及发放实行集中管理,由总务部负责,具体细则如下:

(一)办公物资的月度采购。

各部门负责人根据批准的月度费用预算,结合本部门的实际需要,填写”月度采购申请单”,将本部门下月需用的办公物资分类填写清楚,并于每月30日报至管理会计部,管理会计部审查是否在预算之内。如在预算外,管理会计部要求各部门重新填单,如在预算内,管理会计部签署意见后转总务部后勤组,后勤组根据库存情况和各部门的缓急需要编制”月度采购计划”,报总务部经理审核和行政总监审批后,由采购员实施采购,同时”月度采购计划”报财务会计部一份,由财务会计部负责采购资金的准备。

(二)办公物资的临时采购。

各部门因临时或预算外需要而申请采购时,应填写”采购申请单”(本单一式四联,一联本部门留存,一联报财务会计部,一联交采购员,一联交物资管理员。),经本部门负责人签准,然后视采购所需金额报相应批准人批准。财务会计部负责采购资金的准备及对某些物品的比价工作。

(三)申请采购的审批权限。

1、预算内单项资金使用审批权限:1000元(含)以内由部门经理批准;1000元以上 元(含)以内由系统总监批准; 元以上由总经理批准。

2、预算外单项资金使用审批权限: 元(含)以内由总经理批准; 元以上由董事长批准。

3、动用1000元(含)以下资金由财务会计部经理核准;1000元以上由财务总监核准。

第六条        采购工作细则。

(一)采购物资单价在100元(含)以下的,由采购员直接采买。采购物资单价超过100元的,采购员须事先进行市场寻价,填写”寻价单”。单价在200元以下的寻价结果由后勤组组长确认;单价在200元(含)以上寻价结果由总务部经理确认。采购员根据确认的寻价结果,办理具体的采购业务。

(二)采购员在实施采购业务时,应充分了解所购物资的品名、规格、质量要求及其它特别要求,要做到货比三家,保证物美价廉。采购后要及时办理入库手续并登记采购台帐。

第七条        物资管理员负责办理采购物资的验收入库手续,并搞好库房管理。

(一)采购员在办理入库手续时,物资管理员应根据”采购申请单”进行认真核对,仔细检查品名、规格、数量和质量是否符合要求,如不符合要求,有权拒绝入库并督办采购员办理退货。如果符合要求,应填写”入库单”(本单一式两联,一联物资管理员留存,一联交采购员办理请款或报销手续并留存于会计室。),办理入库手续,并登记库存数量帐。

(二)物资管理员应确保库房及库存物资的安全完整和库容整洁,要做到”八防四检”:

1、八防:防火、防盗、防潮、防霉、防鼠、防尘、防爆、防漏电。

2、四检:●  上班必须检查仓库门锁有无异常,物品有无丢失。

l    下班检查是否已锁门、拉闸、断电及是否存在其它不安全隐患。

l    经常检查库内温度、湿度,保持通风。

l    检查易燃、易爆物品是否单独存储、妥善保管。

(三)物资管理员应合理有效地使用库容,分门别类码放物品,保证出入方便、整齐有序。

(四)物资管理员应严格遵守仓库保管工作纪律。仓库保管工作纪律内容如下:

1、严禁在仓库内吸烟、动用明火。

2、严禁无关人员进入仓库。

3、严禁在仓库堆放杂物。

4、严禁在仓库内存放私人物品。

5、严禁私领、私分仓库物品。

6、严禁在仓库内谈笑、打骂。

7、严禁随意挪动仓库的消防器材。

8、严禁在仓库内私拉乱接电源电线。

(五)物资管理员对库存物资要经常盘点,做到日清月结。发现盈余、短少、残损必须查明原因,分清责任,写出书面报告,呈报总务部经理和财会部门。

第八条        办公物资的发放采用集中时间办理:定于每周二、四下午2时至5时。

第九条        各部门要指定专人负责办公物资的领用、内部发放及统计工作,需要时负责同管理会计部核对。

    领用时由指定专人填写”物品领用单”(本单一式三联,一联领用部门存根,一联物资管理员留存,一联报会计室。)如系以旧换新或属预算内或经申购采买的物品,由部门经理签准。如系预算外则视具体领用物品金额报相应批准人批准,领用批准权限同申请采购时的规定。

第十条        物资管理员要认真核对”物品领用单”所列项目和审批手续,准确无误办理发放,并登记库存数量帐。

每月最末一日填写”月度库存报表”(本表一式三份,一份自存,一份报后勤组组长,一份报总务部经理。),同时按部门别汇总统计各部门本月办公物资的领用情况,编制”月度办公物资领用汇总表”(本表一式两份,一份自存,一份报管理会计部)。

管理会计部根据物资管理员上报的”月度办公物资领用汇总表”审核各部门的办公物资领用是否超出了预算,视情况采取相应的措施。

第十一条         对家俱器具、办公设备和家电设备的登记与管理,按公司<财产管理制度>的有关规定执行。

第十二条         凡纯属人为原因致使办公用具、设备损坏的,如责任人清楚,视情况由责任人赔偿修理费的70%-100%,造成报废或丢失的视情况由责任人赔偿原值的70%-100%。如责任人不清,由该部门负责人承担赔偿额的50%,保管人承担另50%。

