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物管行业办公室主任岗位说明书

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办公室主任职位说明书
职位分析日期

实施日期

修订号

职位名称
办主室主任
职位编号

所在部门
物管公司办公室
职位类型
管理岗
职位定员

薪酬范围

直接上级
物管公司总经理
直接下属人数

职责与工作任务概述:
负责物管公司行政及后勤、 对外联络工作
职责
序号
主要职责
关键考核指标
1
协助总经理处理日常工作, 当好参谋和助手, 做好各部门、 物管公司与总公司、 物管公司和业主之间的协调工作;
1. 工作及时有效
2. 编制及时准确
3. 泄密事件发生次数
4. 差错发生次数
5. 员工满意度
6. 按时按质完成
2
组织汇总公司年度综合性资料、 草拟公司年度总结、 工作计划和其它综合性文稿; 及时撰写总经理的发言稿和其它以公司名义发言的文稿审核工作, 严格按行公文程序办理, 保证文稿质量;
3
组织收集和了解各部门的工作动态, 协助总经理、 总经理助理及公司领导协调各部门之间有关的业务工作; 掌握公司主要活动情况, 为公司领导决策提供意见和建议, 负责编写公司年度大事记;
4
负责编制行政管理部的年、 季、 月度工作计划, 报总经理批准;
5
负责公司及本部门的信息资料档案管理督导工作, 保证重要文件、 资料的保密不外泄;
6
召集公司办公会议, 检查督促办公会议和公司领导布置的主要任务的贯彻落实情况;
7
负责监督公司印章的使用;
8
负责组织公司通用管理标准及规章制度的拟定、 修改和编写工作, 协助参与专用管理标准及管理制度的拟定讲座和修改工作;
9
负责组织物资的供应计划, 组织物品的供应、 采购, 做好物品进、 出、 存统计核算工作;
10
负责公司来宾的接待安排, 统一负责对上级主管部门的联系、 有关法律的咨询等工作;
11
负责公司人事工作, 根据总经理的指示做好员工的接收、 调查、 辞退等管理工作;
12
完成总经理下达的其它各项任务;
职位权限:
1. 员工解聘、 聘用建议权;
2. 服务权;
3. 公司经营管理建议权
职位关系图
物管公司总经理

其它同级部门经理
办公室主任
综合文员

培训专员

内外沟通
沟通性质
沟通对象
沟通频率
一般工作交流
各部门、 各相关职能单位、 业主
天天
协调、 公关、 谈判
各部门、 各相关职能单位、 业主
经常
战略沟通

任职资格:
年龄
不限
体格
健康
学历
大专或大专以上
专业
不限
经验
有二年以上的办公、 行政管理工作经验
专门知识
/技能
熟悉物业管理的相关法律、 法规;
掌握计算机办公软件的使用和操作;
能力
很强的沟通能力, 较强的独立工作、 处理问题能力及应变能力
语言
普通话标准
工作条件及其它
使用工具设备
计算机、 一般办公设备( 电话、 传真机、 打印机、 Internet/Intranet网络)
工作环境
办公室
工作时间特征
固定工作时间, 根据需要加班
工作地点
长沙
撰写部门
物管公司
最终审定部门