办公室岗位说明书正式.doc

办公室岗位说明书正式

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2020年4月19日
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办公室
一、 部门目标:
1. 按照《公司法》《证券法》和国家其它有关法律法规的要求, 处理好股东会、 董事会事务和公司经营管理的基础工作;
2. 塑造公司良好的企业形象, 加强对外联系与宣传, 妥善处理公共关系;
3. 确保公司各类会议顺利进行;
4. 确保公司的印信和文档管理符合”安全、 效率”原则;
5. 保证公司总部的日常接待、 服务工作顺利、 有效地进行;
6. 协调和监督各职能部门开展管理和业务工作

二、 部门主要工作说明:

工作内容
1. 规划办公室的自身发展, 并全面负责部门内部的日常事务管理;
2. 办公室内勤工作;
3. 信息处理工作;
4. 机要秘书工作;
5. 文印工作;
6. 总裁秘书工作;
7. 车辆调度及管理工作;
8. 具体处理公司日常业务中产生的各种法律事务问题, 保证公司利益;
9. 协助律师具体处理公司日常业务中产生的各种法律事务问题;
10. 公关关系管理;

三、 部门岗位设置办公室
主任( 1人)
文员( 1人)
总裁秘书( 1人)
司机( 1人)
法律专员( 1人)

四、 部门岗位说明书
广州杰赛 办公室 部
主任 职务说明书

岗位编号:
岗位
目的

确保办公室各项日常事务的顺利进行, 协调公司各部门的关系, 为公司的业务发展提供强有力的支持

岗位
职责
¨ 规划办公室的自身发展, 并全面负责部门内部的日常事务管理:
1. 拟定部门的业务发展规划和中长期发展规划并实施;
2. 根据公司规定进行部门预算制定及执行;
3. 制定和完善有关的规章制度、 组织执行并进行检查;
4. 根据公司绩效考核流程进行分级绩效考核与评定;
5. 制订对所属业务领域内业务人员的专业培训要求, 提交人力资源部门备案;
6. 全面负责部门的日常管理工作, 并协调部门内各岗位人员的分工合作;
¨ 公共关系管理
1. 与上级主管部门联系、 沟通, 进行上层公关;
2. 协调与外部有关管理部门、 各事业部的关系;
3. 协同拓展部与媒体接触, 安排公司对外宣传事宜;
4. 与外部专家联系, 为公司的业务发展提供服务。
¨ 其它事务管理
1. 具体处理公司日常业务中产生的各种法律事务问题, 保证公司利益;
2. 向总裁提交有关法律文书、 报告、 建议;
3. 了解国家有关方针、 政策和公司的全面情况, 负责起草和审核公司的重要文件、 报告、 总结;
4. 公司对外发送文件、 函电、 协议和章程的审核工作;
5. 完成重要会议决议的执行情况报告。

关键
业绩
指标
指标项目
量化目标
指标权重

岗位
技能
要求

1. 具有经济管理、 财务管理、 行政管理等相关管理知识;
2. 具有相关的法律知识;
3. 具有较强的沟通、 协调、 组织能力;
4. 具有较强的公关能力

岗位
资格
要求

1. 大学本科以上学历;
2. 五年以上相关管理经验

广州杰赛 办公室 部
总裁秘书 职务说明书

岗位编号:
岗位
目的

负责总裁文档、 信息事务的处理, 协助办公室主任安排、 协调总裁工作与活动日程。

岗位
职责
¨ 总裁秘书工作
1. 收发、 传阅、 保管、 清退、 处理呈送总裁的各类文件资料;
2. 总裁日常工作计划的安排和落实;
3. 处理总裁批办、 交办的工作;
4. 总裁客人的来访接待和各项活动安排和准备工作;
5. 随同总裁出差, 负责安排交通、 住宿、 活动和安全等工作, 并做好出差期间的工作记录
¨ 其它工作
1. 负责总裁及总裁办主任交办的其它事宜;
2. 负责公司《今日杰赛》编辑委员会日常工作;
3. 负责公司团总支日常工作

关键
业绩
指标
指标项目
量化目标
指标权重

岗位
技能
要求

1. 熟练应用计算机技术处理日常事务的能力;
2. 沟通、 协调能力;
3. 文字处理能力;
4. 公关能力;
5. 语言能力

岗位
资格
要求

1. 本科以上学历, 财经、 管理、 英文类专业;
2. 具备一定的法律知识;
3. 三年以上的相关工作经验

广州杰赛 办公室 部
文员 职务说明书

岗位编号:
岗位
目的

完成公司内勤工作和文件档案的相关工作

岗位
职责
¨ 负责机要秘书工作
1. 机要文件的收发、 传阅、 收存、 上缴和各种签报、 报告的登记、 传阅、 催办、 存档工作;
2. 公司对内、 外发文的登记工作;
3. 公司文件档案的归档、 存档、 销毁工作;
4. 公司印章的使用和保管工作;
5. 公司报刊、 资料的订阅管理和往来信函的收发工作。
¨ 负责内勤工作
1. 外来人员的接待;
2. 公司总部的外事接待工作;
3. 公司总部票务、 定餐等服务性工作及社会性工作。
¨ 协助信息处理工作
1. 负责整理公司大事记、 编写公司情况简报, 及时反映、 通报公司发展情况;
2. 安排公司各类会议、 做好会议记录、 整理会议纪要, 督促、 检查重要会议决议的执行情况;

关键
业绩
指标
指标项目
量化目标
指标权重

岗位
技能
要求

1. 熟练应用计算机技术处理日常事务的能力
2. 沟通、 协调能力
3. 文件处理能力

岗位
资格
要求

1. 大专以上学历
2. 两年以上的相关工作经验

广州杰赛 总裁办 部
司机 职务说明书

岗位编号:
岗位
目的

完成公司日常出车任务, 保证行驶安全

岗位
职责

1. 服从部门经理安排, 认真完成公司出车任务要求;
2. 负责车辆的维护、 保养修理、 清洁工作, 确保车辆良好使用和安全运行;
3. 定期参加交通法律法规的培训;
4. 保持良好的车况、 车貌、 车容, 为各部门提供舒适、 热情的服务;
5. 车辆出车前应作好车辆检查, 保证出车状况, 车辆用毕时, 检查车辆确保完好;
6. 完成部门经理安排的其它工作

关键
业绩
指标
指标项目
量化目标
指标权重

岗位
技能
要求

1. 精通车辆的维修、 维护和保养, 行车记录优秀;
2. 具备专职司机的服务水平, 无不良嗜好, 有良好的工作态度和敬业精神

岗位
资格
要求

1. 高中以上文化程度;
2. 至少五年以上专职司机驾驶经验