对有意破坏者,除全额赔偿外,并按<员工奖惩制度>予以处罚。

以上责任认定部门为总务部和审计监察部。

第十三条         本规定由总务部制订、解释和监督执行,报行政总监批准后自公布之日起施行。凡施行后既有的类似规定自行终止,与本规定不

办公用品及设备申购、发放规定

第一条        为使公司办公用品及设备申购、发放工作规范化,特制订本规定。

第二条        办公用品及设备的申购、发放,须遵从”方便工作、节省开支”的原则。申购要从实际需要出发,严格按预算执行。员工使用办公用品和设备时要爱护,杜绝浪费。

第三条        本规定所指办公用品及设备是指文具、纸张等文案用品,办公桌椅、档案柜等低值易耗器具,传真机、计算机、打印机等办公机具设备,电扇、空调等家电设备。

第四条        各部门所需的办公用品及设备要统筹计划,纳入年度预算计划当中,经批准后,按季、月制订具体计划。

第五条        办公用品及设备的申购实行集中管理,由总务部负责。总务部根据财务管理部提供的专项预算计划填写”采购申请单”报采购部。采购部负责采购,总务部负责验收,综合库负责保管和发放。办公用品及设备的发放为每周一。

第六条        各部门需用办公用品和设备(预算计划内),须由领用部门填写”物品领用单”(本单一式三联,一联综合库存根,一联报财务核算部记帐,一联领用部门留存),先由部门经理签字同意,再视领用物品金额多少由系统总监或总经理最终批准,然后到综合库领取,这期间所有手续由领用人办理。其中领用物品金额在1000元(含)以内由部门经理批准,1000元以上至 元(含)以内由系统总监批准, 元以上由总经理批准。

第七条        对低值易耗器具、办公设备和家电设备的使用与管理,按公司〈〈资产管理制度〉〉的有关规定执行。

领用物品价值在50元(含)以上须登记”财产登记卡”,本卡一式三份,一份综合库存根,一份领用人交本部门指定专人保管,一份由领用人报财务管理部。

领用物品需要移交的,须到财务管理部办理过户手续,更改相应的”财产登记卡”。

第八条        凡需用预算计划外的用具或设备,一律由需用部门填写”办公、劳保用品申请单”,按规定履行审批手续。

第九条        凡纯属人为原因致使办公器具、设备损坏的,由责任人赔偿修理费的70%,造成报废或丢失的视情况由责任人赔偿购入价的50%-80%。对有意破坏者,除承担赔偿责任外,按<员工奖惩制度>予以处罚。

第十条        本规定未尽事宜,按公司有关的规章制度执行。

第十一条        本规定由总务部制订和解释,报行管总监批准后自公布之日起执行。

符的以本规定为准。 

通讯设备管理制度

第一章       总则

第一条:为更加经济有效地利用通讯设备,保证管理系统的联络畅通和指挥的不间断,特制定本制度。

第二条:本制度适用于本企业各公司。

第二章      通讯设备的配备

第三条:公司不再配备员工手机与BP机,根据工作需要,由自己购买,公司按以下范围报销手机与BP机通讯费。

1、公司主管级以上干部(含主管)

2、总监秘书、总经理秘书、行政秘书可报销BP机通讯费。

3、小车司机、采购业务员、打假人员、接待员、出纳可报销BP机通讯费。

第四条:公司总经理室计算机配备上网(Internet)设备。

第三章     通讯设备使用费用报销

第五条:手机、住宅电话、办公电话费用实行限额实报制度,按照公司规定的话费标准执行,超出自负。寻呼机费用实报实销。

第六条:话费费用报销由总经理办公室统一签报,超支部分自付。

第四章     通讯设备管理

第七条:公司配备的手机、寻呼机及其配件以及所有办公用直拨电话分机、传真机、上网计算机由总经理办公室统一管理。

第八条:部门主管级别以上干部的手机、寻呼机、住宅电话号码在总经理办公室和保卫部备案。

第九条:寻呼机必须24小时开通,手机在规定时间内必须开机及时复机,随时待命。

第十条:通讯设备使用人必须对通讯设备认真保管。如发生损失或丢失,当事人应及时(四小时之内)向总经办主任汇报并填写通讯设备报修(失)单、总经办主任负责在接到报修(失)单之日(不含)三天之内将设备修复交还当事人,丢失自己承担。

第十一条:寻呼机电池自配。

第十二条:公司传真机设专人管理,直拨电话、分机谁使用谁管理。建立使用登记制度,凡拨打长途电话、收发传真必须认真填写登记表。拨打长途电话应事先拟好提纲,时间以不超过三分钟为宜。不准因私拨打长途电话、收发传真(总经办主任特批除外)。每月初第一个工作日总经办主任负责检查核对登记表。

第十三条:上网微机操作人员未经总经办主任允许,不得擅自使用Internet各种服务。

第十四条:员工与公司脱离劳动关系时,员工职务变更不享受公司配发通讯设备待遇时,应将通讯设备及配件及时(24小时之内)交还到总经理办公室,总经办主任负责验收,如发生损坏或丢失视情况酌情处理或赔偿。  

第五章       违规处理

第十五条:违反第十条之规定,如发生损坏、经专业人员鉴定为非正常损耗,则当事人承担维修费用的70%,发生